Digitaler Rechnungseingang

Digitaler Rechnungseingang

Mit dem digitalen Rechnungseingang empfangen Sie Rechnungen zentral, müssen nicht mehr bei Mitarbeiter:innen auf die Suche nach fehlenden Rechnungen gehen und können sie nach Eingang anhand regelbasierter Workflows direkt weiterverarbeiten.

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Unternehmen aus allen Branchen vertrauen auf finway

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Endlich nie wieder nach Rechnungen und Belegen suchen

Der digitale Rechnungseingang als zentraler Ort für alle Rechnungen unterstützt Sie bei der schnellen Rechnungsverarbeitung. Ohne Medienbrüche.

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Basis für pünktliche Zahlungen und fehlerfreie Rechnungen legen

Reduzieren Sie Aufwand, Kosten und Fehler, zahlen Sie Rechnungen pünktlich und vermeiden Sie doppelt bezahlte Rechnungen.

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Regelbasierte Workflows für Eingangsrechnungen definieren

Mit den passenden Eingangsrechnungs-Workflows binden Sie alle relevanten Personen effizient in Ihren Rechnungsprozess mit ein.

Rechnungen und Belege einfach via App erfassen

Rechnungen und Belege einfach via App hochladen – egal wo Sie sind

Von unterwegs kurz einen Kassenzettel hochladen? Mit den finway-Apps kein Problem. Einfach Foto machen und uploaden. Der Beleg wird automatisch ausgelesen und kann anschließend weiterverarbeitet werden.

E-Mail-Weiterleitung für automatischen Upload in den Rechnungseingang

E-Mail-Weiterleitung für automatischen Upload Ihrer Eingangsrechnungen

Eingehende Rechnungen können Sie an eine zentrale E-Mail-Adresse weiterleiten. Diese werden dann automatisch in Ihren finway-Account hochgeladen und mit OCR ausgelesen.

Auf einmal mehrere Rechnungen per Bulk-Upload hochladen

Bequemer Bulk-Upload mehrerer Rechnungen

Laden Sie mehrere Eingangsrechnungen gleichzeitig in finway hoch und verarbeiten Sie diese direkt in Ihrem Account weiter.

Gutschriften und Skonto abbilden

Rabatte und Erstattungen einfach abbilden

Egal ob reklamierte Ware, Rabatte oder anteilige Erstattungen: In finway bilden Sie Rabatte und Erstattungen korrekt ab und können die dazugehörigen Workflows einfach automatisieren.

Automatischer Duplikatecheck von Rechnungen

Doppelt bezahlte Rechnungen vermeiden

finway überprüft, ob neu hochgeladene Eingangsrechnungen bereits im System existieren, um die Gefahr doppelt bezahlter Rechnungen zu minimieren. So stellen Sie sicher, dass Ihr Account sauber bleibt und keine Duplikate entstehen.

Hochgeladene Rechnungen direkt bestehenden Einkaufsanträgen zuordnen

Direkte Zuordnung zu Einkaufsanträgen und Subscriptions

Fügen Sie Rechnungen aus dem Rechnungseingang direkt vorher erstellten Einkaufsanträgen oder Subscriptions hinzu. Besteht noch kein passender Antrag, können Sie unmittelbar aus dem Rechnungseingang einen neuen Rechnungsantrag erstellen.

Archivierung aller Rechnungen und bequeme Suche

Unbegrenzte und sichere Archivierung

Alle Rechnungen und Belege sind jederzeit in finway mithilfe der Suchfunktion abrufbar und können unbegrenzt gespeichert werden.

Martina Peter_FES

Martina Peter

Kaufmännische Leitung bei Freie Evangelische Schule Stuttgart (FES)

Unser Ziel war Digitalisierung, also weg vom Papier, und klare Genehmigungsprozesse zu schaffen, um den Mitarbeitern verständlich zu machen, wer eigentlich was entscheidet und freigibt. Das konnten wir mit finway transparent und einfach abbilden. Die Software ist selbsterklärend.

Vorgehensweise bei einer digitalen Rechnungseingangsbearbeitung

In vielen Unternehmen gehen Rechnungen an unterschiedlichen Stellen ein. Die Finanzabteilung steht daher vor der Herausforderung, alle Rechnungen und Belege einzusammeln. Oftmals werden Rechnungsdaten dabei händisch erfasst und anschließende Rechnungsfreigaben manuell eingeholt. Dadurch verzögern sich nicht nur die Freigaben, sondern auch Zahlungen sowie die Vorbereitung des Monatsabschlusses. Gleichzeitig fehlt die nötige Transparenz im Rechnungseingangsprozess. Mit einer digitalen Rechnungseingangsbearbeitung sammeln Sie alle Rechnungen zentral in einem Tool. Eine automatische Rechnungserfassung spart wiederum Zeit beim Extrahieren der relevanten Daten. So haben Sie nicht nur alle Rechnungen stets griffbereit, sondern können Eingangsrechnungen auch schnell weiterverarbeiten, vermeiden Fehler bei der Erfassung und müssen keinen Belegen oder Rechnungen mehr hinterherrennen. Das entlastet Ihre Mitarbeiter:innen und sorgt teamübergreifend für mehr Zufriedenheit.

