Software für Ihre digitale Reisekostenabrechnung

Unter Reisekosten versteht man grundsätzlich alle Kosten, die im Zusammenhang von Arbeitnehmer:innen im Rahmen einer Dienstreise entstehen, also bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit.

Eine Reisekostenabrechnung besteht aus verschiedenen Posten wie bspw. Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder Reisenebenkosten. Zu diesen zählen bspw. Parktickets oder Eintrittsgebühren. Je nach Art und Dauer der Geschäftsreise fallen die einzelnen Positionen in unterschiedlicher Höhe an.

Eine digitale Reisekostenabrechnung ist eine Online-Zusammenfassung aller Kosten, welche in einem Unternehmen im Rahmen einer Dienstreise durch Mitarbeitende entstanden sind. Eine digitale Reisekostenabrechnung kann bspw. mit einer Software wie finway erstellt werden.

Eine Reisekostenabrechnung wird dann erstellt, wenn Dienstreisen angetreten werden. Darunter versteht man solche Tätigkeiten, die außerhalb der festen Arbeitsstätten und des Wohnorts ausgeführt werden. In der Regel sind dies bspw. Tätigkeiten, welche außerhalb der Stadtgrenze der Tätigkeitsstätte liegen.

Eine Reisekostenabrechnung sollte bestimmte Angaben mindestens enthalten. Dazu gehören bspw. Name der reisenden Person, Zeit, Reisedauer, Start, Ziel und Zweck der Reise und ggf. gefahrene Kilometer sowie entsprechende Nachweise wie bspw. Quittungen oder Belege. Mehr zum Thema Reisekostenabrechnung.

In der Regel werden Reisekosten Arbeitnehmer:innen zurückerstattet und können vom Arbeitgeber als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden. Dabei gibt es Fälle, bei welchen der Arbeitgeber entstandene Kosten nicht übernimmt. So ist nicht jede Reise gleichzeitig eine Dienstreise, welche abgerechnet werden kann, z.B. wenn die Auswärtstätigkeit näher an der eigenen Wohnung liegt als die erste Tätigkeitsstätte. In diesem Fall haben Arbeitnehmer:innen wiederum die Möglichkeit, Reisekosten über die Einkommensteuer als Werbungskosten steuerlich absetzen und geltend zu machen. Dafür sind alle Belege und Rechnungen, welche im Rahmen der Reise entstanden sind, an das zuständige Finanzamt zu schicken.

Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung ist nicht für alle Reisekostenarten Pflicht, so gibt es bspw. keine gesetzliche Vorschrift, Verpflegungspauschalen an Mitarbeitende auszuzahlen. Grundsätzlich können sowohl Angestellte wie auch Geschäftsführer:innen Reisekostenabrechnungen erstellen.

Die Kilometerpauschalen und der Verpflegungsmehraufwand sind gesetzlich durch das Einkommenssteuergesetz (EStG) geregelt und können von Kalenderjahr zu Kalenderjahr variieren. Wenn Sie Reisekostenabrechnungen digital mit einer Software wie finway erstellen, werden die aktuell geltenden Pauschalen automatisch berechnet.

Die Kilometerpauschale wird pauschal für die gefahrenen Kilometer festgesetzt. Dabei gilt die gesamte Hin- und Rückfahrt und es sind keine weiteren Belege oder Rechnungen erforderlich. In einem Reisekostenabrechnungs-Tool werden die Pauschalen in der Regel automatisch berechnet.

Zu den Reisekosten zählen längst nicht nur die „großen“ offensichtlichen Ausgaben wie Fahrt-, Übernachtungs- oder Verpflegungskosten, sondern auch die vielen kleineren Posten, die nebenher anfallen, wenn Mitarbeitende unterwegs sind. Z.B. können Kosten für Telefonie oder Porto anfallen, Mautgebühren im Ausland, Ausgaben für Parkhaus/Parkuhr, oder Eintrittsgelder. Sogar Kosten, die durch Schadensfälle oder Diebstahl anfallen, zählen typischerweise zu den Nebenkosten einer Reise. Welche Reisenebenkosten ein Unternehmen erstattet ist individuell geregelt und sollte den Mitarbeitenden im Vorfeld klar kommuniziert werden. Private Ausgaben im Rahmen einer Geschäftsreise, wie z.B. Erholungsangebote nach Feierabend, zählen nicht zu den erstattungsfähigen Reisenebenkosten. Reisenebenkosten können Sie in einem Reiseabrechnungs-Programm wie finway ebenfalls einfach abbilden.

In finway wird das deutsche Reisekostenrecht abgedeckt. Dabei dienen die steuerfreien Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten als Grundlage, auf welcher finway die zu erstattenden Beträge berechnet. Sofern für Ihr Unternehmen das deutsche Reisekostenrecht gilt und Sie die offiziellen deutschen Pauschalen zur Berechnung von Reisekosten verwenden, können Sie Ihr Reisekostenmanagement bequem mit finway digitalisieren.

Je nach Fahrzeug kann die offizielle deutsche Kilometerpauschale nicht ausreichend sein. Daher können bei Bedarf gesonderte Kilometerpauschalen im Profil des:der Mitarbeiter:in hinterlegt werden, welche anschließend zur Berechnung herangezogen werden.

In finway sind die offiziellen deutschen Pauschalen gemäß dem deutschen Reisekostenrecht abgebildet. Im Gegensatz zur Kilometerpauschale können die Verpflegungspauschalen in finway nicht angepasst werden.

finway generiert bei Bedarf eine CSV-Datei als Zusammenfassung der Reisekostenabrechnung, welche zur weiteren Verarbeitung via Schnittstelle nach DATEV exportiert werden kann. Aktuell bietet finway keine direkten Schnittstellen zu Lohnprogrammen an. Durch verschiedene Exportmöglichkeiten wird die Weiterverarbeitung aber erleichtert.

finway berechnet auch für Reisen im Ausland die entsprechenden Werte des Verpflegungsmehraufwands. Dabei sind ebenfalls Reisen mit mehreren Stationen in finway abbildbar. Kilometerpauschalen können immer dann abgedeckt werden, wenn die Reise in Deutschland startet.