Bewirtungsbeleg

Der Bewirtungsbeleg: die 7 wichtigsten Fragen & Antworten

Erst die Pflicht und dann das Vergnügen? Wer mit seinen Angestellten oder Geschäftspartner:innen essen geht, kann dieses Sprichwort gepflegt umdrehen. Denn wie in Deutschland so oft üblich, lauert schon die Bürokratie. Daran ist natürlich erst einmal nichts verkehrt – wenn sie in diesem Falle nicht mit einer gewissen Zettelwirtschaft in Form eines Bewirtungsbelegs verbunden wäre. Genau bei dem sollten Sie sich aber auskennen, denn nicht selten nehmen Finanzämter im Rahmen der Betriebsprüfung solche Ausgaben besonders unter die Lupe.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Das Wichtigste in Kürze:

  • Der Bewirtungsbeleg ist eine Ergänzung zur Bewirtungsrechnung, der erforderlich wird, sobald man eine Verköstigung steuerlich geltend machen möchte.
  • Das Finanzamt benötigt dazu bestimmte Angaben wie Leistungsdatum, Anlass sowie Namen und Firma der Beteiligten, damit Bewirtungskosten wie ein Geschäftsessen für den Betriebsausgabenabzug zugelassen werden.
  • Für Rechnungen über 250 Euro gelten zusätzliche Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg, deren Einhaltung der:die Gastgebende (= der die Rechnung zahlt) gewährleisten muss.
  • Findet die Bewirtung ausschließlich für Mitarbeitende statt, sind 100 Prozent rückerstattungsfähig. Bei Einladung Externer gilt bei der Buchung der Bewirtungskosten 70/30: 70 Prozent sind erstattungsfähig, 30 Prozent hingegen nicht. Die Umsatzsteuer wiederum kann zu 100 Prozent geltend gemacht werden.
  • Hier können Sie eine Vorlage des Bewirtungsbelegs downloaden:
Bewirtungsbeleg Beispiel

1. Was sind Bewirtungskosten und Bewirtungsbeleg?

Sie gehen mit Ihren Geschäftspartner:innen in ein Restaurant. Ist dieses Essen automatisch eine Betriebsausgabe? Man kann sagen: Sobald Sie einen guten Grund für dieses gastronomische Treffen aufs Papier bringen können, ja. Denn dieser spielt auf dem Bewirtungsbeleg durchaus eine Rolle (dazu später mehr).

Bewirtungskosten sind im Allgemeinen Ausgaben, die für die Bewirtung von Geschäftspartner:innen und/oder Kolleg:innen anfallen. Gemäß § 4 Abs. 5 des Einkommensteuergesetzes (EStG) fallen Aufwendungen für die Bewirtung von externen Geschäftspartner:innen sowie für die Mitarbeitendenbewirtung unter die Betriebsausgaben, die den Gewinn eines Unternehmens mindern. Daher können diese Ausgaben unter bestimmten Voraussetzungen vom Unternehmen steuerlich geltend gemacht werden. Dazu zählen ausschließlich Ausgaben, die außerhalb der eigenen Büroräume getätigt werden.

Während die Kosten der Bewirtung der eigenen Angestellten in voller Höhe steuerlich geltend gemacht werden können, sind Ausgaben für Geschäftsessen mit Externen laut § 4 Abs. 5.2 EStG nur im Rahmen von 70 Prozent der Bewirtungskosten abzusetzen, unter der Annahme, dass:

  • die Bewirtung einem geschäftlichen Zweck dient
  • die Höhe der Bewirtungskosten angemessen ist (je nach Alter des Unternehmens werden hier zwischen 100 und 200 Euro pro Person angesetzt)
  • die Bewirtungskosten nachgewiesen werden können

Für diesen Nachweis wird dann der Bewirtungsbeleg fällig. Dieser muss für eine ordnungsgemäße Buchhaltung bestimmte Angaben über die entsprechende Bewirtung enthalten. Der Beleg muss schriftlich ausgefüllt und zusammen mit der Rechnung des Restaurants beim Finanzamt eingereicht werden. Oftmals kann der:die Gastwirt:in den Bewirtungsbeleg einfach unterhalb oder auf der Rückseite der Rechnung ausdrucken.

