Smarte Aboverwaltung: So behalten CFOs den Überblick

Business-Abos sind wichtig, um den Arbeitsalltag zu erleichtern – nicht erst seit dem Ausbau von Remote Work. Ob es um die Kommunikation innerhalb des Teams geht, um Projektmanagement, regelmäßige Bildbearbeitung oder CRM und Marketing, für jeden Teilbereich eines Unternehmens und jede Unteraufgabe gibt es das passende Tool. Seit Programme als Cloud-Lösung aufgesetzt werden, sind die Hürden für eine Implementierung niedergerissen. Abos sind mit einem Klick abgeschlossen und Tools zum Laufen gebracht. Keine Frage, das ist super, doch nur bis zu einem gewissen Punkt auch wirtschaftlich. Denn: Für KMUs (insbesondere in der SaaS-Branche) sind Software-Abos mittlerweile der zweithöchste Kostenpunkt nach den Gehältern.

Doch haben CFOs und Finanzverantwortliche deswegen auch den Überblick, welche Anbieter ihre Firma abonniert hat, wie viel Geld monatlich oder jährlich für die jeweiligen Tools draufgeht und ob überhaupt alles genutzt wird?

Abos verwalten ist nämlich so eine Sache. Man kennt es auch aus dem Privaten. Einmal abgeschlossen, geraten sie gerne in Vergessenheit – bis mit der nächsten Abrechnung auch die Erinnerung daran kommt, dass man einst für nicht wenig Geld ein jährliches Abonnement gekauft hat. Was man dann doch nicht so regelmäßig nutzt wie man anfangs dachte (oder überhaupt noch braucht) – sonst wäre es nicht in Vergessenheit geraten. Wie läuft das dann erst im Business-Kontext, wo es sich meist nicht nur um ein bis zwei bezahlte Abos handelt, sondern um 50, 90, in größeren Unternehmen sogar hunderte Anwendungen?

Gern unterschätzt: Software-Abos sind ein riesiger Kostenpunkt in Unternehmen

Eine dreistellige Anzahl an Abos – das klingt erst einmal haarsträubend. In vielen Unternehmen ist das aber gar keine Seltenheit. Überlegen Sie mal: Da sind das Email-Programm und der Messenger, der auch in Homeoffice-Zeiten die Kommunikation unter Kolleg:innen aufrecht erhält. Das Office-Paket, die HR-Software, das Projektmanagement-Tool. Die Mitarbeiter:innen aus dem Marketing haben wieder eigene Tools, die bezahlt werden möchten, ebenso wie Accounting oder das Produkt-Team. Die Fäden laufen in größeren Firmen meist in der IT-Abteilung zusammen, aber auch die Kolleg:innen haben nicht immer den Überblick über alle Abos. Besonders dann, wenn Programme als Cloud-Lösung daherkommen – und der frühere Kontroll-Schritt, Programme nur mit Admin-Rechten auf den jeweiligen Rechnern zu installieren, wegfällt.

„Software-Müll“ oder auch doppelte Abonnements sind keine Seltenheit. Besonders, wenn ein Unternehmen schnell wächst und für neue Workflows innerhalb kurzer Zeit neue Programme implementiert. Und was ist mit den Subscriptions, die auf Mitarbeiter:innen laufen, die längst nicht mehr im Unternehmen tätig sind? Dann kommt neben doppelten Kosten auch noch das Thema Datensicherheit hinzu.

Abos verwalten: Decken Sie versteckte Kosten auf

Als CFO und Finanzverantwortliche:r müssen Sie daher nicht nur den Überblick über die Ausgaben behalten, sondern auch gemeinsam mit den jeweiligen Teams entscheiden, welche Abos wirklich Sinn ergeben und für die Entwicklung des Unternehmens relevant sind – und welche nicht. Auch verschiedene Software-Abos, die sich in ihren Funktionen ähneln und nur aufgrund von Vorlieben innerhalb der einzelnen Teams zeitgleich genutzt werden, müssen erkannt und unter Aspekten der Wirtschaftlichkeit, aber auch der Produktivität der Teams, beurteilt werden.

Spätestens, wenn die Abrechnungen in der Buchhaltung eintrudeln, bekommen Finanzverantwortliche das Ausmaß an Abos zu Gesicht. Aber auch das meist nicht gebündelt, sondern eher häppchenweise. Eine klare Übersicht und ein deutliches Ownership für Abschlüsse? Sind nach wie vor nicht vorhanden. Wie können Sie als CFO also informierte Entscheidungen treffen – und überhaupt erst einmal einen Überblick gewinnen?

