Kilometerpauschale 2026: Endlich durchblicken!

Was ist die Kilometerpauschale?

Erster Anwendungsfall: Fahrtkosten auf Geschäftsreisen

Im Beamtendeutsch spricht man auch von der  “Wegstreckenentschädigung”.  Sie kommt auf Geschäftsreisen bzw. „betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ zum Einsatz und gehört somit, z.B. neben Aufwendungen für die Verpflegung,  zu den Reisekosten. Daher ist sie im Bundesreisekostengesetz (BRKG) in §5 gesetzlich verankert.

Im Jahr 2025 gelten in der Regel diese Sätze – genauer gehen wir aber in diesem und den folgenden Kapiteln darauf ein.

Zweiter Anwendungsfall: Fahrtkostenpauschale für den Weg zur Arbeit

Der gesetzlich offizielle Begriff hierfür ist die „Entfernungspauschale“.  Sie gilt nur für den einfachen Weg von der eigenen Wohnung zum Arbeitsplatz (oder „ersten Tätigkeitsstätte“ lt Gesetztestext). Die Pauschbeträge sind hier andere als auf Geschäftsreisen!

Aktuell gelten für Pendler diese Sätze für das Kilometergeld für den Arbeitsweg, unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel. Eine Liste der wichtigsten Punkte, die im Zusammenhang mit der Pendlerpauschale bedacht werden müssen und Berechnungsbeispiele finden Sie in diesem Kapitel.

Wir erklären nun zunächst ausführlich die Kilometerpauschale bei Reisekosten. Aber auch die Entfernungspauschale erklären wir Ihnen in einem eigenen Kapitel. Außerdem zeigen wir Ihnen anhand von Beispielen, wie diese Pauschbeträge in Ihrer beruflichen Tätigkeit zum Einsatz kommen können und wie sich die (steuerliche) Abrechnung jeweils gestaltet.

Einen sehr wichtigen Punkt, der zu Beginn dieses Artikels nicht fehlen darf ist dieser:

Hier kommt aber spannendes Beamtendeutsch ins Spiel! Was bitte ist denn ein “erhebliches, dienstliches Interesse”, bei welchem dann die dann sog. “große Wegstreckenentschädigung” von 30 Cent gilt? Das ist z.B. der Fall, wenn die Reise nicht mit anderen Verkehrsmitteln durchgeführt werden kann, wenn schweres dienstliches Gepäck mitgenommen werden muss oder die Benutzung eines Kraftwagens es ermöglicht, mehrere dienstliche Geschäfte an einem Tag wahrzunehmen.

Außerdem interessant: Der offizielle Gesetzestext spricht bei der “großen Wegstreckenentschädigung” nur von Kraftwagen (Quelle), wohingegen einem Informationsschreiben des Bundesverwaltungsamt zu entnehmen ist, dass jeder Typ Kfz genehmigt sein kann, wenn eine Dienstreise sonst nicht durchgeführt werden kann (Quelle).

Ganz schön verwirrend! Was bedeutet das nun für den privaten Sektor?

Kilometerpauschale 2026 für Unternehmen, Angestellte oder Selbstständige

Unternehmen orientieren sich in der Regel an den vorgeschlagenen Kilometerpauschalen. So ist es die Regel, dass 0,30€/km für PKW und 0,20€/km für Motorräder angesetzt werden – ohne weiter auf das “erhebliche dienstliche Interesse” zu schauen, sondern es im Fall einer PKW-Nutzung vereinfachend pauschal anzunehmen. Eine rechtlich bindende Grundlage dafür gibt es für Unternehmen allerdings nicht. Zur Wiederholung: Unternehmen sind nicht verpflichtet, Fahrtkosten überhaupt zu erstatten!

Doch warum sollten sie das nicht tun? Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Unternehmen können Kilometerpauschalen über ihre Betriebsausgaben steuerfrei vom Gewinn absetzen (als Werbungskosten), zugleich tut dieses Entgegenkommen dem Verhältnis zu den Angestellten gut, wenn diese schon bereit sind, private Fahrzeuge für berufliche Fahrten zu nutzen.

Wer seinen Mitarbeitenden sogar höhere Pauschalbeträge auszahlen möchte, z.B. wegen gestiegener Benzinpreise, kann dies gerne tun. Als Betriebsausgabe kann aber nur der Betrag abgerechnet werden, der mit den Pauschalen als Grundlage berechnet wurde.

Keine Erstattung durch den Arbeitgeber?