2. Was sind keine Bewirtungskosten?

Sie empfangen Kund:innen zu Besprechungen in den eigenen Büroräumen und stellen Kaffee, Kekse und sonstige Häppchen sowie Getränke zur Verfügung? Diese Ausgaben fallen steuerlich gesehen nicht unter Bewirtungskosten, sondern sind als Geste guter Gastgeberschaft zu verbuchen.

3. Was ist bei Bewirtungsrechnung und Bewirtungsbeleg zu beachten?

Bewirtungsrechnung vs. Bewirtungsbeleg

Die Bewirtungsrechnung ist die übliche Quittung, die jede:r von uns von privaten Restaurantbesuchen kennt. Auf ihr stehen u.a. die einzelnen Positionen der Bewirtung, Netto- und Bruttobetrag sowie die Mehrwertsteuer und eine fortlaufende Rechnungsnummer (bei elektronischen Rechnungen). Für das Finanzamt reichen diese Angaben jedoch nicht. Daher sollten Sie bei Geschäftsessen immer nach einem Bewirtungsbeleg fragen.

Sollten Sie den Bewirtungsbeleg doch einmal vergessen haben, können Sie einen (digitalen) Eigenbeleg erstellen, der dann in der Buchhaltung mit der vorliegenden Bewirtungsrechnung abgeglichen werden kann. Eine Vorlage dazu finden Sie am Ende des Beitrags zum Download.

Laut Bundesfinanzhof (BFH) muss der Bewirtungsvorgang zeitnah aufgezeichnet werden. Alle erforderlichen Angaben sollten bis zum Ende des jeweiligen Geschäftsjahres gemacht werden – je schneller die Buchhaltung solche Bewirtungen also korrekt verbuchen kann, desto besser. Bei Bewirtungen im Ausland gelten prinzipiell dieselben Rechnungsanforderungen wie für deutsche Belege. Kann ein Unternehmen gegenüber dem Finanzamt jedoch glaubhaft darlegen, warum die Anforderungen ggf. nicht erfüllt werden können, muss das Finanzamt die Rechnung trotzdem anerkennen.

Wer unterschreibt den Bewirtungsbeleg?

Den Bewirtungsbeleg unterschreiben immer Sie als Gastgeber:in des Geschäftsessens. Damit bestätigen Sie die Richtigkeit aller angegebenen Daten, die ggf. vom Restaurant oder Gastwirt:in eingetragen wurden. Insbesondere, wenn Ihr Unternehmen die Bewirtung anschließend bei der Vorsteuer geltend machen möchte, ist es verpflichtend, die Daten zum Rechnungsempfangenden von dem oder der Gastwirt:in eintragen zu lassen und anschließend per Signatur zu bestätigen.

Wie lange muss ich den Bewirtungsbeleg aufheben?

Der im Restaurant von Ihnen als Gastgeber:in unterschriebene Beleg sollte umgehend digitalisiert werden (über die finway App z.B. können Sie Belege einfach abfotografieren und hochladen), besonders, wenn Sie auf der Rückseite der Rechnung unterschreiben. In der Gastronomie wird für Quittung und Co. oft Thermopapier verwendet, das nach einiger Zeit ausbleicht – Sie sind aber gesetzlich zu einer ordnungsgemäßen Aufbewahrung von 10 Jahren verpflichtet. Hier empfiehlt sich also eine digitale Ablage.

4. Bewirtungsbeleg ausfüllen: Welche Angaben müssen enthalten sein, damit der Betriebsausgabenabzug klappt?

Nun zu den Hard Facts: Den Bewirtungsbeleg müssen Sie vollständig und korrekt ausfüllen, er muss die nachfolgend aufgelisteten Angaben enthalten. Dabei müssen Sie unterscheiden zwischen sogenannten Kleinbetragsrechnungen und Bewirtungen mit Rechnungsbeträgen über 250 Euro.

