Kilometerpauschale Reisekosten

Kilometerpauschale 2022/2023: Endlich durchblicken!

Diesen Artikel beginnen wir umgehend mit einem überraschenden Fakt:

Schon gewusst? Der exakte Begriff “Kilometerpauschale” ist Gebrauchssprache und findet sich in keinem deutschen Gesetzestext! Aber, warum könnte das für Sie wichtig sein?
Es zwei unterschiedliche Anwendungsfälle der “Kilometerpauschale”, die sich inhaltlich und (steuer-)rechtlich stark unterscheiden, und die leider nur allzu oft durcheinander gebracht werden. Daher klären wir auf!

Kilometerpauschale: Entfernungspauschale für den Arbeitsweg oder Fahrtkostenpauschale auf Geschäftsreisen?

Wenn Sie gerade recherchieren, welche Pauschalen aktuell gelten oder was Sie steuerlich beachten müssen, passen Sie auf, dass Sie wirklich beim gesuchten Thema landen. Denn leider wird der Begriff auch im Internet mal so, mal so verwendet:

Erstens, Anwendungsfall Reisekosten: Die sog. “Wegstreckenentschädigung”, die auf Dienstreisen bzw. betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeiten zum Einsatz kommt und somit zu den Reisekosten gehört und im Bundesreisekostengesetz (BRKG) in §5 beschrieben wird. In diesem Zusammenhang wird der Begriff “Kilometerpauschale” am häufigsten genannt und bezieht sich auf Fahrtkosten während einer beruflichen Reise.

Im Jahr 2022 gelten in der Regel diese Sätze – genauer gehen wir aber in diesem und den folgenden Kapiteln darauf ein.

FahrzeugPauschale 2022
Auto0,30 Euro/Kilomenter
Motorrad0,20 Euro/Kilometer

Zweitens, Anwendungsfall Arbeitsweg: Die im Einkommensteuergesetz (EStG) als “Entfernungspauschale” beschriebene, aber gemeinhin auch “Pendlerpauschale” genannte steuerlich absetzbare Geldleistung, die für den (einfachen) kürzesten Weg von der eigenen Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte (=Arbeitsweg) berechnet wird.

Aktuell gelten diese Sätze für das Kilometergeld für den Arbeitsweg, unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel. Eine Liste der wichtigsten Punkte, die im Zusammenhang mit der Pendlerpauschale bedacht werden müssen finden Sie in diesem Kapitel.

Für die ersten 20. Kilometer des einfachen Arbeitsweges0,30 Euro
Ab dem 21. Kilometer0,38 Euro

Der Fokus dieses Artikels liegt auf der ersten Variante, also der Kilometerpauschale bei Reisekosten. Aber auch die Entfernungspauschale erklären wir Ihnen ausführlich in einem eigenen Kapitel. Außerdem zeigen wir Ihnen anhand von Beispielen, wie diese Pauschbeträge in Ihrer beruflichen Tätigkeit zum Einsatz kommen können und wie sich die (steuerliche) Abrechnung jeweils gestaltet.

Einen sehr wichtigen Punkt, der zu Beginn dieses Artikels nicht fehlen darf ist dieser:

Wann immer es um Fahrtkosten, egal welcher Art, geht, sollten Arbeitnehmer:innen unbedingt mit ihrem Arbeitgeber vorab klären, ob, auf welche Art und Weise und in welcher Höhe diese erstattet, beglichen oder bezuschusst werden – und nur in Absprache dementsprechend handeln. Es gibt für Arbeitgeber keine gesetzliche Verpflichtung, Kosten zu übernehmen! Die meisten Unternehmen haben hierfür allerdings ein Regelwerk (z.B. eine Reisekostenrichtlinie).

Was ist die Kilometerpauschale bei der Wegstreckenentschädigung?

Auf Geschäftsreisen fallen Arbeitnehmer:innen in der Regel Fahrtkosten an, die zu den absetzbaren Reisekosten zählen. Pauschbeträge für Fahrtkosten kommen aber ausschließlich dann zur Geltung, wenn der oder die Reisende für Strecken ein privates Fahrzeug (z.B. das eigene Auto) nutzt. Für alle anderen Verkehrsmittel, die Dienstreisende nutzen, z.B. Zugfahrten, Flüge oder bei Nutzung des ÖPNV werden die Originalbelege für die Abrechnung benötigt – es werden also keine Pauschalen berechnet!

Welche Gesetze gibt es für die Kilometerpauschale?

