Top 10 der manuellen Arbeitsschritte bei internen Finanzprozessen

Auch in diesem Jahr sind immer noch etliche Finanz-Mitarbeiter:innen und Steuerberater:innen einen Großteil ihrer Zeit weder mit den tatsächlichen Arbeitsschritten effizienter Buchhaltung noch der strategischen Planung des Finanzhaushalts des Unternehmens beschäftigt –  sondern mit dutzenden lästigen und vor allem händischen Einzelmaßnahmen, die Unmengen an Zeit, Nerven und auch Geld kosten.

Aber nicht nur Finanzmitarbeiter:innen leiden unter diesem Chaos! Auch Chef:innen, Abteilungsleiter:innen und selbst deren Mitarbeiter:innen sind betroffen, wenn sich Prozesse wie Rechnungsfreigabe, Einkaufs-Genehmigungen oder Reisekostenabrechnungen in die Länge ziehen. Finanzprozesse sind dadurch stark mit negativen Sentiments verbunden, allen voran Stress und Frust.

Wir haben uns bei unseren Kunden und in unserem Netzwerk umgehört, und die 10 am häufigsten genannten Dinge zusammengetragen, die das Accounting von seiner eigentlichen strategischen Rolle im Unternehmen abhalten.

Zeitfresser #1: Suche von fehlenden Belegen

Wie eine Rechnung, z.B. über einen Online-Einkauf von Büromaterial, in die Buchhaltung kommt läuft je nach Unternehmen ganz unterschiedlich ab: Manche Firmen sind schon fast vollständig digital aufgestellt und eingehende Rechnungen kommen direkt über einen zentralen Rechnungseingang in die Buchhaltung. In wieder anderen Betrieben läuft dieser Prozess noch in Papierform ab – das heißt, erst wird gedruckt, dann gegengezeichnet und dann per Hauspost in die Buchhaltung geschickt. Ein gut strukturierter, wenig fehleranfälliger Prozess bei der vorbereitenden Buchhaltung fehlt den allermeisten Unternehmen aber. Die Konsequenz: Belege fehlen und der Arbeitsaufwand für den Monats- oder Jahresabschluss verzögert sich unnötig. Die Buchhaltung verschwendet etliche Stunden darauf, diese Quittungen, Rechnungen oder sonstigen Belege zu finden. Und das ist erst Schritt 1.

Zeitfresser #2: Mitarbeiter:innen daran erinnern, Belege einzureichen

Wenn alle Rechnungen immer zeitnah ihren Weg zur:m Finanzverantwortlichen finden würden, wäre der Buchhaltung schon sehr geholfen – aber die Realität sieht anders aus.
Angestellte, die im Namen ihres Unternehmens Einkäufe tätigen, vergessen nicht selten, die Rechnungen dafür umgehend einzureichen. Diese gehen dann erstmal im E-Mail-Postfach oder in der Papierablage (oder, bei Bewirtungsbelegen oder Kassenzetteln im Portemonnaie) unter. Besonders seit Mitarbeiter:innen vermehrt im Homeoffice oder generell remote arbeiten können, sind die Herausforderungen hier gewachsen. Im stressigen Arbeitsalltag fällt es dann meist erst Tage oder Wochen später in der Buchhaltung auf, dass es hier zu Versäumnissen kam. Der:die zuständige Finanzmitarbeiter muss dann auf Recherche-Tour gehen: Wer hat hier eingekauft? Wo ist der Beleg? Denn, jeder kennt den Grundsatz “Keine Buchung ohne Beleg”. Der gesamte buchhalterische Prozess gerät also ins Stocken und steigert das Stresslevel – denn Finanzmitarbeiter:innen haben sich an strenge Fristen für z.B. die Umsatzsteuervoranmeldung oder den Monatsabschluss zu halten.

