Bestandteile einer Reisekostenabrechnung
Es gibt verschiedene Arten von Reisekosten und Spesen, wodurch sich auch die Angaben der jeweiligen Reisekostenabrechnung unterscheiden. In jedem Fall sollten bei der Erfassung allgemeine Angaben wie Name der Mitarbeiter:innen, Datum, Dauer, Ziel und Zweck der Geschäftsreise bei einer Reisekostenabrechnung nicht fehlen. Fahrtkosten, die durch das Fahren mit dem eigenen PKW entstehen, werden mit Kilometerpauschalen (bei PKW- oder Motorradfahrten) oder mit dem tatsächlichen Betrag zurückerstattet. Für konkrete Auslagen mit Belegen (z.B. bei der Bahnfahrt) findet die Fahrtkostenerstattung über einen Rückerstattungsantrag statt. In Sachen Verpflegungsmehraufwand und Unterkunft stehen Reisenden spezifische (Halb-)Tagessätze zu – abhängig von Reiseziel und Dauer der Reise. Dieser Anspruch mindert sich entsprechend, wenn bestimmte Leistungen (Mahlzeiten, Übernachtungen), durch den Arbeitgeber bezahlt oder bereitgestellt wurden. Reisenebenkosten wie bspw. Parkgebühren oder Eintrittsgelder werden häufig vollständig vom Arbeitgeber zurückerstattet.
Legt der Arbeitgeber Richtlinien fest, z.B. eine bestimmte Ticketklasse bei Bahnfahrten oder eine gewisse Obergrenze bei Übernachtungskosten, so sollten sich Mitarbeiter:innen an diese halten, um später alle Reisekosten rückerstattet zu bekommen.
Vorteile der digitalen Reisekostenabrechnung mit einer Software
Analoge Reisekostenabrechnung und deren Verwaltung sind oft mühsam, zeitaufwändig und fehleranfällig; der Nachweis und die Angaben sämtlicher Kosten sehr zeitintensiv. Gerade bei größeren Reisen kann dies zu einer langen Bearbeitungszeit und Frust bei den Mitarbeiter:innen sorgen. Mit einer Software wie finway können Reisekostenabrechnungen einfach digitalisiert werden. Dabei bringt die Online Reisekostenabrechnung diverse Vorteile für Mitarbeiter:innen, Genehmiger:innen sowie die Buchhaltung mit sich:
- Weniger manuelle Fehler, da z.B. Pauschalen automatisch berechnet werden
- Einfaches Hochladen von Papierbelegen und Rechnungen via App
- Transparente Dokumentation zentral an einem Ort
- Effiziente Einbindung aller Mitarbeiter:innen durch automatisierte Workflows
- Schnellere Bearbeitung und Rückerstattung der Reisekosten
- Mehr Zeit für andere Aufgaben
- Exportmöglichkeit zu DATEV Unternehmen online und praktische CSV-Übersichten zur Weiterverarbeitung in Lohnprogrammen
Schluss mit lästiger Zettelwirtschaft und Excel-basierten Reisekostenabrechnungen! finway macht die Reisekostenabrechnung zu einem einfachen, schnellen und mühelosen Prozess.