Reisekostenabrechnung Best Practices

Reisekostenabrechnung – Wissenswertes & Best Practices für Unternehmen & Arbeitnehmer:innen

Dienstliche Reisen werden in nahezu jedem Unternehmen früher oder später ein Thema – manchmal gehören sie fest zum Tagesgeschäft, in anderen Betrieben kommen sie hingegen nur gelegentlich vor. Mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit lässt sich aber in jedem Fall festhalten: Die Reisekostenabrechnung gehört zu den weniger angenehmen Teilen einer solchen Dienstreise. Vor allem deswegen, weil auf allen beteiligten Seiten (Arbeitgeber, Mitarbeitende, ggf. externe Steuerberatung) oftmals noch Unklarheiten über die Handhabe herrschen, das Finanzamt die Finger im Spiel hat und sich Sätze, z.B. für Tagespauschalen, jedes Jahr ändern können.

Wir klären Sie daher über die relevanten Punkte zum Thema Reisekosten auf und liefern im weiteren Teil dieses Ratgebers mögliche Best-Practice-Szenarien, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in die Reisekostenabrechnung erheblich erleichtern können.

Aber zunächst:

Was ist eine Reisekostenabrechnung? Wie wird sie angefertigt?

Einfach gesagt: Eine Reisekostenabrechnung ist eine Zusammenstellung der (erstattungsfähigen) Kosten, die einem Unternehmen durch eine dienstliche Auswärtstätigkeit ihrer Angestellten entstanden sind.

Es gibt kein gesetzlich vorgeschriebenes Formular hierfür, doch tun sich alle Beteiligten einen großen Gefallen, wenn die Auflistung sowie die Übermittlung aller dazugehörigen Belege einem festen Schema oder bereitgestellten Vorlagen folgen. So wissen dann Arbeitnehmer:innen genau, was sie tun müssen und die Buchhaltung kann schnell feststellen, ob alles korrekt eingetragen wurde.

Warum sind Reisekostenabrechnungen sinnvoll?

Der für beide Seiten (Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber) wichtigste Grund, Reisekosten korrekt abzurechnen, liegt darin, dass das Finanzamt Nachweise benötigt, dass die rechtlichen Vorgaben einer Dienstreise erfüllt sind. Nur so können hier steuerliche Erleichterungen überhaupt geltend gemacht werden, ob nun über die Betriebskosten des Unternehmens oder die Werbungskosten des Arbeitnehmers. Deswegen ist es auch unabdingbar, dass

  • alle Angaben vollständig und korrekt sind
  • alle Quittungen und Rechnungen aufgehoben werden
  • Angaben zu und Berechnung von Pauschalen rechtlich stimmen

Welche Angaben sind auf der Reisekostenabrechnung Pflicht?

Jede Reisekostenabrechnung muss formale Angaben darüber enthalten, wer an der Reise teilgenommen hat, welches Ziel und welchen Grund die Reise hatte, über welchen Zeitraum sie stattgefunden hat und wie die Reise steuerlich zuzuordnen ist. Letzteres meint vor allem die Tätigkeit des:der Reisenden. Das heißt zum einen, ob und wo Arbeitnehmer:innen einer festen Arbeitsstätte zugeordnet sind, zum anderen muss hier auch kenntlich gemacht werden, ob es sich um eine rein dienstliche Reise handelt, oder ob auch private Gründe vorliegen. Ohne diese Angaben kann das Finanzamt Reisekostenabrechnungen abweisen.

