E-Rechnungspflicht 2027: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Warum der 01. Januar 2027 der eigentliche Wendepunkt ist

Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro endet in wenigen Monaten die Schonfrist für den Rechnungsversand. Wer jetzt nicht handelt, riskiert nicht nur rechtliche Komplexität, sondern verpasst den Anschluss an den neuen digitalen Standard im B2B-Zahlungsverkehr.

Bisher waren E-Rechnungen für viele Unternehmen optional. Doch ab dem 01.01.2027 greift die nächste Stufe des Wachstumschancengesetzes: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € sind ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, Rechnungen im B2B-Bereich elektronisch zu versenden.

Für Empfänger (Kreditoren) bedeutet das: Die Ära des einfachen PDFs geht zu Ende. Ihr Postfach wird vermehrt mit strukturierten Datensätzen wie XRechnung oder ZUGFeRD geflutet.

Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes ist es seit dem 01. Januar 2025 Pflicht, E-Rechnungen technisch empfangen und verarbeiten zu können.
Für das Ausstellen von E-Rechnungen gilt bislang eine gesetzliche Übergangsfrist bis spätestens 2028.
Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen gilt für alle B2B-Rechnungen, die den Kleinbetrag von 250 Euro überschreiten.
Definition E-Rechnung: Elektronische Rechnungen sind keine PDFs, sondern nach EU-Norm ausgestellte Rechnungen. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
E-Rechnungen ermöglichen eine automatische, elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche und schaffen so mehr Flexibilität in der Buchhaltung sowie schnellere Zahlung und somit verbesserten Cashflow.
Tipp für die Umstellung auf E-Rechnung im Unternehmen: frühzeitig anfangen! Status quo der Prozesse aufstellen und analysieren, klare Kommunikation mit Lieferanten und Kunden und interne Schulung von Mitarbeitenden.

Der Status Quo: Was Sie jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt bereits die allgemeine Empfangspflicht. Jedes deutsche Unternehmen muss seither technisch in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) nach der EU-Norm EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) zu empfangen und revisionssicher zu archivieren.

Doch die eigentliche Herausforderung für das Jahr 2027 liegt in der Versandpflicht:

Zeitrahmen	Gesetzliche Regelung (Wachstumschancengesetz)
Aktuell (2025/2026)	Übergangsphase: Rechnungen dürfen noch als Papier oder PDF (mit Zustimmung des Empfängers) versendet werden.
31. Dezember 2026	Ende der Frist für Unternehmen mit > 800.000 € Vorjahresumsatz. Ab 2027 ist für diese Gruppe der Versand von E-Rechnungen im B2B Pflicht.
Bis Ende 2027	Übergangsfrist für kleinere Unternehmen (< 800.000 € Umsatz) endet.
Ab 1. Januar 2028	Volle Pflicht: Im gesamten inländischen B2B-Sektor müssen alle Rechnungen zwingend dem neuen E-Standard entsprechen.

Dringlichkeit 2026: Warum umsatzstarke Unternehmen jetzt unter Zugzwang stehen

Wenn Ihr Unternehmen im Kalenderjahr 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt, erlischt zum Jahreswechsel die Berechtigung, Rechnungen in „sonstigen Formaten“ (Papier oder einfaches PDF) zu versenden. Doch der Zugzwang ist beidseitig:

Systemumstellung (Versand): Ihre Software muss ab dem 01.01.2027 zwingend XML-basierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD generieren können.
Kein PDF-Versand mehr: Das Versenden einer einfachen PDF per E-Mail ist rechtlich nicht mehr ausreichend.
Prozessrisiko (Empfang): Da tausende Ihrer Geschäftspartner ebenfalls unter diese 800k-Regel fallen, wird Ihr eigener Posteingang ab Januar 2027 mit E-Rechnungen geflutet. Ein einfaches PDF-Archiv reicht dann nicht mehr aus.
Revisionssichere Verarbeitung: Sie benötigen einen Workflow, der diese eingehenden Datensätze (XRechnung/ZUGFeRD) nicht nur empfangen, sondern auch visualisieren, freigeben und rechtssicher archivieren kann. Wer diese Datenflut manuell bewältigen will, riskiert enorme Fehlerquoten und den Verlust des Vorsteuerabzugs.

Die Chance: Vom Zwang zur Automatisierung

Die E-Rechnungspflicht ist mehr als eine Compliance-Hürde. Da die Daten in strukturierter Form vorliegen, entfällt die fehleranfällige manuelle Erfassung komplett. Mit finway nutzen Sie diesen Standard für maximale Effizienz:

Echtzeit-Verarbeitung: Eingehende E-Rechnungen werden sofort erkannt, validiert und den entsprechenden Budgets zugeordnet.
Revisionssicheres Archiv: finway stellt sicher, dass die XML-Originale GoBD-konform für 10 Jahre gespeichert werden – ein Ausdruck auf Papier ist nicht zulässig.
Nahtlose DATEV-Übergabe: Strukturierte Daten bedeuten saubere Buchungssätze ohne Rückfragen vom Steuerberater.

