Schluss mit manueller Spesenabrechnung: Automatisieren Sie Ihr Spesenmanagement einfach von der Einreichung von Belegen, über die Berechnung von Kilometerpauschalen und Verpflegungsmehraufwand bis hin zu Erstattung und Übergabe in die Buchhaltung.
Einfache Verwaltung Ihrer Reisekosten: Mit automatischen Berechnungen von Verpflegungsmehraufwand und Kilometerpauschalen, regelbasierten Workflows zur Freigabe und Übermittlung an DATEV erledigen Sie Ihre Reisekostenabrechnung im Handumdrehen.
Sämtliche Auslagen von Mitarbeiter:innen, egal ob auf Geschäftsreise oder nicht, können Sie direkt im Tool auf das hinterlegte Bankkonto rückerstatten. Belege und Quittungen können bequem via App hochgeladen werden.
Einfach Bewirtung als Antrag auswählen, angeben, wer bei dem Geschäftsessen mit dabei war und zwischen einzelnen Artikeln (Speisen, Getränken, etc.) differenzieren. So können alle Mitarbeiter:innen Bewirtungsbelege direkt in finway verarbeiten.
Je nach Unternehmensgröße sowie Reisetätigkeit der Mitarbeiter:innen und ohne klare Prozesse oder die richtigen Tools kann das Spesenmanagement in Unternehmen komplex und zeitaufwändig werden. Fehlende Freigaben oder Spesenrichtlinien erschweren die spätere Spesenrückerstattung und können zu Frust bei den reisenden Mitarbeiter:innen, aber auch der Finanzabteilung führen. Dabei können Sie Ihr Spesenmanagement mit dem passenden Tool automatisieren oder so die Abrechnung von Spesen vereinfachen. Dadurch ergeben sich unter anderem die folgenden Vorteile für das Unternehmen:
Gerade bei viel reisenden Mitarbeiter:innen können analoge Spesenabrechnungen Frust und Ärger hervorrufen, wenn die Abrechnung zu kompliziert wird, Belege in Mappen gesammelt werden müssen und die Rückerstattung zu lange auf sich warten lässt. Mit finway können Belege schnell und einfach hochgeladen werden, nötige Freigaben transparent eingeholt und die gesamte Spesenabrechnung digital und ohne großen Aufwand erledigt werden. Das freut nicht nur Finanzteams, sondern die ganze Belegschaft.
Was sind Spesen?
Unter Spesen versteht man grundsätzlich Ausgaben oder Verpflegungskosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise anfallen und Mitarbeiter:innen in der Regel im Nachgang im Rahmen einer Spesenabrechnung oder Reisekostenabrechnung zurückerstattet werden.
Was ist Spesenmanagement?
Unter Spesenmanagement kann der komplette Prozess von der Einreichung und Erfassung von Belegen und Quittungen über die Freigabe und Prüfung bis hin zur Spesenrückerstattung verstanden werden.
Wer muss Spesen bezahlen?
Wenn Mitarbeiter:innen beruflich reisen, so werden anfallende Ausgaben oft vom Arbeitgeber zurückerstattet. Arbeitnehmer:innen haben keinen Anspruch auf einen Ausgleich des Verpflegungsmehraufwands, auch wenn dieser in der Regel vom Arbeitgeber in Höhe der gesetzlichen Pauschalen gezahlt wird. Fahrtkosten für geschäftliche Reisen wiederum müssen in der Regel gem. § 670 BGB erstattet werden.
Wichtig für die Spesenrückerstattung ist die korrekte Einreichung durch die Mitarbeiter:innen – hierbei unterstützen Softwares wie finway. Wenn keine Spesenabrechnung eingereicht wird, muss der Arbeitgeber Spesen ebenfalls nicht zurückerstatten. Zu beachten sind außerdem potenzielle Reise- oder Spesenrichtlinien im Unternehmen oder ggf. auch individuelle Genehmigungen vor Geschäftsreisen.
Wie werden Spesensätze festgesetzt?
Spesen wie Kilometerpauschale oder Verpflegungsmehraufwand sind gesetzlich geregelt und können von Kalenderjahr zu Kalenderjahr variieren. In finway werden die richtigen Sätze automatisch hinterlegt.
Können mit finway auch Auslagen zurückerstattet werden, die nicht im Rahmen einer Geschäftsreise entstehen?
In finway können auch anderweitige Auslagen in Form von Auslagenerstattungen an Mitarbeiter:innen zurückgezahlt werden, z.B. wenn diese den Einkauf für eine Firmenevent vorstrecken. Mitarbeiter:innen können die Rückerstattung einfach in finway beantragen und Belege via App oder online hochladen.
