Übernehmen Sie die volle Kontrolle über Ihre Budgets, indem Sie diese auf Kostenstellen-Ebene festlegen, mit Einkaufsanträgen arbeiten und jederzeit über Echtzeit-Einsichten über angefallene und ausstehende Ausgaben verfügen. So vermeiden Sie Budgetüberschreitungen und planen sicherer und transparenter.
Sehen Sie Ausgaben, bevor Sie passieren und nicht erst dann, wenn das Budget überschritten ist.
Definieren Sie Kostenstellen mit Budgets und den verantwortlichen Personen.
Erkennen Sie schnell Zusammenhänge und erhalten Sie ein holistisches Bild all Ihrer Geschäftsbudgets.
Egal ob Messestand, Büromaterial oder Marketingkampagne: Mit Einkaufsanträgen können Mitarbeiter:innen unkompliziert Angebote und Freigaben für anstehende Einkäufe direkt in finway einholen.
Analysieren Sie Ihre Ausgaben und Budgets in einem Tool, erkennen Sie Trends und Potentiale und optimieren Sie dadurch Ihre Unternehmensausgaben ganzheitlich.
Alle getätigten und anstehenden Ausgaben werden automatisch mit Ihren festgelegten Budgets abgeglichen. So haben jederzeit Klarheit über Ihren Budgetstatus.
Definieren Sie für jede Kostenstelle ein Budget sowie eine:n Verantwortliche:n. Dabei können Sie monatlich abweichende Budgets vergeben und die Budgetplanung auf Ihr Unternehmen anpassen.
Planen Sie Ihr Budget noch granularer und arbeiten Sie mit Sub-Kostenstellen. Die jeweiligen Unterbudgets ergeben gemeinsam das Budget für die übergeordnete Kostenstelle.
Bei Freigaben sehen Sie direkt die Auswirkungen auf das Budget und geben nur das frei, was Ihr Budget zulässt. Dank detaillierten Reporting können Sie schnell die richtigen Maßnahmen treffen und Ihre Budgetplanung bei Bedarf optimieren.
Vergeben Sie unbegrenzt virtuelle Karten an Mitarbeiter:innen mit vorab definierten Ausgabenlimits. So vermeiden Sie Budgetüberschreitungen und geben Ihrem Team mehr Flexibilität für deren Ausgaben.
Was versteht man unter Budgetkontrolle?
Bei der Budgetkontrolle wird die vom Unternehmen vorgenommene Budgetierung laufend überwacht und analysiert. Die Budgetkontrolle ist in der Regel ein Soll-Ist-Abgleich, indem bspw. die geplanten Kosten mit den tatsächlichen Kosten für einen Zeitraum abgeglichen werden.
Warum ist Budgetkontrolle wichtig?
Nur wenn Sie Ihr Budget stets im Blick haben, können Sie mögliche Abweichungen in Ihrem Budgetplan frühzeitig feststellen und darauf reagieren. Neben dem eigentlichen Feststellen von Abweichungen gehört damit insbesondere die Analyse und die Ableitung geeigneter Verbesserungsmaßnahmen zur zentralen Aufgabe der Budgetkontrolle.
Wie hängen Budgetkontrolle und Budgetierung zusammen?
Die Budgetierung oder Budgetplanung ist essentieller Teil des Controllings und definiert den Prozess der Festlegung und Abstimmung von Budgets für eine bestimmte Planungsperiode (z.B. Quartal oder Geschäftsjahr). Die Budgetierung definiert Sollgrößen, die ein Unternehmen in der Planungsperiode bestenfalls erreichen soll. Die Budgetkontrolle wiederum überwacht und analysiert diesen Prozess.
Welche Arten der Budgetplanung gibt es?
