Smarte Workflows für die Rechnungsfreigabe

Hat ihr Unternehmen Ausgabenverwaltung und Rechnungsverarbeitung noch nicht optimal im Griff? Höchste Zeit für einen Check-Up und Veränderungen

Vermutlich arbeiten Sie in der Buchhaltung Ihrer Firma, vielleicht sind Sie aber auch ein:e Mitarbeiter:in mit Personal- und Budgetverantwortung und ärgern sich Monat für Monat über schleppende und fehleranfällige Abrechnungsprozesse bei nahezu allen Einkäufen, Erwerb von Dienstleistungen, Abrechnung von Freelancern & Lieferanten. Diese verzögern Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse und machen diese unnötig zur Mammutaufgabe.

Die be(un)ruhigende Nachricht: Dieser Zustand ist leider so zur Gewohnheit geworden, dass alle Beteiligten ihn lapidar hinnehmen – weil man es eben schon immer so gehandhabt hat. Interne Finanzprozesse wie Genehmigungsprozesse und Rechnungsprüfung sind nervig, schwerfällig, ärgerlich – aber müssen eben gemacht werden, damit der Laden läuft. Aufopferungsvoll nehmen Sie dafür auch Überstunden in Kauf und es ist für Sie ein inneres Blumenpflücken, wenn endlich die letzte fehlende Rechnung eingetragen und der letzte ausgegebene Euro im Budget zugeordnet ist.

Nun mal ein Gedankenspiel: Wär’s nicht schön, wenn das alles ein bisschen angenehmer laufen würde?

Smarte Workflows bei der Rechnungsfreigabe: Was müssen Sie beachten?

Wir verzichten in diesem Artikel bewusst darauf, Sie als Leser:in nochmal durch die schmerzlichen Missstände in Finanzprozessen zu jagen. Wenn Sie auf diesen unangenehmen Trip nicht verzichten möchten, so lesen Sie bitte auch unseren Artikel über die 10 größten Zeit- und Ressourcenfresser für Finanzmitarbeiter:innen.

Es gilt aber nach wie vor, dass jede Eingangsrechnung in Unternehmen Freigabe- und Prüfprozessen unterliegt, bevor die Rechnung bezahlt und gebucht werden kann. Etwas anders sähe dies jedoch dann aus, wenn Sie mit Einkaufsanträgen arbeiten würden – ein Prozess, der Ihnen zahlreiche Schritte der klassischen Rechnungsfreigabe ersparen wird.

Solange dies nicht der Fall ist, folgt die Rechnungsfreigabe einem oft undurchsichtigen Procedere in mehreren Schritten, welches jedoch in jedem Fall folgende Punkte abdecken muss, bevor die Zahlung ausgeführt und den Betrag verbucht werden kann. Für diese Prüfschritte sind meist auch unterschiedliche Personen zuständig.

Manager:in/Einkäufer:in:

• Prüfung, ob die Rechnung sachlich korrekt ist – also ob der Rechnungsempfang dem tatsächlichen Lieferumfang entspricht. Ist die gelieferte Ware einwandfrei oder entspricht eine erbrachte Dienstleistung den gestellten Anforderungen?
•  Prüfung, ob der Rechnungsbetrag korrekt ist und ob darin etwaige verhandelte Rabatte (Skonti) o.ä. enthalten sind

Buchhaltung:

• Zuordnung der Rechnung auf eine Kostenstelle/einen Kostenträger, wenn dies nicht anderweitig vermerkt ist oder bereits kommuniziert wurde
• Falls nicht bereits geschehen, Rechnung einem:einer verantwortlichen Manager:in zur Freigabe vorlegen
• Prüfung, ob die Rechnung formal korrekt ist und alle notwendigen Daten aufgeführt sind

Im finalen Schritt kommt hier ein strategischer Aspekt ins Spiel, der gerne außer acht gelassen wird, aber von enormer Bedeutung sein kann:

Leider haben die wenigsten Unternehmen für die genannten Punkte einen festgelegten Prozess, a.k.a. einen Workflow, an den sich alle beteiligten Personen beim Freigeben von Rechnungen und darüber hinaus halten können. Die einzelnen Prüfschritte passieren isoliert und die Kommunikation über einzelne Aufgaben wird nicht einheitlich oder transparent erfasst. Wer soll den Überblick behalten, wenn manches per Mail, anderes per Flurfunk und enorm wichtiges sogar z.T. noch via Post-its „gemanaged“ wird? Sie erraten es oder kennen es schmerzlich aus dem eigenen Arbeitsalltag: Niemand.

Warum und wann machen Rechnungsfreigaben Sinn?