Als nächstes müssen natürlich die entstandenen Kosten angegeben werden. Hierbei gilt es wiederum zahllose Faktoren zu beachten, auf welche wir im weiteren Verlauf eingehen werden. Um Verwirrungen zu vermeiden, sollte vielleicht an dieser Stelle für den “Praxisgebrauch” eine kurze Einordnung getroffen werden, zwischen drei möglichen Bausteinen der Reisekostenabrechnung:

  • Zuerst die Reisekostenabrechnung, die Arbeitnehmer:innen ihrem Arbeitgeber ausstellen, in welcher alle im Rahmen der Reise entstandenen Ausgaben, für die sie selbst in Vorleistung gegangen sind, ebenso wie alle Pauschalen (Verpflegung, Fahrt, Übernachtung) auf die sie Anspruch erheben, enthalten sind. Hier geht es also darum, welche Kosten Arbeitgeber Arbeitnehmenden erstatten bzw. auszahlen. Diese Erstattung erhalten Angestellte steuerfrei, in manchen Fällen sind die Beträge aber gesetzlich gedeckelt. Ob sie über die Lohnabrechnung ausgezahlt oder direkt überwiesen wird, liegt in der Hand des Unternehmens.
  • Darüber hinaus kann der Fall eintreten, dass Dienstreisenden finanzielle Mittel z.B. in Form einer Firmenkreditkarte zur Verfügung gestellt worden sind. Auf derartig getätigte Ausgaben gibt es logischerweise keinen Erstattungsanspruch, wohl aber müssen Arbeitnehmer:innen Belege und Quittungen für alle Ausgaben vorlegen können. Wie Sie z.B. mit den Karten von finway Ihr Reisekostenmanagement automatisieren & digitalisieren, können Sie weiter unten bei den Best Practices nachlesen.
  • Zu guter Letzt kann man noch die Gesamt-Abrechnung differenzieren, die wirklich alle entstandenen Reisekosten summiert enthält, die ein Unternehmen als betriebliche Ausgaben steuerlich geltend machen kann, also die beiden vorherigen Bausteine plus die Ausgaben, die die Firma möglicherweise bereits beglichen hat, z.B. Flüge oder Hotels, die über ein Buchungsportal durch das Unternehmen gebucht worden sind. Diese Abrechnung benötigt das Unternehmen für seine Gewinn- und Verlustrechnung.

Spätestens hier stellt man fest: Reisekostenabrechnungen sind ein komplexeres Thema, als man zunächst annehmen könnte – und dabei sind wir noch gar nicht tief in den Paragraphendschungel eingetaucht. Unternehmen, deren Angestellte viel auf Reisen sind, tun also gut daran, Best Practices zu etablieren, um den Überblick zu behalten und um am Ende alle Ausgaben möglichst unkompliziert, fehlerfrei und digital zusammenführen zu können. Im letzten Teil dieses Artikels haben wir einige davon für Sie zusammengetragen!

Reisekosten: Was zählt dazu und was nicht?

Man könnte meinen, dass zu Reisekosten wirklich alle Ausgaben zählen, die reisenden Arbeitnehmer:innen entstehen, während sie im Auftrag des Arbeitgebers unterwegs sind? Doch das ist nicht richtig. Zum einen ist klar (aus steuerrechtlicher Sicht) festgelegt, was zu den Aufwendungen einer Dienstreise gehören darf (und steuerlich absetzbar ist), zum anderen liegt es in der Entscheidung jedes Unternehmens, was es seinen Angestellten auf Auswärts-Einsätzen erstattet.

Zu den Reisekosten zählen üblicherweise:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand/Spesen
  • Reisenebenkosten

Fahrtkosten

Zu den Fahrtkosten zählen entstandene Kosten durch alle Mittel der Fortbewegung, die auf der Reise verwendet werden. Das können Reisen mit Flugzeug, Zug oder Taxi sein, oder Tickets für den öffentlichen Nahverkehr. Hier gestaltet sich die Abrechnung, egal ob als Auslage oder bei Begleichung durch eine Firmenkreditkarte noch vergleichsweise einfach, denn hier liegt üblicherweise eine Rechnung oder Quittung vor.

