Digitaler Rechnungseingang

Digitaler Rechnungseingang

Dank digitalem Rechnungseingang und automatisierter Rechnungserfassung via OCR empfangen Sie Rechnungen zentral und können sie direkt nach Eingang schnell weiterverarbeiten.

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Unternehmen aus allen Branchen vertrauen auf finway

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Alle Rechnungen zentral an einem Ort verfügbar

Der zentrale Rechnungseingang aller Rechnungen hilft bei der schnellen Rechnungsverarbeitung. Ohne Medienbrüche.

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Automatisiert erfassen und direkt weiterverarbeiten

Dank App, E-Mail-Weiterleitung und Rechnungserfassung via OCR müssen Sie nie wieder händisch Rechnungen einsammeln und auslesen.

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Aufwand, Kosten und Fehler nachhaltig reduzieren

Mit finway verarbeiten Sie Rechnungen ganz ohne Stress und können sich so auf die wichtigen Dinge fokussieren.

Rechnungen und Belege einfach via App erfassen

Rechnungen und Belege einfach via App hochladen – egal wo Sie sind

Von unterwegs kurz einen Kassenzettel hochladen? Mit der finway-App kein Problem. Einfach Foto machen und uploaden. Der Beleg wird automatisch ausgelesen und kann anschließend weiterverarbeitet werden.

E-Mail-Weiterleitung für automatischen Upload in den Rechnungseingang

E-Mail-Weiterleitung für automatischen Upload

Eingehende Rechnungen können Sie an eine zentrale E-Mail-Adresse weiterleiten. Diese werden dann automatisch in Ihren finway-Account hochgeladen und mit OCR ausgelesen.

Auf einmal mehrere Rechnungen per Bulk-Upload hochladen

Bulk-Uploads mehrerer Rechnungen

Laden Sie via Bulk-Upload mehrere Rechnungen gleichzeitig in finway hoch. Diese werden automatisch via OCR ausgelesen und können direkt weiterverarbeitet und bezahlt werden.

Automatische Rechnungserfassung via OCR

Automatische Rechnungserfassung via OCR

Mit finway müssen Sie keine Rechnungsdaten mühsam entziffern und abtippen. Die OCR Rechnungserkennung liest Ihre Rechnungen automatisch aus und erfasst alle relevanten Rechnungsdaten.

Gutschriften und Skonto abbilden

Rabatte und Erstattungen einfach abbilden

Egal ob reklamierte Ware, Rabatte oder anteilige Erstattungen: In finway bilden Sie Rabatte und Erstattungen korrekt ab und können die dazugehörigen Workflows einfach automatisieren.

Automatischer Duplikatecheck von Rechnungen

Doppelt bezahlte Rechnungen vermeiden

finway überprüft, ob neu hochgeladene Rechnungen bereits im System existieren, um die Gefahr von doppelt bezahlten Rechnungen zu minimieren. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Account sauber bleibt und keine Duplikate entstehen.

Hochgeladene Rechnungen direkt bestehenden Einkaufsanträgen zuordnen

Direkte Zuordnung zu Einkaufsanträgen und Subscriptions

Fügen Sie Rechnungen aus dem Rechnungseingang direkt vorher erstellten Einkaufsanträgen oder Subscriptions hinzu. Besteht noch kein passender Antrag, können Sie unmittelbar aus dem Rechnungseingang einen neuen Rechnungsantrag erstellen.

Archivierung aller Rechnungen und bequeme Suche

Unbegrenzte und sichere Archivierung

Alle Rechnungen und Belege sind jederzeit in finway mithilfe der Suchfunktion abrufbar und können unbegrenzt gespeichert werden.

Martina Peter_FES

Martina Peter

Kaufmännische Leitung bei Freie Evangelische Schule Stuttgart (FES)

„Unser Ziel war Digitalisierung, also weg vom Papier, und klare Genehmigungsprozesse zu schaffen, um den Mitarbeitern verständlich zu machen, wer eigentlich was entscheidet und freigibt. Das konnten wir mit finway transparent und einfach abbilden. Die Software ist selbsterklärend.“

