Verpflegungsmehraufwand 2022/2023 – Geltende Regelungen und alle aktuellen Sätze

Wenig ist so komplex wie die Spesen- und Reisekostenabrechnung! Sogar Steuerberater:innen müssen hier noch häufig googeln, wie uns bekannt wurde. Neben Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten sind die Verpflegungskosten auf Dienstreisen ein wichtiger Bestandteil der Abrechnung. Wie viel Geld steht Arbeitnehmer:innen hier zu? Was zahlt der Arbeitgeber? Welche Regeln gibt es zu beachten? Welche Sätze gelten in den Jahren 2022/2023? Dieser Artikel soll all das und mehr beantworten.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Unter Verpflegungsmehraufwendungen versteht man allgemein die (Mehr-)kosten, die Arbeitnehmer:innen für die Versorgung mit Essen und Getränken (= Verpflegung) entstehen, wenn sie beruflich bedingt außerhalb ihrer sog. ersten Tätigkeitsstätte (z.B. Büro, Werkstatt, Produktion…) sowie dem eigenen Wohnsitz tätig werden. Ganz einfach erklärt, sind z.B. die 2,20€ für eine Tasse Kaffee am Morgen am Bahnhof Kosten, die an der Kaffeemaschine daheim nicht entstehen würden. Daher spricht man von Mehrkosten oder eben dem Verpflegungsmehraufwand (seltener auch Verpflegungskostenmehraufwand).

Der Verpflegungsmehraufwand wird vor allem im Zusammenhang mit Geschäftsreisen ein Thema, denn Arbeitnehmende möchten selbstredend nicht auf Ausgaben für Mahlzeiten sitzen bleiben, wenn sie für ihren Arbeitgeber (oder auch als Selbstständige) unterwegs sind. Das müssen sie auch nicht (unbedingt), dafür hat die deutsche Gesetzgebung gesorgt und im Einkommensteuergesetz festgelegt, welche Aufwendungen unter welchen Umständen hier geltend gemacht werden können.

Verpflegungsmehraufwand und Verpflegungspauschalen

Geht es um Reisekosten oder andere bürokratie-lastige Themen rund um Finanzen und Steuern, kommt man schnell bei den Begriffen durcheinander. Meistens sind nämlich die Verpflegungspauschalen gemeint, wenn vom Verpflegungsmehraufwand geschrieben wird. Obwohl es eigentlich inkorrekt ist, denn:

• Der Verpflegungsmehraufwand beschreibt alle entstandenen Mehrkosten für Verpflegung bei Auswärtstätigkeiten. Wie z.B. der Kaffee am Morgen, das Mittagessen in einer betriebsfremden Kantine oder das Restaurant am Abend.
• Die Verpflegungspauschale (auch Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen, Verpflegungspauschbetrag, Spesenpauschale u.a.) hingegen bezieht sich auf die gesetzlich festgelegten Beträge, die Arbeitnehmer:innen hierfür über die Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber abrechnen und steuerfrei erstattet bekommen, oder über ihre eigene Einkommensteuererklärung als Werbungskosten vom zu versteuernden Einkommen absetzen können.

Wer hat Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand?

Verpflegungsmehraufwand, der steuerlich über Pauschbeträge geltend gemacht werden kann, entsteht nur, wenn bestimmte zeitliche und räumliche Bedingungen erfüllt sind. Und hier geht der Gesetzgeber tief ins Detail. So sehr, dass im aktuellen Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen seitenweise Beispiele beschrieben werden, wie die Pauschbeträge jeweils zu berechnen bzw. anzusetzen sind. Einige werden wir im Verlauf des Artikels beschreiben. Hier zunächst vereinfacht die Grundvoraussetzungen, die erfüllt sein müssen, damit Arbeitnehmer:innen Verpflegungsmehraufwand zusteht:

Erstens: Es muss eine Auswärtstätigkeit stattfinden. Deren Bedingungen sind dann erfüllt, wenn der:die Arbeitnehmer:in außerhalb der eigenen Wohnung und/oder der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Das kann also auch in der gleichen Stadt sein (hier liest man gelegentlich Gegenteiliges im Internet!). Außerdem: Gibt es keine erste Tätigkeitsstätte, sind alle Tätigkeiten außerhalb der eigenen Wohnung Auswärtstätigkeiten. Nachlesen können Sie das im BMF-Schreiben vom 3. Dezember 2020 auf den Seiten 4ff.