Für Dienstreisen wird oft auf das Bundesreisekostengesetz (BRKG) verwiesen, bei dem man zunächst meinen könnte, dass es für alle Bundesbürger:innen gilt – doch auch das ist nicht korrekt. Denn in §1, in welchem der Geltungsbereich beschrieben wird, wird dies festgehalten:

(1) Dieses Gesetz regelt Art und Umfang der Reisekostenvergütung der Beamtinnen, Beamten, Richterinnen und Richter des Bundes sowie der Soldatinnen und Soldaten und der in den Bundesdienst abgeordneten Beamtinnen, Beamten, Richterinnen und Richter.

Für Unternehmen und ihre Angestellten sowie Selbstständige greift das Einkommensteuergesetz (EstG), welches regelt, inwiefern betriebliche Ausgaben, zu denen Reisekosten zählen, vom Gewinn oder dem zu versteuernden Einkommen abgesetzt werden können. Das Einkommensteuergesetz beruft sich hierbei in Bezug auf die anzusetzenden Pauschbeträge jedoch auf das Bundesreisekostengesetz.

Und auch hier kann man zunächst ins Stutzen geraten, denn oft liest man, dass für Fahrten mit dem PKW pauschal 0,30€ berechnet werden können, für Fahrten mit dem Motorrad hingegen nur 0,20€. Ein genauerer Blick auf das BRKG beweist jedoch, dass das nicht ganz korrekt ist oder zumindest nicht in diesem Wortlaut festgehalten wurde.

§5 Wegstreckenentschädigung

(1) Für Fahrten mit anderen als den in § 4 genannten Beförderungsmitteln wird eine Wegstreckenentschädigung gewährt. Sie beträgt bei Benutzung eines Kraftfahrzeuges oder eines anderen motorbetriebenen Fahrzeuges 20 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke. (…)

(2) Besteht an der Benutzung eines Kraftwagens ein erhebliches dienstliches Interesse, beträgt die Wegstreckenentschädigung 30 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke. (…)

Hier kommt aber spannendes Beamtendeutsch ins Spiel! Was bitte ist denn ein “erhebliches, dienstliches Interesse”, bei welchem dann die dann sog. “große Wegstreckenentschädigung” von 30 Cent gilt? Laut allgemeiner Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostengesetz ist das z.B. der Fall, wenn die Reise nicht mit anderen Verkehrsmitteln durchgeführt werden kann, wenn schweres dienstliches Gepäck mitgenommen werden muss oder die Benutzung eines Kraftwagens es ermöglicht, mehrere dienstliche Geschäfte an einem Tag wahrzunehmen.

Außerdem interessant: Der offizielle Gesetzestext spricht bei der “großen Wegstreckenentschädigung” nur von Kraftwagen (Quelle), wohingegen einem Informationsschreiben des Bundesverwaltungsamt zu entnehmen ist, dass jeder Typ Kfz genehmigt sein kann, wenn eine Dienstreise sonst nicht durchgeführt werden kann (Quelle). Ganz schön verwirrend!

Was heißt das also für Unternehmen, Angestellte oder Selbstständige?

Unternehmen orientieren sich in der Regel an den vorgeschlagenen Kilometerpauschalen und zerpflücken meist keine Paragraphen, so wie wir es gerade hier getan haben. So ist es die Regel, dass 0,30€/km für PKW und 0,20€/km für Motorräder angesetzt werden – ohne weiter auf das “erhebliche dienstliche Interesse” zu schauen, sondern es im Fall einer PKW-Nutzung vereinfachend pauschal anzunehmen. Eine rechtlich bindende Grundlage dafür gibt es für Unternehmen allerdings nicht. Zur Wiederholung: Unternehmen sind nicht verpflichtet, Fahrtkosten überhaupt zu erstatten!

Doch warum sollten sie das nicht tun? Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Unternehmen können Kilometerpauschalen über ihre Betriebsausgaben steuerfrei vom Gewinn absetzen (als Werbungskosten), zugleich tut dieses Entgegenkommen dem Verhältnis zu den Angestellten gut, wenn diese schon bereit sind, private Fahrzeuge für berufliche Fahrten zu nutzen. Wer seinen Mitarbeitenden sogar höhere Pauschalbeträge auszahlen möchte, z.B. wegen gestiegener Benzinpreise, kann dies gerne tun. Als Betriebsausgabe kann aber nur der Betrag abgerechnet werden, der mit den Pauschalen als Grundlage berechnet wurde.

