Datengetriebenes Arbeiten mit KPIs in der Finanzabteilung

Datengetriebenes Arbeiten: Warum Finanzteams eigene KPIs benötigen

Der Finanzbereich ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Hier werden Finanzkennzahlen und Liquidität überwacht sowie Daten und KPIs (Key Performance Indicators) aus der gesamten Firma zusammengebracht und ihre Auswirkung auf das Unternehmen geprüft. Wenn es um Effizienz anderer Abteilungen geht, oder um Forecast, GuV und Cashflow, weiß die Finanzabteilung ganz genau Bescheid. Doch wie misst das Finanzteam selbst eigentlich seine Arbeit – jenseits von Strategiefragen?

Datengetriebenes Arbeiten ist in Abteilungen wie Sales, Customer Success und Marketing gang und gäbe. Klaren Business-Zielen stehen KPIs gegenüber, sodass der Fortschritt hinter einzelnen Maßnahmen aufgezeigt werden kann. Statt mit eigenen Metriken arbeitet die Finanzabteilung gerne mit denen der anderen Departments und kontrolliert so die Entwicklung des Unternehmens – die eigene Arbeit bleibt dabei unmessbar. Warum das so ist? Erfahrungsgemäß übernimmt der Finanzbereich die Planung für andere Abteilungen. Womöglich sind Finanzteams als Hüter der „Unternehmensgesundheit“ vor allem auf die übergreifenden Business-KPIs fokussiert, während eigene operative Kennzahlen in den Hintergrund rücken oder gar nicht erst definiert werden, weil sie erst keinen direkten Einfluss auf das Business haben.

Ihre eigene Arbeit beurteilen Finanzteams also selten an KPIs. Dabei gibt es genug Prozesse und Abläufe, die sich ebenfalls mit Kennzahlen versehen und auf ihre Effizienz prüfen lassen – allen voran der Bereich der Kreditorenrechnung (Accounts Payable). Im Folgenden möchten wir Vorschläge liefern, wie datengetriebenes Arbeiten im Finanzteam gelingt.

Wieso sind KPIs für einzelne Teams so wichtig?

Das Tracken von KPIs hilft, sichtbar zu machen, wie sich ein Unternehmen entwickelt und ob die einzelnen Teams in die richtige Richtung arbeiten. Auf Basis dessen können strategische Entscheidungen getroffen oder verworfen werden. Sowohl firmenintern als auch im Vergleich mit dem Markt können diese Kennzahlen helfen, Effizienz, Kosten oder Ergebnisse der verschiedenen Firmenprozesse zu benennen. Dabei muss man zwischen Business- und operativen KPIs unterscheiden.

Beispiele für Business-KPIs:

Die „Customer Churn Rate“ und „Customer Acquisition Costs“ sind geläufiges und wichtige Indikatoren für SaaS-Firmen. Auch „Monthly Recurring Revenue“ (MRR) und „Annual Recurring Revenue“ (ARR) sind KPIs, die oft für eine Beurteilung der Performance betrachtet werden. Für produzierende Gewerbe hingegen ist das Produktionsvolumen eine wichtige Metrik.

Die Schlüsselindikatoren sind letztlich also sehr branchenspezifisch – zumindest, wenn es um das Performance Controlling des gesamten Unternehmens geht.

Und für Finanzteams? Sind branchenübergreifende Kennzahlen durchaus möglich. Damit sich der Titel dieses Blogposts „Datengetriebene Arbeiten in Finanzteams“ auch tatsächlich auf die Daten im Finanzbereich bezieht, folgen hier Vorschläge für operative KPIs. Schließlich muss die Finanzorganisation nicht nur anderen auf die Finger schauen, sondern darf sich selbst auch gerne auf den Prüfstand stellen …

Datengetriebenes Arbeiten? 5 KPIs, mit denen Finanzteams ihre Prozesse auf den Prüfstand stellen können

Es heißt, man sollte erst einmal vor der eigenen Haustüre kehren. Immerhin gibt es auch im Finanzbereich genug Prozesse, die begutachtet werden dürfen – auch wenn diese im Gesamtkonstrukt eines Unternehmens zwar relevant, aber eben nicht so shiny sind wie das, was Marketing und Sales tagein, tagaus tun. Deswegen übernehmen wir hier die Rolle des „Bad Cop“ und fragen einfach einmal ganz direkt:

Wie gut arbeitet eigentlich Ihr Finanzteam?

Um darauf eine Antwort zu finden und KPIs zu bilden, die auch wirklich aussagekräftig sind, ist eine hohe Datenqualität erforderlich. Die nächste Frage lautet daher: Gibt es in Ihrem Unternehmen automatisierte Prozesse? Werden Workflows definiert und eingehalten? Gibt es eine regelmäßige Review, in der Sie detailliert besprechen, wie die vergangene Planungsperiode gelaufen ist?

