Die größten Excel Fails – und was Unternehmen daraus lernen können

Klar, wir verlassen uns zu 100 % auf Excel – what could possibly go wrong? Nun, eine Menge. Denn natürlich ist Excel (oder Spreadsheets im Allgemeinen) nicht das übersichtlichste aller Tools. Natürlich können aus Versehen Zellen überschrieben oder Zahlen verdreht werden. Und das hat dann noch nicht einmal mit dem Tool zu tun –Irren ist schließlich menschlich.

Trotzdem sollte man überdenken, ob man wirklich die ganz wichtigen Dinge ausschließlich mit Excel bearbeiten möchte. Denn: Fast 90 % von Spreadsheets enthalten (User-)Fehler. Wie das enden kann, das zeigt unsere Liste an „Epic Excel Fails“ – die Unternehmen schon richtig teuer zu stehen gekommen sind.

Natürlich gilt hier: Wer viel hat, kann auch viel verlieren. Denn in Millionenbeträgen bieten Zahlendreher oder versteckte Zellen eine deutlich größere Fallhöhe als im kleinen Familienbetrieb, der die Gehälter seiner 10 Mitarbeitenden in Excel auflistet.

Trotzdem können in jeder Größe teure Fehler vermieden werden, wenn man statt Excel und anderen Spreadsheets auf Alternativen setzt.

Die größten Excel-Fehler aller Zeiten

Kodak weist 11 Millionen US-Dollar an Abfindung an Mitarbeitenden aus

Der Fail: ein Tippfehler mit zu vielen Nullen

Im Jahr 2005 wurden bei dem ehemaligen Fotogiganten Kodak 11 Millionen US-Dollar zu viel für die Abfindungs- und Pensionsrückstellungen eines Mitarbeiters ausgewiesen. Der Grund: ein einfacher Tippfehler, bei dem zu viele Nullen in die Kalkulationstabelle eingefügt wurden.

Der Fehler konnte zwar entdeckt und somit der Jahresabschluss korrigiert werden – Kodak legte die 11 Millionen Dollar Verluste auf zwei Quartale um. Zu dem Zeitpunkt verlor das Unternehmen aber schon über 100 Millionen Dollar im Quartal. Der Zeitpunkt war also denkbar unglücklich.

Barclays Capital gibt Millionen für wertlose Verträge aus

Der Fail: ausgeblendete Zeilen, die nicht entdeckt wurden

Im Jahr 2008 kaufte die britische Bank Barclays Capital 179 Verträge, die sie gar nicht wollten – ohne es zu wissen. Barclays Capital übernahm Verträge von den damals schon Konkurs gegangenen Lehman Brothers.

Die Bank erstellte einen Excel-Bericht, in dem die zu erwerbenden Verträge aufgelistet waren. Das Problem: In dem Excel-Sheet wurden Zeilen nicht gelöscht, sondern ausgeblendet. Der Fehler wurde entdeckt, als der Excel-Bericht in ein PDF-Dokument exportiert wurde, der die Zeilen mit den 179 Verträgen zum Vorschein brachte. Das verpflichtete Barclays Capital rechtlich zum Kauf. Wie teuer dieser Fehler war, ist offiziell nicht bekannt – wenig kann es aber nicht gewesen sein.

Olympische Spiele in London: 10.000 Tickets zu viel verkauft

Der Fail: ein Tippfehler

Ein einfacher Tippfehler kam den Veranstaltern der Olympischen Spiele in London 2012 teuer zu stehen – zumindest in Form eines PR-Desasters. Denn ein:e Mitarbeitende tippte statt 10.000 verfügbarer Tickets für eine Schwimmveranstaltung 20.000 ein. Infolgedessen konnten doppelt so viele Tickets gekauft werden, wie Sitzplätze verfügbar waren. Die Organisatoren mussten daraufhin über 3.000 Kund:innen Ersatzkarten für andere („bessere“) Veranstaltungen anbieten.

Jeder weitere Kartenverkauf wurde daraufhin übrigens manuell (!) überprüft, um sicherzustellen, dass sich ein solcher Fehler nicht wiederholt.

AstraZeneca veröffentlicht versehentlich vertrauliche Informationen

Der Fail: vergessene Tabellenblätter

AstraZeneca fügte 2011 versehentlich vertrauliche Unternehmensinformationen in eine Kalkulationstabelle ein. Diese wurde an eine große Liste von Analyst:innen verteilt, die eigentlich nur Berichte über Finanzprognosen erwarteten.

Das Problem: Bei gemeinsamer Nutzung von Tabellen werden gerne bestimmte Zellen, Zeilen oder ganze Blätter zeitweise ausgeblendet. Wenn dann im Nachgang vergessen wird, diese Daten vollständig zu löschen, kann das schnell zu einem Super-GAU führen, wie das Beispiel von AstraZeneca zeigt. Gerade für Pharmazie-Unternehmen, die mit einer großen Menge sensibler Daten hantieren, kann das ein teurer Fehler werden.