Grundsätzlich werden drei Arten unterschieden. Die operative Budgetierung hat einen kurzfristigen Zeithorizont und fokussiert sich auf die konkrete Planung der Unternehmensressourcen. Daneben gibt es noch die taktische Budgetierung sowie die strategische Budgetierung, welche einen mittel- bis langfristigen Zeithorizont aufweisen. Weitere Informationen zur Budgetplanung finden Sie hier.
Wie plane ich das Budget für mein Unternehmen?
Es gibt verschiedene Vorgehensweisen Ihr Budget zu planen. So können Sie Ihr Budget Bottom-Up oder auch Top-Down planen sowie beide Methoden im Gegenstromverfahren kombinieren. Weitere Informationen zu der Vorgehensweise finden Sie hier.
Wie läuft die Budgetplanung in finway konkret ab?
Bei finway können Sie für jede Kostenstelle ein Budget vergeben. Die Benennung der Kostenstellen nehmen Sie hierbei individuell vor. Anschließend weisen Sie der Kostenstelle und dem Budget eine:n verantwortliche:n Mitarbeiter:in zu, z.B. dem CMO für die Kostenstelle „Marketing“. Sie können neben jährlichen Budgets auch monatlich abweichende Budgets vergeben, d.h. bspw. im Januar der Kostenstelle ein anderes Budget zuweisen als im Februar, und damit z.B. Saisonalitäten in Ihrer Budgetplanung berücksichtigen. Wenn Sie einzelne Kostenstellen in spezifischere Projekte oder Bereiche aufteilen wollen, können Sie Sub-Kostenstellen in finway anlegen und das Budget nicht für die übergeordnete Kostenstelle, sondern granular für die einzelnen Sub-Kostenstellen vergeben.
Warum ist die Kombination von Ausgabenmanagement-Software und Budgetkontrolle sinnvoll?
Das Ausgabenmanagement Ihres Unternehmens erfordert eine gründliche Nachverfolgung und Kontrolle. Wenn Sie verschiedene Budgets und Ausgaben in unterschiedlichen Tools verwalten oder sogar noch mit Papierbelegen arbeiten, entstehen Medienbrüche, die es erschwert, Transparenz über Ihre Ausgaben zu erhalten. In einer Software wie finway vereinen Sie Ausgaben und Budgets auf einer Plattform. Dank der automatischen Synchronisation von Budgets und Ausgaben haben Sie stets den Echtzeiteinblick in Ihre Finanzdaten, vermeiden Fehler und arbeiten effizienter.
Wie kann die richtige Software Ihr Unternehmen unterstützen?
Mit dem richtigen Tool können Sie einfach Budgets festsetzen und laufend kontrollieren. Sie sehen Soll-Ist-Vergleiche in Echtzeit und verschaffen sich schnell einen Überblick über Ihren aktuellen Status. Dadurch vermeiden Sie Budgetüberschreitungen, können strategische Entscheidungen auf Basis der richtigen Daten treffen sowie geeignete Gegenmaßnahmen einleiten, z.B. bestimmte Ausgaben nicht freigeben oder das Budget umplanen.
Was hat es mit der Echtzeit-Budgetkontrolle in finway auf sich?
Vielleicht kennen Sie es: Wenn Sie mit einer Firmenkreditkarte arbeiten, erhalten Sie die Abrechnung (und somit Klarheit über die tatsächlichen Ausgaben) erst rückwirkend und nicht in dem Moment, in dem das Geld ausgegeben wird. Ebenso müssen Sie geplante Ausgaben händisch notieren, z.B. diese in eine Excel-Tabelle eintragen. Dies fällt mit finway weg, vor allem, wenn Sie mit Kaufanträgen arbeiten, deren angegebene Kaufbeträge umgehend nach Antragstellung als geplante Ausgaben im jeweiligen (Kostenstellen-)Budget gespiegelt werden.
Unsere Expert:innen führen Sie in 30-45 Minuten unverbindlich durch das Tool und arbeiten gemeinsam mit Ihnen Potenziale für Ihr Unternehmen heraus.
