Betriebsausgaben: Steuertipps von Weihnachtsfeier bis Workation

Wo gibt man sein Geld richtig aus? 5 Tipps für Betriebsausgaben von Weihnachtsfeier bis Workation

Betriebsausgaben gehören zum Alltag in jeder Firma. Schließlich muss man Geld ausgeben, um Geld zu verdienen. Doch nicht alle Betriebskosten sollten getätigt werden, ohne steuerliche Auswirkungen im Hinterkopf zu haben. Denn auch, wenn Betriebsausgaben grundsätzlich steuermindernde Wirkungen haben, so können manche Aufwendungen auch zu einer gegensätzlichen Wirkung führen.

Definition: Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben, im Englischen Operational Expenditure (kurz: OpEx), stehen im Gegensatz zu Investitionsausgaben, Capital Expenditure (kurz: CapEx). Während die Betriebsausgaben Ausgaben im laufenden Geschäftsbetrieb darstellen, sind Investitionsausgaben Aufwendungen, die dazu dienen Werte zu schaffen, die langfristig dem Betrieb dienen (bspw. die Ausgaben für den Erwerb eines Patents oder einer Maschine).

Steuerlich werden Betriebsausgaben grundsätzlich anders behandelt als Investitionsausgaben. Ausgaben für Investitionen wirken sich zumeist nicht im Jahr der Anschaffung in voller Höhe steuermindernd aus, da sie aktiviert werden und erst im Laufe der Nutzungsdauer über die Abschreibung einer steuermindernde Wirkung haben. Im Gegensatz dazu sind Betriebsausgaben sofort steuerlich abziehbar, d.h. sind in dem Jahr steuermindernd, in dem sie anfallen.

Beispiel: Wenn man 100.000 Euro Umsatz hat und 40.000 Euro Betriebsausgaben, dann sind lediglich 60.000 Euro als Gewinn zu versteuern.

Im Gespräch mit Tom Rueß (ehem. Steuerassistent bei der Steuerkanzlei PSP München) haben wir konkret über die steuerlichen Besonderheiten für fünf Betriebsausgaben gesprochen:

  • Geschäftsessen & Weihnachtsfeier
  • Weihnachtsgeschenke
  • Workation
  • Freelancer-Buchungen
  • Messebesuche

Praxistipps: Das sollten Sie bei Betriebsausgaben aus steuerlicher Sicht beachten

Wie kann ich die Weihnachtsfeier als Betriebsausgabe geltend machen?

Zwei Betriebsfeiern im Jahr können als Betriebsausgabe deklariert und steuerlich geltend gemacht werden. Gleichermaßen lässt sich auch die Weihnachtsfeier Ihres Unternehmens bei der Vorsteuer geltend machen. Dafür müssen aber folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Pro Mitarbeitendem (und Feier) gibt es einen Freibetrag von 110 Euro (Achtung, hier handelt es sich um den Bruttobetrag!)
  • Die Weihnachtsfeier muss ein Event sein, zu dem theoretisch jede:r Ihrer Mitarbeitenden kommen kann – selbst, wenn Sie faktisch nur in einem bestimmten Team feiern
  • Die Weihnachtsfeier darf höchstens die zweite Betriebsveranstaltung des Jahres sein

Damit die Weihnachtsfeier lohnsteuerfrei bleibt, dürfen die 110 Euro brutto pro Kopf nicht überschritten werden. Das gilt auch dann, wenn Ihre Mitarbeitenden eine Begleitung mitbringen oder einige kurzfristig absagen. Sie sollten daher immer so kalkulieren, dass im Falle einer Krankheitswelle und mehreren Ausfällen der Freibetrag nicht überschritten wird. Gezählt werden nur die tatsächlich anwesenden Mitarbeitenden, die Gästeliste sollten Sie gut dokumentieren und ggf. von den Anwesenden abzeichnen lassen.

Betriebsausgaben: Berechnung Weihnachtsfeier

Berechnet wird dann wie folgt: 

  1. Ermitteln Sie die Gesamtkosten, indem Sie alle Ausgaben für die Weihnachtsfeier (Miete, Essen und Getränke, Musik, Entertainment, Reisebus etc.) addieren. Nicht abzugsfähig sind hier die Arbeitsaufwände der Mitarbeitenden, die mit der Planung beauftragt sind, sowie Reisekosten (längere Anreise, Hotel etc.) die gesondert im Rahmen der Reisekostenabrechnung verbucht werden.
  2. Berechnen Sie die Pro-Kopf-Kosten, indem Sie die Brutto-Gesamtkosten durch die Anzahl aller Teilnehmenden teilen.
  3. Die Kosten der jeweiligen Angehörigen werden dem entsprechenden Mitarbeitenden zugewiesen, dadurch kann der Freibetrag von 110 Euro überschritten werden. Sollte dies der Fall sein, werden die zusätzlichen Kosten als steuerpflichtiger Lohnanteil pauschal mit 25 % versteuert (gemäß § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG).