Etwas komplizierter wird es, wenn auf Dienstfahrten ein privates Fahrzeug zum Einsatz und somit die sog. Kilometerpauschale oder der Kilometersatz ins Spiel kommen. Zunächst einmal sollten Sie diese nicht mit der sog. Entfernungspauschale (oder Pendlerpauschale) verwechseln, denn diese gilt für die Strecke zwischen der eigenen Wohnung und der ersten Arbeitsstätte – und hier gelten andere Regeln. So erhöht sich die Pendlerpauschale pro gefahrenen Kilometer ab dem 21. km auf derzeit 38 Cent (zunächst von 2022 bis 2026)  – bei der auf Dienstreisen geltenden Kilometerpauschale bleibt der Satz hingegen gleich. Wiederum dürfen Pendler den Weg nur einfach berechnen, wohingegen bei Fahrtkosten im Rahmen einer Reise jeder (dienstlich) gefahrene Kilometer mitgerechnet werden kann. Fahrten, die während einer Geschäftsreise privat getätigt wurden (z.B. wenn Sie abends noch mit Ihrem Wagen zum Kino fahren) sind nicht erstattungsfähig.

Für PKW gilt üblicherweise ein Satz von 0,30 Euro/km, für motorisierte Räder ein Satz von 0,20 Euro/km. 

Um die mit dem eigenen PKW dienstlich gefahrenen Strecken auf der Reisekostenabrechnung geltend zu machen, müssen Arbeitnehmer:innen ein Fahrtenbuch führen oder dem Arbeitgeber auf andere Art und Weise die Fahrten nachweisen. Eine Software wie finway, über die die gesamte Reisekostenabrechnung gemanaged werden kann, misst z.B. die Entfernung zwischen Start- und Zielort automatisch aus und errechnet daraus den korrekten Fahrtkostenbetrag.

Eine Alternative zur 30-Cent-Kilometerpauschale ist der fahrzeugindividuelle Kilometersatz, der jedoch sehr kompliziert auszurechnen ist und sich hauptsächlich lohnt, wenn das verwendete Fahrzeug hochwertiger und somit kostenintensiver ist. Hier fließen dann alle Kosten, die das Fahrzeug seinem:r Besitzer:in verursacht (u.a. Abschreibung, Versicherung, Stellplatzgebühren, Wartung, Benzin) mit ein, welche durch alle gefahrenen privaten und dienstlichen Kilometer geteilt werden. Nur wenn bei dieser Rechnung mehr als 0,30€ herauskommen, lohnt sich die Anwendung – ob der Aufwand es auch tut, liegt in Ihrer Entscheidung. Jedoch sollte dies auch mit dem Arbeitgeber geklärt werden: Wie und ob er Fahrtkosten für Dienstreisen erstattet, liegt in seiner Entscheidung (siehe weiter unten: Wer zahlt die Reisekosten?)

Übernachtungskosten

Dauert die Dienstreise länger als einen Tag, sodass Arbeitnehmer:innen über Nacht auswärts bleiben, fallen in den meisten Fällen Hotelkosten oder Apartmentmieten (z.B. Airbnb) an. Diese trägt i.d.R. der Arbeitgeber. Tatsächlich angefallene Ausgaben für Übernachtungen, die per Rechnung nachweisbar sind, können vom Unternehmen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Mitarbeiter:innen, die für Hotelbuchungen in Vorkasse gehen, müssen also sicherstellen, dass sie alle Originalbelege vorlegen können – nur so gibt es dann auch das Geld zurück. Außerdem ist ungemein wichtig: Die Firmen-Anschrift und nicht die Privat-Anschrift muss auf die Rechnung! Sonst können beide Seiten Probleme bekommen.

Jedoch liegt es  im Ermessen des Arbeitgebers, wie und ob er die Kosten erstattet. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, Übernachtungspauschalen auszuzahlen, die für die Angestellten steuerfrei sind. In diesem Fall müssen auch keine Rechnungen beim Unternehmen eingereicht werden. In Deutschland beträgt die Pauschale jedoch nur 20€/Nacht und kaum ein:e Arbeitnehmer:in wird sich freudig darauf einlassen, die mit Sicherheit höheren Kosten für Hotel & Co. selbst zu tragen. Der Differenzbetrag (tatsächliche Kosten minus erhaltene Pauschale) kann jedoch in der Steuererklärung unter Werbungskosten (Anlage N)  abgesetzt werden.

