Volle Budgetkontrolle

Bei der Budgetkontrolle wird die vom Unternehmen vorgenommene Budgetierung laufend überwacht und analysiert. Die Budgetkontrolle ist in der Regel ein Soll-Ist-Abgleich, indem bspw. die geplanten Kosten mit den tatsächlichen Kosten für einen Zeitraum abgeglichen werden.

Nur wenn Sie Ihr Budget stets im Blick haben, können Sie mögliche Abweichungen in Ihrem Budgetplan frühzeitig feststellen und darauf reagieren. Neben dem eigentlichen Feststellen von Abweichungen gehört damit insbesondere die Analyse und die Ableitung geeigneter Verbesserungsmaßnahmen zur zentralen Aufgabe der Budgetkontrolle.

Die Budgetierung oder Budgetplanung ist essentieller Teil des Controllings und definiert den Prozess der Festlegung und Abstimmung von Budgets für eine bestimmte Planungsperiode (z.B. Quartal oder Geschäftsjahr). Die Budgetierung definiert Sollgrößen, die ein Unternehmen in der Planungsperiode bestenfalls erreichen soll. Die Budgetkontrolle wiederum überwacht und analysiert diesen Prozess.

Grundsätzlich werden drei Arten unterschieden. Die operative Budgetierung hat einen kurzfristigen Zeithorizont und fokussiert sich auf die konkrete Planung der Unternehmensressourcen. Daneben gibt es noch die taktische Budgetierung sowie die strategische Budgetierung, welche einen mittel- bis langfristigen Zeithorizont aufweisen. Weitere Informationen zur Budgetplanung finden Sie hier.

Es gibt verschiedene Vorgehensweisen Ihr Budget zu planen. So können Sie Ihr Budget Bottom-Up oder auch Top-Down planen sowie beide Methoden im Gegenstromverfahren kombinieren. Weitere Informationen zu der Vorgehensweise finden Sie hier.

Bei finway können Sie für jede Kostenstelle ein Budget vergeben. Die Benennung der Kostenstellen nehmen Sie hierbei individuell vor. Anschließend weisen Sie der Kostenstelle und dem Budget eine:n verantwortliche:n Mitarbeiter:in zu, z.B. dem CMO für die Kostenstelle „Marketing“. Sie können neben jährlichen Budgets auch monatlich abweichende Budgets vergeben, d.h. bspw. im Januar der Kostenstelle ein anderes Budget zuweisen als im Februar, und damit z.B. Saisonalitäten in Ihrer Budgetplanung berücksichtigen. Wenn Sie einzelne Kostenstellen in spezifischere Projekte oder Bereiche aufteilen wollen, können Sie Sub-Kostenstellen in finway anlegen und das Budget nicht für die übergeordnete Kostenstelle, sondern granular für die einzelnen Sub-Kostenstellen vergeben.

Das Ausgabenmanagement Ihres Unternehmens erfordert eine gründliche Nachverfolgung und Kontrolle. Wenn Sie verschiedene Budgets und Ausgaben in unterschiedlichen Tools verwalten oder sogar noch mit Papierbelegen arbeiten, entstehen Medienbrüche, die es erschwert, Transparenz über Ihre Ausgaben zu erhalten. In einer Software wie finway vereinen Sie Ausgaben und Budgets auf einer Plattform. Dank der automatischen Synchronisation von Budgets und Ausgaben haben Sie stets den Echtzeiteinblick in Ihre Finanzdaten, vermeiden Fehler und arbeiten effizienter.

Mit dem richtigen Tool können Sie einfach Budgets festsetzen und laufend kontrollieren. Sie sehen Soll-Ist-Vergleiche in Echtzeit und verschaffen sich schnell einen Überblick über Ihren aktuellen Status. Dadurch vermeiden Sie Budgetüberschreitungen, können strategische Entscheidungen auf Basis der richtigen Daten treffen sowie geeignete Gegenmaßnahmen einleiten, z.B. bestimmte Ausgaben nicht freigeben oder das Budget umplanen.

Vielleicht kennen Sie es: Wenn Sie mit einer Firmenkreditkarte arbeiten, erhalten Sie die Abrechnung (und somit Klarheit über die tatsächlichen Ausgaben) erst rückwirkend und nicht in dem Moment, in dem das Geld ausgegeben wird. Ebenso müssen Sie geplante Ausgaben händisch notieren, z.B. diese in eine Excel-Tabelle eintragen. Dies fällt mit finway weg, vor allem, wenn Sie mit Kaufanträgen arbeiten, deren angegebene Kaufbeträge umgehend nach Antragstellung als geplante Ausgaben im jeweiligen (Kostenstellen-)Budget gespiegelt werden.