In kleinen Betrieben sind komplexere Strukturen bei Freigabeprozessen selten von notwendig. Hier werden die Eingangsrechnungen von dem:der Verantwortlichen geprüft und anschließend die Zahlung angestoßen – fertig. Was aber, wenn z.B. der:die Mitarbeitende, der einkauft bzw. bestellt, nicht selbst bezahlt, weil ihm:ihr von seinem:ihrem Arbeitgeber:in nicht die Mittel an die Hand gegeben werden? Hier wird der Prozess der Rechnungsverarbeitung dann schon komplexer, da mehrere Personen involviert sind. In jedem Fall ist wichtig, dass der:diejenige, der:die sich um die Finanzen kümmert, Bescheid weiß, dass eine Eingangsrechnung korrekt ist, damit die Buchung vorgenommen werden kann.

Folgende Szenarien sind u.a. denkbar:

Eine Bestellung wurde getätigt, die Rechnung aber noch nicht bezahlt

Ein:e Mitarbeiter:in hat im Namen der Firma bzw. der Abteilung eine teurere Bestellung, sagen wir z.B. für einen neuen Drucker, getätigt. Die Rechnung dafür kommt über den zentralen Rechnungseingang in der Buchhaltung an. Je nach Struktur des Unternehmens müsste nun festgestellt werden, ob die Ware ordentlich geliefert wurde und die Rechnung formell korrekt ist. Konkret bedeutet das:

• Ob für die Bestellung bereits eine entsprechende Freigabe vorliegt bzw. vorlag
• Wer bestellt und wer freigegeben hat
• Welcher Kostenstelle oder welchem Kostenträger die Rechnung zugeordnet werden muss
• Welche Zahlungsfristen vorliegen und ob Skonti damit verbunden sind

Diese Schritte müssen mindestens durchlaufen werden, bevor überhaupt entschieden werden kann, ob und wann die Rechnungsfreigabe erfolgen, also die Rechnung bezahlt werden kann, oder ob im ungünstigsten Fall die gelieferte Ware retourniert werden muss. Natürlich haben viele Unternehmen hier interne Abspracheprozesse und kommunizieren Freigaben per E-Mail oder Excel-Tabelle an ihre Mitarbeiter:innen, um derartige Worst Cases zu vermeiden. Eine runde Sache im buchhalterischen Sinne ist das beschriebene Szenario allerdings nicht. Wie es besser gehen könnte, lesen Sie ein Stück weiter unten. Zunächst ein anderer möglicher Fall. Macht eine Rechnungsfreigabe hier überhaupt noch Sinn?

Eine Bestellung wurde getätigt und die Rechnung ist bereits bezahlt worden

Ob online oder offline: Häufig gibt es nicht die Möglichkeit des Kaufs auf Rechnung und die Verbindlichkeit muss umgehend beglichen werden. Wenn das Geld erstmal ausgegeben ist, muss dann noch jemand die Rechnung genehmigen oder ist es dafür dann zu spät? Schließlich hat das Geschäft bereits stattgefunden. Dennoch muss die Buchhaltung auch hier wissen, ob der Kauf genehmigt wurde und kontiert werden kann, nebst den übrigen formellen Prüfpunkten. (Zeit-)Aufwendig wird es natürlich vor allem dann, wenn erst jetzt festgestellt wird, dass der Kauf z.B. nicht abgesprochen war und der Geschäftsfall rückgängig gemacht werden muss. Denn: Können Mitarbeiter:innen ohne Absprachen und Freigaben Käufe tätigen, kann das schnell betriebsschädigend werden. Nämlich dann wenn diese Käufe überhand nehmen und dadurch Budgets überschritten werden. Meist liegt keine böse Absicht dahinter und es sollte einfach nur „schnell gehen“. In diesem Zusammenhang taucht der Begriff „Maverick Buying“ immer wieder auf. Sinnvolle Freigabeprozesse schaffen dieses Problem aus der Welt.

Unbekannte, falsche Rechnungen tauchen auf

Leider passiert es häufig, dass falsche Rechnungen mit verbrecherischen Absichten an Unternehmen versendet werden. Mit der Behauptung, man hätte sich für eine Leistung angemeldet (z.B. ein Online-Tool) erhält man eine Rechnung über z.T. hohe Beträge – oftmals gleich mit Androhung von Konsequenzen bei Nicht-Begleichen. Wird so eine Rechnung achtlos bezahlt, ist schnell ein Loch im Budget. Deswegen ist es so wichtig, dass jeder Punkt der Rechnungsfreigabe beachtet wird. Spätestens wenn feststeht, dass sich sicher niemand für den berechneten Service o.Ä. angemeldet hat oder der Lieferant unbekannt ist, kann der Fehler behoben und der Genehmigungsprozess und somit die Zahlung gestoppt werden.

Rechnungen werden unbeabsichtigt doppelt bezahlt

Es kommt auch nicht selten vor, dass Unternehmen Rechnungen doppelt begleichen. Z.B. wenn mehrere Personen in der Buchhaltung und am Freigabeprozess arbeiten. Wenn eine Rechnung auf zwei Kanälen reinkommt, kann es passieren, dass diese parallel zueinander von zwei Personen komplett verarbeitet, freigegeben und am Ende somit auch bezahlt wird. Der Aufwand, den Rechnungsbetrag zurückzufordern kann sich über Wochen hinziehen, in seltenen Fällen ist das Geld sogar ganz futsch. Das bringt ein gewaltiges Chaos in die Geschäftsbücher – alles aufgrund von fehlender Kommunikation und Unachtsamkeit.

