Messestand, Büromaterial oder Marketingkampagne: Mit Einkaufsanträgen können Mitarbeiter:innen unkompliziert Angebote und Freigaben für anstehende Einkäufe direkt in finway einholen.
Sehen Sie Ausgaben und die Auswirkungen auf Ihr Budget schon vor dem eigentlichen Einkauf.
Mit Einkaufsanträgen starten Sie den Prozess von Beginn an und sorgen so für einen holistischen Workflow.
Schaffen Sie eine Einkaufskultur im Unternehmen, an der alle Mitarbeiter:innen beteiligt sind.
Mit Einkaufsanträgen können Sie Ausgaben in Ihren Budgets berücksichtigen, schon bevor sie passieren. So haben Sie eine bessere Datenbasis für Ihre Budgetplanung und können bessere Entscheidungen treffen.
Beantragen Sie mit Ihrem Einkaufsantrag direkt eine virtuelle Karte zur einmaligen Verwendung. Diese wird nach der Genehmigung für diesen Antrag erstellt und nach der erfolgreichen Transaktion wieder gelöscht.
Manchmal müssen mehrere Angebote für einen Einkauf eingeholt werden. Hängen Sie Einkaufsanträgen beliebig viele Angebote an – für den besseren Vergleich und eine fundierte Entscheidung.
Nach der Freigabe eines Einkaufsantrags wird automatisch dem:der Antragssteller:in eine Aufgabe zum Hochladen der Rechnung zugewiesen. So muss die Buchhaltung zum Monatsabschluss nicht erst noch fehlende Rechnungen einsammeln, da die Mitarbeiter:innen selbst aktiv werden.
Wenn mehrere Personen bestimmte Einkäufe genehmigen sollen, so können Sie mehrstufige Freigabeprozesse für Einkaufsanträge definieren, welche beispielsweise aufgrund eines bestimmten Lieferanten oder einer Kostenstelle ausgelöst werden.
Manche Beträge sind so klein, dass Mitarbeiter:innen hierfür keine Einkaufsfreigaben benötigen. Legen Sie flexibel pro Mitarbeiter:in fest, bis zu welcher Grenze Anträge automatisch freigegeben werden sollen. So können Mitarbeiter:innen direkt Einkäufe vornehmen. Bei Beiträgen über der festgelegten Grenze wird automatisch der:die passende Genehmiger:in im Workflow ausgewählt.
“Mit finway erzielen wir nicht nur Prozessbeschleunigungen, sondern auch Einsparungen von mind. 10 %. Vor der Einführung von finway waren die Bestellprozesse weniger transparent. Wenn ein Mitarbeiter einen Kaufantrag im Tool stellt, hinterfragt dieser dann auch direkt selbst die Wertigkeit und den Nutzen der Bestellung.”
Blogbeitrag: 6 Gründe, warum Sie in Ihrem Unternehmen mit Einkaufsanträgen arbeiten sollten
Was ist ein Einkaufsantrag?
Einkaufsantrag, Einkaufsanfrage, Bedarfsanforderung oder Purchase Order – einen einheitlichen Begriff für die Beantragung eines Einkaufs, z.B. von Arbeitsmitteln, gibt es nicht. Jedoch meinen sie im Grunde das Gleiche: Ein:e Mitarbeiter:in benötigt Budget, um einen Einkauf zu tätigen. Dieses zu erhalten kann bisweilen ein langwieriger Prozess sein. Der:die Vorgesetzte wird bspw. per E-Mail, im Meeting oder gar in der Kaffeepause danach gefragt und später nochmal erinnert. Erhält der:die Mitarbeiter:in endlich eine Freigabe, benötigt er:sie nun aber noch die Firmenkreditkarten-Daten zum Einkauf oder legt das Geld privat aus und bekommt es später zurückerstattet. So kompliziert muss es nicht laufen!finway liefert Ihnen den 360-Grad-Workflow vom Einkaufsantrag, über die Rechnungsfreigabe bis zur Vorkontierung für die Buchhaltung.
Was passiert nach dem Einkaufsantrag?
Sobald der Einkaufsantrag genehmigt wurde, entweder durch den:die entsprechende:n Genehmiger:in oder die automatische Freigabe, kann der Artikel gekauft werden. Wenn Sie eine virtuelle Karte zusammen mit dem Antrag erstellt haben, finden Sie diese nun im Bereich “Karten”. Hier können Sie nun die einmalig für diesen Einkauf generierten Kartendaten (Kartennummer, Ablaufdatum, CCV) einsehen.
Als Antragssteller:in erhalten Sie automatisch eine Aufgabe in finway, die dazugehörige Rechnung hochzuladen. Falls gewünscht, kann dies ebenso von der Finanzabteilung übernommen werden. Nach dem Rechnungsupload wird der Rechnungsantrag erneut an die Genehmiger:innen zur Freigabe geschickt, um anschließend geprüft und bezahlt zu werden, sofern keine virtuelle Karte für den Antrag ausgewählt wurde.
Müssen virtuelle Karten zusätzlich erstellt werden?
Wenn Sie beim Stellen eines Einkaufantrags die Option einer virtuellen Karte auswählen, muss diese nicht manuell beantragt werden. Die virtuelle Karte wird automatisch mit dem Antrag erstellt, sobald dieser genehmigt wurde. Nach dem Einkauf und der Bezahlung mit der Karte wird diese wieder automatisch gelöscht. Einmalige Karten beziehen den entsprechenden Betrag aus Ihrem finway-Wallet und sind in Ihrer zentralen Kartenverwaltung in finway transparent einsehbar. Virtuelle Karten sind in allen finway-Paketen inkludiert und verursachen keine zusätzlichen Kosten. Mehr Informationen zu den finway-Karten finden Sie hier.
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