Top 10 der manuellen Arbeitsschritte bei internen Finanzprozessen

Es ist das Jahr 2024 – und Ihre Buchhaltung läuft immer noch schleppend? Wie viel Zeit verwenden Finanzmitarbeitende und Steuerberatung auf manuelle Tätigkeiten, die das Unternehmen weder in der Buchhaltung noch in der strategischen Planung voran bringen?

Schlimm genug, wenn das eigene Team unter schleppenden Abläufen leidet. Aber auch Vorgesetzte und Mitarbeitende aus anderen Abteilungen sind betroffen, wenn sich Prozesse wie Rechnungsfreigabe, Einkaufsgenehmigungen oder Reisekostenabrechnungen in die Länge ziehen. Finanzprozesse sind dadurch stark mit negativen Sentiments verbunden, allen voran Stress und Frust.

Wir haben uns bei unseren Kunden und in unserem Netzwerk umgehört, und die 10 am häufigsten genannten Dinge zusammengetragen, die das Accounting von seiner eigentlichen strategischen Rolle im Unternehmen abhalten.

Top 10 manuelle Arbeitsschritte, die die Buchhaltung viel Zeit, Geld und Nerven kosten

Zeitfresser #1: Suche von fehlenden Belegen

Wie eine Rechnung, z.B. über einen Online-Einkauf von Büromaterial, in die Buchhaltung kommt läuft je nach Unternehmen ganz unterschiedlich ab: Manche Firmen sind schon fast vollständig digital aufgestellt und eingehende Rechnungen kommen direkt über einen zentralen Rechnungseingang in die Buchhaltung. In wieder anderen Betrieben läuft dieser Prozess noch in Papierform ab – das heißt, erst wird gedruckt, dann gegengezeichnet und dann per Hauspost in die Buchhaltung geschickt.

Ein gut strukturierter, wenig fehleranfälliger Prozess bei der vorbereitenden Buchhaltung fehlt den allermeisten Unternehmen aber. Die Konsequenz: Belege fehlen und der Arbeitsaufwand für den Monats- oder Jahresabschluss vergrößert sich unnötig. Die Buchhaltung verschwendet etliche Stunden darauf, diese Quittungen, Rechnungen oder sonstigen Belege zu finden. Und das ist erst Schritt 1.

Zeitfresser #2: Mitarbeitende daran erinnern, Belege einzureichen

Wenn alle Rechnungen immer zeitnah ihren Weg zur:zum Finanzverantwortlichen finden würden, wäre der Buchhaltung schon sehr geholfen – aber die Realität sieht anders aus. Angestellte, die im Namen ihres Unternehmens Einkäufe tätigen, vergessen nicht selten, die Rechnungen dafür umgehend einzureichen. Diese gehen dann erstmal im E-Mail-Postfach oder in der Papierablage (oder bei Bewirtungsbelegen oder Kassenzetteln im Portemonnaie) unter.

Besonders, seit Mitarbeiter:innen vermehrt im Homeoffice oder generell remote arbeiten können, sind die Herausforderungen hier gewachsen. Im stressigen Arbeitsalltag fällt es dann meist erst Tage oder Wochen später in der Buchhaltung auf, dass es hier zu Versäumnissen kam. Der:die zuständige Finanzmitarbeiter:in muss dann auf Recherche-Tour gehen: Wer hat hier eingekauft? Wo ist der Beleg?

Denn, jeder kennt den Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Der gesamte buchhalterische Prozess gerät also ins Stocken und steigert das Stresslevel – denn Finanzmitarbeiter:innen haben sich an strenge Fristen für z.B. die Umsatzsteuervoranmeldung oder den Monatsabschluss zu halten.

Zeitfresser #3: Sammeln von Belegen in (digitalen) Pendelordnern

Eine gängige Methode, die von allen Firmen betrieben wird, die noch keine Software-Lösung für ihr Ausgabenmanagement nutzten: das Sammeln aller Rechnungen und Belege an einem digitalen oder physischen Speicherort. Von diesem aus erfolgt später der Abgleich mit den Transaktionen der Firmenkreditkarte oder des Firmenkontos. Je nach Komplexität der Unternehmensstruktur (Kostenstellen, Abteilungen, Anzahl der Mitarbeitenden) und der Menge der Monat für Monat zu verarbeitenden Rechnungen ist dies ein mehr als undurchschaubares und veraltetes System! Erschwerend hinzu kommt, dass auch die eingereichten Rechnungen nicht immer frei von Fehlern sind. Mal fehlt die korrekte Firmenanschrift, mal wurden andere Pflichtangaben schlichtweg vergessen – das im Nachgang korrigieren zu lassen, ist massiv zeitaufwendig.