Vorsicht: Kilometerpauschalen/Wegstreckenentschädigung zählen zwar zu den Betriebsausgaben, sie fließen aber nicht in die Berechnung für den Vorsteuerabzug mit ein!

Nur für den Fall, dass der Arbeitgeber tatsächlich keine Fahrtkosten für Reisen erstattet, haben Angestellte auch die Möglichkeit, die angefallenen Kosten über ihre eigene Einkommensteuererklärung vom zu versteuernden Einkommen abzusetzen. Diese können als Werbungskosten geltend gemacht werden – und auch hier werden die Pauschbeträge des BRKG angewendet.

Selbstständige rechnen ihre Reisefahrtkosten ebenfalls als Betriebsausgaben ab.

Gilt die Kilometerpauschale 2022 auch für Mietwagen oder Firmenwagen?

Die Kilometerpauschale kommt nur bei privaten Kfz zum Tragen. Wenn Arbeitnehmende also selbst einen Wagen privat anmieten und auch bezahlen sollten, darf die Pauschale angewendet werden, aber es lohnt sich doch genau nachzurechnen, ob sich das auszahlt. Wird ein Mietwagen vom Arbeitgeber gestellt und bezahlt, darf natürlich nicht zusätzlich eine Pauschale angesetzt werden!

Firmenwagen zahlt üblicherweise der Arbeitgeber komplett und händigt Mitarbeitenden dafür z.B. eine Tank-Karte aus. Hier kann also keine Kilometerpauschale abgerechnet werden. Es kann aber sein, dass ein Fahrtenbuch geführt werden muss oder dass der Arbeitgeber darauf besteht, dass der Wagen ausschließlich dienstlich genutzt wird – für die private Fahrt ins Restaurant am Abend also z.B. auf öffentliche Verkehrsmittel zurückgegriffen wird. Andernfalls würde hier die Rechnerei losgehen und Schlagworte wie “geldwerter Vorteil” und “1%-Regel” kämen ins Spiel. Diese werden vor allem dann angewendet, wenn Mitarbeiter:innen dauerhaft einen Firmenwagen überlassen bekommen, bei welchem die private Nutzung gestattet ist – aber das ist ein anderes Thema und würde hier den Rahmen sprengen! Beachten Sie:

Privat mit dem Dienstwagen gefahrene, aber bei der Abrechnung unterschlagene Kilometer sind im Grunde als Steuerhinterziehung anzusehen – denn wenn diese über die Betriebsausgaben vom Gewinn des Unternehmens abgesetzt werden, passiert genau das.

Wie wird die Kilometerpauschale bzw. Wegstreckenentschädigung auf Dienstreisen berechnet?

Auf Dienstreisen können Arbeitnehmer:innen dienstlich gefahrene Kilometer berechnen. Maßgebend hierfür sind die Start- und Zieladressen und in der Regel die kürzestmögliche Strecke, die zwischen den jeweiligen Orten liegt. Zur Information vorab: Bei der Entfernungspauschale (siehe weiter unten) sieht es etwas anders aus! Mit dieser Pauschale sind dann alle Kosten (Benzin, TÜV, Versicherung etc.) abgegolten.

Beispiel für eine Dienstreise: 

  • Ihre Fahrt beginnt an Ihrem Wohnsitz in Stuttgart, der erste Zielort Ihrer Reise ist ein Hotel in Hannover (ca. 520 km)
  • Vom Hotel aus fahren Sie am nächsten Tag aufs Messegelände in Hannover, am Abend geht es wieder zurück ins Hotel (hin und zurück je ca. 10 km)
  • Am nächsten Morgen fahren Sie auf direktem Weg vom Hotel wieder zurück an ihren Heimatort. (ca. 520 km)
  • Zur Dienstreise zählt hier jede dieser Teilstrecken (also Hin- und Rückfahrt), insgesamt fahren Sie also 1060 Kilometer.

Liegen der Berechnung 0,30 Euro als Kilometerpauschale zugrunde, ergeben sich somit:

0,30 Euro x 1060 Kilometer = 318 Euro

Bei einer Pauschale von nur 0,20€ ergeben sich entsprechend:

0,20 Euro x 1060 Kilometer = 212 Euro

Muss ich für die Kilometerpauschale die zurückgelegten Strecken nachweisen?

Generell gesagt: Ja. Sowohl Arbeitgeber als auch Finanzamt haben grundsätzlich ein Recht darauf, hier nachzuhaken und sich Belege/sonstige Nachweise (z.B. Fahrtenbuch) für Fahrten aushändigen zu lassen, wenn diese über die Kilometerpauschale/Wegstreckenentschädigung erstattet werden sollen.