Zeitfresser #3: Sammeln von Belegen in (digitalen) Pendelordnern

Eine gängige Methode, die von allen Firmen, die noch keine Software-Lösung für ihr Ausgaben-Management nutzten, betrieben wird, ist das Sammeln aller Rechnungen und Belege an einem digitalen oder physischen Speicherort. Von diesem aus erfolgt später der Abgleich mit den Transaktionen der Firmenkreditkarte oder des -kontos. Je nach Komplexität der Unternehmensstruktur (Kostenstellen, Abteilungen, Anzahl der Mitarbeiter:innen) und der Menge der Monat für Monat zu verarbeitenden Rechnungen ist dies ein mehr als undurchschaubares und veraltetes System! Erschwerend hinzu kommt, dass auch die eingereichten Rechnungen nicht immer frei von Fehlern sind. Mal fehlt die korrekte Firmenanschrift, mal wurden andere Pflichtangaben schlichtweg vergessen.

Zeitfresser #4: Manueller Abgleich von Transaktionen und Belegen

Ohne technische Unterstützung, z.B. einer OCR-Software (OCR bedeutet “Optical character recognition”, zu deutsch “Optische Zeichenerkennung”. Hierbei werden Rechnungen maschinell ausgelesen) ist die Zuordnung von Rechnungen zu den entsprechenden Transaktionen auf der Firmenkreditkarte oder des Firmenkontos ein händischer Prozess in mehreren Schritten. Vergleichbar in etwa mit einem Memory-Spiel, bei dem stets die passenden Pärchen zusammengeführt werden müssen. Die allermeisten Buchhalter:innen sind sich jedoch einig, dass sich der “Spielspaß” hierbei stark in Grenzen hält. Spätestens wenn doppelte Rechnungen im System auftauchen und die Bilanz demzufolge nicht mehr stimmt, wünscht sich endgültig jede:r Buchhalter:in auf eine abgelegene Insel weitab vom Zahlen- und Belegchaos.

Zeitfresser #5: Abtippen von Rechnungsdaten

Ein weiterer lästiger und immens zeitaufwendiger manueller Schritt für den:die Buchhalter:in ist das Abtippen von Beleg- oder Rechnungsdaten im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung. Denn, ganz ohne digitale Schnittstelle zum Finanzamt arbeitet heute kaum noch ein Unternehmen. Für die Übertragung der monatlichen Ausgaben in eine Buchhaltungssoftware müssen Belege und Belegdaten digitalisiert werden. Fehlt dieser aber eine Software mit OCR, fällt das Abtippen in die ToDo-Liste des:r Finanzmitarbeiters:in. Ein anderer bekannter Fall ist, dass Listen mit ausstehenden Rechnungsfreigaben manuell geführt und entsprechende Rechnungsdaten hierfür händisch eingetragen werden. Und auch den Besten der Besten ist hier schon mal ein Zahlendreher passiert, der den ganzen Monatsabschluss ins Schwanken gebracht hat.

Zeitfresser #6: Rechnungsfreigabe per E-Mail oder Papier

Jede Rechnung, die an ein Unternehmen ausgestellt wird, muss vor der Buchung freigegeben werden. Dieser unumgängliche Prozess ist zeitintensiv, wenn er über umständliche, unstrukturierte Wege passiert. Laut einem Report des Softwareunternehmens Coupa zum Thema Ausgabenmanagement dauert es im Schnitt 18,2 Stunden vom Zeitpunkt des Eingangs einer Rechnung bis zu deren Freigabe. Bezahlt muss sie an dieser Stelle noch nicht unbedingt sein.