Zweitens: Die Abwesenheit muss mehr als 8 Stunden betragen. Diese 8 Stunden können dabei auch über zwei Kalendertage erfolgen. Ebenso können mehrere separate Tätigkeiten aufaddiert werden. Drei Kundenbesuche an einem Tag, mit zwischenzeitlicher Rückkehr ins Büro, die insgesamt inkl. jeweiliger Anfahrt und Rückfahrt vom Büro 8 Stunden überschreiten berechtigen somit auch das Ansetzen der geltenden Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand!

Drittens: Pauschalen können nur dann angesetzt werden, wenn der:die Reisende sich selbst um die Verpflegung kümmern muss. Sobald auf Geschäftsreisen die Verpflegung gestellt wird, werden die Spesensätze entsprechend gekürzt (s.u.).

Wer bestimmt die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand?

Die Höhe der Pauschbeträge für die einzelnen Tage einer Reise hängt davon ab, wohin die Reise geht und wie lange sie dauert. Das Bundesfinanzministerium (BMF) errechnet hier die durchschnittlich zu erwartenden Verpflegungskosten für die drei Mahlzeiten eines Tages, Frühstück, Mittagessen und Abendessen für jedes Land und darüber hinaus in vielen Fällen auch speziell angepasste Sätze für einzelne Städte.

Die Sätze für Reisen im Inland sind im Einkommensteuergesetz geregelt. Für Reisen ins Ausland wird auf die Auslandsreisekostenverordnung (ARV) des Bundes bzw. die aktuell geltende Verwaltungsvorschrift (ARVVwV) Bezug genommen und die für „normale“ Arbeitnehmer:innen anwendbaren Pauschalen aus den Auslandstagegeldern des öffentlichen Dienstes errechnet. Hierzu gibt das BMF jährlich im Herbst oder Winter ein Schreiben heraus, in dem alle für das kommende Jahr geltenden Tages- und Übernachtungspauschalen tabellarisch gelistet sind.

Wer zahlt den Verpflegungsmehraufwand?

Es mag seltsam klingen, doch jede:r Arbeitnehmer:in sollte unbedingt dies wissen:

Zumindest gibt es kein Gesetz, das ihnen das vorschreibt. Doch, wer als Unternehmen seine Mitarbeitenden oft in die weite Welt oder auch nur die nähere Umgebung entsendet, sollte sich deren Gunst lieber nicht verspielen. Es kommt aber wohl doch vor, und für diesen Fall hat das deutsche Steuerrecht im Einkommensteuergesetz festgelegt, dass Reisekosten vom zu versteuernden Einkommen als Werbungskosten über Anlage N (in den Zeilen 67-71) abgesetzt werden können.

Wenn der Arbeitgeber nichts erstattet, gilt also:

• In ihrer Steuererklärung können Arbeitnehmer:innen in jedem Fall nur die (korrekt errechneten, geltenden) Pauschbeträge absetzen. Einzelbelege für Kaffee oder die Restaurantquittung können sie nicht zusammenrechnen und anhängen.
• Durch das Absetzen von der Steuer mindert sich das zu versteuernde Einkommen. Es müssen also weniger Steuern gezahlt werden, bzw. kommt über den Lohnsteuerjahresausgleich zu viel gezahlte Steuer zurück. Die Rechnung geht aber in den meisten Fällen nicht zugunsten der Mitarbeitenden aus. Sie erhalten weitaus weniger zurück, als ausgegeben wurde.
• Außerdem: Auch wenn die Abgabe der Erklärung zeitnah erfolgt und das Finanzamt diese zügig bearbeitet, ist das Geld doch eine ganze Weile lang weg.
• Das Finanzamt kann hier Nachweise fordern, dass im Job keine Erstattungen des Verpflegungsmehraufwands ausgezahlt wurden.

