Eigenbeleg

Keine Buchung ohne Beleg? Diesen Satz haben wir wohl alle schon mal gehört, denn er gilt als essentieller Grundsatz der Buchführung. Doch was passiert, wenn mal kein Beleg vorhanden ist, weil dieser vielleicht verloren oder sogar nie ausgestellt wurde?

Schon gewusst? Dieser Grundsatz gilt nicht nur der internen Richtigkeit von Buchungen in einem Unternehmen. Vor allem für externe Parteien, wie das berüchtigte Finanzamt, sind eben diese Belege wichtig. Ohne Beleg erkennt das Finanzamt die verbuchte Ausgabe nicht an und die steuerliche Abzugsfähigkeit entfällt! Und wer will schon sinnlos Geld verlieren?

Für diese Fälle gibt es den Eigenbeleg, welcher für das Finanzamt als Ersatz der fehlenden Rechnung zählt. Ausgefüllt wird ein Eigenbeleg meist von dem:der Unternehmer:in selber oder auch von leitenden Angestellten, die dazu befugt sind.

Doch jetzt nochmal von vorne:

Was ist denn ein Beleg überhaupt?

Da wir in der Buchführung sehr akribisch vorgehen müssen, damit auch wirklich alle Zahlen am Ende der Periode stimmen, braucht es auch immer Beweise für die verbuchten Ereignisse. Ein Beleg ist diese Art von Beweis für das Vorkommen eines Geschäftsvorfalls.

Belege werden hierbei in externe und interne Belege aufgeteilt. Externe Belege, auch häufig Fremdbelege genannt, werden von Außenstehenden an das Unternehmen ausgestellt. Diese Fremdbelege dokumentieren dann einen Zahlungsverkehr zwischen der Firma und einer externen Partei, daher auch der Name. Interne Belege hingegen werden vom Unternehmen selbst ausgestellt.

Wozu gehört also jetzt der Eigenbeleg? 

Richtig! Der Eigenbeleg ist ein gutes Beispiel für einen internen Beleg.

 

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Inhaltskriterien eines Eigenbelegs

Gesetzliche Vorschriften gibt es zwar für einen Eigenbeleg nicht, aber um #bestfriends mit dem Finanzamt zu sein, sollte man folgende Daten auf einem Eigenbeleg angeben:

  • Betrag des Kaufs
  • Inhalt des Kaufs
  • Datum des Kaufs
  • Name des Empfängers
  • Grund für den Eigenbeleg (aka. warum liegt kein normaler Beleg vor?)

Der letzte Punkt zeigt: Ein Eigenbeleg ist und bleibt nur eine Notlösung im Ausnahmefall. Durch die Unterschrift des Ausstellers bestätigt dieser die Richtigkeit des Eigenbelegs.

Achtung! Da ein Eigenbeleg laut ordnungsgemäßer Buchführung nicht als ordentliche Rechnung gilt, können Sie diesen nicht bei der Vorsteuer geltend machen.

Wichtig ist außerdem auch immer, dass ein Eigenbeleg betrieblich veranlasst und beruflich notwendig ist. Auch die angegebenen Daten (siehe Stichpunkte oben) sollten glaubhaft sein. Denn die Entscheidung, ob ein Eigenbeleg akzeptiert wird, liegt alleinig beim Finanzamt.

Wann ist ein Eigenbeleg einreichbar?

Man kann einen Eigenbeleg für die folgenden Fälle einreichen:

  • Trinkgeld-Ausgaben
  • Reise-Nebenkosten
  • Abhandengekommene Quittungen (verloren, unleserlich oder sogar gestohlen)
  • Pauschal-Ausgaben bei regelmäßigen, kleineren Ausgaben (wie Wäscherei)

Auch wenn Eigenbelege in der Regel vom Finanzamt anerkannt werde, besteht darauf kein rechtlicher Anspruch.

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