Der Bewirtungsbeleg: die 7 wichtigsten Fragen & Antworten

Erst die Pflicht und dann das Vergnügen? Wer mit seinen Angestellten oder Geschäftspartner:innen essen geht, kann dieses Sprichwort gepflegt umdrehen. Denn wie in Deutschland so oft üblich, lauert schon die Bürokratie. Daran ist natürlich erst einmal nichts verkehrt – wenn sie in diesem Falle nicht mit einer gewissen Zettelwirtschaft in Form eines Bewirtungsbelegs verbunden wäre. Genau bei dem sollten Sie sich aber auskennen, denn nicht selten nehmen Finanzämter im Rahmen der Betriebsprüfung solche Ausgaben besonders unter die Lupe.

2. Was sind keine Bewirtungskosten?

Sie empfangen Kund:innen zu Besprechungen in den eigenen Büroräumen und stellen Kaffee, Kekse und sonstige Häppchen sowie Getränke zur Verfügung? Diese Ausgaben fallen steuerlich gesehen nicht unter Bewirtungskosten, sondern sind als Geste guter Gastgeberschaft zu verbuchen.

3. Was ist bei Bewirtungsrechnung und Bewirtungsbeleg zu beachten?

Eigenbeleg und Zeitnähe

Sollten Sie den Bewirtungsbeleg doch einmal vergessen haben, können Sie einen digitalen Eigenbeleg erstellen, der in der Buchhaltung mit der vorliegenden Bewirtungsrechnung verknüpft wird. Beachten Sie jedoch, dass ein Eigenbeleg die fehlende TSE-Signatur der Originalrechnung nicht ersetzen kann – ohne diese bleibt der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Laut Bundesfinanzhof (BFH) muss die Aufzeichnung des Bewirtungsvorgangs zeitnah erfolgen. Um die GoBD-Konformität zu wahren, sollten die Angaben (Anlass und Teilnehmer) unmittelbar nach der Bewirtung, spätestens jedoch bei Einreichung in der Buchhaltung, digital erfasst werden. Bei Bewirtungen im Ausland gelten grundsätzlich dieselben Anforderungen wie im Inland. Kann glaubhaft dargelegt werden, dass lokale Gepflogenheiten (z. B. fehlende maschinelle Belege in bestimmten Ländern) die Einhaltung deutscher Standards unmöglich machen, bleibt die Anerkennung im Einzelfall möglich.

Wer unterschreibt den Bewirtungsbeleg?

Den Bewirtungsbeleg unterschreiben immer Sie als Gastgeber:in des Geschäftsessens. Im Rahmen der digitalen Buchhaltung mit finway kann dies auch durch eine digitale Bestätigung im Workflow erfolgen. Damit bestätigen Sie die Richtigkeit aller Angaben. Übersteigt der Rechnungsbetrag 250 Euro, ist es zwingend erforderlich, dass Ihre Firmendaten bereits vom Gastronomiebetrieb maschinell auf die Rechnung aufgedruckt wurden. Nachträgliche handschriftliche Ergänzungen der Empfängerdaten durch Sie selbst führen zur Ablehnung des Vorsteuerabzugs durch das Finanzamt.

Wie lange muss ich den Bewirtungsbeleg aufheben?

Der Beleg sollte umgehend digitalisiert werden (z. B. über die finway App), da Thermopapier schnell ausbleicht und die Lesbarkeit für Betriebsprüfungen nicht dauerhaft garantiert ist.

Wichtige Gesetzesänderung: Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) wurde die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zum 01.01.2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Dennoch empfiehlt sich die digitale Archivierung über den gesamten Zeitraum, um eine revisionssichere Dokumentation gegenüber dem Finanzamt sicherzustellen.

4. Bewirtungsbeleg ausfüllen: Welche Angaben müssen enthalten sein, damit der Betriebsausgabenabzug klappt?

Nun zu den harten Fakten: Ein Bewirtungsbeleg muss vollständig und korrekt ausgefüllt sein, um den Betriebsausgabenabzug zu sichern. Dabei wird strikt zwischen sogenannten Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und Rechnungsbeträgen über 250 Euro unterschieden.
Bitte beachten Sie, dass die Finanzverwaltung bei Beträgen über 250 Euro keine handschriftlichen Ergänzungen der Empfängerdaten durch den Gastgebenden mehr akzeptiert. Diese müssen zwingend maschinell vom Gastronomiebetrieb aufgedruckt sein, um den Vorsteuerabzug (19 %) nicht zu gefährden.

*Diese Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg gelten selbst für Personen, denen sonst per Gesetz zum Schutz von Berufsgeheimnissen das Auskunftsverweigerungsrecht zusteht – etwa bei Journalist:innen (Pressegeheimnis) oder Jurist:innen (anwaltliche Schweigepflicht). Bei größeren Gruppen ist es ausreichend, diese näher zu bezeichnen und die Personenanzahl anzugeben, statt diese namentlich einzeln aufzulisten.

