So erledigen Sie Reisekostenabrechnungen schnell und einfach: Belege digital einreichen, Kilometerpauschalen und Verpflegungsmehraufwand automatisch berechnen und regelbasierte Workflows zur Freigabe definieren.
Einfach Reisedetails angeben und die entsprechenden Pauschalen sowie der Verpflegungsmehraufwand werden je nach Dauer, Stadt und Land automatisch im Programm bestimmt. Dabei sind auch Reisen mit mehreren Zielen einfach in finway abbildbar.
finway generiert je Rückerstattungsantrag für Kilometerpauschalen oder Verpflegungsmehraufwand eine Übersicht, die wichtige Informationen als Datei an DATEV Unternehmen online übermittelt. Zur einfachen Weiterverarbeitung des Verpflegungsmehraufwands in Lohnprogrammen steht zusätzlich ein CSV-Export als Übersicht bereit.
Eine Reisekostenabrechnung kann schnell umfangreich werden! Mit den finway-Reisekostenmappen gruppieren Sie alle wichtigen Angaben und Anträge unter einem Ordner im Tool. Wie bei Rechnungen und Rückerstattungen können Sie auch für die Reisekostenabrechnung Workflows in finway hinterlegen und so Freigabeprozesse effizient gestalten. Für noch mehr Transparenz und eine schnelle digitale Abrechnung.
Egal ob Parkgebühren oder Eintrittsgelder: Mitarbeiter:innen scannen Belege einfach via App ein. Wie gewohnt werden Ihrer Rückerstattungs- oder Rechnungsanträge für Reisenebenkosten in finway effizient und papierlos weiterverarbeitet. Für einen 100% papierlosen Prozess.
Passen Sie Freigabeworkflows flexibel an Ihre Bedürfnisse an: So stellen Sie sicher, dass Reisekostenabrechnungen automatisch im Tool an die richtigen Personen für die Freigabe und Prüfung gegeben werden.
Es gibt verschiedene Arten von Reisekosten und Spesen, wodurch sich auch die Angaben der jeweiligen Reisekostenabrechnung unterscheiden. In jedem Fall sollten bei der Erfassung allgemeine Angaben wie Name der Mitarbeiter:innen, Datum, Dauer, Ziel und Zweck der Geschäftsreise bei einer Reisekostenabrechnung nicht fehlen. Fahrtkosten, die durch das Fahren mit dem eigenen PKW entstehen, werden mit Kilometerpauschalen (bei PKW- oder Motorradfahrten) oder mit dem tatsächlichen Betrag zurückerstattet. Für konkrete Auslagen mit Belegen (z.B. bei der Bahnfahrt) findet die Fahrtkostenerstattung über einen Rückerstattungsantrag statt. In Sachen Verpflegungsmehraufwand und Unterkunft stehen Reisenden spezifische (Halb-)Tagessätze zu – abhängig von Reiseziel und Dauer der Reise. Dieser Anspruch mindert sich entsprechend, wenn bestimmte Leistungen (Mahlzeiten, Übernachtungen), durch den Arbeitgeber bezahlt oder bereitgestellt wurden. Reisenebenkosten wie bspw. Parkgebühren oder Eintrittsgelder werden häufig vollständig vom Arbeitgeber zurückerstattet.
Legt der Arbeitgeber Richtlinien fest, z.B. eine bestimmte Ticketklasse bei Bahnfahrten oder eine gewisse Obergrenze bei Übernachtungskosten, so sollten sich Mitarbeiter:innen an diese halten, um später alle Reisekosten rückerstattet zu bekommen.
Analoge Reisekostenabrechnung und deren Verwaltung sind oft mühsam, zeitaufwändig und fehleranfällig; der Nachweis und die Angaben sämtlicher Kosten sehr zeitintensiv. Gerade bei größeren Reisen kann dies zu einer langen Bearbeitungszeit und Frust bei den Mitarbeiter:innen sorgen. Mit einer Software wie finway können Reisekostenabrechnungen einfach digitalisiert werden. Dabei bringt die Online Reisekostenabrechnung diverse Vorteile für Mitarbeiter:innen, Genehmiger:innen sowie die Buchhaltung mit sich:
Schluss mit lästiger Zettelwirtschaft und Excel-basierten Reisekostenabrechnungen! finway macht die Reisekostenabrechnung zu einem einfachen, schnellen und mühelosen Prozess.
