Kreditorenbuchhaltung: Aufgaben & die strategische Rolle für den Unternehmenserfolg

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil einer jeden Firma. Egal ob Start-up, KMU oder Großkonzern, die richtige Verwaltung von Eingangsrechnungen ist essentiell für das Fortbestehen des Unternehmens. Schließlich geht das Begleichen von Forderungen Hand in Hand mit der Optimierung von Cashflow und Working Capital der Firma. Somit nimmt die Kreditorenbuchhaltung auch eine strategische Rolle ein.

Was ist die Kreditorenbuchhaltung?

Ohne Kreditorenbuchhaltung geht es nicht: Sie ist der Dreh- und Angelpunkt für alle Eingangsrechnungen und deren Verwaltung. Sie dient dazu, sicherzustellen, dass jegliche Verbindlichkeiten, die eine Firma gegenüber Lieferanten und Dienstleistern hat, auch beglichen werden. So kann gewährleistet werden, dass zum einen Lieferantenbeziehungen aufrechterhalten und gepflegt werden und zum anderen finanzielle Vorteile durch Skonto oder Vorkasse benutzt werden können.

Im Fachjargon spricht man auch von der Buchführung der Kontokorrentbeziehungen, also der Beziehung von Gläubiger (Kreditor) und Schuldner (Debitor, in diesem Falle also das Unternehmen).

Welche Ziele hat die Kreditorenbuchhaltung?

Das pünktliche Begleichen fälliger Rechnungen ist in jedem Unternehmen wichtig – dies ist dementsprechend das Hauptziel der Kreditorenbuchhaltung. Schließlich ist nichts schmerzlicher, als unnötige Mahngebühren zahlen zu müssen oder sogar einen Preisnachlass in Form von Skonto zu verschenken. Die Kreditorenbuchhaltung muss daher stets den Überblick über offene Posten bewahren und alle Eingangsrechnungen richtig und zeitnah verarbeiten. Nur so können alle Prozesse und bezogenen Leistungen durch Kreditoren in der Firma nahtlos weiterlaufen, der Monatsabschluss pünktlich erfolgen und Beziehungen mit zufriedenen Lieferanten gewährleistet werden.

Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung

Schauen wir einmal genauer rein. Die Aufgabengebiete der Kreditorenbuchhaltung umfassen folgende Abläufe:

• Rechnungsprüfung
• Erfassung der Eingangsrechnung
• Kontierung und Buchung der Eingangsrechnungen
• Verwaltung offener Posten
• Klären von Fragen zu Rechnungen
• Freigabe, Zahlung & Archivierung der Eingangsrechnung
• Stammdatenpflege

Rechnungsprüfung

Die Rechnungsprüfung ist ein essentieller Teil der Kreditorenbuchhaltung. In diesem Arbeitsschritt werden die Eingangsrechnungen sowohl auf formale als auch auf inhaltliche Richtigkeit geprüft. Das ist wichtig, da nur rundum korrekte Rechnungen die Firma zum Vorsteuerabzug berechtigen (hier verraten wir mehr zum Thema Rechnungsprüfung).

Ein alltagsnahes Beispiel der Rechnungsprüfung ist die Reisekostenabrechnung. Dabei muss die Buchhaltung die Ausgaben der Mitarbeitenden auf Dienstreisen prüfen, denn die Abrechnungen sind an bestimmte gesetzliche Vorgaben gebunden (einen guten Überblick bietet dieser Artikel). Dabei müssen einzelne Posten geprüft und Belege gegebenenfalls nachgefordert sowie nicht erstattungsfähige Ausgaben zurückgewiesen werden. Abschließend wird die korrekt erfasste und mit allen nötigen Belegen ergänzte Reisekostenabrechnung geprüft und die Zahlungsanweisung gegeben.

Erfassung der Eingangsrechnungen

Nach der Rechnungsprüfung werden die Eingangsrechnungen von der Kreditorenbuchhaltung erfasst. Dabei geht es darum, jede Rechnung dem entsprechenden Kreditor über eine Kreditorennummer zuzuordnen. So können die Rechnungen jederzeit wiedergefunden und den entsprechenden Zahlungen zugeordnet werden. Dieser Schritt der Rechnungserfassung ist mittlerweile meist digital möglich. Durch Programme wie eine Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme werden die Rechnungen digital erfasst, ausgelesen und ggf. bereits vorkontiert.

Kontierung und Buchung der Eingangsrechnungen

Ein weiteres To-do in der Kreditorenbuchhaltung ist die Kontierung und Buchung der eingegangenen Rechnungen. Der Kreditorenbuchhalter erstellt also einen Buchungssatz, der sowohl das Kreditorenkonto als auch das dazugehörige Aufwandskonto anspricht. Nutzt Ihre Buchhaltung eine Software, kann diese bereits Vorschläge für das Buchungskonto liefern. Das Konto muss dann nur noch abschließend kontrolliert werden. So kann dieser Arbeitsschritt verschlankt werden.