Viele Firmen haben in Ihrem Unternehmen eine Software für das Reisekostenmanagement (wie z.B. finway) im Einsatz, bei denen Fahrtkosten automatisch anhand der kürzesten Wegstrecke pauschal berechnet werden. Hier müssen Reisende also keinen zusätzlichen Nachweis erbringen. Ein Sonderfall kann sein, dass Sie größere Umwege fahren müssen (aufgrund von z.B. Stau). Hier kann die errechnete Wegstrecke manuell angepasst werden. Alternativ zu einer Software nutzen (leider) viele Betriebe immer noch ein umständliches Fahrtenbuch, in dem jede Strecke manuell und anhand von Kilometerständen dokumentiert werden muss, um dienstlich gefahrene Kilometer nachzuweisen.

Kilometerpauschale über die Einkommensteuererklärung absetzen

Für den Fall, dass der Arbeitgeber keine Fahrtkosten erstattet, können Kilometerpauschalen bzw. die Wegstreckenentschädigung über Anlage N der Einkommensteuererklärung von der Steuer abgezogen werden. Hierfür gibt es genau eine Zeile, in welcher Sie die Summe aller auf Dienstreisen(!) gefahrenen Streckenkilometer eintragen. In jedem Fall sollten Sie Ihrer Steuererklärung dann eine Auflistung aller Dienstreisen beilegen, aus der sich Ihre errechnete Summe logisch ergibt. (z.B. in einer Excel-Tabelle).

Hat sich die Kilometerpauschale 2022 im Vergleich zu 2021 oder 2020 geändert?

Die für die Wegstreckenentschädigung angesetzten Pauschalen von 20 Cent/km bzw. 30 Cent/km galten auch bereits in den Jahren 2020 und 2021.  Eine Anhebung aufgrund der stark gestiegenen Spritpreise für das Jahr 2023 ist wahrscheinlich, aber derzeit noch nicht im BRKG geregelt.

Gibt es Alternativen zur Kilometerpauschale 2022?

Ja, eine gibt es, doch erfordert sie mehr Aufwand und sollte daher nur wohl bedacht herangezogen werden, wenn klar wird, dass sich ihr Einsatz mehr lohnt, als es die Kilometerpauschale tut: der individuelle Kilometersatz.

Statt der Pauschalbeträge von 20 bzw. 30 Cent kann auch der sogenannte Kilometersatz angewendet werden. Die Berechnung ist jedoch aufwändig. Hierfür berechnet man die Gesamtkosten, die das Fahrzeug seinen Besitzer im Jahr kostet (Abschreibung, Spritkosten, Versicherungen, Parkgebühren, Instandhaltung u.a.). Darüber hinaus werden die gesamten gefahrenen Kilometer eines (Kalender-)Jahres und davon die dienstlich gefahrenen Kilometer zur Berechnung herangezogen. Außerdem müssen hierfür wirklich alle Nachweise erbracht werden, die den höheren individuellen Kilometersatz rechtfertigen!

Beispiel für eine Dienstreise: 

  • Die Gesamtkosten des Jahres 2021 eines PKW ergeben bei der Berechnung 12.000€
  • Die Besitzerin Frau Pollak ist insgesamt 30.000 Kilometer gefahren, davon 15.000 dienstlich (egal ob für den Weg zur Arbeit oder für Reisen, hier zählt jeder berufliche Kilometer mit ein)
  • Der individuelle Kilometersatz ist in diesem Fall 12.000€/30.000€ = 0,40€
  • Für eine Reise von 600 Kilometer kann Frau Pollak also 0,40€ x 600km = 240,00€ berechnen anstelle von nur 180,00€, die es bei der Kilometerpauschale gegeben hätte

Doch lohnt sich der individuelle Kilometersatz für Frau Pollak wirklich – vor allem hinsichtlich des Aufwands, diesen zu berechnen? Sollte die Reise im Beispiel eine von nur wenigen im Jahr sein und der Rest der dienstlich gefahrenen Kilometer auf den Weg zur Arbeit entfallen, ist der Kilometersatz vermutlich die Mühe nicht wert. Denn für den Weg zur Arbeit darf wirklich nur die Entfernungspauschale (siehe nächstes Kapitel) abgesetzt werden.

Der individuelle Kilometersatz gilt nur für Reisen bzw. betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeiten!

