Dienstliche Reisen werden in nahezu jedem Unternehmen früher oder später ein Thema – manchmal gehören sie fest zum Tagesgeschäft, in anderen Betrieben kommen sie hingegen nur gelegentlich vor. Mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit lässt sich aber in jedem Fall festhalten: Die Reisekostenabrechnung gehört zu den weniger angenehmen Teilen einer solchen Dienstreise. Vor allem deswegen, weil auf allen beteiligten Seiten (Arbeitgeber, Mitarbeitende, ggf. externe Steuerberatung) oftmals noch Unklarheiten über die Handhabe herrschen, das Finanzamt die Finger im Spiel hat und sich Sätze, z.B. für Tagespauschalen, jedes Jahr ändern können.
Wir klären Sie daher über die relevanten Punkte zum Thema Reisekosten auf und liefern im weiteren Teil dieses Ratgebers mögliche Best-Practice-Szenarien, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in die Reisekostenabrechnung erheblich erleichtern können.
Aber zunächst:
Was ist eine Reisekostenabrechnung? Wie wird sie angefertigt?
Einfach gesagt: Eine Reisekostenabrechnung ist eine Zusammenstellung der (erstattungsfähigen) Kosten, die einem Unternehmen durch eine dienstliche Auswärtstätigkeit ihrer Angestellten entstanden sind.
Es gibt kein gesetzlich vorgeschriebenes Formular hierfür, doch tun sich alle Beteiligten einen großen Gefallen, wenn die Auflistung sowie die Übermittlung aller dazugehörigen Belege einem festen Schema oder bereitgestellten Vorlagen folgen. So wissen dann Arbeitnehmer:innen genau, was sie tun müssen und die Buchhaltung kann schnell feststellen, ob alles korrekt eingetragen wurde.
Warum sind Reisekostenabrechnungen wichtig?
Der für beide Seiten (Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber) wichtigste Grund, Reisekosten korrekt abzurechnen, liegt darin, dass das Finanzamt Nachweise benötigt, dass die rechtlichen Vorgaben einer Dienstreise erfüllt sind. Nur so können hier steuerliche Erleichterungen überhaupt geltend gemacht werden, ob nun über die Betriebskosten des Unternehmens oder die Werbungskosten des Arbeitnehmers. Deswegen ist es auch unabdingbar, dass