Der Bewirtungsbeleg: die 7 wichtigsten Fragen & Antworten

Erst die Pflicht und dann das Vergnügen? Wer mit seinen Angestellten oder Geschäftspartner:innen essen geht, kann dieses Sprichwort gepflegt umdrehen. Denn wie in Deutschland so oft üblich, lauert schon die Bürokratie. Daran ist natürlich erst einmal nichts verkehrt – wenn sie in diesem Falle nicht mit einer gewissen Zettelwirtschaft in Form eines Bewirtungsbelegs verbunden wäre. Genau bei dem sollten Sie sich aber auskennen, denn nicht selten nehmen Finanzämter im Rahmen der Betriebsprüfung solche Ausgaben besonders unter die Lupe.

2. Was sind keine Bewirtungskosten?

Sie empfangen Kund:innen zu Besprechungen in den eigenen Büroräumen und stellen Kaffee, Kekse und sonstige Häppchen sowie Getränke zur Verfügung? Diese Ausgaben fallen steuerlich gesehen nicht unter Bewirtungskosten, sondern sind als Geste guter Gastgeberschaft zu verbuchen.

3. Was ist bei Bewirtungsrechnung und Bewirtungsbeleg zu beachten?

Sollten Sie den Bewirtungsbeleg doch einmal vergessen haben, können Sie einen (digitalen) Eigenbeleg erstellen, der dann in der Buchhaltung mit der vorliegenden Bewirtungsrechnung abgeglichen werden kann. Eine Vorlage dazu finden Sie am Ende des Beitrags zum Download.

Laut Bundesfinanzhof (BFH) muss der Bewirtungsvorgang zeitnah aufgezeichnet werden. Alle erforderlichen Angaben sollten bis zum Ende des jeweiligen Geschäftsjahres gemacht werden – je schneller die Buchhaltung solche Bewirtungen also korrekt verbuchen kann, desto besser. Bei Bewirtungen im Ausland gelten prinzipiell dieselben Rechnungsanforderungen wie für deutsche Belege. Kann ein Unternehmen gegenüber dem Finanzamt jedoch glaubhaft darlegen, warum die Anforderungen ggf. nicht erfüllt werden können, muss das Finanzamt die Rechnung trotzdem anerkennen.

Wer unterschreibt den Bewirtungsbeleg?

Den Bewirtungsbeleg unterschreiben immer Sie als Gastgeber:in des Geschäftsessens. Damit bestätigen Sie die Richtigkeit aller angegebenen Daten, die ggf. vom Restaurant oder Gastwirt:in eingetragen wurden. Insbesondere, wenn Ihr Unternehmen die Bewirtung anschließend bei der Vorsteuer geltend machen möchte, ist es verpflichtend, die Daten zum Rechnungsempfangenden von dem oder der Gastwirt:in eintragen zu lassen und anschließend per Signatur zu bestätigen.

Wie lange muss ich den Bewirtungsbeleg aufheben?

Der im Restaurant von Ihnen als Gastgeber:in unterschriebene Beleg sollte umgehend digitalisiert werden (über die finway App z.B. können Sie Belege einfach abfotografieren und hochladen), besonders, wenn Sie auf der Rückseite der Rechnung unterschreiben. In der Gastronomie wird für Quittung und Co. oft Thermopapier verwendet, das nach einiger Zeit ausbleicht – Sie sind aber gesetzlich zu einer ordnungsgemäßen Aufbewahrung von 10 Jahren verpflichtet. Hier empfiehlt sich also eine digitale Ablage.

4. Bewirtungsbeleg ausfüllen: Welche Angaben müssen enthalten sein, damit der Betriebsausgabenabzug klappt?

Nun zu den Hard Facts: Den Bewirtungsbeleg müssen Sie vollständig und korrekt ausfüllen, er muss die nachfolgend aufgelisteten Angaben enthalten. Dabei müssen Sie unterscheiden zwischen sogenannten Kleinbetragsrechnungen und Bewirtungen mit Rechnungsbeträgen über 250 Euro.

*Diese Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg gelten selbst für Personen, denen sonst per Gesetz zum Schutz von Berufsgeheimnissen das Auskunftsverweigerungsrecht zusteht – etwa bei Journalist:innen (Pressegeheimnis) oder Jurist:innen (anwaltliche Schweigepflicht). Bei größeren Gruppen ist es ausreichend, diese näher zu bezeichnen und die Personenanzahl anzugeben, statt diese namentlich einzeln aufzulisten.

5. Kann ich das Trinkgeld von der Steuer absetzen?

Ja, auch das Trinkgeld einer Bewirtung zählt zu den geschäftlichen Bewirtungskosten und kann daher steuerlich geltend gemacht werden. Da das Trinkgeld aber meist nicht auf der Rechnung ausgewiesen wird, muss es handschriftlich auf der Rechnung vermerkt, vom Restaurant abgezeichnet und natürlich gesondert auf dem Bewirtungsbeleg aufgeführt werden.

