Auch in diesem Jahr sind immer noch etliche Finanz-Mitarbeiter:innen und Steuerberater:innen einen Großteil ihrer Zeit weder mit den tatsächlichen Arbeitsschritten effizienter Buchhaltung noch der strategischen Planung des Finanzhaushalts des Unternehmens beschäftigt – sondern mit dutzenden lästigen und vor allem händischen Einzelmaßnahmen, die Unmengen an Zeit, Nerven und auch Geld kosten.
Aber nicht nur Finanzmitarbeiter:innen leiden unter diesem Chaos! Auch Chef:innen, Abteilungsleiter:innen und selbst deren Mitarbeiter:innen sind betroffen, wenn sich Prozesse wie Rechnungsfreigabe, Einkaufs-Genehmigungen oder Reisekostenabrechnungen in die Länge ziehen. Finanzprozesse sind dadurch stark mit negativen Sentiments verbunden, allen voran Stress und Frust.
Wir haben uns bei unseren Kunden und in unserem Netzwerk umgehört, und die 10 am häufigsten genannten Dinge zusammengetragen, die das Accounting von seiner eigentlichen strategischen Rolle im Unternehmen abhalten.
Zeitfresser #1: Suche von fehlenden Belegen
Wie eine Rechnung, z.B. über einen Online-Einkauf von Büromaterial, in die Buchhaltung kommt läuft je nach Unternehmen ganz unterschiedlich ab: Manche Firmen sind schon fast vollständig digital aufgestellt und eingehende Rechnungen kommen direkt über einen zentralen Rechnungseingang in die Buchhaltung. In wieder anderen Betrieben läuft dieser Prozess noch in Papierform ab – das heißt, erst wird gedruckt, dann gegengezeichnet und dann per Hauspost in die Buchhaltung geschickt. Ein gut strukturierter, wenig fehleranfälliger Prozess bei der vorbereitenden Buchhaltung fehlt den allermeisten Unternehmen aber. Die Konsequenz: Belege fehlen und der Arbeitsaufwand für den Monats- oder Jahresabschluss verzögert sich unnötig. Die Buchhaltung verschwendet etliche Stunden darauf, diese Quittungen, Rechnungen oder sonstigen Belege zu finden. Und das ist erst Schritt 1.