Mit finway können Sie ab sofort E-Rechnungen empfangen, auslesen und freigeben. Wir machen Ihr Unternehmen fit für den digitalen Rechnungseingang!
Unsere Gründerin Jennifer klärt im Video folgende Fragen:
Mit finway können Sie E-Rechnungen der Formate X-Rechnung und ZUGFeRD verarbeiten:
finway liest alle relevanten Informationen für Sie aus und Sie können direkt mit der Rechnungsverarbeitung beginnen.
Vom Eingang, über die Erfassung bis hin zur Prüfung und Freigabe: Mit finway verarbeiten Sie alle Rechnungen digital und automatisiert, egal ob XRechnung, ZUGFeRD, Papier- oder PDF-Rechnung.
Eine E-Rechnung ist geprüft und nach DATEV oder in ein anderes Buchhaltungssystem exportiert? Dann archivieren Sie mit finway die E-Rechnung (und natürlich auch alle anderen Rechnungsformate) revisionssicher mit nur einem Klick. finway ist GoBD-zertifiziert nach IDW PS 880 und befähigt Sie dazu, über die Archivierungspflicht hinaus die spezifischen Anforderungen der deutschen Steuerbehörden für die ordnungsgemäße Verwaltung und Speicherung digitaler Aufzeichnungen und Dokumente einzuhalten.
Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes ist es seit dem 01. Januar 2025 Pflicht, E-Rechnungen technisch empfangen und verarbeiten zu können. Für das Ausstellen von E-Rechnungen gilt bislang eine gesetzliche Übergangsfrist bis spätestens 2028. Mit Blick auf den zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwand aufseiten der Unternehmen hat der Gesetzgeber aber eine Übergangsregelung für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen:
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Unternehmen: Rechnungen über 250 € müssen elektronisch empfangen werden können.
Bis zum 31.12.2026 dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiter Papierrechnungen übermittelt werden, genau wie elektronische Rechnungen, die noch nicht dem neuen Format entsprechen.
Bis zum 31.12.2027 dürfen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden, genau wie elektronische Rechnungen, die noch nicht dem neuen Format entsprechen. Achtung: Voraussetzung für diese Regelung ist, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz 2026) von maximal 800.000 Euro hat. Unternehmen, deren Umsatz diese Grenze überschreitet, können weiterhin den elektronischen Datenaustausch (EDI-Verfahren) nutzen, auch wenn das Format der elektronischen Rechnung noch nicht der europäischen Norm (94/820/EG) entspricht.
Ab dem 01.01.2028 sind dann alle Anforderungen an die E-Rechnung zwingend einzuhalten.
Welche Vorteile bietet eine E-Rechnung?
E-Rechnungen sparen Zeit und Kosten: keine Druck- oder Portokosten, schnellere Bearbeitung und weniger Fehler dank standardisierter Formate. Zudem bieten sie Transparenz im Bearbeitungsstatus und ermöglichen flexible, ortsunabhängige Erstellung.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für mein Unternehmen?
Ab 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Das bedeutet, dass Rechnungen im vorgeschriebenen Format bereitgestellt, verarbeitet und archiviert werden müssen. Die Umstellung auf E-Rechnungen spart Zeit und Kosten und vermeidet Fehler.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
Die wichtigsten Formate in Deutschland sind:
Weitere Beispiele sind: Peppol BIS (Österreich), FatturaPA (Italien), Factur-X (Frankreich). Alle Formate folgen der EU-Norm EN 16931.
Was ist der Unterschied zwischen X-Rechnung und ZUGFeRD?
XRechnung
ZUGFeRD
Warum ist eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung?
PDF-Rechnungen sind zwar statische Dokumente, sie enthalten aber keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten. E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD bestehen aus maschinenlesbaren Daten, die von einer Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden können.
Ein PDF-Dokument kann also Teil einer E-Rechnung sein (z. B. als visuelle Darstellung), erfüllt jedoch alleine nicht die Anforderungen, wenn sie nicht zusätzlich integrierte strukturierte Daten enthält.
Welche Pflichtangaben gehören in eine E-Rechnung?
Die Angaben sind ähnlich wie bei Papierrechnungen:
Wie kann ich prüfen, ob eine E-Rechnung korrekt ist?
Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie alle Pflichtangaben korrekt gemacht haben. Um das Format selbst zu überprüfen, gibt es bereits diverse Validierungstools. Dabei handelt es sich um spezielle Online- oder Software-Tools, die prüfen, ob das Format den Standards entspricht. Wir verwenden bevorzugt portinvoice, dort können Sie die Formate XRechnung und ZUGFeRD kostenlos validieren.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
E-Rechnungen unterliegen in Deutschland den gleichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie Papierrechnungen. Sie müssen mindestens 10 Jahre archiviert werden, und zwar in einem unveränderbaren und lesbaren Format. Sie müssen also sicherstellen, dass die digitalen Dokumente während dieser Zeit vor Verlust, Änderungen oder unbefugtem Zugriff geschützt sind. finway stellt Ihnen ein revisionssicheres Archiv zur Verfügung, mit welchem Sie dieser Pflicht ganz einfach nachkommen können.
Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht ignoriere?
Das Ignorieren der E-Rechnungspflicht kann ernsthafte Konsequenzen haben:
Eine rechtzeitige Umstellung auf E-Rechnungen ist entscheidend, um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden und effizienter zu arbeiten.
Wie sicher sind E-Rechnungen?
E-Rechnungen bieten dank standardisierter Formate und digitaler Übertragung ein hohes Maß an Sicherheit. Hier sind die wichtigsten Schutzmechanismen:
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