Sollten sich die angestellten Bedienungen im seltenen Fall scheuen, den Erhalt des Trinkgeldes zu quittieren (etwa aus Sorge, dieses dann in ihrer Steuererklärung angeben zu müssen), können Sie als Gastgeber:in für das nicht ausgewiesene Trinkgeld einen Eigenbeleg einreichen. Voraussetzung für den Eigenbeleg ist, dass die Ausgaben tatsächlich entstanden und durch das Unternehmen veranlasst sind. Die Veranlassung lässt sich einfach durch die Bewirtungsrechnung nachweisen – bei der Angabe, ob die Kosten des Trinkgeldes tatsächlich entstanden sind, ist die Ehrlichkeit des Gastgebenden gefragt.

6. Bei welchen Anlässen wird der Bewirtungsbeleg ausgestellt?

Grundsätzlich können Sie betrieblich veranlasste Bewirtungen wie oben beschrieben steuerlich geltend machen – dementsprechend werden für Geschäftsessen und Co. Bewirtungsbelege ausgestellt. Sie müssen in der Buchhaltung lediglich unterscheiden zwischen der Bewirtung von externen Geschäftspartner:innen oder der Bewirtung von Mitarbeitenden.

Verpflegen Sie ausschließlich Angestellte Ihrer Firma, so können Sie diese Kosten zwei Mal pro Jahr und Person zu 100 Prozent von der Steuer absetzbar. Bei Kundenbewirtung sind bis zu 70 Prozent absetzbar. Dabei können auch Begleitpersonen wie Ehepartner:innen, weitere Mitarbeitende des anderen Unternehmens sowie Berater:innen eingeladen werden. Ihre eigenen Angehörigen wie Ehepartner:in müssen Sie jedoch privat einladen, es sei denn, diese sind Mitinhaber:innen oder im Unternehmen angestellt. Dennoch muss eine berufliche Beziehung zu Anwesenden der Kundenbewirtung bestehen.

Auch beim Anlass der Bewirtung legt das Finanzamt Wert auf eine detaillierte Beschreibung. „Geschäftsessen“, „Besprechung“ oder „Kundentermin“ sind als Beschreibung nicht ausreichend, Sie müssen eine genaue Beschreibung der beim Essen besprochenen Thematik mitliefern. Hier lohnt es sich, genau zu sein. Andernfalls steigt das Risiko, dass die Bewirtungskosten vom Finanzamt nicht als solche anerkannt werden.

Auch auf Geschäftsreisen kann es vorkommen, dass Sie im unternehmerischen Rahmen oder zum Netzwerken Leute einladen. Hier müssen Sie allerdings beachten, dass die Ausgaben des Geschäftsessens in diesem Fall den Verpflegungsmehraufwand im Rahmen der Reisekostenabrechnung mindern.

7. Wie sind Bewirtungskosten zu buchen?

Im Folgenden beschreiben wir, wie genau Bewirtungskosten für Geschäftspartner:innen (nach dem Prinzip 70/30) gebucht werden:

• 70 Prozent des Nettoaufwands der Bewirtung sind erstattungsfähig. Diese werden als Betriebsausgaben gebucht.
• Die restlichen 30 Prozent des Nettoaufwands werden dementsprechend mit dem Konto nicht abzugsfähiger Betriebsausgaben gegengebucht.
• Das Trinkgeld wird ebenfalls 70/30 (ohne Vorsteuer) gebucht.
• Ist das Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, kann die auf der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer von der Vorsteuer abgezogen werden. Seit 2005 darf nach einem Urteil des BFH der volle Vorsteuerabzug geltend gemacht werden, dementsprechend von 100 Prozent der Bewirtungskosten.

Konkret heißt das:

• Bei einer Rechnung von beispielsweise 400 Euro (zzgl. 19 Prozent MwSt.) können 280 Euro als gewinnmindernde Ausgabe verbucht werden.
• Die restlichen 120 Euro werden mit dem Konto nicht abzugsfähiger Betriebsausgaben gegen gebucht.
• Die Umsatzsteuer von 76 Euro kann bei der nächsten USt.-Voranmeldung in voller Höhe als Vorsteuer erstattet werden.
• Das Trinkgeld von z.B. 30 Euro muss ebenfalls 70/30 gebucht werden: 21 Euro können also bei der Steuer geltend gemacht werden, die restlichen 9 Euro sind nicht abzugsfähig.

Spickzettel für Kundenbewirtung im Rahmen eines geschäftlichen Anlasses:

• Bewirtung: 70 Prozent abzugsfähig, 30 Prozent nicht abzugsfähig
• Umsatzsteuer: 100 Prozent zu erstattende Vorsteuer
• Trinkgeld: 70 Prozent abzugsfähig, 30 Prozent nicht abzugsfähig