Nur für den Fall, dass der Arbeitgeber tatsächlich keine Fahrtkosten für Reisen erstattet, haben Angestellte auch die Möglichkeit, die angefallenen Kosten über ihre eigene Einkommensteuererklärung vom zu versteuernden Einkommen abzusetzen. Diese können als Werbungskosten (Anlage N) geltend gemacht werden – und auch hier werden die Pauschbeträge des BRKG angewendet.

Selbstständige rechnen ihre Reisefahrtkosten ebenfalls als Betriebsausgaben ab.

Gilt die Kilometerpauschale auch für Mietwagen oder Firmenwagen?

Die Kilometerpauschale kommt nur bei privaten Kfz zum Tragen. Wenn Arbeitnehmende also selbst einen Wagen privat anmieten und auch bezahlen sollten, darf die Pauschale angewendet werden, aber es lohnt sich doch genau nachzurechnen, ob sich das auszahlt. Wird ein Mietwagen vom Arbeitgeber gestellt und bezahlt, darf natürlich nicht zusätzlich eine Pauschale angesetzt werden!

Firmenwagen zahlt üblicherweise der Arbeitgeber komplett und händigt Mitarbeitenden dafür z.B. eine Tank-Karte aus. Hier kann also keine Kilometerpauschale abgerechnet werden. Es kann aber sein, dass ein Fahrtenbuch geführt werden muss oder dass der Arbeitgeber darauf besteht, dass der Wagen ausschließlich dienstlich genutzt wird – für die private Fahrt ins Restaurant am Abend also z.B. auf öffentliche Verkehrsmittel zurückgegriffen wird. Andernfalls würde hier die Rechnerei losgehen und Schlagworte wie “geldwerter Vorteil” und “1%-Regel” kämen ins Spiel. Diese werden vor allem dann angewendet, wenn Mitarbeiter:innen dauerhaft einen Firmenwagen überlassen bekommen, bei welchem die private Nutzung gestattet ist – aber das ist ein anderes Thema und würde hier den Rahmen sprengen! Beachten Sie:

Privat mit dem Dienstwagen gefahrene, aber bei der Abrechnung unterschlagene Kilometer sind im Grunde als Steuerhinterziehung anzusehen – denn wenn diese über die Betriebsausgaben vom Gewinn des Unternehmens abgesetzt werden, passiert genau das.

Wie wird die Kilometerpauschale (oder Wegstreckenentschädigung) berechnet?

Auf Dienst- oder Geschäftsreisen können Arbeitnehmer:innen die mit dem privante PKW gefahrenen Kilometer berechnen. Maßgebend hierfür sind die Start- und Zieladressen und in der Regel die kürzestmögliche Strecke, die zwischen den jeweiligen Orten liegt. Mit dieser Pauschale sind dann alle Kosten (Benzin, TÜV, Versicherung etc.) abgegolten.

Beispiel für den Nachweis tatsächlicher Kosten (Dienstreise 2026):

Anstatt der gesetzlichen Pauschale können Sie auch die tatsächlichen Kilometerkosten Ihres PKW ansetzen. Das lohnt sich oft, wenn Ihr Fahrzeug in der Unterhaltung teurer ist als der Durchschnitt.

Rechnung für Frau Pollak (Beispieljahr 2026):

Gesamtkosten des PKW pro Jahr: 15.600 € (inkl. Abschreibung, Versicherung, Sprit, Reparaturen)
Gesamtfahrleistung: 30.000 km
Individueller Kilometersatz: 15.600 € / 30.000 km = 0,52 € / km
Für eine Dienstreise (nicht den Arbeitsweg!) über 600 Kilometer kann Frau Pollak somit 312,00 € (600 km x 0,52 €) als Betriebsausgabe oder Werbungskosten geltend machen – anstatt der Standard-Pauschale von nur 180,00 € (600 km x 0,30 €).

Hinweis: Für den täglichen Weg zur Arbeit bleibt es jedoch zwingend bei der Entfernungspauschale von 0,38 € pro Kilometer.

Gibt es Alternativen zur Kilometerpauschale?

Ja, eine gibt es, doch erfordert sie mehr Aufwand und sollte daher nur wohlbedacht herangezogen werden, wenn klar wird, dass sich ihr Einsatz mehr lohnt, als es die Kilometerpauschale tut: der individuelle Kilometersatz.