Wenn der Arbeitgeber zahlt oder erstattet, gilt:

• Werden Pauschalen erstattet, müssen keine Belege eingereicht werden. Dienstreisende bezahlen ihre Verpflegung mit eigenen Mitteln und erfassen in der Reisekostenabrechnung alle anfallenden Pauschbeträge. Sie können selbige Pauschbeträge dann natürlich NICHT mehr zusätzlich in ihrer Steuererklärung veranschlagen. 😉
• Will der Arbeitgeber die tatsächlichen Belege abrechnen – obgleich das ungemein aufwendiger ist – muss jede Quittung aufgehoben und jede Ausgabe in der Reisekostenabrechnung erfasst werden. In diesem Fall kann es auch dazu kommen, dass die Pauschalen überschritten werden. Obwohl: Einen Fall gibt es hier doch, in dem sowohl Mitarbeitende als auch Arbeitgeber profitieren, wenn die Begleichung nicht über Pauschalen erfolgt. Lesen Sie hierzu das allerletzte Kapitel dieses Artikels!
• Zahlt der Arbeitgeber eine kleinere Pauschale – ja, auch sowas soll’s geben! – kann der Differenzbetrag wiederum über Werbungskosten abgesetzt werden. Auch hier ist ein Nachweis notwendig.

Wenn der Arbeitgeber mehr als die Pauschalen zahlt oder erstattet, gilt: 

• Grundsätzlich darf der Arbeitgeber natürlich mehr für die Verpflegung seiner Angestellten ausgeben, als die Pauschalen vorschreiben. Jedoch winkt dann die Steuer!
• Bis zur Höhe der Pauschalen ist die Erstattung steuerfrei, d.h. die Auszahlung erfolgt in voller Höhe. Ab dem ersten Cent darüber und bis zu einer Höhe von maximal 100% der Pauschale (z.B 56€ bei 28€ Tagessatz in DE) muss die Auszahlung mit 25% pauschalversteuert werden. Nach Adam Riese kommen bei genau 56€ nur noch 49€ heraus. Berechnung: 28€ + (28€*0.75)
• Zahlt der Arbeitgeber gar noch mehr, wir jeder weitere Cent bzw. Euro wie der normale Arbeitslohn versteuert.

Was gilt steuerrechtlich für Arbeitgeber?

• Arbeitgeber können die Verpflegungsmehraufwendungen ihrer Angestellten vom Betriebsgewinn über die Betriebskosten abziehen. Es gelten die gleichen Beträge sowie Pauschalbesteuerungen wie zuvor beschrieben.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2023 im Inland?

Seit 2020 gelten für Reisen innerhalb Deutschlands die folgenden Verpflegungspauschalen:

Zuvor, also bis 2019, lag die Pauschale noch bei 12,00€ für Reisen bis 24 Stunden und 24,00€ für ganztägige Auswärtstätigkeiten. Die Preise wurden inflationsbedingt angepasst. Von 2022 auf 2023 gibt es hingegen keine weitere Erhöhung der Pauschbeträge. Eine Anpassung in den Folgejahren (2024 und folgende) ist jedoch nicht ausgeschlossen.

Kürzung der Verpflegungspauschale

Niemand zahlt gerne doppelt, weder Arbeitnehmer:innen, noch Arbeitgeber und natürlich erst recht nicht der Staat. Deswegen gilt bei der Verpflegungspauschale: Sie darf nur angewendet werden, wenn sich der oder die Reisende selbst um Nahrung und Getränke kümmern muss. Werden einzelne oder alle Mahlzeiten gestellt, darf keine Pauschale veranschlagt werden. Auch nicht, wenn zwischen so einem Mittag- und Abendessen der Bauch grummelt und man sich aus eigener Tasche ein Sandwich vom Bäcker gönnt.

Um die Pauschale kürzen zu können, wenn entweder Frühstück, Mittagessen oder Dinner nicht selbst getragen werden, teilt sich die volle (große) Tagespauschale prozentual wie folgt auf – hier berechnet anhand der Pauschalen für Deutschland.

Die prozentualen Beträge, wie hier 5,60€ für das Frühstück, werden immer aus der jeweils geltenden Ganztagespauschale errechnet und werden auch bei Reisen unter 24 Stunden auf die kleine Tagespauschale angewendet.

Berechnung der Verpflegungspauschale für mehrtätige Reisen

Berufliche Reisen, die sich über mehrere Tage strecken, bestehen steuerrechtlich immer aus einem Anreisetag, die vollen Tage dazwischen sowie dem Abreisetag. Liegt zwischen An- und Abreise ein Wochenende, so gilt: Absetzbarer Verpflegungsmehraufwand fällt bei Auswärtstätigkeiten auch am Wochenende an, obwohl üblicherweise nicht gearbeitet wird. Es fallen ja trotzdem Mehrkosten an, die zu Hause nicht entstehen würden. Anders sieht es z.B. bei den Fahrtkosten aus: Wer auf einer Dienstreise übers Wochenende private Ausflüge macht, hat keinen Anspruch auf Fahrtkostenerstattung!

