Top-down oder Bottom-up? Die richtige Vorgehensweise bei der Budgetierung
Werfen wir noch einmal einen Blick zurück: Der allererste Schritt noch vor der Budgetierung ist, dass sich das Management darüber klar wird, was man im Unternehmen im nächsten Jahr erreichen möchte. Man geht also zuerst in den sogenannten Top-down-Ansatz und gibt gewisse Ziele oder Vorgaben vor. Mit diesen Informationen versucht das Finanzteam, gewisse Standards aufzubauen, die in die Abteilungen weitergegeben werden.
Wichtig ist dabei, dass alle Daten standardisiert im Finanzteam verarbeitet werden: Es könnte also sinnvoll sein, sich im Finanzteam ein Template zu überlegen, in dem gewisse Daten eingetragen werden. Es gibt bestimmte Kostenblöcke, die in den Abteilungen selbst definiert werden und solche, die high-level im Finanzteam geplant werden. In den einzelnen Teams sind das etwa die Personalplanung, benötigte Tools, spezifische Projekte. Diese Kostenblöcke werden dann in Abstimmung mit dem Management und dem Finanzteam festgezurrt.
Typische Kosten, die man pro Mitarbeitendem berechnen kann sind z.B. Teamevents oder Reisekosten. Diese werden unternehmensweit definiert und festgezogen und anschließend ebenfalls vom Finanzteam eingearbeitet.
Sobald die Abteilungen das Template korrekt mit allen Daten befüllt haben, werden die Informationen im Finanzteam zusammengeführt und aufeinander abgestimmt. An diesem Punkt werden die beabsichtigten Budgets üblicherweise hinterfragt und angefochten: Passen die Daten oder kann an der ein oder anderen Stelle eine andere Strategie gefahren werden?
Als letzter Punkt erfolgt die Personalplanung: In Abstimmung mit Human Ressources und den einzelnen Abteilungen wird geschaut, ob die Planung so umsetzbar ist. HR und Finance gestalten ihre Budgets meist ganz am Ende, damit sie sich als Backoffice-Einheit an den anderen Abteilungen orientieren können.
Ist diese riesige Menge an Daten letztlich zusammengeführt und in ein Reporting-Format gebracht, kann die Budgetierung vorgestellt und letztlich verabschiedet werden.