Diese KPIs können Sie für datengetriebenes Arbeiten im Finanzteam für Kreditorenrechnungen (AP) einführen: 

  1. Cost per Invoice
  2. Invoice Lead Time
  3. Number of Invoices per FTE
  4. Automatic Distributing Percent
  5. Touchless Processing Ratio

1. Cost per Invoice

Mit dieser Metrik stellen Sie im Grunde die Frage: Wie effektiv kann Ihre Buchhaltung arbeiten? Indem Sie ermitteln, wie viel es Ihr Unternehmen kostet, eine Rechnung zu verarbeiten, geben Sie einem der wichtigsten Prozesse eine Bewertungsgrundlage. Allerdings: Für einen aussagekräftigen KPI müssen Sie auch die versteckten Kosten mit einbeziehen – nämlich die von Bearbeitungszeit und manueller Arbeit Ihrer Mitarbeitenden. In einem Unternehmen, das seine Rechnungsverarbeitung hauptsächlich manuell tätigt und (Hilfe!) noch mit Papier und Laufordnern arbeitet, dürfte die Cost per Invoice durch lange Prozesse sehr viel höher ausfallen als bei einem Unternehmen, das bereits auf Automatisierung und Digitalisierung setzt. Auch menschliche Fehler würden hier mit einkalkuliert.

Weitere Faktoren für die Berechnung könnten sein:

  • Tools und Equipment
  • Mailings und Drucken der Rechnungen (bei „Papier-Unternehmen“)
  • Rechnungsfehler, zu spät bezahlte Rechnungen, doppelt bezahlte Rechnungen
  • Verschenkte Ersparnisse z.B. Skonto durch späte Zahlung
  • Kosten der Rechnungsprüfung

Haben Sie diese Formel erst einmal aufgestellt, lassen sich daraus bereits gute Rückschlüsse ziehen, wie effizient Ihre Buchhaltung (unter Beteiligung der Mitarbeitenden in anderen Abteilungen) funktioniert und wie sich dieser KPI auf Ihre Wirtschaftlichkeit auswirkt.

Aber: Diese Kennzahl eignet sich aufgrund der individuellen Faktoren weniger für einen Marktvergleich als für einen internen Optimierungsprozess. Und auch hier kann man den Outcome nicht immer wortwörtlich lesen, denn die Einführung eines Tools kann kurzfristig den Cost per Invoice steigern, langfristig aber die Prozesse verschlanken und sich so wieder positiv auf den KPI auswirken.

Laut des „State of ePayables Report“ 2021 von Ardent Partners geben Unternehmen durchschnittlich umgerechnet 8,40 Euro pro Rechnung aus. Bei Firmen mit geringen Automatisierungsprozessen sind es sogar knapp zehn Euro, während Finanzteams, die auf ein Finanzbetriebssystem setzen, auf nur zwei Euro oder weniger pro Rechnung kommen.

2. Invoice Lead Time

Wie lang ist der „Lebenszyklus“ einer Rechnung, vom Zeitpunkt des Erhalts bis hin zum Bezahlen und Buchen im Finanzbetriebssystem? Folgendes könnten Abläufe sein, die in diesem KPI berücksichtigt werden:

  • Erhalt und ggf. Digitalisierung und Hochladen der Rechnung
  • Rechnung mit Einkaufsantrag oder Vertrag (z.B. bei Abos) abgleichen
  • Betrag ggf. einer Kostenstelle zuweisen, Budget abgleichen
  • Rechnung auf Korrektheit prüfen und freigeben
  • Rechnung final buchen und an Steuerberater (z.B. über Datev) übertragen

Wenn Sie bereits ein Rechnungsmanagement-Tool nutzen, können Sie diesen Prozess und die einzelnen Metriken ganz einfach tracken. Der KPI zeigt dann deutlich die Effizienz in den Workflows rund um die Kreditorenrechnungen.

Durchschnittlich benötigen Unternehmen sechs bis sieben Arbeitstage, um eine Rechnung von vorne bis hinten zu verarbeiten. Die besten ihrer Klasse schaffen diesen Prozess in einem einzigen Tag – dank hoher Automatisierung und somit nur wenigen „persönlichen“ Berührungspunkten mit der einzelnen Rechnung. Das wiederum schmälert die Arbeit hinter den Kulissen, die bei papierlastigen Vorgängen für Verzögerungen sorgt. Gerade das Finanzteam kann sich durch die Entlastung auf wertschöpfende Arbeiten konzentrieren und das Unternehmen so voranbringen.

Netter Nebeneffekt: Durch die schnelle Verarbeitung von Rechnungen kann Skonto ausgenutzt und die Liquidität so optimiert werden.