Gehen wir anhand konkreter, aber nicht zu komplizierter Beispiele einmal durch, wie die Berechnung für eine viertägige Dienstreise aussieht.

Beispiel 1: Auf der Reise wird keinerlei Verpflegung gestellt

Beispiel 2: Auf der Reise werden einige, aber nicht alle Verpflegungen gestellt

Am Anreisetag wird Herr W. abends von einer Geschäftskundin ins Restaurant eingeladen. In seinem Hotel, in dem er die erste und zweite Nacht verbringt, ist Frühstück inklusive. An Tag drei findet in den Mittagsstunden ein großes Meeting statt, zu dem ein Buffet gestellt wird. Die dritte Nacht verbringt er bei einer alten Freundin und hat am vierten Tag noch berufliche Termine bevor er seine Heimreise antritt.

Was muss hier nun alles abgezogen werden und wie viel Pauschale steht Herrn W. dann noch zu?

Verpflegungsmehraufwand 2023 im Ausland

Die Tagessätze für die kleine und große Verpflegungspauschale im Ausland ändern sich mitunter von Jahr zu Jahr. Doch auch wenn sie das nicht tun, wie von 2021 auf 2022 geschehen, veröffentlicht das BMF die Tabelle jährlich in einem Schreiben, auf welches sich Arbeitgeber, Arbeitnehmer:innen, Finanzämter, Steuerberater:innen usw. beziehen können.

Wer sich noch fragt, warum bei Auslandsaufenthalten andere Spesensätze gelten – das ist ganz einfach erklärt: Je nach Land, und zum Teil sogar innerhalb eines Landes nach Stadt, sind Verpflegung und Übernachtung teurer oder manchmal auch billiger als in Deutschland. Das berücksichtigt das BMF, damit Arbeitnehmer:innen keine Nachteile entstehen. Aktuell ist die volle Tagespauschale in der Türkei mit nur 17,00€ weltweit am niedrigsten, jedoch gelten für die Städte Istanbul und Izmir eigene, höhere Sätze. Am meisten bekommt man derzeit in Norwegen raus, stolze 80,00€ für den ganzen Tag. Doch bedenken Sie: Eine Mahlzeit in einem günstigen Restaurant kostet häufig schon über 20,00€ (laut verschiedener Quellen).

Berechnung des Verpflegungsmehraufwands für Reisen ins Ausland

Was ist gleich, was ist anders? Für die Berechnung gelten die folgenden Punkte ebenso wie in Deutschland:

• Die prozentuale Gewichtung der Mahlzeiten beträgt in jedem Fall 20% für das Frühstück und jeweils 40% für Mittag- und Abendessen
• Die Kürzungsbeträge errechnen sich immer aus der Pauschale für den vollen Tagessatz, niemals aus der kleinen Tagespauschale, auch wenn diese angesetzt wird

Und natürlich gilt es auch bei Auslandsreisen, dass der erste und letzte Tag als Anreise- bzw. Abreisetag gelten. Nur, welche Pauschale darf dann angesetzt werden, wenn man von Deutschland startet oder dorthin zurückkehrt? Jetzt wird’s spannend!

• Für den Anreisetag wird der Pauschalbetrag des Landes berechnet, der am gleichen Kalendertag vor 24:00 Uhr Ortszeit(!) erreicht wird. Befindet man sich also noch in Deutschland, gilt die hiesige Pauschale, ist man am Flughafen in Dubai und wartet auf den Anschlussflug, gilt die dortige Pauschale. Ist man bereits am Zielort im Ausland angekommen, kommt dieser Wert zum Tragen.
• Für den Abreisetag ist es andersrum. Man erhält bei Rückkehr nach Deutschland nicht die 14,00€, die hier gelten, sondern hat Anspruch auf die womöglich höhere Pauschale des letzten Tätigkeitsortes. Wenn in der Lounge am Airport Dubai also noch emsig Verhandlungen geführt wurden, wäre das auch der letzte Tätigkeitsort.

