An dieser Stelle blicken Sie, ob als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer:in, hoffentlich schon viel besser durch, was der Verpflegungsmehraufwand ist, wann er zusteht und wie die jeweilige Höhe der Pauschalen für Dienstreisen bzw. Auswärtstätigkeiten berechnet wird. Jetzt geht’s nochmal in die Praxis, mit der Frage:
Wie können wir Reisekostenabrechnungen schnell, einfach und fehlerfrei erledigen?
Am einfachsten geht das, wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine Software einsetzen, die Ihnen hierbei tatkräftig unter die Arme greift und Ihnen die Abrechnung erleichtert, indem Prozesse von vornherein digitalisiert und automatisiert werden. Außerdem sind so alle Ausgaben umgehend korrekt einer Reise bzw. den entsprechenden Kostenstellen/Sachkonten zugeordnet.
Ein solches Tool ist finway – gerne berichten wir mehr!
Fall 1: Mitarbeiter:innen legen die Kosten für Verpflegung aus, Arbeitgeber erstatten die geltenden Pauschalen
Im Rahmen der Reisekostenabrechnung mit finway können Angestellte präzise angeben, welche Mahlzeiten sie auf ihren beruflichen Reisen ausgelegt haben. Für jeden Reisetag können Frühstück, Mittagessen und Abendessen ausgewählt werden. Wurde einmal ein Essen gestellt (z.B. Frühstück ist in der Hotelrechnung inklusive), wird dieses bei der Auswahl ausgelassen. Selbst den Taschenrechner zücken müssen Sie so nicht mehr!
Fall 2: Sie geben Ihren Mitarbeiter:innen (anlassbezogene) eigene Debitkarten aus, die sie auf Reisen einsetzen können
Noch praktischer wird es für alle Beteiligten, wenn nichts ausgelegt werden muss, sondern alle Ausgaben sofort über eine Firmenkarte beglichen werden. Diese kann sogar mit Limits ausgestattet werden, z.B. in der Höhe der jeweiligen Tagespauschalen. In diesem Fall müssen die Ausgaben jedoch belegt werden – doch auch das ist nur einen Moment lang papiergebunden. Belege werden über die App abfotografiert und sind sofort digital im Tool gespeichert.