Beispiel: Ein:e Mitarbeiter:in aus dem Marketing benötigt einen neuen Bildschirm für seinen:ihren Arbeitsplatz. Er:sie beantragt dies per E-Mail, sucht ggf. bereits ein oder mehrere Angebote heraus und wartet auf Rückmeldung und Bestätigung. Im Anschluss an den Kauf muss die Rechnung durch eine:n Vorgesetzten freigegeben werden, damit die Buchhaltung erkennen kann, dass es sich um einen genehmigten Kauf handelt. Nicht selten geht in der hin- und her springenden Kommunikation etwas verloren, oder ein:e Beteiligte:r vergisst zu antworten und muss an sein:ihr Input erinnert werden. Die Konzentration auf die eigentliche Arbeit wird damit immer wieder unterbrochen und das Arbeitspensum unnötig belastet.

Zeitfresser #7: Vorbereitung und Ausführung von Zahlungen

Wird eine offene Rechnung nicht direkt durch den:die jeweiligen (einkaufenden) Mitarbeiterin per Firmenkreditkarte oder ein anderes Zahlungsmittel seines:ihres Arbeitgeber:in beglichen, so fällt diese Aufgabe ans Accounting. Hier muss nun geprüft werden: Wann kam die Rechnung an, ist sie korrekt? Wann muss sie bezahlt werden – um z.B. Mahngebühren zu vermeiden oder Skonti nicht zu verlieren? Welcher Abteilung, also welcher Kostenstelle, muss sie zugeordnet werden? Welche:r Mitarbeiter:in muss bei etwaigen weiteren Rückfragen kontaktiert werden? Nicht selten fehlt auch eine Übersicht, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden (und über welches Zahlungsmittel) und welche nicht. Nicht selten fehlt auch eine klare, digitale Übersicht darüber, welche Zahlungen wann anstehen. Und was wäre so sinnvoll: So kann man strategisches Cash Management (oder Working Capital Management) betreiben, und Rechnungen möglichst erst bei Fälligkeit begleichen. Und ein Nachtrag: Führt ein:e Mitarbeiter:in die Zahlung selbst aus, muss er:sie auch daran denken, die Rechnung einzureichen. Klappt das immer zuverlässig? Sie ahnen es bereits: Nein.

Es muss also eine ganze Menge kontrolliert werden, wobei die meiste Zeit nicht notwendigerweise auf die relevanten Prüfschritte fällt (z.B. wurde korrekt geliefert, was berechnet wird?) sondern die vermeidbare Recherche drumherum entfällt.

Zeitfresser #8: Abstimmung mit dem:r Steuerberater:in bei Rückfragen oder Problemen

Betriebe ohne eigene Finanzabteilung haben für ihre internen Finanzprozesse meist eine:n erfahrene:n Steuerberater:in zur Seite, der:die sich um die fristgerechte Abwicklung von Monatsabschluss & Co. kümmert. Diese:r sitzt jedoch natürlich nicht “in house” und vertritt zudem eine Reihe von Klienten, ist also ein viel beschäftigter Mensch. Üblicherweise geht hier enorm viel unnötigerweise hin und her (und hin, und her…), weil man sich über E-Mail, Telefon oder gar per Fax/Post austauscht anstatt über eine zentrale Plattform. Der:die Steuerberater:in kennt das operative Business nicht oder nicht ausreichend um z.B. zu wissen, welche Kostenstelle oder welches Sachkonto das richtige für jede Rechnung ist, weshalb dies z.T. händisch vermerkt werden muss. (der gute alte Kontierstempel, kennen Sie ihn noch?). Ein weiterer Zeitfresser kommt oft daher, dass Unternehmen die vorbereitende Buchführung nicht sauber abschließen sondern erst dem:der Steuerberater:in den finalen Beleg-Check (ist alles da?) überlassen. Kommt es dann zu Rückfragen oder fehlt etwas, muss die interne Suche erneut angestoßen werden.

Es kommt also an vielen Stellen zu unnötigen Verzögerungen – sogar wenn beide Seiten inhaltlich nach bestem Wissen und Gewissen gearbeitet haben.

