So optimieren Sie Ihr Working Capital mit strategischen Ausgabeprozessen

„Nur Bares ist Wahres“! Kennen Sie diesen Spruch noch? Was beinahe etwas abgenutzt oder nach einem Alternativ-Titel für eine Trödelmarkt-Show aus dem Privatfernsehen klingt, ist in Bezug auf Ihr Unternehmen durchaus ein wichtiger Leitspruch. Denn Ihr Working Capital ist ausschlaggebend für die Liquidität und Kreditwürdigkeit Ihrer Firma.

Kennen Sie Ihre Working Capital Ratio?

Working Capital: eine wichtige Größe im Unternehmen

Das Working Capital Management ist ein fester Bestandteil der Prozessoptimierung innerhalb eines Unternehmens. Bei aller Selbstverständlichkeit kommt ihm eine wichtige Bedeutung zu. Denn: Das Working Capital (zu deutsch: Betriebskapital) gibt in Form einer Kennzahl Aufschluss darüber, wie effizient ein Unternehmen arbeitet. Es zeigt auf, ob Kapital als Mittel sinnvoll als Ressource zur Weiterentwicklung eingesetzt wird oder an gewissen Stellen unnötig gebunden wird. Das Working Capital Management bezeichnet also die Optimierung des operativen Umlaufvermögens, das sich aus Forderungen, Vorräten und Verbindlichkeiten zusammensetzt.

Was ist Working Capital?

Definition

Ein kurzer Recap der Definition: Das Betriebskapital bezeichnet die Differenz zwischen dem gesamten Umlaufvermögen und den kurzfristigen Verbindlichkeiten. Zum Umlaufvermögen zählen z.B. der Kassenbestand, Vermögenswerte, Lagerbestände und Vorräte sowie Forderungen auf Lieferungen und Leistungen (Debitorenrechnungen).

Das Ziel des W/C-Managements ist also, gebundene Ressourcen freizumachen um das Umlaufvermögen zu erhöhen. So können kurzfristige Verbindlichkeiten ohne Probleme beglichen und Projekte vorangetrieben werden, um das Unternehmen weiter aufzubauen.

Working Capital Formel: Berechnung

Anhand des Net Working Capital können Optimierungspotenziale erkannt werden. Das kann, bei produzierenden Unternehmen, etwa die Lagerhaltung und Vorräte betreffen. Aber auch das Mahnwesen bei verspäteten Zahlungen oder eine zu träge Kreditorenbuchhaltung können unnötig Ressourcen und Mittel verbrauchen.

Die Working Capital Ratio wiederum gibt genau Aufschluss darüber, wie effizient das Umlaufvermögen eingesetzt wird. Richtwerte können sein:

• Ein Wert unter 1 gibt ein negatives Betriebskapital an
• Ein Wert über 2 bedeutet, dass das Unternehmen das Umlaufvermögen nicht gezielt investiert
• Eine Working Capital Ratio zwischen 1,2 und 2 gilt als effizient

Es gibt keine allgemeingültige Ratio, nach der das Betriebskapital ausreichend ist, denn das schwankt je nach Branche und Business-Modell. Daher sind die oben stehenden Werte lediglich Richtwerte – fest steht aber, dass die W/C-Ratio in jedem Fall positiv sein muss, denn nur dann haben Sie ausreichend frei verfügbares Kapital, um kurzfristigen Verbindlichkeiten nachkommen zu können und die Liquidität des Unternehmens sicherzustellen.

Aber: Ein zu hoher Wert der Working Capital Ratio bedeutet, dass das Umlaufvermögen stark gebunden ist und somit weniger effizient eingesetzt wird.

So optimieren Sie Ihr Working Capital durch smarte Ausgabeprozesse

Traditionell nimmt die Kreditorenbuchhaltung eher eine Backoffice-Funktion ein. Selten tritt sie als Star in Erscheinung, wenn es darum geht, strategische Entscheidungen zu treffen oder sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Wir finden: Die Kreditorenbuchhaltung ist das Rückgrat jedes Unternehmens. Sie ist der Schlüssel zu dem, was CFOs und Finanzverantwortliche auf ihrer Agenda stehen haben.

Gerade mit richtig aufgesetzten Ausgabeprozessen können Sie das Betriebskapital Ihrer Firma optimieren. Ihre Kreditorenbuchhaltung kann mit den richtigen Maßnahmen also stark zum Working Capital Management beitragen.

Die wichtigste Maßnahme: Automatisieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung.

Warum?

Grund 1:
Sie erhalten einen Echtzeitüberblick über Ihren Cashflow, Bestellungen und Ihren Finanzstatus im Allgemeinen. Mit einem Finanzbetriebssystem wie finway sehen Sie in einem übersichtlichen Dashboard auf einen Blick, wie sich Ihr Cashflow entwickelt. So können Sie stets ableiten, wie Ihr Working Capital den Cashflow Ihres Unternehmens beeinflusst. Eine Analyse und der Vergleich beider Komponenten zeigt auf, ob es sich bei der finanziellen Aktivität um ein kurzfristiges oder langfristiges Ereignis handelt.