Übrigens: Sollte die Weihnachtsfeier schon die dritte Betriebsfeier im laufenden Jahr sein (etwa weil bereits das Firmenjubiläum und eine Sommer-Grillparty gefeiert wurden), stehen Sie als Arbeitgeber:in vor der Wahl, für welche der drei Betriebsfeiern Sie Lohnsteuer abführen möchten. Hier empfiehlt es sich natürlich, das günstigste Event zu wählen. Für die dritte Veranstaltung besteht vom Arbeitgeber:in die Möglichkeit, die Lohnsteuer-Pauschale anzuwenden, anstatt sie für jeden einzelnen Mitarbeitenden abzuführen. Diese Pauschale ist in der Praxis die gängige Methode.

Und Weihnachtsessen mit der Kundschaft?

Es ist ein beliebter Weg, sich für das vergangene Geschäftsjahr erkenntlich zu zeigen: Wer sich um die Weihnachtszeit herum bei der Kundschaft mit einem Geschäftsessen bedanken möchte, kann diese zum Teil als Betriebsausgabe absetzen. Grundsätzlich gilt: 70 % der Kosten für Geschäftspartner:innen sind Betriebsausgaben, 30 % sind steuerlich oder außerbilanziell hinzuzurechnen.

„Der Abzug von pauschal lediglich 70 % der tatsächlichen Ausgaben wird damit begründet, dass ein gewisser Privatanteil bei einem Essen mitschwingt“, weiß Tom Rueß. Sollten bei dem Essen ebenfalls Mitarbeitende Ihrer Firma anwesend sein, so gilt auch auf diese der Abzug von 70 %.

In den sogenannten Einkommensteuerrichtlinien heißt es hierzu nämlich: „Die Abzugsbegrenzung gilt bei der Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass auch für den Teil der Aufwendungen, der auf den an der Bewirtung teilnehmenden Stpfl. oder dessen Arbeitnehmer entfällt“ (R. 4.10 Abs. 6 S. 7 EStR zu § 4 EStG). Lohnsteuerlich gibt es bei Bewirtungskosten wie solchen Geschäftsessen, bei denen Mitarbeiter dabei sind, keine Besonderheiten – es fällt keine Lohnsteuer an.

Ob und inwieweit gegebenenfalls eine Aufteilung zwischen den Mahlzeiten Ihrer Mitarbeiter:innen und den Geschäftspartner:innen sinnvoll sein kann, klären Sie idealerweise mit Ihrem:Ihrer Steuerberater:in ab.

Und: Auch beim Weihnachtsessen müssen Sie einen Bewirtungsbeleg ausfüllen sowie einen soliden Bewirtungsanlass anführen, damit das Finanzamt die Rechnung für den Vorsteuerabzug zulässt. Hier haben wir noch einmal zusammengefasst, worauf es beim Bewirtungsbeleg ankommt.

Grundsätzlich gilt: Die Bewirtungskosten Externer können zu 70 % geltend gemacht werden (geschäftlicher Anlass), die Verpflegung der eigenen Mitarbeitenden zu 100 % (betrieblicher Anlass). Damit diese Kosten als Betriebsausgabe abgesetzt werden können, muss aber stets eine geschäftliche Veranlassung vorliegen. Es reicht also nicht, beim täglichen Mittagessen mit Ihren Mitarbeitenden über ein Projekt zu sprechen und diese Kosten von der Steuer abzusetzen.

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Zählen Weihnachtsgeschenke als Betriebsausgabe?

Ja, Weihnachtsgeschenke an Mitarbeitende gelten immer als Betriebsausgabe. Allerdings sollten Sie beim Kauf auch hier einen gewissen Sachbezugs-Freibetrag nicht überschreiten, damit das Geschenk nicht zum sogenannten geldwerten Vorteil für Ihre Angestellten wird (Sie Ihre Mitarbeitenden also in irgendeiner Art dadurch bereichern).

Im Monat liegt dieser Freibetrag bei 50 Euro. Sollten die Mitarbeitenden im Dezember also noch nichts anderes geschenkt bekommen haben, können die Weihnachtsgeschenke einen Wert von je 50 Euro haben, ohne dass dafür Lohnsteuer fällig wird.

