Rechnungen digital verarbeiten

Digitale Rechnungsverarbeitung

Vom Eingang, über die Erfassung bis hin zur Freigabe und Prüfung anhand regelbasierter Workflows vereinfachen und automatisieren Sie mit finway Ihre Rechnungsverarbeitung.

Capterra Rating

Unternehmen aus allen Branchen vertrauen bei der digitalen Rechnungsverarbeitung auf finway

Fast

Manuelle Arbeitsschritte transparent automatisieren

Vereinen Sie alle Arbeitsschritte des Rechnungsprozesses und alle Mitarbeiter:innen auf einer Plattform: für eine nahtlose und automatisierte Rechnungsverarbeitung.

Document 1

Weniger Aufwand und Fehler in der Rechnungsverarbeitung

Geben Sie Rechnungen endlich papierlos und anhand regelbasierter Rechnungsworkflows digital frei. Das reduziert Fehler, Stress und Nerven.

Smart

Schaffen Sie Freiraum für die wesentlichen Dinge

Verarbeiten Sie Rechnungen bis zu 85% schneller – bei voller Kontrolle und Transparenz über alle Rechnungen und Prozessschritte jederzeit.

Zentraler Rechnungseingang

Nie wieder verlorene Rechnungen dank digitalem Rechnungseingang

Laden Sie eingehende Rechnungen automatisch via E-Mail-Weiterleitung in Ihren finway-Account hoch und haben Sie dank des zentralen Rechnungseingangs sofort Zugriff auf all Ihre Eingangsrechnungen – für einen reibungslosen Rechnungseingangsprozess.

Automatische Rechnungserfassung

Alle Rechnungsdaten werden automatisch via OCR erfasst

Mit finway müssen Sie keine Daten aus Rechnungen mehr mühsam entziffern und abtippen. Die OCR Rechnungserkennung liest Ihre Rechnungen automatisch aus, sodass diese direkt weiterverarbeitet werden können.

Rechnungen schnell und einfach freigeben

Rechnungen einfach und schnell freigeben – auch von unterwegs

Prüfen und geben Sie Rechnungen bequem frei – egal ob im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs. Im Dashboard haben Sie alle Rechnungen und den jeweiligen Status stets im Blick.

Workflows für die Rechnungsverarbeitung definieren

Flexible Workflows & Regeln für eine schnelle Rechnungsverarbeitung bei jeder Unternehmensgröße

Egal wie komplex Ihre Rechnungsprozesse sind: Sie können spezifische Rechnungsworkflows mit unterschiedlichen Genehmigungsstufen und Auslösetypen festlegen. Lieferantenregeln ermöglichen durch die von Ihnen definierte Vorauswahl von Kostenstellen, Kostenträgern oder Zahlungsziel die nahezu vollautomatische Verarbeitung Ihrer Rechnungen.

Mobile Rechnungsverarbeitung mit den finway-Apps

Rechnungen und Belege einfach via App hochladen – egal wo Sie sind

Von unterwegs kurz einen Kassenzettel hochladen? Mit den finway-Apps kein Problem. Einfach Foto machen und uploaden. Der Beleg wird automatisch ausgelesen und kann anschließend weiterverarbeitet werden.

IBV_Florian Schräpler Invoice receipt

„Der Prozess für die Rechnungsfreigaben wurde mit finway total einfach. Freigaben werden nicht mehr an falsche Personen gegeben, sind schneller und v.a. auch fehlerfrei geworden. Während wir vorher 1 Woche für 1 Rechnungsfreigabe gebraucht haben, geht es jetzt innerhalb 1 Stunde und bezahlt ist die Rechnung auch spätestens nach 2 Tagen.“

Florian Schräpler

Referent Finanzen, Controlling & IT

Ablauf der digitalen Rechnungsverarbeitung

Die Eingangsrechnungsverarbeitung folgt in der Regel einem strukturierten Prozess, sodass alle eingehenden Rechnungen im Unternehmen denselben Ablauf durchlaufen.