Was versteht man unter einer E-Rechnung?

Also, noch einmal von vorne: Was genau ist eine E-Rechnung? Mit dem Beschluss des Bundesfinanzministeriums (BMF) müssen Unternehmen sich das Vokabular für zwei neue Kategorien aneignen. War zuvor Rechnung einfach Rechnung, unabhängig vom Format, gibt es künftig die elektronische Rechnung und sonstige Rechnungen.

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14. Abs. 1 Satz 3 UStG. n. F. eine Rechnung „die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“ Das impliziert, dass das Format eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format der E-Rechnung muss dabei der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (RL 2014/55/EU) und damit der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
Erfüllt werden die gesetzlichen Formatanforderungen von der XRechnung (Datenformat XML) sowie von der ZUGFeRD-Rechnung (Hybrid aus PDF- und XML-Datei). Aber auch andere Rechnungsformate, die nicht explizit vom BMF erwähnt wurden, können grundsätzlich die Anforderungen erfüllen.
Sonstige Rechnungen sind solche, die weiterhin auf Papier, als PDF oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden.

Die E-Rechnung ist kein PDF: Was ist der Unterschied?

Eine PDF-Rechnung wird im elektronischen Format ausgestellt und kann dementsprechend auch auf diesem Wege übermittelt und empfangen werden. Rein technisch handelt es sich aber um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine elektronische Verarbeitung im Sinne der E-Rechnung ermöglicht.

Heißt: Für die elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen in der Buchhaltung manuell oder über OCR in die Buchführungssoftware übertragen werden.

Die PDF-Rechnung (ebenso wie die Formate .tif, .jpeg, .docx) bildet keine Grundlage für die elektronische Rechnung im Sinne der neuen EU-Richtlinie.

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Die E-Rechnung ist im Vergleich zum PDF eine nach EU-Norm in strukturiertem Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und eine automatische, elektronische Verarbeitung ohne übliche Medienbrüche ermöglicht. Sie enthält die gleichen Informationen wie eine Rechnung auf Papier oder als PDF, aber in digitalem Format.

Vergleich zwischen einer pdf-rechnung und einer e-rechnung:

Heißt: Die E-Rechnung ist entweder als „reines semantisches Datenformat“ konzipiert (PDF-Datei im Sinne von ZUGFeRD) oder basiert auf einem XML-Format, das primär der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht für eine Sichtprüfung eignet (siehe Visualisierung). Diese strukturierten Daten ermöglichen es, dass Rechnungen automatisch in Buchhaltungssoftwares eingelesen und dort verarbeitet werden können.

Der Bund definiert auf seiner eigens zum Thema E-Rechnung eingerichteten Seite verschiedene Standards und Spezifikationen für die elektronische Rechnungsstellung, u.a. den Standard XRechnung.

Zwei wichtige Formate für die Zukunft: XRechnung + ZUGFeRD

Während das Format XRechnung auf einem XML-Format basiert und die Daten somit nicht für das menschliche Auge lesbar sind sondern nur maschinell ausgelesen werden können, kann man bei der ZUGFeRD-Rechnung auf das angehängte PDF zurückgreifen – das hybride Format liefert nämlich wie gewohnt die visuelle Rechnung als PDF und zusätzlich das XML-Format mit.

Mit finway können Sie beide Formate verarbeiten, mehr dazu erfahren Sie hier.

Was muss eine E-Rechnung enthalten?

Grundsätzlich muss eine E-Rechnung die gleichen Daten enthalten, wie eine herkömmliche Rechnung. Das BMF definiert die inhaltlichen Anforderungen zur Erstellung einer E-Rechnung wie folgt:

Eine E-Rechnung hat gemäß § 5 E‑Rechnungsverordnung des Bundes neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

Leitweg-Identifikationsnummer: Die Leitweg-ID wird bei der Auftragserteilung mitgeteilt
Zahlungsbedingungen (Fälligkeitsdatum oder Textbeschreibung der Bedingung)
Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfangenden
E-Mail- bzw. De-Mail-Adresse des Rechnungsstellenden

Pflichtinformationen gem. § 5 E-RechV des Bundes sowie Elemente / BT (Business Term)-Felder, in denen diese in einer XRechnung einzutragen sind:

Leitweg-ID: BT-10
Bankverbindung: bei Überweisung: BG-17 (BT-84 bis 86) ; bei Lastschrift: BG-19 (BT-89 bis 91)
Zahlungsbedingungen: BT-9 oder BT-20
E-Mail oder De-Mail-Adresse: BT-43
Lieferantennummer*: BT-29
Bestellnummer*: BT-13

* Pflichtinformationen, sofern bei Beauftragung übermittelt

Auswirkungen auf die Buchhaltung

Was bedeutet dieser Push in Sachen Digitalisierung für die Buchhaltung?