Besonderheit: Sollte das Weihnachtsgeschenk im Rahmen der Weihnachtsfeier an Ihre Mitarbeitenden ausgegeben werden, akzeptiert die Finanzverwaltung eine Zuwendung im Wert bis maximal 60 Euro brutto als Geschenk (da das Geschenk zu einem besonderen Anlass  erfolgt – auch Hochzeit oder Geburtstag können Anlass für ein etwas teureres Geschenk sein). Allerdings zählen die Weihnachtsfeier-Geschenke dann zum Freibetrag von 110 Euro pro Kopf dazu – liegt beides zusammengenommen darunter, sind sowohl Geschenk als auch Weihnachtsfeier steuer- und sozialversicherungsfrei.

An Dritte, also Geschäftspartner:innen oder Kundschaft, darf der Wert von Geschenken pro Jahr (!) nicht über 35 Euro liegen (wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, gilt hier der Nettobetrag). Werden die 35 Euro überschritten, gibt es die Möglichkeit zu einer Pauschale. Allerdings gilt das Geschenk dann weder als Betriebsausgabe, noch kann die Vorsteuer abgezogen werden.

Wann gilt eine Workation als Betriebsausgabe?

Das Prinzip, Arbeit und Urlaub zu verbinden, ist zwar viel besprochen, steuerrechtlich aber relativ neu. Eine einheitliche Definition zu diesem Begriff gibt es daher ebenso wenig. Nicht jede:r meint mit „Workation“ das Gleiche. Für die einen bedeutet es, alleine für mehrere Monate ins Ausland zu gehen, dort zu arbeiten, aber eben auch Urlaub zu machen. Für andere bedeutet es, dort zu arbeiten, wo andere Urlaub machen. Genauso kann eine Workation aber auch ein Synonym für ein Offsite sein, bei dem die gesamte Firma oder ein Team gesammelt wegfährt, um anderswo gezielt an bestimmten Themen zu arbeiten.

Wann ist eine Workation also als Betriebsausgabe abzusetzen? Für den Fall eines Offsites ist die Frage einfach zu beantworten, wenn auch nicht zu pauschalisieren: Liegt ein eigenbetriebliches Interesse vor? Dann spricht erst einmal nichts dagegen, diese Art Workation als Betriebsausgabe anzuführen.

Tipps:

  • Unbedingt das eigenbetriebliche Interesse dokumentieren! 
    Möchten Sie Ihre Mitarbeitenden in einer bestimmten Sache schulen? Gibt es für den Zeitraum der Workation einen Themenschwerpunkt?
  • Unbedingt die Agenda dokumentieren! 
    Wie gestaltet sich die Workation? Wer seine Mitarbeitenden über eine Woche hinweg für zwei Stunden täglich zusammenruft, aber für den Rest der Zeit keine Agenda oder verpflichtende Programmpunkte hat, dürfte beim Finanzamt Schwierigkeiten in der Argumentation des eigenbetrieblichen Interesses bekommen.
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Sind Sie Einzelunternehmer:in, sollten Sie ebenfalls auf genaue Dokumentation achten. Hier kann es sinnvoll sein, die Workation eindeutig in einen privaten und einen geschäftlichen Teil zu splitten.

Bei Arbeitnehmer:innen, die Urlaub machen und dann länger im Ausland bleiben, um von dort aus zu arbeiten, kann es schnell komplexer werden. Zwar gilt hier eine (doppelte) Einkommenssteuerpflicht zumeist erst ab einem Zeitraum von 183 im Ausland verbrachten Tagen (dies ist abhängig von den jeweiligen nationalen Regeln). Sie sollten bei einer geplanten längeren Workation Ihrer Angestellten dennoch mit Ihrem:Ihrer Steuerberater:in klären, was hinsichtlich Lohnsteuer und Sozialabgaben für Ihre Angestellten zu beachten ist.

Was muss ich steuerrechtlich beachten, wenn ich meine Mitarbeitenden auf Messen schicke?

Klassischerweise fallen bei Messebesuchen die üblichen Reisekosten an – Fahrtkosten, Hotelkosten und Verpflegungsmehraufwand. Diese können Sie wie gewohnt über die Reisekostenabrechnung verbuchen.