Welche Angaben gehören auf den Bewirtungsbeleg bei Rechnungen bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnung)?Welche zusätzlichen Angaben müssen Bewirtungsbelege bei Bewirtungskosten über 250 Euro enthalten?
Ort der Bewirtung, d.h. Name des RestaurantsOrt der Bewirtung, d.h. Name des Restaurants
Rechnungsdatum bzw. Leistungsdatum (i.d.R. der Tag der Bewirtung)Rechnungsdatum bzw. Leistungsdatum (i.d.R. der Tag der Bewirtung)
Unterschrift des:der GastgebendenUnterschrift des:der Gastgebenden
Zusätzlich dazu ist der:die Gastgebende zu folgenden Angaben auf dem Bewirtungsbeleg verpflichtet:Zusätzlich dazu ist der:die Gastgebende zu folgenden Angaben auf dem Bewirtungsbeleg verpflichtet:
Anlass der BewirtungAnlass der Bewirtung
Name und Firma der bewirteten Person(en), d.h. der Gäste*Name und Firma der bewirteten Person(en), d.h. der Gäste*
Bewirtungskosten (Nettobetrag, USt. und Bruttobetrag gemäß beigefügter Rechnung)Bewirtungskosten (Nettobetrag, USt. und Bruttobetrag gemäß beigefügter Rechnung)
falls zutreffend: Trinkgeldfalls zutreffend: Trinkgeld
Anschrift des Restaurants
Steuernummer des Restaurants
Name und Anschrift des:der Rechnungsempfänger:in, d.h. des:der Einladenden (sollte durch Gastwirt:in ausgefüllt werden!)
Rechnungsnummer
Angaben über die verzehrten Speisen und Getränke
Preise der einzelnen Gerichte und Getränke

*Diese Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg gelten selbst für Personen, denen sonst per Gesetz zum Schutz von Berufsgeheimnissen das Auskunftsverweigerungsrecht zusteht – etwa bei Journalist:innen (Pressegeheimnis) oder Jurist:innen (anwaltliche Schweigepflicht). Bei größeren Gruppen ist es ausreichend, diese näher zu bezeichnen und die Personenanzahl anzugeben, statt diese namentlich einzeln aufzulisten.

Bei Rechnungsbeträgen bis zu 250 Euro spricht man von einer sogenannten Kleinbetragsrechnung. Auf dem dazugehörigen Bewirtungsbeleg müssen Details zum:zur Rechnungsempfänger:in, Name und Anschrift des Restaurants sowie Steuernummer oder USt-IdNr. nicht aufgeführt werden.

Für eine ordnungsgemäße Buchhaltung und einheitliche Rechnungsstellung empfiehlt es sich aber, auch bei Rechnungen unter 250 Euro alle Angaben auf dem Bewirtungsbeleg vollständig aufzuführen. Dafür können Sie einfach einen Blick auf die Bewirtungsrechnung werfen, die Informationen wie Adresse und USt-Identifikationsnummer bereits aufführen.

Achtung: Vor allem bei den Angaben zum:zur Gastgebenden verlangen die Finanzbehörden, dass diese durch das Restaurant bzw. Gastwirt:in und nicht durch das einladende Unternehmen auf dem Bewirtungsbeleg ausgefüllt werden. Andernfalls kann das Finanzamt den Beleg für den Vorsteuerabzug nicht anerkennen. Sind Sie als Unternehmen nicht vorsteuerabzugsberechtigt oder beabsichtigen nicht, den Umsatzsteuer-Betrag des Geschäftsessens geltend zu machen, können Sie als Gastgebende:r die Daten auch selbst ausfüllen.

5. Kann ich das Trinkgeld von der Steuer absetzen?

Ja, auch das Trinkgeld einer Bewirtung zählt zu den geschäftlichen Bewirtungskosten und kann daher steuerlich geltend gemacht werden. Da das Trinkgeld aber meist nicht auf der Rechnung ausgewiesen wird, muss es handschriftlich auf der Rechnung vermerkt, vom Restaurant abgezeichnet und natürlich gesondert auf dem Bewirtungsbeleg aufgeführt werden.

Sollten sich die angestellten Bedienungen im seltenen Fall scheuen, den Erhalt des Trinkgeldes zu quittieren (etwa aus Sorge, dieses dann in ihrer Steuererklärung angeben zu müssen), können Sie als Gastgeber:in für das nicht ausgewiesene Trinkgeld einen Eigenbeleg einreichen. Voraussetzung für den Eigenbeleg ist, dass die Ausgaben tatsächlich entstanden und durch das Unternehmen veranlasst sind. Die Veranlassung lässt sich einfach durch die Bewirtungsrechnung nachweisen – bei der Angabe, ob die Kosten des Trinkgeldes tatsächlich entstanden sind, ist die Ehrlichkeit des Gastgebenden gefragt.

6. Bei welchen Anlässen wird der Bewirtungsbeleg ausgestellt?

Grundsätzlich können Sie betrieblich veranlasste Bewirtungen wie oben beschrieben steuerlich geltend machen – dementsprechend werden für Geschäftsessen und Co. Bewirtungsbelege ausgestellt. Sie müssen in der Buchhaltung lediglich unterscheiden zwischen der Bewirtung von externen Geschäftspartner:innen oder der Bewirtung von Mitarbeitenden.