Nun, wer sich in der Vergangenheit bereits mit der Digitalisierung seiner Finanzprozesse auseinandergesetzt hat, hat jetzt einen angenehmen Vorsprung und kann der Gesetzesänderung gelassen entgegenblicken. Aber auch für alle, die ihre Prozesse noch nicht digitalisiert haben, ist noch Zeit genug. Wir empfehlen dennoch eine zeitnahe Auseinandersetzung mit den kommenden Buchhaltungsprozessen.

Und der Wandel hat natürlich vor allem Vorteile. Die Einführung der E-Rechnung bedeutet eine Vereinfachung und Beschleunigung des Rechnungsprozesses, da manuelle Eingaben von Eingangsrechnungen entfallen – vom mühsamen Einscannen, Auslesen und Abtippen von Papierrechnungen ganz zu schweigen. Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung wird die Buchhaltung also insgesamt effizienter und weniger fehleranfällig. Außerdem ermöglicht die Digitalisierung eine bessere Nachverfolgung von Rechnungen, schnellere Zahlungen und einen guten Überblick über Fälligkeiten und Budgets.

Das finway-Gütesiegel hat die E-Rechnung also schon mal.

Achtung: Mit der Ablöse von Papierrechnungen wird natürlich auch das Archiv digital. Denn Digitales muss grundsätzlich digital archiviert werden. Das Ausdrucken und Ablegen von elektronischen Rechnungen wäre nicht GoBD-konform.

Die Buchhaltung muss also langfristig ein digitales, revisionssicheres Archiv anschaffen und tut zudem gut daran, auch die Papierrechnungen von heute noch zu digitalisieren. Aber bitte nicht einfach einscannen und entsorgen. Digitalisierte (also eingescannte) Papierrechnungen benötigen eine GoBD-Verfahrensdokumentation. Nur, wenn dieser Vorgang korrekt durchgeführt wurde, können die originalen Papierrechnungen vernichtet werden.

Für E-Rechnungen und digitalisierte Papierrechnungen gilt wie bei herkömmlichen Rechnungen eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Mit finway können Sie diese Pflicht nicht versäumen – finway ist GoBD zertifiziert nach IDW PS 880 und befähigt Finanzteams dazu, spezifische Anforderungen der deutschen Steuerbehörden für die ordnungsgemäße Verwaltung und Speicherung digitaler Aufzeichnungen und Dokumente einzuhalten.

Auswirkungen auf Ihre Buchhaltungssoftware

Spätestens jetzt ist die Kompatibilität Ihrer Software keine Zukunftsfrage mehr, sondern eine betriebskritische Voraussetzung. Da die allgemeine Empfangspflicht bereits seit 2025 in Kraft ist, muss jede professionelle Lösung heute in der Lage sein, strukturierte Datenformate (XML) nicht nur zu lesen, sondern auch rechtssicher zu archivieren.

Für Unternehmen, deren Übergangsfrist für den Versand am 31.12.2026 endet, verschärfen sich die Anforderungen: Ihre Software muss nun auch die aktive Erstellung und den Versand von XRechnung oder ZUGFeRD nahtlos beherrschen. Unternehmen sollten dringend prüfen, ob ihre aktuelle Systemlandschaft diesen automatisierten Datenaustausch ohne manuelle Brüche unterstützt, um Compliance-Verstöße und ineffiziente Workarounds ab 2027 zu vermeiden. Während viele Basis-Programme lediglich den Empfang ermöglichen, bieten spezialisierte Lösungen wie finway die notwendige Tiefe, um die strukturierten Daten direkt für automatisierte Freigabe- und Buchungsprozesse zu nutzen.

Fazit: Handeln Sie jetzt, bevor die Frist verstreicht

Die Umstellung der Rechnungsstellung und -verarbeitung benötigt Zeit und Vorlauf. Unternehmen, die die Umsatzgrenze von 800.000 Euro überschreiten, sollten das Jahr 2026 nutzen, um ihre Prozesse zukunftssicher aufzustellen. Wer erst im Dezember mit der Planung beginnt, riskiert nicht nur Compliance-Verstöße beim Versand, sondern wird auch von der Flut eingehender E-Rechnungen der Lieferanten überrollt.