Mieten Sie für die Zeit der Messe allerdings Equipment an (z.B. einen Monitor für Präsentationen auf der Standfläche), kann dies für die Gewerbesteuer relevant werden. Wenn Sie die Ausstattung dauerhaft mieten bzw. leasen, muss eine gewerbesteuerliche Hinzurechnung erfolgen. Sie sollten also genau überlegen und durchrechnen, ob Sie solches Equipment dauerhaft mieten, lediglich kurzfristig anmieten oder gleich kaufen.

Tom Rueß

„Ein Blick in die Zukunft sei ebenfalls gestattet: Messen finden heute bereits teilweise digital statt, in wenigen Jahren ist auch zu erwarten, dass Messen in Metaversen stattfinden.

Auch wenn die steuerliche Rechtslage dazu nicht abschließend geklärt ist, sollte man nicht so naiv sein im Glauben, dass dort weder Ertrag- noch Umsatzsteuer anfallen.“

– Tom Rueß

Betriebsausgaben: Was sollte ich bei Freelancer-Buchungen beachten?

Betriebswirtschaftlich ist die Überlegung, etwas an Freelancer:innen outzusourcen, eine sehr gängige. Sie geschieht auf Basis von Kosten, Kenntnissen und lokalen Vorteilen. Den steuerlichen Aspekt dieser Betriebsausgabe sollten Sie dabei aber nicht vernachlässigen.

Zum einen sollten Sie das Thema Scheinselbstständigkeit mit Ihren Freelancer:innen abklären. Das ist hinsichtlich der Sozialversicherungsbeiträge relevant. Ist ein:e Freelancer:in ausschließlich für Ihre Firma tätig, sollten Sie langfristig über eine Anstellung nachdenken. Die Sozialversicherungsfrage erübrigt sich übrigens, wenn der:die Selbstständige Teil oder Mitarbeitende:r einer GmbH, AG oder KG ist.

Auch auf die Künstlersozialversicherung sollten Sie achten: Diese ist vom Auftraggebenden abzuführen, selbst wenn der:die künstlerisch tätige Einzelunternehmer:in nicht bei Ihnen angestellt ist. Grundsätzlich empfiehlt es sich, alle steuerlichen Regeln für Freelancer:innen mit Ihrem Steuerbüro abzuklären und entsprechend vertraglich festzuhalten, wer für welche (mögliche) Steuerlast aufkommt, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Auch ein konzentrierter Blick auf die Rechnungen Ihrer Freelancer:innen ist sinnvoll. Alle Eingangsrechnungen sollten immer detailliert geprüft werden, besonders wenn Ihr Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt ist. Nur formell korrekte und vollständige Rechnungen berechtigen Sie zum Vorsteuerabzug.

Bin ich als Arbeitgeber:in in der Verantwortung bei Freelancer:innen zu prüfen, ob diese noch Aufträge von anderen Firmen haben?

Gesetzlich sind Sie als Auftraggeber:in nicht dazu verpflichtet, den Status der von Ihnen beschäftigten Selbstständigen zu prüfen. Dennoch sollten Sie das Risiko einer Scheinselbstständigkeit auch aus eigenem Interesse ausschließen. Sollten Finanzamt oder Rentenversicherung den Verdacht auf Scheinselbstständigkeit äußern, kann dies zu einer Betriebsprüfung bei dem:der Selbstständigen führen. Doch auch für Sie als Auftraggeber:in wird es teuer, sollte eine Scheinselbstständigkeit vorliegen:

  • Sie haften gemeinsam mit dem:der Auftragnehmer:in für sämtliche Nachzahlungen der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge.
  • Sozialversicherungsbeiträge müssen von Ihnen als Auftraggeber:in für den gesamten nachgewiesenen Zeitraum der Scheinselbstständigkeit nachgezahlt werden. Bei Vorsatz sogar bis zu 30 Jahre. Der:die Auftragnehmer:in hingegen haftet maximal für 3 Monate rückwirkend.

Es macht also durchaus Sinn, im Rahmen des Onboardings bei Freelancer:innen abzufragen, ob sie noch für andere Firmen tätig sind – oder ein Statusfeststellungsverfahren von der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund durchführen zu lassen.

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DISCLAIMER:

Wir haben für diesen Artikel mit großer Sorgfalt recherchiert und alle Informationen nach bestem Wissen und Gewissen niedergeschrieben. Dennoch übernehmen wir für die Richtigkeit und Vollständigkeit der angegebenen Informationen keine Haftung. Wir sind keine Rechtsberatung – diese Informationen ersetzen keine qualifizierte Beratung durch eine:n Steuerberater:in.

Stand: 30.11.2023. Alle Angaben ohne Gewähr.

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