„Unsere gesamte OPOS-Liste ist in den Einführungsmonaten Februar & März um 75% kleiner geworden. Besonders bei den Kreditkarten ist mit der Einführung von Finway eine gute Struktur entstanden. Im Monat März fehlten nur noch zwei Belege. Die Mitarbeiter haben ein neues & besseres Verständnis von Kosten und Budgets entwickelt. Monetär rechnet sich Finway somit nach einem halben Jahr. Viel eingesparter Stress kommt noch gratis dazu.“
„Wir fühlen uns bei finway rundherum gut betreut. Der Support ist stark und schnell für Rückfragen verfügbar und auch über Updates im Tool werden wir regelmäßig informiert. Dadurch wissen wir zu jeder Zeit, welche Funktionen neu verfügbar sind und können finway so vollumfänglich nutzen. Besonders die Export-Funktion ist bei mehreren 100 Belegen im Monat eine Erleichterung, sowohl für uns als auch für das Steuerbüro.“
„Bei bex technologies decken wir etwa 90-95 Prozent der Ausgaben über finway-Karten ab. Auch die Abwicklung von Reisekosten über das Tool bietet für unsere Mitarbeitenden einen riesigen Mehrwert, da sie ihre Auslagen und Spesen jetzt innerhalb weniger Tage erstattet bekommen. Früher war es viel Aufwand, das Geld zu erstatten, meist am Ende des Monats.“
„Dank finway ist unsere Buchhaltung wieder up-to-date. Früher haben wir nach jedem Monat über 100 Rechnungen gesucht, jetzt läuft alles wie von selbst.“
„Ich bin absolut begeistert von dem Programm. Finway ist ein Ausgabemanagement-Tool, das alles wahnsinnig leicht macht und dabei super dynamisch und flexibel ist. Alle Ausgaben werden an einem Ort verwaltet, was hilft, die Übersicht nicht zu verlieren. Zudem ist ein echt gutes Reporting dort angeschlossen. Finway kann ich nur jedem empfehlen, der Probleme oder Kopfschmerzen mit dem Rechnungs- und Ausgabenmanagement hat.“
„Der Prozess für die Rechnungsfreigaben ist mit finway total einfach geworden. Wir sind begeistert, wie gut das funktioniert und wie man einstellen kann, wer wann was freigeben kann. Freigaben sind schneller und v.a. auch fehlerfrei geworden. Freigaben werden auch nicht mehr an falsche Personen gegeben. Während wir also vorher eine Woche für eine Rechnungsfreigabe gebraucht haben, geht es jetzt innerhalb einer Stunde und bezahlt ist die Rechnung auch spätestens nach zwei Tagen.“
„Mit finway erzielen wir nicht nur Prozessbeschleunigungen, sondern auch Einsparungen von mind. 10 %. Vor der Einführung von finway waren die Bestellprozesse weniger transparent. Wenn ein Mitarbeiter einen Kaufantrag im Tool stellt, hinterfragt dieser dann auch direkt selbst die Wertigkeit und den Nutzen der Bestellung.“
„Die neue Kartenfunktion nutzen wir sehr häufig. Wir können Ausgaben besser steuern und online leicht mit Karte bezahlen. Wir behalten zentral immer die Hoheit über Budgets und können einfach regulieren. Mitarbeiter laden dann die Rechnungen einfach hoch und wir können es schnell und direkt an den Steuerberater weitergeben.“
„finway ist ein hochkarätiges FinTech-Startup aus München, das eine bahnbrechende SaaS-Lösung anbietet, mit der kleine und mittlere Unternehmen Zeit und Geld sparen können, indem sie den gesamten internen Finanzprozess von der Kaufanfrage bis zur Zahlung in einem Tool automatisieren.“
„Als digitale Kanzlei empfehlen wir unseren Mandanten gerne eine Software wie finway, um so administrativen Aufwand auf Seiten unserer Mandanten und für uns in der Buchhaltung zu reduzieren. Mit finway werden Daten und Belege ohne Medienbrüche vorbereitet und gesammelt. Dadurch erhält sowohl das Unternehmen als auch der Steuerberater den Überblick über sämtliche Ausgaben.“
„Ein effizientes Ausgabenmanagement ist essentiell für jedes Unternehmen und sein Wachstum. Mit finway können z.B. Startups das einfach, schnell und frühzeitig umsetzen. So legen die Unternehmen die Basis für ihre Skalierung und vermeiden spätere Umstellungskosten und Aufwand.“
„Das Finway-Team hat durch die Integration der wichtigsten Einkaufskontrollen und KPIs großartige Arbeit geleistet! Diese Plattform ist effizient und bringt die richtigen Einkaufs- und Budgetprozesse in KMUs!“
„Die Finanzfunktion kann von der Technologie von finway erheblich profitieren. Sie erhöht die Datenqualität, liefert Echtzeit Einblicke in die Ausgaben des Unternehmens und verhindert häufige Buchhaltungsfehler wie verlorene Rechnungen oder doppelte Zahlungen.“
„Mit finway können klein- und mittelständische Unternehmen die Buchhaltung optimal und gründlich vorbereiten. Dank der Vorkontierung für Kostenstellen und Sachkonten und dem bereits durchgeführten Abgleich zwischen Banktransaktionen und Belegen reduziert sich der Aufwand von Seiten des Steuerberaters erheblich. So werden Fehler vermieden und die Buchhaltung läuft effizienter.“
Unsere Expert:innen führen Sie in 30-45 Minuten unverbindlich durch das Tool und arbeiten gemeinsam mit Ihnen Potenziale für Ihr Unternehmen heraus.
