Die Pflicht zur E-Rechnung kommt: Das müssen Sie wissen

Die E-Rechnungspflicht soll die Digitalisierung in Deutschland maßgeblich vorantreiben. Ab 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, erhaltene E-Rechnungen zu verarbeiten. Was bedeutet das für Sie? Wir haben im Folgenden alles Wichtige zusammengetragen, was Sie in Bezug auf die elektronischen Rechnungen wissen müssen – gesetzliche Anforderungen, Vorteile und Tipps zur Umstellung.

TL;DR (too long, didn’t read)

Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wird es ab dem 01. Januar 2025 Pflicht, E-Rechnungen technisch empfangen und verarbeiten zu können.
Für das Ausstellen von E-Rechnungen gilt bislang eine gesetzliche Übergangsfrist bis spätestens 2028.
Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen gilt für alle B2B-Rechnungen, die den Kleinbetrag von 250 Euro überschreiten.
Definition E-Rechnung: Elektronische Rechnungen sind keine PDFs, sondern nach EU-Norm ausgestellte Rechnungen. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
E-Rechnungen ermöglichen eine automatische, elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche und schaffen so mehr Flexibilität in der Buchhaltung sowie schnellere Zahlung und somit verbesserten Cashflow.
Tipp für die Umstellung auf E-Rechnung im Unternehmen: frühzeitig anfangen! Status quo der Prozesse aufstellen und analysieren, klare Kommunikation mit Lieferanten und Kunden und interne Schulung von Mitarbeitenden.

Der Bund beschließt: Elektronische Rechnungen werden 2025 Pflicht

Lange im Voraus wurde über die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht gesprochen. Mit dem Verabschieden des Wachstumschancengesetzes am 22. März 2024 steht nun fest: Am 01. Januar 2025 tritt die neue gesetzliche Regelung des Bundes zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) in Kraft. Die Entscheidung soll die Digitalisierung im Finanzbereich vorantreiben und Prozesse effizienter gestalten – hätten wir uns nicht schöner ausdenken können!

Mit der E-Rechnungspflicht müssen Unternehmen ab dem 01. Januar 2025 technisch in der Lage sein, Rechnungen elektronisch austauschen zu können – und nein, das bedeutet nicht, per E-Mail ein PDF zu verschicken. Zeit zur Beunruhigung besteht dennoch nicht: Für den Versand von elektronischen Rechnungen hat der Bund großzügige Übergangsfristen definiert. Lediglich auf den Empfang und die anschließende Verarbeitung solcher E-Rechnungen müssen Unternehmen also mit dem Jahreswechsel 2024/2025 vorbereitet sein.

Was versteht man unter einer E-Rechnung?

Also, noch einmal von vorne: Was genau ist eine E-Rechnung? Mit dem Beschluss des Bundesfinanzministeriums (BMF) müssen Unternehmen sich das Vokabular für zwei neue Kategorien aneignen. War zuvor Rechnung einfach Rechnung, unabhängig vom Format, gibt es künftig die elektronische Rechnung und sonstige Rechnungen.

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14. Abs. 1 Satz 3 UStG. n. F. eine Rechnung „die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“ Das impliziert, dass das Format eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format der E-Rechnung muss dabei der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (RL 2014/55/EU) und damit der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.

Erfüllt werden die gesetzlichen Formatanforderungen von der XRechnung (Datenformat XML) sowie von der ZUGFeRD-Rechnung (Hybrid aus PDF- und XML-Datei). Aber auch andere Rechnungsformate, die nicht explizit vom BMF erwähnt wurden, können grundsätzlich die Anforderungen erfüllen.

Sonstige Rechnungen sind solche, die weiterhin auf Papier, als PDF oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden.

Was heißt das also konkret?

Eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung gilt ab dem 01. Januar 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.
Auch wenn die Definitionen ab 2025 gelten, greift die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung erst später (dazu mehr unten in den FAQs).
Die Verarbeitung von elektronische Eingangsrechnungen hingegen müssen Unternehmen mit dem Jahreswechsel bereits ermöglichen.
Abstimmung zwischen Rechnungssteller:in und Leistungsempfänger:in: Beide Seiten müssen der Nutzung von E-Rechnung zustimmen. Dies kann schriftlich vereinbart werden oder einfach über die Begleichung der Rechnung geschehen.

Die E-Rechnung ist kein PDF: Was ist der Unterschied?

Eine PDF-Rechnung wird im elektronischen Format ausgestellt und kann dementsprechend auch auf diesem Wege übermittelt und empfangen werden. Rein technisch handelt es sich aber um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine elektronische Verarbeitung im Sinne der E-Rechnung ermöglicht.

Heißt: Für die elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen in der Buchhaltung manuell oder über OCR in die Buchführungssoftware übertragen werden.

