Budgetplanung

Unter dem Budget versteht man im weitesten Sinne den Geldbetrag, der einem Unternehmen frei zur Verfügung steht. Genau betrachtet ist das Budget jedoch der ausformulierte Gesamtplan aller Ausgaben und Einnahmen, gesehen auf Monat, Quartal und Geschäftsjahr. Demnach ist das Ziel der Budgetplanung zu klären, welche Kosten wo anfallen und welche finanziellen Mittel im Unternehmen in welcher Form eingesetzt werden sollen, um die strategischen Langzeitziele zu erreichen. Im Rahmen der Finanzplanung eines Unternehmens gibt die Budgetierung also eine strategische Richtung vor.

Budgetplanung – eine kurze Definition

Haben Sie sich schonmal gefragt, wie ein:e Unternehmer:in entscheidet, wo genau und in welcher Höhe finanzielle Mittel in seinem:ihrem Unternehmen eingesetzt werden? Genau an dieser Stelle kommt die Budgetplanung oder das sogenannte Budgeting ins Spiel.

Schon gewusst? Für das Budget gibt es zwei sehr verschiedene Definitionen. Denn während man in der Finanzwissenschaft darunter einen Haushaltsplan versteht, welcher die öffentlichen Ausgaben und Einnahmen während eines Haushaltsjahres prognostiziert, verstehen die Betriebswirtschaftler:innen unter Budget den Gesamtplan aller erwarteten Ausgaben und Einnahmen.

Der Budgetplan regelt also die kurzfristige Verteilung von Ressourcen (= Geldern) in der nächsten Planungsperiode. Neben den finanziellen Faktoren wie Kosten und Kapital wird anhand eines Budgetplans auch die Verfügbarkeit von Maschinen sowie Personal und Ressourcen geplant.

Somit ist die Budgetplanung sehr eng verbunden mit anderen Kontroll-Abteilungen eines Unternehmens, wie zum Beispiel dem Controlling.

Funktionen der Budgetplanung: welche Ziele verfolgt die Budgetierung?

Warum sollte man einen Budgetplan erstellen? Natürlich erfolgen die meisten Entscheidungen im Unternehmen nicht einfach aus dem Bauch heraus. Auch wenn sich die Businessmodelle und -ziele von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, muss jede Firma den richtigen Grad zwischen Risiko und Sicherheit treffen. An Projekte und Ziele für das Geschäftsjahr werden bestimmte Erwartungen für die Zukunft geknüpft, ebenso wie ein benötigtes Kapital für die Umsetzung. Entscheider:innen müssen daher einen guten Überblick über die verfügbares Geld (= liquide Mittel), aber auch über die zu erwartenden Kosten haben. Auch der erwartbare Return on Invest (ROI) ist für strategische Entscheidungen ein wichtiger Punkt. Eine gute Finanzplanung vor neuen Investitionen und Projekten ist dabei unerlässlich.

Vor einem Projektstart dient die Budgetierung also dazu, klare Ziele definieren zu können, die notwendigen Teilschritte aufzuschlüsseln und Zusammenhänge und Zuständigkeiten zu klären, ohne dabei das vorhandene Kapital aus den Augen zu verlieren. Auch Fortschritt und Leistung lassen sich gut mit der Budgetierung abgleichen. Im Rahmen des Soll-Ist-Vergleichs wird das Controlling im Unternehmen zudem die Budgetplanung heranziehen, um die Planung mit der eingetretenen Realität abzugleichen.

Besonders für Start-ups und KMUs sind Finanzplan und Budgetierung essentiell, um möglichen Liquiditätsengpässen vorzubeugen. Zu geringes Kapital oder ein negativer Cashflow lassen sich so im Voraus besser einschätzen und erkennen. Für maximale Transparenz sollten Sie den Budgetplan für mindestens sechs Monate bis zu einem Jahr aufsetzen. So können Sie Risiken für die Zukunft frühzeitig erkennen und schaffen eine gute finanzielle Planbarkeit für Ihr Unternehmen.

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Arten einer Budgetplanung

Welche unterschiedlichen Arten der Budgetplanung gibt es? Neben der Ausrichtung des Budgets auch andere Faktoren neben finanziellen Ressourcen zu beachten, beinhaltet ein ordentlicher Budgetierungsprozess auch kleinere Unterpläne für die verschiedenen Bereiche des Unternehmens. Dazu zählen zum Beispiel …

  • Materialplanung
  • Investitionsplanung
  • Absatzplanung
  • Produktionsplanung
  • Vertriebsplanung

Allgemein gilt es allerdings zwischen den drei Grundformen des Budgeting zu unterscheiden: der strategischen, der taktischen und der operativen.