Verpflegungsmehraufwand 2023 – Aktuelle Sätze im weltweiten Ausland

In Ländern, die mit einem Asterisk (*) gekennzeichnet sind, gibt es für einige Städte zusätzlich eigene Tagessätze und Pauschalen für Übernachtungskosten – diese können Sie über die HIER verlinkte Tabelle des Finanzministeriums ausfindig machen. Die Liste, ebenso wie die nachfolgende Tabelle, enthält nicht alle Länder – da tatsächlich doch nicht für jedes Land oder Überseegebiet eigene Werte festgelegt werden.
Doch geregelt ist das alles trotzdem:

• Sonderfall Mikronesien: Hier gilt die Verpflegungspauschale der Philippinen. (kl. Pauschale 22€, große Pauschale 33€, Übernachtungspauschale 116€)
• Sonderfall für die karibischen Staaten Dominica, Grenada, Antigua und Barbuda, St. Kitts und Nevis, St. Lucia, St. Vincent und Grenadinen sowie zwei Staaten des südamerikanischen Festlands, Surinam und Guyana: Für diese Staaten gelten die Pauschalen von Trinidad & Tobago (kl. Pauschale 30€, gr. Pauschale 45€, Übernachtungspauschale 177€)
• Für Überseegebiete und sonstige nicht mit dem Mutterland verbundenen Gebiete gilt: Es werden die Pauschbeträge des Mutterlandes angewendet. z.B. die französischen Pauschalen für die Insel Guadeloupe.
• In allen weiteren Ländern, die nicht eigens aufgeführt sind (z.B. Bhutan oder Liberia), gelten die Pauschbeträge für Luxemburg (kl. Pauschale 42 €, gr. Pauschale 63€,  Übernachtungspauschale 139€) – Achtung aufpassen – diese Pauschale hat sich gegenüber 2022 geändert! Da waren es noch 32€ (kl.P.), 47€ (gr.P.) und 130€ (Üp.))

Verpflegungsmehraufwand mit finway einfach abrechnen

An dieser Stelle blicken Sie, ob als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer:in, hoffentlich schon viel besser durch, was der Verpflegungsmehraufwand ist, wann er zusteht und wie die jeweilige Höhe der Pauschalen für Dienstreisen bzw. Auswärtstätigkeiten berechnet wird. Jetzt geht’s nochmal in die Praxis, mit der Frage:

Wie können wir Reisekostenabrechnungen schnell, einfach und fehlerfrei erledigen? 

Am einfachsten geht das, wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine Software einsetzen, die Ihnen hierbei tatkräftig unter die Arme greift und Ihnen die Abrechnung erleichtert, indem Prozesse von vornherein digitalisiert und automatisiert werden. Außerdem sind so alle Ausgaben umgehend korrekt einer Reise bzw. den entsprechenden Kostenstellen/Sachkonten zugeordnet.

Ein solches Tool ist finway – gerne berichten wir mehr!

Fall 1: Mitarbeiter:innen legen die Kosten für Verpflegung aus, Arbeitgeber erstatten die geltenden Pauschalen

Im Rahmen der Reisekostenabrechnung mit finway können Angestellte präzise angeben, welche Mahlzeiten sie auf ihren beruflichen Reisen ausgelegt haben. Für jeden Reisetag können Frühstück, Mittagessen und Abendessen ausgewählt werden. Wurde einmal ein Essen gestellt (z.B. Frühstück ist in der Hotelrechnung inklusive), wird dieses bei der Auswahl ausgelassen. Selbst den Taschenrechner zücken müssen Sie so nicht mehr!

Fall 2: Sie geben Ihren Mitarbeiter:innen (anlassbezogene) eigene Debitkarten aus, die sie auf Reisen einsetzen können

Noch praktischer wird es für alle Beteiligten, wenn nichts ausgelegt werden muss, sondern alle Ausgaben sofort über eine Firmenkarte beglichen werden. Diese kann sogar mit Limits ausgestattet werden, z.B. in der Höhe der jeweiligen Tagespauschalen. In diesem Fall müssen die Ausgaben jedoch belegt werden – doch auch das ist nur einen Moment lang papiergebunden. Belege werden über die App abfotografiert und sind sofort digital im Tool gespeichert.