Was sind Reisekosten?
Unter Reisekosten versteht man grundsätzlich alle Kosten, die im Zusammenhang von Arbeitnehmer:innen im Rahmen einer Dienstreise entstehen, also bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit.
Welche Reisekosten gibt es?
Eine Reisekostenabrechnung besteht aus verschiedenen Posten wie bspw. Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder Reisenebenkosten. Zu diesen zählen bspw. Parktickets oder Eintrittsgebühren. Je nach Art und Dauer der Geschäftsreise fallen die einzelnen Positionen in unterschiedlicher Höhe an.
Was ist eine digitale Reisekostenabrechnung?
Eine digitale Reisekostenabrechnung ist eine Online-Zusammenfassung aller Kosten, welche in einem Unternehmen im Rahmen einer Dienstreise durch Mitarbeitende entstanden sind. Eine digitale Reisekostenabrechnung kann bspw. mit einer Software wie finway erstellt werden.
Wann macht man eine Reisekostenabrechnung?
Eine Reisekostenabrechnung wird dann erstellt, wenn Dienstreisen angetreten werden. Darunter versteht man solche Tätigkeiten, die außerhalb der festen Arbeitsstätten und des Wohnorts ausgeführt werden. In der Regel sind dies bspw. Tätigkeiten, welche außerhalb der Stadtgrenze der Tätigkeitsstätte liegen.
Welche Angaben gehören in eine Reisekostenabrechnung?
Eine Reisekostenabrechnung sollte bestimmte Angaben mindestens enthalten. Dazu gehören bspw. Name der reisenden Person, Zeit, Reisedauer, Start, Ziel und Zweck der Reise und ggf. gefahrene Kilometer sowie entsprechende Nachweise wie bspw. Quittungen oder Belege. Mehr zum Thema Reisekostenabrechnung.
Welche Reisekosten werden vom Arbeitgeber übernommen?
In der Regel werden Reisekosten Arbeitnehmer:innen zurückerstattet und können vom Arbeitgeber als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden. Dabei gibt es Fälle, bei welchen der Arbeitgeber entstandene Kosten nicht übernimmt. So ist nicht jede Reise gleichzeitig eine Dienstreise, welche abgerechnet werden kann, z.B. wenn die Auswärtstätigkeit näher an der eigenen Wohnung liegt als die erste Tätigkeitsstätte. In diesem Fall haben Arbeitnehmer:innen wiederum die Möglichkeit, Reisekosten über die Einkommensteuer als Werbungskosten steuerlich absetzen und geltend zu machen. Dafür sind alle Belege und Rechnungen, welche im Rahmen der Reise entstanden sind, an das zuständige Finanzamt zu schicken.
Ist eine Reisekostenabrechnung verpflichtend und wer muss sie erstellen?
Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung ist nicht für alle Reisekostenarten Pflicht, so gibt es bspw. keine gesetzliche Vorschrift, Verpflegungspauschalen an Mitarbeitende auszuzahlen. Grundsätzlich können sowohl Angestellte wie auch Geschäftsführer:innen Reisekostenabrechnungen erstellen.
Wie hoch sind Verpflegungsmehraufwand und Kilometerpauschalen bei Reisekosten?
Die Kilometerpauschalen und der Verpflegungsmehraufwand sind gesetzlich durch das Einkommenssteuergesetz (EStG) geregelt und können von Kalenderjahr zu Kalenderjahr variieren. Wenn Sie Reisekostenabrechnungen digital mit einer Software wie finway erstellen, werden die aktuell geltenden Pauschalen automatisch berechnet.