Zeitfresser #4: Manueller Abgleich von Transaktionen und Belegen

Ohne technische Unterstützung, z.B. einer OCR-Software („Optical character recognition“, zu deutsch „Optische Zeichenerkennung“) ist die Zuordnung von Rechnungen zu den entsprechenden Transaktionen auf der Firmenkreditkarte oder des Firmenkontos ein händischer Prozess in mehreren Schritten. Vergleichbar in etwa mit einem Memory-Spiel, bei dem stets die passenden Pärchen zusammengeführt werden müssen. Die allermeisten Buchhalter:innen sind sich jedoch einig, dass sich der „Spielspaß“ hierbei stark in Grenzen hält. Spätestens, wenn doppelte Rechnungen im System auftauchen und die Bilanz demzufolge nicht mehr stimmt, ist das nicht nur nervig, sondern wird auch teuer.

Zeitfresser #5: Abtippen von Rechnungsdaten

Ein weiterer lästiger und immens zeitaufwendiger manueller Schritt für die Buchhaltung ist das Abtippen von Beleg- oder Rechnungsdaten im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung. Denn: Ganz ohne digitale Schnittstelle zum Finanzamt arbeitet heute kaum noch ein Unternehmen. Für die Übertragung der monatlichen Ausgaben in eine Buchhaltungssoftware müssen Belege und Belegdaten digitalisiert werden. Fehlt im Unternehmen aber eine Software mit OCR, fällt das Abtippen in die To-do-Liste des:der Finanzmitarbeitenden. Ein anderer bekannter Fall ist, dass Listen mit ausstehenden Rechnungsfreigaben manuell geführt und entsprechende Rechnungsdaten hierfür händisch eingetragen werden. Und auch den Besten der Besten ist hier schon mal ein Zahlendreher passiert, der den ganzen Monatsabschluss ins Schwanken gebracht hat.

Zeitfresser #6: Rechnungsfreigabe per E-Mail oder Papier

Jede Rechnung, die an ein Unternehmen ausgestellt wird, muss vor der Buchung freigegeben werden. Dieser unumgängliche Prozess ist zeitintensiv, wenn er über umständliche, unstrukturierte Wege passiert. Laut einem Report des Softwareunternehmens Coupa zum Thema Ausgabenmanagement dauerte es 2021 im Schnitt noch 18,2 Stunden vom Zeitpunkt des Eingangs einer Rechnung bis zu deren Freigabe. Bezahlt muss sie an dieser Stelle noch nicht unbedingt sein.

Beispiel: Ein:e Mitarbeiter:in aus dem Marketing benötigt einen neuen Bildschirm für den Arbeitsplatz. Er oder sie beantragt dies per E-Mail, sucht ggf. bereits ein oder mehrere Angebote heraus und wartet auf Rückmeldung und Bestätigung. Im Anschluss an den Kauf muss die Rechnung durch eine:n Vorgesetzte:n freigegeben werden, damit die Buchhaltung erkennen kann, dass es sich um einen genehmigten Kauf handelt. Nicht selten geht in der hin- und herspringenden Kommunikation etwas verloren, oder ein:e Beteiligte:r vergisst zu antworten und muss erst einmal erinnert werden. Die Konzentration auf die eigentliche Arbeit wird damit immer wieder unterbrochen und das Arbeitspensum unnötig belastet.

Zeitfresser #7: Vorbereitung und Ausführung von Zahlungen

Wird eine offene Rechnung nicht direkt durch den:die jeweiligen (einkaufenden) Mitarbeiter:in per Firmenkreditkarte oder ein anderes Zahlungsmittel seines:ihres Arbeitgeber:in beglichen, so fällt diese Aufgabe ans Accounting. Hier muss nun geprüft werden: Wann kam die Rechnung an, ist sie korrekt? Wann muss sie bezahlt werden – um z.B. Mahngebühren zu vermeiden oder ein mögliches Skonto nicht zu verlieren? Welcher Abteilung, also welcher Kostenstelle, muss sie zugeordnet werden? Welche:r Mitarbeitende muss bei etwaigen weiteren Rückfragen kontaktiert werden?

• Nicht selten fehlt eine Übersicht, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden (und über welches Zahlungsmittel) und welche nicht.
• Nicht selten fehlt eine klare, digitale Übersicht darüber, welche Zahlungen wann anstehen. Dabei wäre das auch ein strategischer Vorteil: So kann man strategisches Cash Management (oder Working Capital Management) betreiben, und Rechnungen möglichst erst bei Fälligkeit begleichen.

Es muss also eine ganze Menge kontrolliert werden, wobei die meiste Zeit nicht notwendigerweise auf die relevanten Prüfschritte fällt (z.B. wurde korrekt geliefert, was berechnet wird?), sondern die vermeidbare Recherche drumherum entfällt.

Zeitfresser #8: Abstimmung mit dem Steuerbüro bei Rückfragen oder Problemen

Betriebe ohne eigene Finanzabteilung haben für ihre internen Finanzprozesse meist eine:n erfahrene:n Steuerberater:in zur Seite, der:die sich um die fristgerechte Abwicklung von Monatsabschluss & Co. kümmert. Diese:r sitzt jedoch natürlich nicht „in house“ und vertritt zudem eine Reihe von Klienten, ist also ein viel beschäftigter Mensch.