Grund 2:
Sie können durch automatisierte Workflows innerhalb eines Tools manuelle Fehler in der Rechnungsverarbeitung vermeiden und zudem abteilungsübergreifend Zeit und Ressourcen sparen. Klare Freigabeprozesse beschleunigen die Rechnungsverarbeitung – so minimieren Sie das Risiko, Liquiditäts-Stellschrauben wie die Nutzung von Skonto zu verpassen. So können Sie Ihr Working Capital durch geringere Verbindlichkeiten positiv beeinflussen.

Grund 3:
Durch das Bündeln von Verträgen und Rechnungen innerhalb ein und desselben Tools sind alle Mitarbeitenden, die am Prozess beteiligt sind, auf dem gleichen Stand, auch was Bezahlmethoden und -vereinbarungen angeht – und das orts- und zeitunabhängig. Das Risiko, zu viel, zu wenig, zu spät oder schlimmstenfalls Rechnungen gar nicht oder doppelt zu bezahlen, wird so minimiert. Insbesondere, wenn durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung Duplikate erkannt werden können.

Weitere Prozesse, die in der Kreditorenbuchhaltung optimiert werden können, um das Working Capital zu stärken:

1. Setzen Sie eine Liste an autorisierten Anbietern auf. So können Sie Ihren Mitarbeitenden an die Hand geben, welche Shops und Händler für einen Einkauf freigegeben sind. Das verhindert nicht nur sogenanntes Maverick Buying (also das Einkaufen ohne Freigabe durch Vorgesetzte oder die Beschaffung außerhalb standardisierter Beschaffungswege), welches Ihr Working Capital belastet. Sie können so auch Zeitverzug durch fehlerhafte Rechnungen vermeiden oder bereits im Vorfeld bestimmte Mengenrabatte etc. bei bestimmten Lieferanten aushandeln.
2. Diese Daten, die Sie mit autorisierten Anbietern ausgehandelt haben, sollten Sie unbedingt in einem Finanzbetriebssystem einpflegen. Tools wie finway ermöglichen das Hinterlegen von Verträgen mit den jeweiligen Händlern. So kann zu jederzeit eingesehen werden, welche Absprachen getroffen wurden. Das verhindert z.B. falsche oder doppelte Überweisungen. Aber: Diese Daten sollten gepflegt und regelmäßig geprüft werden, um Fehler im Zahlungsablauf zu vermeiden. Weisen Sie dazu notfalls Zuständigkeiten im Team zu, um die Liste an Händlern regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren.
3. Legen Sie bestimmte Key Results für die Kreditorenbuchhaltung fest. So sind Ihre Arbeitsabläufe klar definiert und Verzögerungen durch Unklarheiten werden vermieden. Ebenso, wie Sie Ihr Working Capital durch ein zeitnahes Zahlungsziel und die Nutzung von Skonto optimieren können, können Sie als Strategie natürlich ein Begleichen der Verbindlichkeit zum vereinbarten Zahlungsziel anstreben und somit Ihre aktuelle Liquidität erhöhen. Ein weiteres Key Result könnte lauten, Rechnungen innerhalb von x Tagen nach Erhalt zu verarbeiten. Zum Aufstellen dieser Schlüsselindikatoren kann es sich lohnen, das „Rechnungsverhalten“ im Team zu untersuchen. In automatisierten Tools und Finanzbetriebssystemen gibt es oftmals eine Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte pro Rechnung, die helfen, den Lebenszyklus einzelner Kreditorenrechnungen festzulegen.

Weiterlesen: Deloitte hat einen detaillierten Report zur Optimierung von Accounts Payable verfasst.

Fazit: Starkes Working Capital durch optimierte Ausgabeprozesse

Durch eine bessere Steuerung der Kreditorenbuchhaltung, die Einrichtung klarer Management-Prozesse durch Automatisierung und die konsequente Verfolgung wichtiger Kennzahlen können Sie Ihre Prozesse im Unternehmen rationalisieren und eine Betriebskapital-Kultur im Unternehmen einführen. Wenn diese Punkte strategisch angegangen werden, können Sie das Kosten-Management des Unternehmens stärken. Auch die Komplexität der Prozesse lässt sich so reduzieren und somit Fehler und Verzögerungen vermeiden. Auch die mit routinemäßigen Transaktionen verbundenen Risiken können Sie so minimieren und die Einhaltung von Lieferantenverträgen verbessern. All das optimiert Cashflow und Liquidität und kann somit auch das Working Capital stärken.