Zeitfresser #9: Eine einzige Firmen-Kreditkarte für alles

Die klassische Firmenkreditkarte ist meist noch das Zahlungsmittel der Wahl in kleinen und mittleren Betrieben. Denn auf den ersten Blick erscheint die Handhabung leicht – wie wir es von der privaten Nutzung kennen. Doch im Unternehmensumfeld fallen die Nachteile schnell auf: Mit einer einzigen Kreditkarte ist es nahezu unmöglich, die Übersicht über alle Ausgaben zu behalten – die Abrechnung kommt nämlich immer erst zum Monatsende in der Buchhaltung an. Verzögerungen kommen im Alltag auch zustande, wenn Mitarbeiter:innen zunächst den Zugriff auf die Kartendaten beantragen müssen. Und dann liegt es wieder in der Verantwortung des:der Einkaufenden, dass ihm:ihr bzw. seiner:ihrer Abteilung der Einkauf zugeordnet werden kann indem sie:er eine korrekt ausgestellte Rechnung zeitnah im Anschluss zur Verfügung stellt. Erschwerend kommt hinzu:

Zeitfresser #10: Abgleich zwischen Budgets und Ausgaben über Excel-Sheets

Die gute alte Excel-Tabelle hat noch lange nicht ausgedient. In Unternehmen, die noch keine Softwarelösung für ihr Ausgabenmanagement eingeführt haben, werden diese noch immer händisch mit Daten und Formeln gefüllt um eine vage Übersicht über Ausgaben und Budgets zu erhalten. Und meist ist erst am Monatsende ersichtlich, wieviel Geld tatsächlich ausgegeben wurde.

Das Einpflegen der Daten stellt hierbei einen der größten Zeitfresser dar und nicht zuletzt kann ein falscher Klick oder eine unachtsam verschobene Zelle die ganze Tabelle ins Chaos stürzen. Das “System Excel” hat angesichts dessen, dass es auf dem Markt seit einigen Jahren weitaus bessere und vor allem einfachere Lösungen gibt, längst ausgedient. Doch was hält Unternehmen und ihre Finanzabteilungen bei ihren angestaubten Prozessen? Ist es einfach die Angst vor Veränderung und der Glaube, an Dingen festhalten zu müssen “die man schon immer so gemacht hat”? Laut einer Studie der Uni München ist die wohl größte Hürde die Sorge, dass das Digitalisieren von vornherein nicht optimierten Prozessen keine Verbesserung bringen kann.

Der Weg zur Lösung Ihres Finanzfrusts

Einfach gesagt: Wenn Sie beim Lesen dieses Artikels sich oder einige der Workflows in Ihrem Unternehmen wiedererkannt haben, sollten Sie wissen, dass jeder genannte Zeitfresser vermeidbar ist! Denken Sie an all den Ärger und die schlechte Stimmung die Beleg-Chaos und Buchhaltungs-Stress bereits bei Ihnen und Ihren Kolleg:innen ausgelöst haben. Wär es nicht fantastisch, wenn die Dinge anders laufen würden? Aber, wie das?

Die Antwort lautet: Mit einer ganzheitlichen Software, die sich um all ihre internen Finanzprozesse kümmert, klare, aber flexibel anpassbare Workflows für Einkaufsanträge, oder Rechnungsfreigaben liefert, und alle an Einkäufen Beteiligten stets an Belege und ausstehende Freigaben erinnert, so dass wirklich nichts mehr übersehen werden kann. So wird die vorbereitende Buchführung im Handumdrehen zu einer Leichtigkeit. Das ist insbesondere dann ein großer Mehrwert, wenn Ihre Kolleg:innen von zuhause aus arbeiten und Rechnungen/Belege bequem digital übermitteln können.

Wie sie zusätzlich mit virtuellen oder physischen Mastercard Debitkarten eine viel bessere Übersicht über die Ausgaben Ihrer Abteilungen bekommen erklären wir Ihnen hier oder auch persönlich in einer unverbindlichen kostenlosen Demo von finway.