Intelligente Workflows für die Rechnungsfreigabe: Wie könnte das aussehen?

Szenarien wie beschrieben spielen sich tagtäglich in Unternehmen ab. Und auch wenn grundsätzlich Freigaben kommuniziert werden, so dauert der Freigabeprozess einer einzigen Rechnung im Schnitt doch rund 18 Stunden – im schlimmsten Fall jedoch sogar Wochen. Hinzu kommt, dass Kommunikation und Dokumentation oftmals über verschiedene Kanäle stattfinden, wodurch wichtige Informationen verloren gehen können und sich der Zeitaufwand abermals erhöht. Die Lösung?

Reduzieren Sie die Anzahl an Tools, die Sie für die Rechnungsverarbeitung benötigen

Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit steigen, je mehr Schnittstellen und Medienbrüche in einen Prozess involviert sind. Daten müssen hin- und her übertragen werden und dazugehörige Kommunikation findet wiederum an anderer Stelle, womöglich sogar nur mündlich statt. Für ganzheitliche, klare Finanzprozesse, wie eben das enorm wichtige Rechnungsmanagement, gibt es jedoch mittlerweile gute Lösungen. Automatisierung ist das Stichwort! Eine Software für betriebliches Ausgabenmanagement, wie z.B. auch finway sie anbietet, kann den gesamten Prozess vom Rechnungseingang über die Freigabe bis zur vorbereitenden Buchhaltung und dem Export zu DATEV Unternehmen Online abbilden und jeden Schritt klar dokumentieren.

Nutzen Sie Einkaufsanträge, um Käufe vor Bestellung und Bezahlung zu genehmigen

Ein ganzheitliches Tool zur Rechnungsverarbeitung bietet auch die Möglichkeit, geplante Einkäufe zunächst genehmigen zu lassen (und auch Angebote zu vergleichen) und sich die dafür notwendigen Mittel (z.B. eine virtuelle Kreditkarte) zur Verfügung stellen zu lassen. Damit schlagen Sie gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe. Alles über die Vorteile dieser Vorgehensweise können Sie in diesem Artikel nachlesen. Hier in kurz:

1. Irrtümliche Bestellungen gehören der Vergangenheit an.
2. Die angefragte Ausgabe kann umgehend in der Budgetplanung der Abteilung berücksichtigt werden (auch das bildet finway zum Beispiel ab).
3. Der Einkaufsantrag wird später mit der Rechnung und der Abbuchung Ihres Kontos oder der verwendeten Kreditkarte gematcht.
4. Das Tool erinnert Sie daran, die dazugehörige Rechnung hochzuladen.

So ist alles an einem Ort gesichert und keine Information geht verloren. Und wenn wie im oben beschriebenen dritten Szenario eine unbekannte Rechnung auftaucht, können Sie umgehend feststellen: Hierzu gibt es keinen Einkaufsantrag – da stimmt was nicht!

Erstellen Sie Regeln & Workflows, die Ihre Prozesse digital abbilden

Wissen Sie und alle Ihre Kolleg:innen immer, wen Sie wann fragen müssen, wenn Sie einen Einkauf tätigen müssen? Das hängt oft von der Höhe des Einkaufsbetrags ab, und genau das können Sie auch in einer Software wie finway vorab festlegen. So kann z.B. eingestellt werden, dass Kollege Schmidt für Käufe bis Betrag X (zum Beispiel 100€) keine weitere Freigabe einholen muss, für Käufe ab 100€ jedoch zunächst die Genehmigung seiner Abteilungsleiterin Krause benötigt und für alles über 10.000€ die Geschäftsleitung ihr OK geben muss. Auch hier spart die Automatisierung viel Zeit ein und reduziert Fehler. Mit finway können Sie sogar mehrstufige Freigabeprozesse einrichten und diese auch auf Regeln basiert (z.B. für einzelne Lieferanten oder Kostenstellen) implementieren.

Schicken Sie Ihre Firmenkreditkarte in den Ruhestand und setzen Sie stattdessen auf individuelle virtuelle oder physische Debitkarten

Viel Zeit und Aufwand kommt auch dadurch zustande, dass Unternehmen Ihre Ausgaben über eine einzige Karte oder ein Konto abwickeln, was die Zuordnung der Rechnungen und Belege zu einer komplizierten Angelegenheit macht. Ein Tool wie finway ermöglicht es Ihnen, einzelne Ausgaben oder Abonnements (z.B. Software-Abos) über eine eigens dafür ausgestellte Karte abzuwickeln, die mit Ihrem Konto bzw. dem so genannten „Wallet“ verbunden ist. Mit diesem Prozess bleiben wirklich keine Fragen mehr offen. Lesen Sie hierzu auch unseren Artikeln über virtuelle Kreditkarten  und Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen,  in welchen wir Ihnen alle Pluspunkte ausführlich erklären.