  1. Rechnungseingang: Rechnungen gehen beim Unternehmen ein, müssen anschließend, sofern Papierrechnungen, gescannt oder mithilfe eines digitalen Rechnungseingangs automatisch in ein entsprechendes Tool hochgeladen werden.
  2. Rechnungserfassung: In einem nächsten Schritt werden alle relevanten Rechnungsdaten erfasst. Mithilfe einer automatisierten Rechnungserkennung mittels OCR werden die Daten wie z.B. Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum automatisch zur direkten Weiterverarbeitung extrahiert und bspw. dem entsprechenden Lieferanten zugeordnet.
  3. Rechnungsfreigabe: Sämtliche Rechnungsdokumente werden auf sachliche Richtigkeit geprüft und zur Weiterverarbeitung freigegeben. In einem Tool wie finway erfolgt dies anhand regelbasierter Workflows, um die entsprechenden Freigaben effizient einzuholen. Für verschiedene Rechnungsbeiträge, Teams und Mitarbeiter können Sie unterschiedliche Genehmiger festlegen.
  4. Rechnungsprüfung: Darüber hinaus erfolgt eine Überprüfung der Rechnungen auf formale Richtigkeit. Nach erfolgreicher Freigabe und Prüfung können die Rechnungen bezahlt und in die Buchhaltung übergeben werden.
  5. Bezahlen der Rechnung: Offene Rechnungsbeträge müssen nun innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt werden. In einem Tool wie finway wird Ihnen das Fälligkeitsdatum direkt angezeigt. Offene Beträge können Sie direkt aus dem Tool heraus bezahlen, indem Sie Ihr Bankkonto an finway anbinden.
  6. Übergabe in die Buchhaltung und Archivierung: Alle Rechnungen müssen in einem nächsten Schritt in Ihr Buchhaltungsprogramm übergeben werden, um anschließend rechtssicher archiviert zu werden.

Ihre Rechnungsbearbeitung kostet zu viel Zeit und Nerven?

Im Durchschnitt benötigen Unternehmen 30 Minuten für die Bearbeitung und Freigabe einer einzelnen Rechnung. Und hier ist die verlorene Zeit durch die Suche nach fehlenden Rechnungen noch nicht einmal inkludiert. Das kommt Ihnen bekannt vor? Dann haben wir die passende Lösung zur Rechnungsautomatisierung für Sie. Mit finway sparen Sie bis zu 85 % der Zeit für Ihr Rechnungsmanagement. Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitungsprozesse reduzieren Sie nicht nur den Arbeitsaufwand für alle Beteiligten, sondern erhalten wertvolle Einblicke ins Tagesgeschäft, um Ihre Ausgaben effizient managen zu können.

FAQs zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Was ist eine digitale Rechnungsverarbeitung?

Unter einer Rechnungsverarbeitung versteht man allgemein die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, die ein Unternehmen als Rechnungsempfänger erhält. Viele Unternehmen arbeiten hier immer noch mit Papier und Freigabemappen. Dabei kann die Umstellung auf eine digitale Rechnungsverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung schnell umgesetzt werden und zahlreiche Vorteile mit sich bringen.

Wann lohnt sich eine Software für digitale Rechnungsverarbeitung?

Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung lohnt sich für alle Unternehmen. Bei kleineren oder frisch gegründeten Unternehmen lohnt es sich frühzeitig, die Rechnungsprozesse zu digitalisieren und den Grundstein für nachhaltiges Wachstum zu legen. So können die Ressourcen auf die wesentlichen Dinge wie Kundengewinnung oder Produktentwicklung gerichtet werden.

Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Personen sind in die Rechnungsbearbeitung involviert und desto fehleranfälliger und ineffizienter wird auch der Prozess. Eine Software für die digitale Rechnungsverarbeitung kann hier mit automatisierten Workflows für eine transparentere und schnellere Bearbeitung sorgen. Gleichzeitig wird der Personalaufwand in großen Unternehmen geringer und die Kosten für die Rechnungsverarbeitung sinken.

Welche Vorteile bietet eine elektronische Rechnungsverarbeitung?

  • Bis zu 85 % Zeitersparnis für die anfallenden Aufgaben
  • Einfache Integration aller notwendigen Personen und Abteilungen
  • Reduktion manueller Fehler und späterer Korrekturen
  • Papiermappen gehören endgültig der Vergangenheit an
  • Prozess funktioniert ortsunabhängig Remote oder im Homeoffice auf allen Endgeräten
  • Mehr Zeit und Fokus für wichtigere, strategische Aufgaben

Kann die Rechnungsverarbeitung vollständig in finway abgebildet werden?

In finway können Sie vom Eingang, über die Erfassung, Freigabe und Prüfung bis hin zur Bezahlung, Vorkontierung und Übergabe in die Buchhaltung alle wichtigen Arbeitsschritte in einer Software abbilden.

Lernen Sie finway kennen

Unsere Expert:innen führen Sie in 30-45 Minuten unverbindlich durch das Tool und arbeiten gemeinsam mit Ihnen Potenziale für Ihr Unternehmen heraus.

  • Einblick in die Produktfunktionen
  • Antworten auf Ihre Fragen
  • Individuelle Beratung für Sie und Ihr Team
  • Tanja Reinhardt
  • Selina Fendt
  • Philipp Wendeln