Üblicherweise geht hier enorm viel Kommunikation unnötigerweise hin und her (und hin, und her…), weil man sich über E-Mail, Telefon oder gar per Fax/Post austauscht anstatt über eine zentrale Plattform. Der:die Steuerberater:in kennt das operative Business nicht oder nicht ausreichend um z.B. zu wissen, welche Kostenstelle oder welches Sachkonto passend für jede Rechnung ist, weshalb dies z.T. händisch vermerkt werden muss (der gute alte Kontierstempel, kennen Sie ihn noch?). Ein weiterer Zeitfresser kommt oft daher, dass Unternehmen die vorbereitende Buchführung nicht sauber abschließen, sondern dem:der Steuerberater:in den finalen Beleg-Check (also: ist alles da?) überlassen. Kommt es dann zu Rückfragen oder fehlt etwas, muss die interne Suche erneut angestoßen werden.

Es kommt also an vielen Stellen zu unnötigen Verzögerungen – sogar wenn beide Seiten inhaltlich nach bestem Wissen und Gewissen gearbeitet haben.

Zeitfresser #9: Eine einzige Firmenkreditkarte für alles

Die klassische Firmenkreditkarte ist meist noch das Zahlungsmittel der Wahl in kleinen und mittleren Betrieben. Denn auf den ersten Blick erscheint die Handhabung leicht – wie wir es von der privaten Nutzung kennen. Doch im Unternehmensumfeld fallen die Nachteile schnell auf: Mit einer einzigen Kreditkarte ist es nahezu unmöglich, die Übersicht über alle Ausgaben zu behalten. Die Abrechnung kommt nämlich immer erst zum Monatsende in der Buchhaltung an.

Verzögerungen kommen im Alltag auch zustande, wenn Mitarbeiter:innen zunächst den Zugriff auf die Kartendaten beantragen müssen. Und dann liegt es wieder in der Verantwortung des:der Einkaufenden, dass ihm:ihr bzw. der Abteilung der Einkauf zugeordnet werden kann, indem sie:er eine korrekt ausgestellte Rechnung zeitnah im Anschluss zur Verfügung stellt.

Zeitfresser #10: Abgleich zwischen Budgets und Ausgaben über Excel-Sheets

Die gute alte Excel-Tabelle hat noch lange nicht ausgedient. In Unternehmen, die noch keine Softwarelösung für ihr Ausgabenmanagement eingeführt haben, werden diese noch immer händisch mit Daten und Formeln gefüllt, um eine vage Übersicht über Ausgaben und Budgets zu erhalten. Und meist ist erst am Monatsende ersichtlich, wie viel Geld tatsächlich ausgegeben wurde.

Das Einpflegen der Daten stellt hierbei nicht nur einen der größten Zeitfresser dar, sondern ist auch fehleranfällig: Nicht zuletzt kann ein falscher Klick oder eine unachtsam verschobene Zelle die ganze Tabelle ins Chaos stürzen. Das „System Excel“ hat angesichts dessen, dass es auf dem Markt seit einigen Jahren weitaus bessere und vor allem einfachere Lösungen gibt, längst ausgedient.

Doch was hält Unternehmen und ihre Finanzabteilungen bei ihren angestaubten Prozessen? Ist es einfach die Angst vor Veränderung und der Glaube, an Dingen festhalten zu müssen „die man schon immer so gemacht hat“? Laut einer Studie der Uni München ist die wohl größte Hürde die Sorge, dass das Digitalisieren von vornherein nicht optimierten Prozessen keine Verbesserung bringen kann.

Die Lösung für Ihren Finanzfrust

Einfach gesagt: Wenn Sie beim Lesen dieses Artikels sich oder einige der Workflows in Ihrem Unternehmen wiedererkannt haben, sollten Sie wissen, dass jeder genannte Zeitfresser vermeidbar ist! Denken Sie an all den Ärger und die schlechte Stimmung, die Beleg-Chaos und Buchhaltungs-Stress bereits bei Ihnen und Ihren Kolleg:innen ausgelöst haben. Wär es nicht fantastisch, wenn die Dinge anders laufen würden?

Die Lösung: eine ganzheitliche Software, die sich um all Ihre internen Finanzprozesse kümmert, klare, aber flexibel anpassbare Workflows für Einkaufsanträge oder Rechnungsfreigaben liefert, und alle an Einkäufen Beteiligten stets an Belege und ausstehende Freigaben erinnert, sodass wirklich nichts mehr übersehen werden kann. So wird die vorbereitende Buchführung im Handumdrehen zu einer Leichtigkeit. Das ist insbesondere dann ein großer Mehrwert, wenn Ihre Kolleg:innen von zu Hause aus arbeiten und Rechnungen und Belege bequem digital übermitteln können.

Mit virtuellen oder physischen Mastercard Debitkarten können Sie zudem eine viel bessere Übersicht über die Ausgaben Ihrer Abteilungen bekommen und die Kontrolle über Ihre Kosten behalten. Wie, erklären wir Ihnen gerne auch persönlich in einer unverbindlichen & kostenlosen Demo von finway.