Sind Ihre Prozesse bereit für das Frist-Ende 2026?

Nutzen Sie die gesetzliche Pflicht als Chance, Ihren gesamten Kreditorenprozess zu automatisieren. Wer heute die Weichen für den digitalen Empfang stellt, profitiert ab 2027 von fehlerfreien Daten und einer Buchhaltung, die sich fast von selbst erledigt.

Vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung mit unserem Team und erfahren Sie, wie finway Sie sicher durch die Umstellung führt.

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FAQs zum Thema E-Rechnung

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Nur weil Rechnungen digitalisiert und per E-Mail verschickt werden, erfüllen sie nicht die Standards für die künftige E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung nach neuem Standard (EN 16931) besteht aus einem strukturierten XML-Datensatz, der maschinell auslesbar ist. Das PDF dient künftig nur noch als „Lesehilfe“ (z. B. beim Hybrid-Format ZUGFeRD).

Wer muss E-Rechnungen ausstellen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft lediglich Leistungen zwischen Unternehmen (B2B), bei dem sowohl Rechnungssteller als auch Leistungsempfänger im Inland ansässig sind (Sitz, Geschäftsleitung, Betriebsstätte, aber auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland, gemäß UStG).

Neu: Von der Verpflichtung, E-Rechnungen auszustellen, sind nach der neuen Gesetzgebung auch Vermieter:innen betroffen, die steuerpflichtig an andere Unternehmer:innen vermieten (§ 9 UStG). Bisher konnte etwa der Mietvertrag als Rechnung genutzt werden.

Ausnahmen von der Verpflichtung bilden Kleinbetragsrechnungen von bis zu 250 Euro (§ 33 UStDV) oder Fahrausweise (§ 34 UStDV), die weiterhin als sonstige Rechnungen z.B. in Papierform übermittelt werden können.

Muss ich meine bestehenden Rechnungssysteme umstellen?

Ja, alle Systeme müssen seit 2025 E-Rechnungen verarbeiten können. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssoftware kompatibel ist und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Wann wird die E-Rechnung verpflichtend?

Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ab spätestens 2028 wird die Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend, die Rechnungen über der Kleinbetrag-Grenze ausstellen.

Mit Blick auf den zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwand aufseiten der Unternehmen hat der Gesetzgeber aber eine Übergangsregelung für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.

Bis Ende 2026 … dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiter Papierrechnungen übermittelt werden, genau wie elektronische Rechnungen, die noch nicht dem neuen Format entsprechen.

Bis Ende 2027 … dürfen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden, genau wie elektronische Rechnungen, die noch nicht dem neuen Format entsprechen. Achtung: Voraussetzung für diese Regelung ist, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz 2026) von maximal 800.000 Euro hat. Unternehmen, deren Umsatz diese Grenze überschreitet, können weiterhin den elektronischen Datenaustausch (EDI-Verfahren) nutzen, auch wenn das Format der elektronischen Rechnung noch nicht der europäischen Norm (94/820/EG) entspricht.

Ab 2028 … sind dann alle Anforderungen an die E-Rechnung zwingend einzuhalten.

Warum reicht mein E-Mail-Postfach für den Empfang nicht aus?

E-Rechnungen (XML) sind für Menschen kaum lesbar. Zudem verlangt die GoBD eine revisionssichere Archivierung des Original-Datensatzes. Ein Ausdruck oder das bloße Ablegen im Filesystem reicht nicht aus. Sie benötigen ein System wie finway, das die XML-Daten visualisiert, validiert und rechtssicher speichert

Was passiert, wenn ich eine XRechnung meiner Lieferanten nicht korrekt verarbeite?

Wenn Sie E-Rechnungen nicht im gesetzlich vorgeschriebenen digitalen Originalformat GoBD-konform aufbewahren, gefährden Sie Ihren Vorsteuerabzug. Das Finanzamt kann den Abzug verweigern, wenn der Belegnachweis nicht den neuen Anforderungen entspricht.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

Sie spart Ressourcen und manuelle Arbeit und ist nicht zuletzt umweltfreundlicher. Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung wird die Buchhaltung effizienter und weniger fehleranfällig.

DISCLAIMER:

Wir haben für diesen Artikel mit großer Sorgfalt recherchiert und alle Informationen nach bestem Wissen und Gewissen niedergeschrieben. Dennoch übernehmen wir für die Richtigkeit und Vollständigkeit der angegebenen Informationen keine Haftung. Wir sind keine Rechtsberatung – diese Informationen ersetzen keine qualifizierte Beratung durch eine:n Steuerberater:in.

Stand: 08.05.2026. Alle Angaben ohne Gewähr.

E-Rechnungspflicht 2027: Die Übergangsfrist für Unternehmen endet