Die operative Budgetierung

Bei der operativen Budgetierung liegt der Fokus darauf, konkret Ressourcen zuzuweisen und zu verplanen. Der Zeithorizont ist daher eher kurzfristig, meistens ein Jahr. Demnach werden bei der operativen Budgetplanung eher folgende, detaillierte und kurzfristige Fragen beantwortet:

  • Wo verwende ich welche Ressourcen?
  • Inwiefern hilft mir die Allokation der Ressourcen, meine kurz- bis mittelfristigen Ziele zu erreichen?

Die taktische Budgetierung

Bei mittelfristigen Fragen kommt die taktische Budgetierung ins Spiel. Sie wird aus der strategischen Planung abgeleitet und bietet somit ein Maßband für operative Planungen.

Die strategische Budgetierung

Das strategische Budgeting hingegen fokussiert sich auf einen deutlich weiteren Zeithorizont, meistens von ein bis fünf Jahren. Somit ist die Langzeitplanung das Kernelement und stellt Fragen wie:

  • Wie schaffe ich den größtmöglichen Erfolg für meine Firma?
  • Wie erreiche ich meine Langzeit-Ziele?
  • Wie bleibe ich profitabel?
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Die verschiedenen Methoden in der Budgetplanung: wie gehe ich vor?

Um die Budgetplanung richtig anzugehen, gibt es die folgenden, verschiedene Planungsarten:

  • Bottom-Up-Budgetierung
  • Top-Down-Budgetierung
  • Gegenstromverfahren
  • Zero-Based-Budgeting

Bottom-Up- und Top-Down-Budgetierung sind dabei die bekanntesten Verfahren im Budgetierungsprozess.

Bottom-Up-Budgetierung

Bei der Bottom-Up-Budgetierung oder Bottom-Up-Planung, oftmals auch als progressive Budgetierung bezeichnet, handelt es sich um eine Budgetierung die von, wie der Name bereits suggeriert, Unten nach Oben. Dabei werden die benötigten Budgetvorstellungen von den einzelnen Bereichen zusammen addiert, bis daraus ein großes Gesamtbudget entsteht.

Top-Down-Planung

Bei Top-Down ist es genau andersherum: Auf Grundlage von strategischen Zielen, wird vom Management das Gesamtbudget auf die einzelnen Teilbereiche des Unternehmens aufgeteilt. Ein typisches Beispiel ist hierfür eine Entscheidung des Vorstands über das Jahresbudget sowie über aktive Stellen in der Controlling-Abteilung in einer Firma.

Warum wird Top-Down-Budgetplanung meist bevorzugt? 

Zwar ist die Bottom-Up-Budgetplanung von den Mitarbeiter:innen aus gedacht und bezieht diese stärker in die Planung mit ein, was ein großes Plus für die Motivation und Zielerreichung sein kann. In der Praxis wird aber häufiger die Top-Down-Methode angewandt. Dies liegt daran, dass der Budgetierungsprozess bei dieser Herangehensweise sehr viel schneller und somit kostengünstiger durchgeführt werden kann. Bei aller Effizienz sollten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aber nicht völlig vernachlässigt werden. Ein von oben „durchgedrücktes“ Budget, das völlig an der Expertise der Mitarbeitenden vorbeigeht, ist langfristig für den Prozess wenig sinnvoll.

Gegenstromverfahren

Eine Kombination aus den zwei Methoden der Bottom-Up- und der Top-Down-Budgetplanung liefert das sogenannte Gegenstromverfahren. Hier wird zuerst anhand von Top-Down eine Budgetvorgabe erstellt. Danach jedoch wird in Form der Bottom-Up-Methode Feedback zu dieser Vorlage gegeben, welches später eingearbeitet wird. Aus diesen zwei „Gegenströmungen“ soll somit ein gemeinsamer Nenner der beiden Strategien gefunden werden, mit welchem alle Beteiligte zufrieden sind.

Zero-Based-Budgetierung

Die sogenannte Zero-Based-Methode ist momentan sehr im Kommen, da sie vorschlägt, die Budgetpläne jedes Jahr auf einer Null-Basis (Zero-Base) anzusehen. Das heißt, statt auf den Daten und Budgetierungen der Vorjahre aufzubauen, planen die Unternehmer:innen das Budget komplett neu.

Schon gewusst? Warum sollte man die Zahlen des Vorjahres wie in der obigen Methode ignorieren? Mit dieser Art der Budgetierung wird verhindert, dass, wie es häufig der Fall ist, zum Jahresende große Teile des Budgets genutzt und mehr oder weniger „sinnlos“ ausgegeben werden, um möglichst im nächsten Jahr wieder das gleiche Budget zur Verfügung zu bekommen.

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