Werden für die Kilometerpauschalen ebenfalls Belege benötigt?
Die Kilometerpauschale wird pauschal für die gefahrenen Kilometer festgesetzt. Dabei gilt die gesamte Hin- und Rückfahrt und es sind keine weiteren Belege oder Rechnungen erforderlich. In einem Reisekostenabrechnungs-Tool werden die Pauschalen in der Regel automatisch berechnet.
Was sind Reisenebenkosten?
Zu den Reisekosten zählen längst nicht nur die „großen“ offensichtlichen Ausgaben wie Fahrt-, Übernachtungs- oder Verpflegungskosten, sondern auch die vielen kleineren Posten, die nebenher anfallen, wenn Mitarbeitende unterwegs sind. Z.B. können Kosten für Telefonie oder Porto anfallen, Mautgebühren im Ausland, Ausgaben für Parkhaus/Parkuhr, oder Eintrittsgelder. Sogar Kosten, die durch Schadensfälle oder Diebstahl anfallen, zählen typischerweise zu den Nebenkosten einer Reise. Welche Reisenebenkosten ein Unternehmen erstattet ist individuell geregelt und sollte den Mitarbeitenden im Vorfeld klar kommuniziert werden. Private Ausgaben im Rahmen einer Geschäftsreise, wie z.B. Erholungsangebote nach Feierabend, zählen nicht zu den erstattungsfähigen Reisenebenkosten. Reisenebenkosten können Sie in einem Reiseabrechnungs-Programm wie finway ebenfalls einfach abbilden.
Wer kann die Reisekostenabrechnung von finway nutzen?
In finway wird das deutsche Reisekostenrecht abgedeckt. Dabei dienen die steuerfreien Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten als Grundlage, auf welcher finway die zu erstattenden Beträge berechnet. Sofern für Ihr Unternehmen das deutsche Reisekostenrecht gilt und Sie die offiziellen deutschen Pauschalen zur Berechnung von Reisekosten verwenden, können Sie Ihr Reisekostenmanagement bequem mit finway digitalisieren.
Können auch alternative Kilometerpauschalen angewandt werden?
Je nach Fahrzeug kann die offizielle deutsche Kilometerpauschale nicht ausreichend sein. Daher können bei Bedarf gesonderte Kilometerpauschalen im Profil des:der Mitarbeiter:in hinterlegt werden, welche anschließend zur Berechnung herangezogen werden.
Können auch alternative Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand angewandt werden?
In finway sind die offiziellen deutschen Pauschalen gemäß dem deutschen Reisekostenrecht abgebildet. Im Gegensatz zur Kilometerpauschale können die Verpflegungspauschalen in finway nicht angepasst werden.
Kann ich die Reisekostenabrechnung exportieren, um sie beispielsweise in DATEV oder in einem Lohnprogramm weiterzuververarbeiten?
finway generiert bei Bedarf eine CSV-Datei als Zusammenfassung der Reisekostenabrechnung, welche zur weiteren Verarbeitung via Schnittstelle nach DATEV exportiert werden kann. Aktuell bietet finway keine direkten Schnittstellen zu Lohnprogrammen an. Durch verschiedene Exportmöglichkeiten wird die Weiterverarbeitung aber erleichtert.
Wie können Reisen ins Ausland mit finway abgebildet werden?
finway berechnet auch für Reisen im Ausland die entsprechenden Werte des Verpflegungsmehraufwands. Dabei sind ebenfalls Reisen mit mehreren Stationen in finway abbildbar. Kilometerpauschalen können immer dann abgedeckt werden, wenn die Reise in Deutschland startet.