Statt der Pauschalbeträge von 20 bzw. 30 Cent kann auch der sogenannte Kilometersatz angewendet werden. Die Berechnung ist jedoch aufwändig. Hierfür berechnet man die Gesamtkosten, die das Fahrzeug seinen Besitzer im Jahr kostet (Abschreibung, Spritkosten, Versicherungen, Parkgebühren, Instandhaltung u.a.). Darüber hinaus werden die gesamten gefahrenen Kilometer eines (Kalender-)Jahres und davon die dienstlich gefahrenen Kilometer zur Berechnung herangezogen. Außerdem müssen hierfür wirklich alle Nachweise erbracht werden, die den höheren individuellen Kilometersatz rechtfertigen!

Lohnt sich der Aufwand für den individuellen Kilometersatz?
Der Aufwand für die Berechnung des individuellen Satzes ist hoch: Sie müssen alle Belege (Versicherung, Werkstatt, Tankquittungen, Abschreibung) eines Kalenderjahres akribisch sammeln.

Da für den täglichen Weg zur Arbeit (Pendeln) ohnehin zwingend die Entfernungspauschale von 0,38 € angesetzt werden muss, lohnt sich die Einzelabrechnung meist nur unter zwei Bedingungen:

Sie fahren ein überdurchschnittlich teures Fahrzeug (hoher Wertverlust/Wartung).
Sie absolvieren einen sehr hohen Anteil an echten Dienstreisen (Kundenbesuche, Messen), bei denen Sie den individuellen Satz anstelle der 0,30 €-Pauschale nutzen dürfen.
Für Gelegenheits-Dienstreisende ist die Standard-Pauschale 2026 in der Regel der effizientere Weg.

Kilometerpauschale 2026: Beständigkeit bei Dienstreisen

Auch im Jahr 2026 bleiben die Pauschbeträge für geschäftlich veranlasste Reisen (Kilometerpauschale) stabil. Trotz regelmäßiger politischer Debatten über eine Anpassung an die gestiegenen Mobilitätskosten gilt weiterhin: Für Fahrten mit dem eigenen Pkw können 0,30 € und für Motorräder/Roller 0,20 € pro gefahrenem Kilometer steuerfrei erstattet werden.

Pendlerpauschale 2026: Erhöhte Pauschale ab dem 1. Kilometer

Die bisherige Staffelung der Pendlerpauschale gehört der Vergangenheit an. Seit dem 1. Januar 2026 profitieren Arbeitnehmer bereits ab dem ersten Kilometer von der erhöhten Pauschale in Höhe von 0,38 €. Damit wurde die ursprünglich für Ende 2026 geplante Absenkung nicht nur verhindert, sondern die Pendlerpauschale für kurze Wege sogar deutlich angehoben.

Zum Vergleich: Was ist die Entfernungspauschale oder Pendlerpauschale?

“Entfernungspauschale” ist zunächst wirklich ein offizieller, im Gesetzestext verankerter Begriff, welcher umgangssprachlich auch als “Pendlerpauschale” bekannt ist. Sie unterscheidet sich grundlegend von der zuvor beschriebenen Wegstreckenentschädigung (oder auch “Kilometerpauschale”). Von daher bitte: Fortan keine Verwechslung mehr!

Lohnsteuererklärung 2026: Beispiel-Rechnung (Entfernungspauschale)
1. Ermittlung der Arbeitstage (Baden-Württemberg 2026):

Zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte einer Angestellten aus Baden-Württemberg liegen auf kürzester Strecke 26,7 Kilometer Entfernung, welche diese mit ihrem Privat-PKW zurücklegt.

Kalendertage 2026: 365
Wochenendtage (Sa/So): 104
Gesetzliche Feiertage (unter der Woche): 9
Theoretische Arbeitstage: 252 Tage

2. Abzug der Abwesenheiten:

Jahresurlaub: 28 Tage
Krankheitstage: 9 Tage
Homeoffice-Tage: 48 Tage (Hinweis: Diese können separat über die Homeoffice-Pauschale von 6,00 €/Tag geltend gemacht werden).
Verbleibende Pendeltage: 167 Tage

3. Berechnung der Entfernungspauschale (Rechtsstand 2026):

Entfernung: 26,7 km (wird vom Finanzamt auf 26 volle Kilometer abgerundet).
Pauschalsatz 2026: 0,38 € pro Entfernungskilometer (keine Unterscheidung mehr zwischen den ersten 20 km und weiteren Kilometern).

Die Rechnung:

26 km x 0,38 € = 9,88 € pro Pendeltag
9,88 € x 167 Pendeltage = 1.649,96 €

Reisekosten modern abrechnen: Kilometerpauschale automatisch, digital und schnell ermitteln