Vorgehensweise bei einer digitalen Rechnungseingangsbearbeitung

In vielen Unternehmen gehen Rechnungen an unterschiedlichen Stellen ein. Die Finanzabteilung steht vor der Herausforderung alle Rechnungen und Belege einzusammeln. Oftmals werden Rechnungsdaten händisch erfasst und anschließende Rechnungsfreigaben manuell eingeholt. Dadurch verzögern sich nicht nur die Freigaben, sondern auch Zahlungen sowie die Vorbereitung des Monatsabschlusses. Mit einer digitalen Rechnungseingangsbearbeitung sammeln Sie alle Rechnungen zentral in einem Tool. Eine automatische Rechnungserfassung spart wiederum Zeit beim Extrahieren der relevanten Daten. So haben Sie nicht nur alle Rechnungen stets griffbereit, sondern können Eingangsrechnungen auch schnell weiterverarbeiten, vermeiden Fehler bei der Erfassung und müssen keinen Belegen oder Rechnungen mehr hinterherrennen.

FAQs zum digitalen Rechnungseingang

Was ist ein Rechnungseingang?

Der Rechnungseingang bezeichnet grundsätzlich den Prozess, wenn eine Eingangsrechnung in einem Unternehmen eingeht. Bei Eingangsrechnungen handelt es sich um Rechnungsdokumente, die bspw. von einem Lieferanten oder Dienstleister an das Unternehmen gestellt werden.

Was sind die Vorteile eines digitalen Rechnungseingangs?

Bei vielen Eingangsrechnungen kann der Rechnungseingang schnell unübersichtlich werden und den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung verzögern. Mit einem elektronischen Rechnungseingangsbuch können Sie nicht nur sicherstellen, dass alle Rechnungen zentral gesammelt und automatisch erfasst werden, sondern haben ebenso die transparente Dokumentation des ganzen Prozesses in einem einzigen Tool, vom Eingang, über die Freigabe bis hin zur Bezahlung und elektronischen Archivierung der Eingangsrechnungen. Mit einer Suchfunktion finden Sie Rechnungen schnell und mühelos wieder.

Was versteht man unter OCR?

OCR steht für Optical Character Recognition (Texterkennung). Mithilfe von OCR kann finway Texte aus einem Rechnungs-PDF oder einer eingescannten Rechnung erkennen und diese Daten für die Weiterverarbeitung extrahieren.

Welche Rechnungsdaten werden via OCR erfasst?

Die OCR erfasst alle relevanten Rechnungsdaten wie bspw. das Rechnungsdatum, der Betrag, die Rechnungsnummer und der Lieferant bzw. Dienstleister. Die Rechnungserfassung via OCR funktioniert auch bei Rechnungen mit mehreren Rechnungsgegenständen.

Was sind die Vorteile der automatischen Rechnungserfassung?

Mit der automatischen Erkennung aller relevanten Rechnungsdaten müssen Sie keine Daten mehr händisch erfassen, können eingehende Rechnungen direkt weiterverarbeiten und vermeiden Fehler bei der Erfassung.

Können Rechnungen und Belege von unterwegs eingescannt werden?

Sie können finway auf allen Endgeräten nutzen und Belege sowie Rechnungen auch von unterwegs fotografieren und in das Tool hochladen.

Wie funktioniert die E-Mail-Weiterleitung?

Sie können E-Mails mit einem Rechnungsanhang an eine bereitgestellte finway-E-Mail-Adresse weiterleiten. Anschließend wird die sich im Anhang befindliche Rechnung automatisch in Ihren Rechnungseingang hochgeladen. Alle Mitarbeiter:innen, welche in finway registriert sind, können die Weiterleitung nutzen. Die E-Mail-Weiterleitung muss dabei von derselben E-Mail-Adresse erfolgen, mit welcher der:die Mitarbeiter:in auch im System angelegt ist. Während Mitarbeiter:innen nur die Rechnungen im Rechnungseingang sehen, welche sie selbst an die finway-E-Mail-Adresse geschickt haben, haben Admins Zugriff auf alle Rechnungen in der Inbox. Mit der E-Mail-Weiterleitung können Sie eine schnelle und zuverlässige Übermittlung Ihrer Rechnung an Ihren finway-Account sicherstellen.

Unterstützt finway eine Archivierung von elektronischen Rechnungen?

Sie haben bei finway jederzeit Zugriff auf alle Rechnungen und Belege. Die Speicherung Ihrer Dokumente ist dabei unbegrenzt.

Lernen Sie finway kennen

Unsere Expert:innen führen Sie in ca. 30 Minuten unverbindlich durch das Tool und arbeiten gemeinsam mit Ihnen Potenziale für Ihr Unternehmen heraus.

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  • Philipp Wendeln
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