Etwas anders sieht es im Ausland aus, hier gelten höhere Pauschalsätze für Übernachtungen. Gelingt es Arbeitnehmer:innen, eine Unterkunft zu finden, die günstiger ist als die ausgezahlte Pauschale, dürfen sie den Differenzbetrag behalten – steuerfrei! Das kann sich im Einzelfall also richtig lohnen. Für das Unternehmen wiederum stellt das eigentlich einen Nachteil dar, da mehr gezahlt wird, als tatsächlich ausgegeben wird.

Unternehmen müssen zudem wissen, dass Übernachtungspauschalen nicht als Betriebsausgaben abgesetzt werden dürfen, sondern wirklich nur die belegbaren tatsächlichen Ausgaben. Warum sollten sie sich also darauf einlassen, Pauschalen auszuzahlen und wie werden diese verrechnet?

Ein möglicher Grund ist die stark vereinfachte Handhabe im Geschäftsalltag. Weniger Rechnungen, weniger Arbeit. Außerdem entfällt die potenzielle Streitfrage, wer wie viel für ein Hotel ausgeben darf – denn die Auswahl der Übernachtungsstätte liegt so in der alleinigen Verantwortung des:der Reisenden. Nicht zuletzt rechnen natürlich auch Unternehmen nach, wie hoch ihre Kosten in jedem Fall sind und wann sich Pauschalen dennoch finanziell lohnen, auch wenn sie nicht abgesetzt werden können. Ob Pauschale oder Abrechnung via Beleg, kann nämlich individuell für jede einzelne Reise entschieden werden.

Verpflegungsmehraufwand & Spesen

Für Dienstreisen und andere Auswärtstätigkeiten können Arbeitgeber die Kosten für Essen & Getränke erstatten – und erneut besteht auch hier keine gesetzliche Verpflichtung dazu. Doch kaum ein Unternehmen lässt seine Mitarbeitenden hier auf den Kosten sitzen – in der Regel gibt es hier aber Vorschriften, in welcher Höhe die Kosten erstattet werden, wenn sie nicht ohnehin schon gedeckt sind. Das tritt z.B. ein, wenn im Hotelpreis ein Frühstück enthalten ist. Spätestens hier kann man sich dann leicht im Detail verlieren und sollte bei jeder Geschäftsreise genauestens alle Informationen und Belege zusammentragen.

Für die Erstattung von Spesen können Arbeitgeber wählen, ob sie für alle Ausgaben die dazugehörigen Restaurantquittungen oder Kassenbons vorgelegt bekommen müssen, also jede Ausgabe einzeln verbuchen möchten (sehr aufwändig!), oder ob sie vereinfachend eine Pauschale auszahlen. In beiden Fällen spricht man vom sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Das “mehr” darin bezieht sich auf die zusätzlichen Kosten, die Dienstreisenden unterwegs entstehen, da sie sich hier im Regelfall nicht so günstig wie zu Hause verpflegen können.

Die Höhe der Tagespauschalen sind gesetzlich geregelt, sind von Land zu Land, sogar zum Teil von Stadt zu Stadt unterschiedlich und werden jährlich geprüft und ggf. angepasst. Zahlt der Arbeitgeber Pauschalen aus, müssen ihm keine Belege (z.B. Restaurantrechnungen) mehr übermittelt werden.

Geben Angestellte für Spesen mehr aus, als durch die Pauschale gedeckt wird, müssen sie diese im Mehrkosten in der Regel selbst tragen.

In Deutschland beträgt der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen im Jahr 2022 noch dem, der auch schon 2021 galt und beträgt für einen ganzen Tag (24 Stunden) Reisetätigkeit 28,00€. Zum Vergleich: Im Jahr 2019 lag dieser Tagessatz noch bei 24,00€. Darüber hinaus gibt es noch den “kleinen Tagessatz” für Auswärtstätigkeiten zwischen 8 und 24 Stunden, sowie für den An- und Abreisetag, welcher bei 14,00€ liegt. Alles unter 8 Stunden zählt nicht als Dienstreise und es können keine Reisekosten abgerechnet werden.