Verwaltung offener Posten

Eine zentrale Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist es, stets Cashflow und Liquidität des Unternehmens im Blick zu haben. Dazu zählt, ebendiese Komponenten durch strategische Rechnungsverwaltung positiv zu beeinflussen. Es gilt bei der Verwaltung offener Rechnungen also nicht nur, Mahngebühren zu vermeiden, sondern auch Rabatte durch Skonti effektiv nutzen zu können. Im Normalfall bieten Lieferanten einen Nachlass von 1 bis 3 Prozent an, sollte die Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist bezahlt werden. Diese liegt meist zwischen 5 und 14 Tagen.

Klären von Fragen zur Rechnung

Sicherlich können Fragen zu einer Eingangsrechnung aufkommen, sei es wegen der Betragshöhe oder der Berechtigung der Bestellung generell. Der Einsatz einer Buchhaltungssoftware kann auch hier den Arbeitsaufwand minimieren. Bei finway etwa kann die Buchhaltung über eine Kommentarfunktion direkt bei dem:der betreffenden Kolleg:in nachhaken. So lassen sich Fragen oder Probleme mit der Rechnung zeitnah klären, ohne dass wertvolle Zeit verstreicht. Gleichzeitig werden so alle Absprachen zu einer Rechnung im System unveränderlich dokumentiert.

Freigabe, Zahlung und Archivierung von Eingangsrechnungen

Sobald die Eingangsrechnungen geprüft und eventuelle Rückfragen geklärt sind, kann diese zur Zahlung freigegeben werden. Arbeitet die Buchhaltung mit einer Software, ist dies meist nur einen Klick entfernt. Bei finway können Sie ein Bankkonto verknüpfen, über das die Eingangsrechnungen direkt bezahlt werden können. Anschließend muss die Rechnung fachgerecht und gemäß der GoBD-Richtlinien archiviert werden, etwa für den Fall einer Betriebsprüfung – der Gesetzgeber gibt dabei eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vor.

Stammdatenpflege

Wie eben schon erwähnt, bekommt jeder Kreditor eine eigene Identifikationsnummer, damit Lieferanten zu jeder Zeit eindeutig zugeordnet werden können. Dazu gehören auch Stammdaten wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) der Kreditoren, sowie Liefer- und Rechnungsadressen. All diese Daten müssen regelmäßig von der Buchhaltung gepflegt werden, damit bei der Rechnungsverarbeitung alles rund läuft. Wenn Ihre Kreditorenbuchhaltung eine Software wie finway nutzt, lassen sich in der Lieferantenliste neben essentiellen Infos wie Adressen und üblicher Kostenstelle sowie Sachkonto zudem Notizen oder Empfehlungen hinterlegen.

Herausforderungen der Kreditorenbuchhaltung

Was sind die größten Challenges, mit denen eine Kreditorenbuchhaltung umgehen muss?

• Fehlende Belege
• Verspätete Rechnungen
• Falsche Eingangsrechnungen
• Doppelte Eingangsrechnungen
• Diskrepanzen zwischen Zahlungsfristen auf Rechnung und Bestellaufträgen
• (zu) lange Genehmigungsverfahren

All diese Herausforderungen können einem reibungslosen Ablauf in der Kreditorenbuchhaltung im Weg stehen. Das kann zu Zahlungsverzögerungen und somit verschenkten Skonti führen, ebenso wie zum Blockieren von Working Capital durch zu früh gezahlte Rechnungen (weil auf der Rechnung eine veraltete Frist im Vergleich zum ausgehandelten Auftrag steht).

Laut einer Studie der Hackett Group können Unternehmen ihre Liquiditätslage um gesammelt bis zu 358 Milliarden US-Dollar verbessern – allein durch ein besseres Zahlungsverhalten. Wenn das kein guter Grund ist, die Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung durch ein intelligentes Ausgabenmanagement wie finway zu optimieren!

Vorteile der Digitalisierung

Lassen Sie uns an dieser Stelle nochmal einen Blick darauf werfen, wie sich Ihre Kreditorenbuchhaltung durch Digitalisierung und Automatisierung verändert. Sobald Sie Ihre Buchhaltung in einer Software managen, können Sie sich nicht nur viele händische Arbeiten sparen. Durch intelligente Lösungen können Sie den gesamten Prozess vom Kaufantrag bis zur vorbereitenden Buchhaltung optimieren.

Ein Tool wie finway nimmt Ihnen die oftmals redundante, manuelle Arbeit ab und schafft so Zeit für strategische Aufgaben. Rechnungen und Belege zu Ausgaben werden automatisch beim entsprechenden Mitarbeitenden angefordert, die sachliche Rechnungsprüfung kann sich Ihre Kreditorenbuchhaltung ebenfalls schnell und digital von dem:der Kolleg:in abholen. Durch das OCR werden Rechnungen beim Hochladen in finway automatisch ausgelesen. Statt aufwendigem Abtippen der einzelnen Posten müssen Sie die Eingangsrechnung also nur noch auf Richtigkeit prüfen.

Bonus: Sie können Ihren Mitarbeitenden über finway virtuelle sowie physische Karten geben, oder wie gewöhnlich einen Kauf auf Rechnung tätigen lassen. Dadurch, dass alle Zahlungen aus der finway-Software heraus geschehen, haben Sie zu jeder Zeit einen guten Überblick über die Entwicklung von Budgets.