Die PDF-Rechnung (ebenso wie die Formate .tif, .jpeg, .docx) bildet keine Grundlage für die elektronische Rechnung im Sinne der neuen EU-Richtlinie.

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Die E-Rechnung ist im Vergleich zum PDF eine nach EU-Norm in strukturiertem Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und eine automatische, elektronische Verarbeitung ohne übliche Medienbrüche ermöglicht. Sie enthält die gleichen Informationen wie eine Rechnung auf Papier oder als PDF, aber in digitalem Format.

Vergleich zwischen einer pdf-rechnung und einer e-rechnung:

Heißt: Die E-Rechnung ist entweder als „reines semantisches Datenformat“ konzipiert (PDF-Datei im Sinne von ZUGFeRD) oder basiert auf einem XML-Format, das primär der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht für eine Sichtprüfung eignet (siehe Visualisierung). Diese strukturierten Daten ermöglichen es, dass Rechnungen automatisch in Buchhaltungssoftwares eingelesen und dort verarbeitet werden können.

Der Bund definiert auf seiner eigens zum Thema E-Rechnung eingerichteten Seite verschiedene Standards und Spezifikationen für die elektronische Rechnungsstellung, u.a. den Standard XRechnung.

Zwei wichtige Formate für die Zukunft: XRechnung + ZUGFeRD

Während das Format XRechnung auf einem XML-Format basiert und die Daten somit nicht für das menschliche Auge lesbar sind sondern nur maschinell ausgelesen werden können, kann man bei der ZUGFeRD-Rechnung auf das angehängte PDF zurückgreifen – das hybride Format liefert nämlich wie gewohnt die visuelle Rechnung als PDF und zusätzlich das XML-Format mit.

Bei finway sind wir bereits dabei, unsere Software auf E-Rechnungen umzustellen, sodass Sie in Zukunft problemlos die eingehenden Rechnungen per Klick visualisieren und auslesen können.

Was muss eine E-Rechnung enthalten?

Grundsätzlich muss eine E-Rechnung die gleichen Daten enthalten, wie eine herkömmliche Rechnung. Das BMF definiert die inhaltlichen Anforderungen zur Erstellung einer E-Rechnung wie folgt:

Eine E-Rechnung hat gemäß § 5 E‑Rechnungsverordnung des Bundes neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

Leitweg-Identifikationsnummer: Die Leitweg-ID wird bei der Auftragserteilung mitgeteilt
Zahlungsbedingungen (Fälligkeitsdatum oder Textbeschreibung der Bedingung)
Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfangenden
E-Mail- bzw. De-Mail-Adresse des Rechnungsstellenden

Pflichtinformationen gem. § 5 E-RechV des Bundes sowie Elemente / BT (Business Term)-Felder, in denen diese in einer XRechnung einzutragen sind:

Leitweg-ID: BT-10
Bankverbindung: bei Überweisung: BG-17 (BT-84 bis 86) ; bei Lastschrift: BG-19 (BT-89 bis 91)
Zahlungsbedingungen: BT-9 oder BT-20
E-Mail oder De-Mail-Adresse: BT-43
Lieferantennummer*: BT-29
Bestellnummer*: BT-13

* Pflichtinformationen, sofern bei Beauftragung übermittelt

Auswirkungen auf die Buchhaltung

Was bedeutet dieser Push in Sachen Digitalisierung für die Buchhaltung?

Nun, wer sich in der Vergangenheit bereits mit der Digitalisierung seiner Finanzprozesse auseinandergesetzt hat, hat jetzt einen angenehmen Vorsprung und kann der Gesetzesänderung gelassen entgegenblicken. Aber auch für alle, die ihre Prozesse noch nicht digitalisiert haben, ist noch Zeit genug. Wir empfehlen dennoch eine zeitnahe Auseinandersetzung mit den kommenden Buchhaltungsprozessen.

Und der Wandel hat natürlich vor allem Vorteile. Die Einführung der E-Rechnung bedeutet eine Vereinfachung und Beschleunigung des Rechnungsprozesses, da manuelle Eingaben von Eingangsrechnungen entfallen – vom mühsamen Einscannen, Auslesen und Abtippen von Papierrechnungen ganz zu schweigen. Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung wird die Buchhaltung also insgesamt effizienter und weniger fehleranfällig. Außerdem ermöglicht die Digitalisierung eine bessere Nachverfolgung von Rechnungen, schnellere Zahlungen und einen guten Überblick über Fälligkeiten und Budgets.

Das finway-Gütesiegel hat die E-Rechnung also schon mal.

Achtung: Mit der Ablöse von Papierrechnungen wird natürlich auch das Archiv digital. Denn Digitales muss grundsätzlich digital archiviert werden. Das Ausdrucken und Ablegen von elektronischen Rechnungen wäre nicht GoBD-konform.