Die Pauschale wird über den Tag folgendermaßen aufgeschlüsselt:

Frühstück20% des vollen TagessatzesBeispiel Deutschland: 20% von 28,00 Euro = 5,60 Euro
Mittagessen40% des vollen TagessatzesBeispiel Deutschland: 40% von 28,00 Euro = 11,20 Euro
Abendessen40% des vollen TagessatzesBeispiel Deutschland: 20% von 28,00 Euro = 5,60 Euro

Die Aufschlüsselung dient dabei nicht als Richtlinie, wie viel Reisende für die einzelnen Mahlzeiten ausgeben dürfen. Wenn sie wollen (und bereit sind womöglich draufzuzahlen) können sie auch für 25€ frühstücken gehen.

Die Berechnung gibt es für den Fall, dass Angestellten während ihrer Reise irgendwo ein Essen gestellt wird, z.B. bei Halbpension im Hotel oder wenn auf besuchten Veranstaltungen für Verpflegung gesorgt ist. In diesem Fall darf für diese Mahlzeiten keine Pauschale angesetzt werden, sie wird also abgezogen.

Beispiel: 

Der Arbeitgeber zahlt Frau Moll auf ihrer Geschäftsreise nach Dresden Verpflegungspauschalen. Am zweiten Abend der Reise hat Frau Moll jedoch ein Geschäftsessen mit einem Kooperationspartner. Hierfür kann sie den Bewirtungsbeleg einreichen, darf jedoch nicht zusätzlich die Pauschale für das Abendessen in der Reisekostenabrechnung oder bei der Steuer angeben. Ihre Tagespauschale kürzt sich also um 40% von 28,00€ auf 16,80€.

Die Höhe der Tagespauschalen ist abhängig vom Reiseziel, ebenso werden sie jährlich neu herausgeben. Auch beträgt die “kleine” Tagespauschale nicht überall genau 50% der großen, wie es in Deutschland der Fall ist. Die derzeit höchste Tagespauschale hat Norwegen mit stolzen 80,00€. Die niedrigste bekommt man bei einem Aufenthalt in der Türkei – hier sind es nur 17,00€.

Gibt es keine Spesenabrechnung über den Arbeitgeber, haben Beschäftigte die Möglichkeit, Kosten für Verpflegung als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuer geltend zu machen. Aber Vorsicht: Hier können nur Pauschalen angegeben werden und nicht die tatsächlichen Kosten!

Reisenebenkosten

Zu den Reisenebenkosten können verschiedene Ausgaben zählen, die neben Fahrt-, Übernachtungs-, und Verpflegungskosten anfallen. Ob der Arbeitgeber diese erstattet, kann er individuell festlegen. Mögliche Reisenebenkosten sind unter anderem:

  • Parkgebühren oder zusätzliche Fahrtkosten vor Ort (z.B. Taxi)
  • Eintrittsgelder für berufliche Veranstaltungen
  • Trinkgeld (wird häufig über Eigenbelege abgerechnet)
  • Beruflich veranlasste Korrespondenz (z.B. Telefongespräche aus dem Ausland, Portokosten)
  • Gepäckkosten (z.B. Beförderung, Versicherung)
  • Straßengebühren (Mautgebühren) im Ausland
  • Wertverluste durch Diebstahl
  • Kosten für Schadensersatz im Fall eines Verkehrsunfalls
  • Unfallversicherung für die Reise

Bei diesen Kosten ist es unabdingbar, dass Angestellte die dazugehörigen vorhandenen Belege aufheben, denn hier gibt es keinerlei Pauschalen. Auf keinen Fall können private Ausgaben, die während der Dienstreise getätigt wurden, als Reisenebenkosten abgesetzt werden. Der Kinobesuch oder der Ausflug ins Hotel-Spa gehen also in jedem Fall auf den eigenen Deckel!

Wer zahlt die Reisekosten?