Verpflegen Sie ausschließlich Angestellte Ihrer Firma, so können Sie diese Kosten zwei Mal pro Jahr und Person zu 100 Prozent von der Steuer absetzbar. Bei Kundenbewirtung sind bis zu 70 Prozent absetzbar. Dabei können auch Begleitpersonen wie Ehepartner:innen, weitere Mitarbeitende des anderen Unternehmens sowie Berater:innen eingeladen werden. Ihre eigenen Angehörigen wie Ehepartner:in müssen Sie jedoch privat einladen, es sei denn, diese sind Mitinhaber:innen oder im Unternehmen angestellt. Dennoch muss eine berufliche Beziehung zu Anwesenden der Kundenbewirtung bestehen.

Auch beim Anlass der Bewirtung legt das Finanzamt Wert auf eine detaillierte Beschreibung. „Geschäftsessen“, „Besprechung“ oder „Kundentermin“ sind als Beschreibung nicht ausreichend, Sie müssen eine genaue Beschreibung der beim Essen besprochenen Thematik mitliefern. Hier lohnt es sich, genau zu sein. Andernfalls steigt das Risiko, dass die Bewirtungskosten vom Finanzamt nicht als solche anerkannt werden.

Vorsicht bei Geburtstagen oder Jubiläen: Diese gelten als Privatveranstaltungen und können daher nicht abgesetzt werden.

Auch auf Geschäftsreisen kann es vorkommen, dass Sie im unternehmerischen Rahmen oder zum Netzwerken Leute einladen. Hier müssen Sie allerdings beachten, dass die Ausgaben des Geschäftsessens in diesem Fall den Verpflegungsmehraufwand im Rahmen der Reisekostenabrechnung mindern.

7. Wie sind Bewirtungskosten zu buchen?

Im Folgenden beschreiben wir, wie genau Bewirtungskosten für Geschäftspartner:innen (nach dem Prinzip 70/30) gebucht werden:

  • 70 Prozent des Nettoaufwands der Bewirtung sind erstattungsfähig. Diese werden als Betriebsausgaben gebucht.
  • Die restlichen 30 Prozent des Nettoaufwands werden dementsprechend mit dem Konto nicht abzugsfähiger Betriebsausgaben gegengebucht.
  • Das Trinkgeld wird ebenfalls 70/30 (ohne Vorsteuer) gebucht.
  • Ist das Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, kann die auf der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer von der Vorsteuer abgezogen werden. Seit 2005 darf nach einem Urteil des BFH der volle Vorsteuerabzug geltend gemacht werden, dementsprechend von 100 Prozent der Bewirtungskosten.

Konkret heißt das:

  • Bei einer Rechnung von beispielsweise 400 Euro (zzgl. 19 Prozent MwSt.) können 280 Euro als gewinnmindernde Ausgabe verbucht werden.
  • Die restlichen 120 Euro werden mit dem Konto nicht abzugsfähiger Betriebsausgaben gegen gebucht.
  • Die Umsatzsteuer von 76 Euro kann bei der nächsten USt.-Voranmeldung in voller Höhe als Vorsteuer erstattet werden.
  • Das Trinkgeld von z.B. 30 Euro muss ebenfalls 70/30 gebucht werden: 21 Euro können also bei der Steuer geltend gemacht werden, die restlichen 9 Euro sind nicht abzugsfähig.

Spickzettel für Kundenbewirtung im Rahmen eines geschäftlichen Anlasses:

  • Bewirtung: 70 Prozent abzugsfähig, 30 Prozent nicht abzugsfähig
  • Umsatzsteuer: 100 Prozent zu erstattende Vorsteuer
  • Trinkgeld: 70 Prozent abzugsfähig, 30 Prozent nicht abzugsfähig

Disclaimer:

Wir haben für diesen Artikel mit großer Sorgfalt recherchiert und alle Informationen nach bestem Wissen und Gewissen niedergeschrieben. Dennoch übernehmen wir für die Richtigkeit und Vollständigkeit der angegebenen Informationen keine Haftung. Wir sind keine Rechtsberatung – diese Informationen ersetzen keine qualifizierte Beratung durch eine:n Steuerberater:in.

Stand: 20.10.2022. Alle Angaben ohne Gewähr.