3. Number of Invoices per Full-time Employee

Ein weiterer KPI, den Sie für tiefere Insights im Finanzteam anwenden können, ist die Nummer von Kreditorenrechnungen, die pro festangestelltem Mitarbeitenden in Vollzeit innerhalb der Buchhaltung verarbeitet werden. Diese Metrik ist erst einmal nicht die naheliegendste, liefert aber ein weiteres Puzzlestück zur Messung von Produktivität und Effizienz des Finanzteams. Dafür können Sie einfach die in einem gewissen Zyklus anfallenden Rechnungen (z.B. quartalsweise oder jährlich) durch die Anzahl der Mitarbeiter:innen teilen. Je höher das Rechnungsumschlagsvolumen, desto effektiver sind wahrscheinlich die dahinterstehenden Prozesse.

4. Automatic Distribution Percent

Dieser KPI setzt voraus, dass Ihr Finanzteam bereits mit einem automatisierten Tool wie finway arbeitet, um Rechnungen zu verarbeiten. Dieser Schlüsselindikator gibt den Prozentsatz von Rechnungen an, die automatisch dem richtigen Approver zugeordnet werden, ohne, dass ein:e Nutzer:in eingreifen muss. Dabei können regelbasierte Workflows im Tool helfen (die z.B. durch die Kostenstelle oder abgerufenes Budgets getriggert werden), die eine automatisierte Rechnungsfreigabe unterstützen.

Mit digitaler Rechnungsfreigabe auf Basis von automatisierenden Workflows können Rechnungen bis zu 85 Prozent schneller freigegeben werden

Das sorgt für schlanke Prozesse und schafft im Finanzteam mehr Kapazitäten für strategische Aufgaben.

5. Touchless Processing Ratio

Ähnlich wie der vorangegangene KPI, benennt auch die „Touchless Processing Ratio“ einen Prozentsatz von Rechnungen, die ohne Eingreifen von Mitarbeitenden verarbeitet werden – allerdings im gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung. Das heißt, von Eingang der Rechnung über die Erfassung bis hin zur Prüfung und Freigabe und finalen Buchung im Rechnungsmanagement-Tool läuft der Workflow digital und automatisiert ab. Dieser KPI ist also als Kennzahl auf maximale Effizienz Ihres Finanzteams ausgelegt.

Weitere KPIs und Metriken für Finanzteams: 

  • Earnings before interest and taxes (EBIT) = operativer Gewinn in einem bestimmten Zeitraum
  • Economic value added (EVA) = Kennzahl des periodenbezogenen betrieblichen Übergewinns
  • Contribution margin = Deckungsbeitrag, also Differenz zw. Erlösen und variablen Kosten
  • Liquidity ratio = Fähigkeit, kurzfristige Verbindlichkeiten mit Bargeld oder schnellen Vermögenswerten auszulöschen oder zurückzuziehen
  • Interest cover = Zinsdeckunsgrad, Verhältnis der Zinsaufwendungen des Schuldners zu den Einnahmen
  • Days in accounts receivables = Tage, bis Debitorenrechnungen beglichen werden
  • Net cash flow = Netto-Cashflow nach Abzug ausgabenrelevanter Aufwendungen vom Brutto-Cashflow
  • Gross profit margin = (Umsatz – Kosten der verkauften Produkte)/Umsatz = Bruttogewinnmarge
  • Transactions error rate = Fehlerquote bei der Verarbeitung von Rechnungen

Automatisierung & datengetriebenes Arbeiten in Finanzteams

Wir fassen zusammen: Wenn es darum geht, die Effizienz des Finanzteams zu messen, benötigt man für diese operativen KPIs eine gute Datengrundlage. Ein Finanzbetriebssystem wie finway kann helfen, diese Daten tagesaktuell einzusehen. Doch solch ein Tool verschlankt nicht nur durch Automatisierung die Prozesse in der Buchhaltung und spart somit bare Arbeitstage – es schafft auch Transparenz und Echtzeit-Einblicke, aus denen sich dann wiederum strategische Learnings und neue Business-KPIs ableiten lassen, um das Unternehmen weiter wachsen zu lassen.

Nehmen wir etwa das Liquiditätsmanagement als Teil des Finance OS: Wer den Cashflow seines Unternehmens tagesaktuell kennt und dank Szenarien-Manager in die Zukunft blicken kann, kann auch Vorhersagen genauer treffen und so relevantere Aussagen über sein Working Capital treffen und so neue Business-Metriken erstellen. In einem Finanzbetriebssystem fließen also strategische und Business-KPIs zusammen und erlauben dem Finanzteam so, auf mehreren Ebenen datengetrieben zu arbeiten.

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