Kilometerpauschale 2023 – Höher oder gleichbleibend?

[Update] Überall steigen die Preise – so natürlich auch bei den Fahrtkosten. Mit der derzeit noch geltenden Fahrtkostenentschädigung auf Geschäftsreisen können Berufstätige die entstehenden Kosten vermutlich nicht mehr decken. Im öffentlichen Dienst hat es daher bereits in manchen Bundesländern Anhebungen der Pauschbeträge fürs Kilometergeld auf Dienstreisen gegeben. In Schleswig-Holstein ist dies bereits im März 22 passiert, in Niedersachsen gilt eine neue Regelung seit Oktober 2022.

Diese Anpassungen für Beamte können ein Indikator dafür sein, dass auch für Arbeitnehmer:innen und Selbstständige im privaten Sektor eine Anhebung der Kilometerpauschale für geschäftliche Reisen passieren könnte. Zum Zeitpunkt dieses Updates (1. Dezember 2022) hatte das Bundesfinanzministerium aber noch keine Informationen hierzu veröffentlicht.

Zum Vergleich: Was ist die Entfernungspauschale oder Pendlerpauschale?

“Entfernungspauschale” ist zunächst wirklich ein offizieller, im Gesetzestext verankerter Begriff, welcher umgangssprachlich auch als “Pendlerpauschale” bekannt ist. Sie unterscheidet sich grundlegend von der zuvor beschriebenen Wegstreckenentschädigung (oder auch “Kilometerpauschale”). Von daher bitte: Fortan keine Verwechslung mehr!

Die wichtigsten Fakten kurz und knapp:

  • Bei der Entfernungspauschale handelt es sich NICHT um Reisekosten!
  • Die Entfernungspauschale wird für den Arbeitsweg vom Wohnsitz des:der Angestellten hin zur ersten Arbeitsstätte angewendet und wird immer nur für die einfache kürzeste Wegstrecke berechnet.
  • Einfache Wegstrecke meint: Es werden NICHT Hin- und Rückweg berechnet. Hier liegt einer der größten Unterschiede zur Wegstreckenentschädigung auf Dienstreisen!
  • Für die ersten 20 Kilometer liegt sie bei 30 Cent, ab dem 21. Kilometer erhöht sich die Pauschale.
  • Zunächst befristet auf die Jahre 2022-2026 beträgt diese erhöhte Pauschale 38 Cent.
  • Im Jahr 2021 lag die erhöhte Entfernungspauschale bei 35 Cent, 2020 gab es noch gar keine Erhöhung.
  • Außerdem wichtig: Die Pendlerpauschale gilt für ALLE Verkehrsmittel, z.B. auch das Fahrrad oder der ÖPVN!
  • Die Entfernungspauschale oder Pendlerpauschale ist ein Entlastungsangebot des Staates für Arbeitnehmer:innen. Der Arbeitgeber hat mit dieser nichts zu tun.
  • Arbeitnehmer:innen können die Pauschale über Ihre Einkommensteuererklärung abrechnen.
  • Für die Entfernungspauschale gibt es einen Höchstbetrag von 4.500€, der vom steuerpflichtigem Einkommen abgesetzt werden kann, werden Verkehrsmittel außer dem eigenen Auto genutzt. Mit einem Kraftwagen kann dieser Betrag überschritten werden, es sind aber Nachweise notwendig.
  • Zahlt der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss (z.B. Jobticket, vergleichbare Pauschale), muss dies dem Finanzamt mitgeteilt werden und es können nur die eventuellen Mehrkosten bei der Entfernungspauschale angegeben werden.
  • Entfernungspauschale und Kilometerpauschale können unabhängig voneinander beide in der Steuererklärung als Werbungskosten berücksichtigt werden. Anlange N enthält dafür separate Felder.

Beispielrechnung für die Entfernungspauschale im Jahr 2021

Zwischen Wohnsitz und erster Arbeitsstätte einer Angestellten aus Bayern liegen 26 Kilometer, welche diese mit ihrem Privat-PKW zurücklegt. 2021 waren von 365 Tagen 253 davon Arbeitstage. Die Angestellte hat ihren Jahresurlaub in Höhe von 28 Tagen voll genommen, zudem war sie an 9 Tagen krankheitsbedingt nicht im Büro. Darüber hinaus verbrachte sie aufgrund von Pandemie-Maßnahmen insgesamt 115 Tage im Homeoffice. Es verbleiben also 101 Tage, an denen sie mit dem Auto zur Arbeit gefahren ist.