Wir haben es bereits erwähnt, doch schreiben es nochmal deutlich: Unternehmen sind nicht verpflichtet, ihren Angestellten ausgelegte Kosten für Reisen zu erstatten! Theoretisch könnten sich Unternehmen also sogar bei der Erstattung teurer Flug- oder Übernachtungskosten querstellen. Dieser Fall ist jedoch nach unserem Kenntnisstand glücklicherweise fernab der Realität. Und mit einer solchen Behandlung von Angestellten dürfte es schnell ziemlich ruhig im Unternehmen werden.

Das heißt, in der Regel werden Reisekosten von Arbeitgebern übernommen – wie und in welcher Höhe ist jedoch unterschiedlich. Unternehmen können Reisekosten als Betriebskosten steuerlich in ihrer Gewinn-und-Verlustrechnung (Guv) geltend machen.

Deswegen sollten Sie als Arbeitnehmer:in immer mit Ihrem Arbeitgeber klären, für welche Kosten er auf welche Art und Weise und in welcher Höhe aufkommt. So arbeiten manche Unternehmen nicht mit Pauschalsätzen, sondern erstatten Ausgaben für Verpflegung, Übernachtung & Co.  über die dazugehörigen Quittungen oder stellen im Vorfeld die nötigen Mittel zur Verfügung. Und auch hier gilt: Unbedingt klären, wie viel ausgegeben werden darf und nicht auf eigene Faust 5-Sterne-Hotels oder Business-Class-Flüge buchen!

Für den Fall, dass alle oder einzelne Ausgabenposten der Reise nicht übernommen werden, gibt es für Angestellte wie zuvor schon beschrieben die Möglichkeit, diese Ausgaben als Werbungskosten in der eigenen Einkommensteuererklärung vom zu versteuernden Einkommen abzusetzen.

Hierfür gibt es die Anlage N, sobald die Werbungskosten die jährliche Pauschale von (seit 2022) 1.200€ überschreiten. In der Anlage wird die Summe aller Werbungskosten angegeben – die dazugehörigen Einzelausgaben müssen zusammen mit den Originalbelegen der Steuererklärung beigelegt werden. Beim Verpflegungsmehraufwand gilt hingegen zu beachten, dass nur die Pauschbeträge von der Steuer abgesetzt werden können. Wer sparsam speist, kann hier also theoretisch mehr für sich rausholen.

Das heißt aber natürlich, dass das Geld erstmal weg ist und nur  in Teilen (hier empfiehlt sich ein gutes Steuerberechnungsprogramm) wieder zurückkommt – und das natürlich erst im Folgejahr nach Abgabe der Erklärung.

Wann wird eine Reisekostenabrechnung erstellt, wann nicht?

Was laut Gesetzgeber als Dienstreise zählt, und was nicht, ist klar definiert, dennoch kommt es oft zu Verwirrungen, da sich die Paragraphen hier vor einiger Zeit geändert haben. Oftmals liest man nämlich, dass eine Dienstreise nur dann vorliegt, wenn das Ziel der Reise außerhalb der Stadtgrenzen der ersten Arbeitsstätte liegt. Aber ist das so korrekt?

Laut Bundesfinanzministerium handelt es sich seit 2014 um eine Dienstreise “wenn der Arbeitnehmer (sic!) außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist. Erste Tätigkeitsstätte ist dabei die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.”

Dieser Lesart zufolge gilt auch eine Tätigkeit außerhalb der eigenen Wohnung und des üblichen Arbeitsplatzes, also dem Büro oder dem Betrieb – so zum Beispiel eine Messe in der gleichen Stadt – als Geschäftsreise, für die Arbeitnehmende z.B. Fahrtkosten oder Verpflegungspauschalen geltend machen könnten. Es gilt jedoch zu beachten, dass alles unter 8 Stunden nicht als Reise zählen und somit keine Reisekosten geltend gemacht werden können.