Die Buchhaltung muss also langfristig ein digitales, revisionssicheres Archiv anschaffen und tut zudem gut daran, auch die Papierrechnungen von heute noch zu digitalisieren. Aber bitte nicht einfach einscannen und entsorgen. Digitalisierte (also eingescannte) Papierrechnungen benötigen eine GoBD-Verfahrensdokumentation. Nur, wenn dieser Vorgang korrekt durchgeführt wurde, können die originalen Papierrechnungen vernichtet werden.

Für E-Rechnungen und digitalisierte Papierrechnungen gilt wie bei herkömmlichen Rechnungen eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Übrigens: Auch finway ist derzeit in den letzten Zügen der GoBD-Zertifizierung.

Auswirkungen auf Ihre Buchhaltungssoftware

Jede Buchhaltungssoftware muss ab 2025 die Möglichkeit bieten, E-Rechnungen zu verarbeiten und zu archivieren. Die Software muss in der Lage sein, die strukturierten Daten einer E-Rechnung zu lesen und automatisch in die Buchhaltung zu übertragen. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssoftware kompatibel ist und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Viele Anbieter passen ihre Programme bereits entsprechend an.

Die 3 großen Vorteile der E-Rechnung

Mit E-Rechnungen hat die Buchhaltung mehr Flexibilität. Der administrative Aufwand durch manuelle Erfassung reduziert sich und Rechnungen können schneller verarbeitet werden.
Besserer Cashflow: Zahlungsfristen der E-Rechnung werden meist mit Erhalt der Rechnung wirksam – kommt die Rechnung durch die digitale Übertragung schneller an, kommt auch das Geld schneller.
Sicherheit der E-Rechnung durch digitale Ablage: Wo die Unversehrtheit von Papierrechnungen in Ordnern noch durch Risiken wie Wasserschäden oder UV-Licht bedroht ist, liegen elektronische Rechnungen sicher auf Servern oder der Cloud ab und können so fachgerecht für 10 Jahre aufbewahrt werden.

Hat die E-Rechnung auch Nachteile?

Wie jede Gesetzesänderung, die eine Umstellung etablierter Prozesse erfordert, scheint auch die E-Rechnungspflicht erst einmal (gefühlte) Nachteile mit sich zu bringen, weil sie einen Mehraufwand fordern. Die folgenden Prozesse bilden die Basis für Ihre künftige elektronische Rechnungsverarbeitung und stellt Ihre Buchhaltung für die Zukunft auf:

Rechnungseingang: Der Rechnungsstellende verpflichtet sich, dass die Rechnung unversehrt und lesbar ankommt. Hier benötigt es klare Strukturen, wie man eine Zustellung nachweisen kann.
Rechtliche Vorgaben: Jede E-Rechnung muss die gesetzlichen Anforderungen erfüllen – innerbetrieblich benötigt es also ein Kontrollverfahren, um Korrektheit und Echtheit der Rechnung zu gewährleisten.
Einverständniserklärung: Kunden und Geschäftspartner müssen der Nutzung digitaler Rechnungen zustimmen, etwa durch schriftliche Benachrichtigung oder einfach durch das Bezahlen der E-Rechnungen. In der Übergangsphase, in der E-Rechnungen schon empfangen werden müssen, aber noch nicht flächendeckend verbreitet sind, benötigen Unternehmen eine größer angelegte Abstimmung mit Lieferanten und Co.

Klingt erst einmal viel, ist letztendlich aber alles eine Frage der Gewohnheit. Nach einem anfänglichen Aufwand für die Umstellung überwiegen die Vorteile der E-Rechnung: weniger manueller Aufwand, geringere Fehleranfälligkeit, schnellere Bezahlung und damit mehr Handlungsspielraum und Zeit im Finanzteam für die wirklich wichtigen Fragen.

Tipps für die Umstellung auf E-Rechnung im Unternehmen

Die Pflicht zur E-Rechnung ist ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung in Deutschland. Eine Digitalisierung Ihrer Buchhaltung ist also spätestens jetzt sinnvoll. Je früher Sie damit anfangen, desto besser. Denn dann haben Sie genügend Zeit, Prozesse unterwegs ggf. auszubessern und umzustellen.

Die Implementierung von elektronischen Rechnungen erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und Planung. Hier macht es die vom Bund vereinbarte Übergangsfrist fast komplizierter, denn dadurch wird der Prozess zweistufig:

Sie müssen bis Ende des Jahres sicherstellen, dass Sie eingehende E-Rechnungen in der Buchhaltung verarbeiten können. Bis spätestens 2028 müssen Sie dann auch Ihre Ausgangsrechnungen als E-Rechnung ausstellen.