5. Kann ich das Trinkgeld von der Steuer absetzen?

Ja, das Trinkgeld zählt als Nebenleistung zur Bewirtung zu den geschäftlichen Bewirtungskosten und kann zu 70 % als Betriebsausgabe geltend gemacht werden (ein Vorsteuerabzug ist auf Trinkgelder jedoch nicht möglich). Idealerweise lassen Sie das Trinkgeld direkt beim Bezahlvorgang über das Kassensystem erfassen, sodass es auf dem maschinellen TSE-Beleg ausgewiesen wird. Ist dies technisch nicht möglich, sollte der Betrag handschriftlich auf der Rechnung vermerkt und vom Servicepersonal quittiert werden.
Sollte das Personal die Quittierung im Einzelfall ablehnen, können Sie als Gastgeber:in einen Eigenbeleg erstellen. Achten Sie dabei darauf, dass dieser für eine GoBD-konforme Buchhaltung zwingend einen eindeutigen Bezug zur maschinellen Restaurantrechnung (z. B. Angabe der Rechnungsnummer) enthalten muss. Da die Finanzbehörden 2026 verstärkt auf die Unveränderbarkeit digitaler Belege achten, sollte dieser Eigenbeleg zeitnah zusammen mit der Originalrechnung digitalisiert und revisionssicher archiviert werden.

6. Bei welchen Anlässen wird der Bewirtungsbeleg ausgestellt?

Grundsätzlich können Sie alle betrieblich veranlassten Bewirtungen steuerlich geltend machen. In der Buchhaltung müssen Sie dabei strikt zwischen der Bewirtung von externen Geschäftspartner:innen und der Bewirtung von Mitarbeitenden unterscheiden.

Bewirtung von Mitarbeitenden (100 % Abzug): Verpflegen Sie ausschließlich eigene Angestellte aus konkretem betrieblichem Anlass (z. B. ein Arbeitsessen bei Projektbesprechungen), sind diese Kosten zu 100 % als Betriebsausgabe absetzbar. Eine Beschränkung auf „zwei Mal pro Jahr“ gibt es hierbei nicht; diese gilt nur für gesellschaftliche Betriebsveranstaltungen (wie Weihnachtsfeiern) bis zu einem Freibetrag von 110 Euro pro Person.

Bewirtung von Externen (70 % Abzug): Bei der Kundenbewirtung sind 70 % der Kosten absetzbar. Eingeladen werden können neben Kund:innen auch Begleitpersonen wie Berater:innen oder Mitarbeitende des anderen Unternehmens. Eigene Angehörige müssen Sie jedoch privat einladen, es sei denn, diese sind im Unternehmen angestellt oder Mitinhaber:innen.

Anlass und Reisekosten – Das müssen Sie wissen:

Präzision beim Anlass: Pauschale Begriffe wie „Geschäftsessen“ reichen 2026 nicht mehr aus. Geben Sie die konkrete Thematik an (z. B. „Projektplanung Produktlaunch 2026“).
Vorsicht bei Geburtstagen: Rein private Feiern sind nicht absetzbar. Aber: Findet eine Feier (z. B. zum Dienstjubiläum) in einem fast ausschließlich beruflichen Rahmen statt, kann sie laut aktueller BFH-Rechtsprechung dennoch als Betriebsausgabe anerkannt werden. Hier ist die Abgrenzung im Einzelfall entscheidend.
Geschäftsreisen: Wenn Sie auf Reisen Geschäftspartner:innen einladen, mindert dies Ihren eigenen Verpflegungsmehraufwand. Für ein Mittag- oder Abendessen werden Ihnen pauschal 11,20 € (40 % der 28-Euro-Pauschale) von Ihren Spesen abgezogen.

7. Wie sind Bewirtungskosten zu buchen?

Im Folgenden beschreiben wir, wie Bewirtungskosten für Geschäftspartner:innen (nach dem Prinzip 70/30) korrekt gebucht werden:

• 70 Prozent des Nettoaufwands sind als abzugsfähige Betriebsausgaben gewinnmindernd zu buchen.
• 30 Prozent des Nettoaufwands werden als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben verbucht.
• Das Trinkgeld wird ebenfalls im Verhältnis 70/30 gebucht (beachten Sie: hier fällt keine Vorsteuer an!).
• Voller Vorsteuerabzug: Ist das Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, kann die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer zu 100 Prozent als Vorsteuer geltend gemacht werden – unabhängig von der 70/30-Aufteilung des Nettobetrags.

Konkret heißt das (Beispiel 2026): Nehmen wir eine Rechnung über 400 Euro Netto (bestehend aus Speisen und Getränken):

Netto-Aufteilung:

• 280 Euro (70 %) werden als abzugsfähige Betriebsausgaben gebucht.
• 120 Euro (30 %) werden auf das Konto „Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben“ gebucht.

Umsatzsteuer (Beispiel-Split):

Angenommen, auf der Rechnung sind durch das Splitting (7 % auf Speisen, 19 % auf Getränke) insgesamt 54 Euro Umsatzsteuer ausgewiesen. Diese 54 Euro können Sie zu 100 % als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen.

Trinkgeld (z. B. 30 Euro):

• 21 Euro (70 %) sind abzugsfähig.
• 9 Euro (30 %) sind nicht abzugsfähig.
• Hinweis: Es wird keine Vorsteuer gezogen.

Spickzettel für Kundenbewirtung im Rahmen eines geschäftlichen Anlasses:

• Bewirtung (Netto): 70 % abzugsfähig / 30 % nicht abzugsfähig.
• Umsatzsteuer: 100 % erstattungsfähige Vorsteuer (egal ob 7 % oder 19 %).
• Trinkgeld: 70 % abzugsfähig / 30 % nicht abzugsfähig (keine Vorsteuer).