Vielleicht sollten wir auch noch verdeutlichen, dass die Auswärtstätigkeit beruflich veranlasst sein muss. So läge ein Feriendomizil auf Ibiza, in das Sie vorübergehend Ihr Homeoffice verlegen, zwar auch außerhalb der eigenen Wohnung und Ihrem Büro, doch kommen Sie lieber nicht auf den Gedanken, Ihrem Arbeitgeber hier etwas in Rechnung zu stellen 😉

Best Practices für Ihre Reisekostenabrechnung

Welche Möglichkeiten gibt es aber nun, das kleine Monster “Reisekostenabrechnung” für alle Beteiligten angenehmer zu gestalten und Unklarheiten weitestgehend aus dem Weg zu räumen?  Für ein bisschen Vereinfachung stellen wir für diesen Teil des Artikels mal folgende grundsätzliche Prämisse auf:

Unternehmen kommen für alle anfallenden, steuerlich als Betriebskosten absetzbaren Reisekosten auf (alles andere wäre keine Best Practice!)

Best Practice 1: Eine transparente Travel Policy ist ein Muss!

Unternehmen, die ihre Leute viel auf Reisen schicken, sollten klare Reiserichtlinien festlegen und diese transparent kommunizieren. Eine Reisekostenrichtlinie sollte z.B. folgende Punkte abdecken:

  • Voraussetzung für Dienstreisen (Wer darf aus welchen Gründen betrieblich reisen?)
  • Formen und Fristen (Bis wann und in welcher Form, z.B. elektronisch, auf Papier muss die Reisekostenabrechnung eingereicht werden)
  • Welche Reisekosten(-arten) erstattet werden
  • Ggf. über welche Anbieter z.B. Flüge oder Hotels gebucht werden dürfen. Viele Firmen haben Business-Accounts mit Rabatten bei Buchungsportalen.
  • Aufschlüsselung im Detail, welche Regeln für die einzelnen Kosten im Detail gelten

Vor allem der letzte Punkt ist wichtig um Fragen von reisenden Angestellten vorwegzugreifen, denn hier geht es zum Beispiel um:

  • Richtwerte für die Kosten von Hotelübernachtungen sowie den erlaubten Hotelkategorien
  • Auflistung erlaubter Verkehrsmittel und Voraussetzung für deren Nutzung (z.B. kann für die Nutzung eines PKWs eine zusätzliche Genehmigung erforderlich sein, wenn die Reise theoretisch auch per Bahn möglich wäre)
  • Klarstellungen über Pauschalen – Hier kann z.B. stehen, dass für den Verpflegungsmehraufwand die geltenden Tagespauschalen gezahlt werden, anstatt Belege einzeln zu verrechnen.

Je granularer und eindeutiger eine Reisekostenrichtlinie verfasst ist, desto weniger Fehler passieren während den einzelnen Phasen einer Dienstreise (Planung, Buchung, Durchführung, Abrechnung) – und desto geringer ist hintenraus der Aufwand bei der Reisekostenabrechnung.

Best Practice 2: Papier und Aufwand reduzieren mit einer Software für die digitale Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung Digitalisieren

Für die Abrechnung von Spesen und anderen Reisekosten gibt es keine festgelegte Form – so stellen die meisten Unternehmen Vorlagen (z.B. eine Excel-Vorlage) bereit. In allererster Linie ist es ja wichtig, dass alle Kosten aufgelistet werden und die dazugehörigen Belege in der Finanzabteilung oder der Steuerberatung landen. Doch hier geht das Chaos oft so richtig los. Zahllose Kassenbons (oft unschön zerfaltet aus dem Portemonnaie), Zugtickets, Taxiquittungen und so weiter stellen die Grundlage dafür dar, dass überhaupt abgerechnet werden kann. Und wer hat so einen nicht schon mal verloren oder gar vergessen ausstellen zu lassen?