„Ich bin absolut begeistert von dem Programm. Finway ist ein Ausgabemanagement-Tool, das alles wahnsinnig leicht macht und dabei super dynamisch und flexibel ist. Alle Ausgaben werden an einem Ort verwaltet, was hilft, die Übersicht nicht zu verlieren. Zudem ist ein echt gutes Reporting dort angeschlossen. Finway kann ich nur jedem empfehlen, der Probleme oder Kopfschmerzen mit dem Rechnungs- und Ausgabenmanagement hat.“
„Unser Ziel war Digitalisierung, also weg vom Papier, und klare Genehmigungsprozesse zu schaffen, um den Mitarbeitern verständlich zu machen, wer eigentlich was entscheidet und freigibt. Das konnten wir mit finway transparent und einfach abbilden. Die Software ist selbsterklärend.“
„Der Prozess für die Rechnungsfreigaben ist mit finway total einfach geworden. Wir sind begeistert, wie gut das funktioniert und wie man einstellen kann, wer wann was freigeben kann. Freigaben sind schneller und v.a. auch fehlerfrei geworden. Freigaben werden auch nicht mehr an falsche Personen gegeben. Während wir also vorher eine Woche für eine Rechnungsfreigabe gebraucht haben, geht es jetzt innerhalb einer Stunde und bezahlt ist die Rechnung auch spätestens nach zwei Tagen.“
„Mit finway erzielen wir nicht nur Prozessbeschleunigungen, sondern auch Einsparungen von mind. 10 %. Vor der Einführung von finway waren die Bestellprozesse weniger transparent. Wenn ein Mitarbeiter einen Kaufantrag im Tool stellt, hinterfragt dieser dann auch direkt selbst die Wertigkeit und den Nutzen der Bestellung.“
„Die neue Kartenfunktion nutzen wir sehr häufig. Wir können Ausgaben besser steuern und online leicht mit Karte bezahlen. Wir behalten zentral immer die Hoheit über Budgets und können einfach regulieren. Mitarbeiter laden dann die Rechnungen einfach hoch und wir können es schnell und direkt an den Steuerberater weitergeben.“
„finway ist ein hochkarätiges FinTech-Startup aus München, das eine bahnbrechende SaaS-Lösung anbietet, mit der kleine und mittlere Unternehmen Zeit und Geld sparen können, indem sie den gesamten internen Finanzprozess von der Kaufanfrage bis zur Zahlung in einem Tool automatisieren.“
„Als digitale Kanzlei empfehlen wir unseren Mandanten gerne eine Software wie finway, um so administrativen Aufwand auf Seiten unserer Mandanten und für uns in der Buchhaltung zu reduzieren. Mit finway werden Daten und Belege ohne Medienbrüche vorbereitet und gesammelt. Dadurch erhält sowohl das Unternehmen als auch der Steuerberater den Überblick über sämtliche Ausgaben.“
„Ein effizientes Ausgabenmanagement ist essentiell für jedes Unternehmen und sein Wachstum. Mit finway können z.B. Startups das einfach, schnell und frühzeitig umsetzen. So legen die Unternehmen die Basis für ihre Skalierung und vermeiden spätere Umstellungskosten und Aufwand.“
„Das Finway-Team hat durch die Integration der wichtigsten Einkaufskontrollen und KPIs großartige Arbeit geleistet! Diese Plattform ist effizient und bringt die richtigen Einkaufs- und Budgetprozesse in KMUs!“
„Die Finanzfunktion kann von der Technologie von finway erheblich profitieren. Sie erhöht die Datenqualität, liefert Echtzeit Einblicke in die Ausgaben des Unternehmens und verhindert häufige Buchhaltungsfehler wie verlorene Rechnungen oder doppelte Zahlungen.“
„Mit finway können klein- und mittelständische Unternehmen die Buchhaltung optimal und gründlich vorbereiten. Dank der Vorkontierung für Kostenstellen und Sachkonten und dem bereits durchgeführten Abgleich zwischen Banktransaktionen und Belegen reduziert sich der Aufwand von Seiten des Steuerberaters erheblich. So werden Fehler vermieden und die Buchhaltung läuft effizienter.“
Unsere Expert:innen führen Sie in 30-45 Minuten unverbindlich durch das Tool und arbeiten gemeinsam mit Ihnen Potenziale für Ihr Unternehmen heraus.