JP Morgan Chase verliert 6 Milliarden Dollar

Der Fail: Copy & Paste

Das US-amerikanische Finanzdienstleistungsunternehmen JP Morgan Chase verlor 2012 durch einen einfachen „Copy & Paste“-Fehler mal eben 6 Milliarden US-Dollar. Das Unternehmen verwendete Excel für ihre Value-at-Risk-Modelle (VaR). Ein:e Mitarbeiter:in fügte Daten aus einem anderen Arbeitsblatt ein – und nahm dafür den falschen Wert (nämlich die Gesamtsumme anstatt des Durchschnittswerts). Auf Basis der verfälschten Daten ging das Unternehmen viel größere Risiken ein, als es mit den richtigen Informationen getan hätte.

Ein Mal falsch Copy-Paste – macht 6 Milliarden Dollar.

MI5 verwanzt die falschen Telefone

Der Fail: ein Formatierungsfehler

Im Jahr 2010 führte ein Formatierungsfehler in einer Excel-Liste mit Telefonnummern, die von MI5 abgehört werden sollten, dazu, dass der britische Sicherheitsdienst versehentlich 134 Personen abhörte, die mit den Ermittlungen überhaupt nichts zu tun hatten. Der Fehler trat auf, als die letzten drei Ziffern der Telefonnummern in der Tabelle in „000“ geändert wurden. Als der Fehler entdeckt wurde, musste das gesamte Material vernichtet werden. Die Telefonnummern wurden daraufhin in einem wahrscheinlich sehr zeitraubenden Prozess manuell überprüft. Die Kosten für den Verlauf der Ermittlungen: classified, aber sicherlich unbequem hoch. Ein Quantum Trost? Solch ein Fehler passiert dem Sicherheitsdienst bestimmt kein zweites Mal.

Was können Unternehmen aus den Excel-Fehlern lernen?

Ob die Excel-Fehler Unternehmen bares Geld kosten oder ihnen in Form von Zeitaufwand und Ruf teuer zu stehen kommen, das Ergebnis ist klar: Wenn es um Datenverarbeitung geht, bietet Excel neben vieler Funktionen auch viel Fehlerpotential. Besonders wenn Tabellen von mehreren Parteien bearbeitet werden. Dann steigt die Fehlerquote und somit auch das Risiko für das Unternehmen exponentiell: weil kein klarer Revisionsverlauf besteht, Tippfehler in Zahlen sowie falsche Formeln unentdeckt bleiben und Daten somit nicht zu 100 % verlässlich sind. Im Gegenteil – Spreadsheets sind zu 90 % falsch, wenn es nach den Studien geht, die Forbes zitiert (wir erwarten übrigens nicht, dass sich in den vergangenen 10 Jahren viel verändert hat, denn noch immer ist Excel eines der wichtigsten Programme in Finanzteams).

Die Finanzorganisation tut also grundsätzlich gut daran, ihre Abhängigkeit von Excel zumindest so weit es geht zu verringern. Wie das gelingt?

Dedizierte Finanzsoftware

Investieren Sie in dedizierte Finanzsoftware, die speziell für Finanzprozesse entwickelt wurde. Solche Software kann in vielen Bereichen als eine „single source of truth“ dienen und für eine verlässliche Datengrundlage in der Buchhaltung (z.B. mit finway, Candis oder Pleo), Finanzplanung, Analyse und Berichterstattung sorgen.

Automatisierung von Prozessen

Automatisieren Sie Finanzprozesse, um Fehler zu reduzieren und die Effizienz im Finanzteam zu steigern. Diesen Vorteil können Sie besonders bei repetitiven Aufgaben wie Datenimport, Rechnungsfreigaben sowie Berichterstattung ausspielen, um Prozesse zu verschlanken und Ressourcen zu sparen.

Datenvalidierung und Kontrollen

Im Zweifel gilt natürlich nach wie vor: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Implementieren Sie strenge Datenvalidierungsregeln und interne Kontrollen, um die Genauigkeit der Finanzdaten zu gewährleisten. Dies kann durch den Einsatz von spezialisierten Softwarelösungen zur Datenvalidierung ebenso wie durch regelmäßige Überprüfungen und Audits erfolgen.

Schulung und Fachwissen

Bieten Sie Schulungen und Weiterbildungen für Ihre Mitarbeitenden an, um sicherzustellen, dass sie über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um die Finanzsoftware Ihrer Wahl (und im Zweifel Excel) auch effektiv zu nutzen. Dies kann dazu beitragen, menschliche Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern.

Indem Unternehmen diese Alternativen in Betracht ziehen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, können sie ihre Abhängigkeit von Excel reduzieren und die Genauigkeit, Effizienz und Sicherheit ihrer Finanzprozesse verbessern.