Aboverwaltung: So bringen Sie Ordnung in Ihr Subscription Management

Sich einen Überblick verschaffen

Um eine Inventur kommen Sie und Ihr Team leider nicht herum. Nur wenn Sie wissen, welche Software-Lizenzen Sie gekauft haben, können Sie entscheiden, welche SaaS-Lösung („Software as a Service“) wirklich benötigt wird:

Kosten sichtbar machen und verwalten

Sobald Sie wissen, welche SaaS Sie in Ihrem Unternehmen nutzen, kann sich die Investition in ein Finanztool lohnen, in dem Sie künftige Abos verwalten, aber auch bestehende Subsprictions integrieren können. Über ein Rechnungsmanagament-Tool können Sie alle Abonnements zentral verwalten und bezahlen und haben so direkt einen Überblick über laufende und kommende Kosten.

Das lohnt sich. Laut dem Gartner „Guide to SaaS Management Platforms“ Bericht werden Unternehmen, die keinen zentralen Überblick über ihre SaaS-Abonnements haben, bis 2026 mindestens 25 % zu viel Geld für ihre Software ausgeben.

Auto-Renew ohne große Ankündigung sorgt schnell für ein weiteres Jahr an möglicherweise unnötigen Ausgaben. Wenn eine Notification rausgeht, dann meist an den Mitarbeitenden, der das Abo ursprünglich abgeschlossen hat – und nicht die Finanzbeauftragten, die darüber ebenfalls Bescheid wissen müssten. Die Lösung: Eine smarte Aboverwaltung innerhalb eines Rechnungsmanagement-Tools speichert das Datum des Abschlusses sowie den Zahlungsrhythmus. So sehen Finanzverantwortliche auf einen Blick, wann sich das jeweilige Abo verlängert.

In Zahlen: So entwickelt sich die Nutzung von Abos in Unternehmen

Zylo hat einen umfangreichen Report zum Thema „SaaS Management 2024“ erstellt und die wichtigsten Kennzahlen zusammengetragen, die die Entwicklung der Nutzung von SaaS in Konzernen verdeutlicht:

Falls diese Zahlen noch nicht für sich sprechen: Mit Abos, die schlecht bis gar nicht verwaltet werden, wird Monat für Monat Geld verbrannt – etwa 30 Prozent der Abo-Ausgaben gehen laut Cledara-Report für doppelte oder ungenutzte SaaS-Abos drauf. Zudem werden 89% der SaaS-Verträge jährlich abgerechnet und fliegen dadurch schnell unter dem Radar. All das sind nicht nur unnötige Störfaktoren und belastet Ihre Liquidität, es kann für Unternehmen spätestens bei der externen Bewertung negativ zu Buche schlagen, da die Ausgaben so unnötig in die Höhe getrieben werden.

Noch schlimmer ist: Meist wissen Finanzbeauftragte nicht einmal von solchen Software-Leichen – schließlich steht in der Abrechnung nicht dabei, ob das Programm überhaupt noch genutzt wird. Und doppelte Abos? Laufen höchstwahrscheinlich auf unterschiedliche Namen oder Abteilungen. Da müssen Verantwortliche schon sehr gut aufpassen, damit solche Duplikate auffliegen. Und es sind nicht immer nur die offensichtlichen Kosten auf den Rechnungen, die die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens schmälern.

CFOs benötigen also dringend eine gute Aboverwaltung als Übersicht – langfristig können redundante SaaS dem Wachstum ebenso wie der Unternehmenskultur schaden. In der Anfangsphase kleiner Unternehmen mögen viele verschiedene Abos nach „Best of Breed“-Manier für kleine Teilbereiche die Team-Produktivität steigern, weil jedes Tool passgenau und effektiv zum Erfolg beitragen kann. Doch was an Zuviel an Software bei einer Unternehmensgröße von 50 Mitarbeiter:innen noch nicht ins Gewicht fällt und als “Kollateralschaden” von OKRs und Zielerreichungen verbucht werden kann, kann dem Wachstum bei 150 oder 500 Angestellten schon massiv schaden. Früher oder später kommt also der Punkt, an dem man sich der Aboverwaltung stellen muss und ein System aufsetzen sollte, das langfristig alle Subscriptions organisiert.