  • Für die ersten 20 Streckenkilometer werden 30 Cent berechnet, also 6,00€
  • Für Kilometer 21-26 je 35 Cent, also 2,10€
  • Für die Entfernungspauschale ergeben sich also (6,00€+2,10€) x 101 Tage = 818,10€

Und 2022?

Das Jahr 2022 ist noch im Gange, doch angenommen auch hier würden 101 Tage zustande kommen – dann läge der Betrag für die Entfernungspauschale bei 836,28€, da für Kilometer 21-26 nun 0,38€ berechnet werden können.

Reisekosten modern abrechnen: Kilometerpauschale automatisch, digital und schnell ermitteln

Kilometerpauschale abrechnen mit finway

Für die Abrechnung der Kilometerpauschale interessiert natürlich in allererster Linie, wie groß die Strecken waren, die dienstlich zurückgelegt worden sind und welches Fahrzeug hierbei zum Einsatz kam. Denn, wir erinnern uns: Auch wenn es Ausnahmen gibt, gelten für gewöhnlich diese Kilometerpauschalsätze:

0,30 Euro pro Kilometer für Fahrten mit dem PKW

0,20 Euro pro Kilometer für Fahrten mit einem Motorrad oder vergleichbarem motorisierten Zweirad

Jede (Teil-)Strecke einer Reise in ein Fahrtenbuch einzutragen und hierbei Kilometerstände zu notieren, den Taschenrechner zu zücken und manuell auszurechnen, wie viel Pauschale einem nun zusteht war lange Jahre die einzige Methode um den korrekten erstattungsfähigen Betrag für die Fahrtkosten zu ermitteln. Glücklicherweise muss das heute nicht mehr so sein!

Mit einer smarten Software für die digitale Reisekostenabrechnung, wie z.B. finway, werden die lästigsten Schritte aus der Hand genommen – nämlich das Berechnen der zurückgelegten Strecke und der sich daraus ergebenden Beträge. Reisende Angestellte tragen in ihrer Reisekostenabrechnung für die Fahrtkosten nur noch Start- und Ziel-Adressen + ggf. Zwischenstops ein. Aus diesen ermittelt die Software anhand hinterlegter Straßenkarten die korrekten Entfernungen und gibt umgehend den Gesamtbetrag aus. Vielleicht noch wissenswert: Muss mal ein größerer Umweg gefahren werden und die berechnete Strecke ist kürzer als die tatsächlich gefahrene, kann das manuell problemlos angepasst werden. So viel Flexibilität darf trotz all der Automatisierung noch sein!

Spesenabrechnung im Handumdrehen erledigt

Nicht nur bei den Fahrtkosten ist eine Software für das Reisekosten- und Ausgabenmanagement ein enormer Beschleuniger für alle damit anfallenden Prozesse. Denn zu den Reisekosten gehören ja außerdem

finway ermöglicht es, alle Belege (z.B Hotelrechnungen, Park-Quittungen) sowie andere Pauschalsätze digital einzureichen und alle Kosten einer Reise gebündelt und ohne Papierchaos an die Buchhaltung zu übergeben. So können alle Belege mit dem Handy abfotografiert werden, sind über die iPhone- oder Android-App von finway umgehend im Tool und werden dort mit smarter OCR-Technologie ausgelesen, ohne das irgendetwas händisch abgetippt werden muss. finway hat außerdem eine ungemein praktische Kartenlösung ins Tool integriert: Unternehmen können ihren Mitarbeitenden im Handumdrehen praktische physische oder virtuelle Firmenkarten für Reisen, aber auch für andere Ausgaben ausstellen. Für jede mit einer solchen Karte getätigten Ausgabe erstellt die Software umgehend einen Antrag, zu dem dann der dazugehörige Beleg  (z.B. Bewirtungsbeleg eines Restaurants) hochgeladen wird – ebenfalls via Abfotografieren mit dem Handy.

Von automatisierten, digitalen Ausgaben-Prozessen profitieren alle: Für Reisende ist die Abrechnung viel schneller und angenehmer abgehakt, und die Finanzabteilung freut sich über ordentliche, fehlerfreie Unterlagen, die bereits vollumfänglich digitalisiert vorliegen.

 

DISclaimer

Dieser Artikel wurde mit großer Sorgfalt und nach ausführlicher Recherche geschrieben, jedoch stellt er keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar sondern dient lediglich der Information. Wir übernehmen keine Haftung. Für eine sichere Beratung sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung oder ihrem:r Anwält:in.

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