Dafür benötigen Sie eventuell also zwei verschiedene Softwares.

Ihre To-do-Liste zum Empfang elektronischer Rechnungen

Beginnen Sie mit einer umfassenden Analyse der bestehenden Rechnungsprozesse und zeichnen Ihren Status quo auf.

Wie viele Rechnungen erhalten Sie und in welchem Format – auf Papier oder als PDF?
Gerne schon mitdenken: Wie versenden Sie gerade Rechnungen und wann wollen Sie selbst auf E-Rechnungen umsteigen?
Welche Software und Tools nutzen Sie bereits in der Buchhaltung? Was sehen die jeweiligen Anbieter künftig für die E-Rechnungspflicht für Updates vor?

Die Anpassung interner Prozesse und die Schulung Ihrer Mitarbeitenden gewährleisten einen reibungslosen Übergang zum Erhalt der E-Rechnung: Was müssen sie über das neue Rechnungsformat wissen und welche Verantwortung tragen sie als einzelne Personen?

Auch die frühzeitige und klare Kommunikation mit Lieferanten und Kunden ist wichtig, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Sie müssen außerdem angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um die Vertraulichkeit und Integrität der digitalen Daten zu gewährleisten. Dabei kann Sie schon Ihr Software-Anbieter unterstützen, der idealerweise ein revisionssicheres Archiv anbietet. Eine kontinuierliche Überwachung und Bewertung des Implementierungsprozesses ermöglicht Verbesserungen und maximiert die Vorteile der E-Rechnung.

FAQs zum Thema E-Rechnung

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Nur weil Rechnungen digitalisiert und per E-Mail verschickt werden, erfüllen sie nicht die Standards für die künftige E-Rechnung.

Wer muss E-Rechnungen ausstellen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft lediglich Leistungen zwischen Unternehmen (B2B), bei dem sowohl Rechnungssteller als auch Leistungsempfänger im Inland ansässig sind (Sitz, Geschäftsleitung, Betriebsstätte, aber auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland, gemäß UStG).

Neu: Von der Verpflichtung, E-Rechnungen auszustellen, sind nach der neuen Gesetzgebung auch Vermieter:innen betroffen, die steuerpflichtig an andere Unternehmer:innen vermieten (§ 9 UStG). Bisher konnte etwa der Mietvertrag als Rechnung genutzt werden.

Ausnahmen von der Verpflichtung bilden Kleinbetragsrechnungen von bis zu 250 Euro (§ 33 UStDV) oder Fahrausweise (§ 34 UStDV), die weiterhin als sonstige Rechnungen z.B. in Papierform übermittelt werden können.

Muss ich meine bestehenden Rechnungssysteme umstellen?

Ja, alle Systeme müssen ab 2025 E-Rechnungen verarbeiten können. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssoftware kompatibel ist und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Wann wird die E-Rechnung verpflichtend?

Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ab spätestens 2028 wird die Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend, die Rechnungen über der Kleinbetrag-Grenze ausstellen.

Mit Blick auf den zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwand aufseiten der Unternehmen hat der Gesetzgeber aber eine Übergangsregelung für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.

Bis Ende 2026 … dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiter Papierrechnungen übermittelt werden, genau wie elektronische Rechnungen, die noch nicht dem neuen Format entsprechen.

Bis Ende 2027 … dürfen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden, genau wie elektronische Rechnungen, die noch nicht dem neuen Format entsprechen. Achtung: Voraussetzung für diese Regelung ist, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz 2026) von maximal 800.000 Euro hat. Unternehmen, deren Umsatz diese Grenze überschreitet, können weiterhin den elektronischen Datenaustausch (EDI-Verfahren) nutzen, auch wenn das Format der elektronischen Rechnung noch nicht der europäischen Norm (94/820/EG) entspricht.

Ab 2028 … sind dann alle Anforderungen an die E-Rechnung zwingend einzuhalten.

Wie erhalte ich eine E-Rechnung?

E-Rechnungen können wie gewohnt per E-Mail bei Ihnen ankommen oder vom Leistungserbringer direkt in verschiedenen Portalen hochgeladen werden. Auf welchem Wege Sie elektronische Rechnungen erhalten, hängt also von Ihren internen Prozessen ab.

Unabhängig davon, auf welchem Wege E-Rechnungen zu Ihnen kommen, müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

Sie spart Ressourcen und manuelle Arbeit und ist nicht zuletzt umweltfreundlicher. Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung wird die Buchhaltung effizienter und weniger fehleranfällig.

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Stand: 25.04.2024. Alle Angaben ohne Gewähr.

Alles Wichtige zur E-Rechnung: Die elektronische Rechnung wird ab 2025 Pflicht