Weg von der manuellen Bearbeitung: Digitalisieren Sie jetzt Ihren Rechnungseingang

Mit einer Software wie finway können Sie Ihren Rechnungseingang automatisieren. So erlangen Sie mehr Effizienz bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen sowie einen transparenten Prozess anhand von Ihnen definierter Workflows von Anfang an. Neben der Zeitersparnis reduzieren Sie die Kosten pro verarbeiteter Rechnung und können sowohl im Homeoffice als auch von unterwegs arbeiten. Bei finway bilden Sie weitere Arbeitsschritte wie Erfassung, Freigabe und Prüfung reibungslos mit ab und können so nicht nur Ihren Rechnungseingang digitalisieren, sondern Ihr gesamtes Ausgaben- und Liquiditätsmanagement. Mit einem digitalen Rechnungseingang und der automatisierten Rechnungsbearbeitung schaffen Sie außerdem die Grundlage für Ihre Budget- und Liquiditätskontrolle und einen schnellen Monatsabschluss.

FAQs zum digitalen Rechnungseingang

Was ist ein Rechnungseingang?

Der Rechnungseingang bezeichnet grundsätzlich den Prozess, wenn eine Eingangsrechnung in einem Unternehmen eingeht. Bei Eingangsrechnungen handelt es sich um Rechnungsdokumente, die bspw. von einem Lieferanten oder Dienstleister an das Unternehmen gestellt werden.

Was sind Eingangsrechnungen?

Als Eingangsrechnungen bezeichnet man solche Rechnungen, die beim Unternehmen eingehen und bspw. von Lieferanten oder Dienstleistern an das eigene Unternehmen gerichtet sind und bspw. auf eine Warenlieferung folgen. Das können sowohl elektronische Eingangsrechnungen als auch Papierrechnungen sein. Eingangsrechnungen werden vom Unternehmen geprüft, freigegeben, bezahlt und kontiert. Dabei müssen Eingangsrechnungen gewisse Bestandteile wie bspw. Name und Anschrift des Unternehmens und Rechnungsnummer als Pflichtangaben enthalten, sodass die weitere Verarbeitung inklusive Bezahlung korrekt durchgeführt werden kann.

Was sind die Vorteile eines digitalen Rechnungseingangs?

Bei vielen Eingangsrechnungen kann der Rechnungseingang schnell unübersichtlich werden und den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung verzögern. Mit einem elektronischen Rechnungseingangsbuch können Sie nicht nur sicherstellen, dass alle Rechnungen zentral gesammelt und automatisch erfasst werden, sondern haben ebenso die transparente Dokumentation des ganzen Prozesses in einem einzigen Tool, vom Eingang, über den Freigabeprozess bis hin zur Bezahlung und elektronischen Archivierung der Eingangsrechnungen. Mit einer Suchfunktion finden Sie Rechnungen schnell und mühelos wieder. Außerdem sparen Sie Kosten und Zeit in Ihrer Rechnungsverarbeitung und binden durch die digitale Lösung alle relevanten Personen von Anfang an effizient in Ihren Prozess mit ein.

Können Rechnungen und Beleg auch von unterwegs hochgeladen werden?

Sie können finway auf allen Endgeräten nutzen und Belege sowie Rechnungen auch von unterwegs fotografieren und in das Tool hochladen. Die Software ermöglicht Ihnen so ein ortsunabhängiges Arbeiten, bspw. auf Geschäftsreisen oder im Homeoffice.

Wie funktioniert die E-Mail-Weiterleitung?

Sie können E-Mails mit einem Rechnungsanhang an eine bereitgestellte finway-E-Mail-Adresse weiterleiten. Anschließend wird die sich im Anhang befindliche Rechnung automatisch in Ihren Rechnungseingang hochgeladen. Alle Mitarbeiter:innen, welche in finway registriert sind, können die Weiterleitung nutzen. Die E-Mail-Weiterleitung muss dabei von derselben E-Mail-Adresse erfolgen, mit welcher der:die Mitarbeiter:in auch im System angelegt ist. Während Mitarbeiter:innen nur die Rechnungen im Rechnungseingang sehen, welche sie selbst an die finway-E-Mail-Adresse geschickt haben, haben Admins Zugriff auf alle Rechnungen in der Inbox. Mit der E-Mail-Weiterleitung können Sie eine schnelle und zuverlässige Übermittlung Ihrer Rechnung an Ihren finway-Account sicherstellen.

Unterstützt finway eine Archivierung von elektronischen Rechnungen?

Sie haben bei finway jederzeit Zugriff auf alle Rechnungen und Belege. Die Speicherung Ihrer Dokumente ist dabei unbegrenzt.

Lernen Sie finway kennen

Unsere Expert:innen führen Sie in ca. 30 Minuten unverbindlich durch das Tool und arbeiten gemeinsam mit Ihnen Potenziale für Ihr Unternehmen heraus.

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