Um das zu vermeiden, sollten Unternehmen unbedingt über die Einführung einer Software für die digitale Reisekostenabrechnung nachdenken. Ein Tool wie finway bietet die Möglichkeit, Belege umgehend zu digitalisieren, indem sie per App abfotografiert und in die Software hochgeladen werden. Dort werden sie vom OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen – somit entfällt auch der träge Schritt des Abtippens der Rechnungsinformationen. Zudem lässt sich so jede Aufwendung umgehend vorkontieren und gesammelt einer Geschäftsreise zuordnen. Haben Angestellte Kosten ausgelegt, erstellen sie einen Rückerstattungsantrag, wurden Ausgaben mit Firmenmitteln (Überweisung/Kreditkarte) beglichen, werden die Rechnungen über Rechnungsanträge eingereicht. So landet wirklich jeder Beleg am richtigen Ort.

Doch auch Pauschalen (Fahrtkostenpauschale, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschale) lassen sich über eine gute Software automatisch mit den aktuell geltenden Pauschalsätzen abrechnen.

  • Für Fahrtkosten werden Abfahrts- und Zieladresse eingetragen. Mit diesen Angaben kann die Software die exakte Entfernung messen und die Gesamtfahrtkosten präzise berechnen.
  • Beim Verpflegungsmehraufwand können Mitarbeitende auswählen, in welchem Land und welcher Stadt sie sich an welchen Tagen aufgehalten haben und welche Mahlzeiten sie selbst gezahlt haben
  • Gleiches gilt für die Übernachtungspauschale, falls diese zum Einsatz kommt.

Auf diese Art und Weise geht die Reisekostenabrechnung zügig und intuitiv von der Hand und über direkte Schnittstellen zu DATEV oder anderen Buchhaltungsprogrammen können alle Belege & Transaktionen schneller & intuitiv für die Steuererklärung weiterverarbeitet werden.

Best Practice 3: Setzen Sie auf virtuelle & physische Firmenkreditkarten für alle Angestellten

Reisekostenabrechnung Best Practice mit Firmenkarten

Viele Unternehmen bestehen darauf, dass Angestellte Reisekosten auslegen, denn ihnen eine allgemeine Kreditkarte des Unternehmens für Geschäftsreisen auszuhändigen, erscheint vielen zu unsicher. Nicht nur könnte die Karte abhanden kommen – die reisenden Kolleg:innen setzen sie womöglich für Ausgaben ein, die nicht genehmigt sind oder geben zu viel für Hotel & Co. aus. Nun gut – bei letzterem Zweifel sollten Sie auch das Vertrauensverhältnis zu Ihrer Belegschaft aufarbeiten.

Dazu kommt: Auslagen sind für Mitarbeiter:innen i.d.R. unangenehm – denn es ist erst mal ihr Geld, das vom eigenen Konto abgeht und fehlt, obwohl die Ausgaben beruflich bedingt sind. Auf sein Geld zu warten – vor allem wenn die Mühlen der Buchhaltung nur träge mahlen – macht niemandem Spaß. Doch es gibt moderne, smarte Alternativen!

Mit einem All-in-One-Ausgabenmanagement-Tool wie finway können Sie Ihren Angestellten im Handumdrehen anlassbezogene Firmenkarten von Mastercard in wahlweise virtueller oder physischer Form auf ihren Namen ausstellen. Sie geben der Karte ein festgelegtes Limit, welches dann für die Reise zur Verfügung steht. Natürlich muss auch hier jede Ausgabe belegt werden – und das passiert über die dazugehörige App, mit der Belege & Quittungen von unterwegs aus abfotografiert und in die Software hochgeladen werden. So stellen Sie sicher, dass alles im Budget bleibt und durchgehend transparent ist. Jeder Beleg kann schon in der Software der richtigen Kostenstelle und dem richtigen Sachkonto zugeordnet werden, was Ihre Buchhaltung automatisiert und ihr so eine Menge Arbeit erspart. Und jetzt: Frohes & verantwortungsbewusstes & erfolgreiches (Geschäfts-)Reisen!

Disclaimer:

Dieser Beitrag wurde mit großer Sorgfalt und nach ausführlicher Recherche geschrieben, jedoch stellt er keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar sondern dient lediglich der Information. Wir übernehmen keine Haftung. Für eine sichere Beratung sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung oder ihrem:r Anwält:in.

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