Buchhaltung effizient für den:die Steuerberater:in vorbereiten

Sammeln und Sortieren von Belegen

Im ersten Schritt ist es notwendig, dass Sie all Ihre Belege sorgfältig sammeln. Dazu zählen sowohl eingehende Belege wie Eingangsrechnungen oder Quittungen als auch ausgehende Belege wie beispielsweise Ausgangsrechnungen. Diese Belege sollten sicher aufbewahrt und bestenfalls sortiert werden. Dies wird es dem:der Steuerberater:in später erleichtern, die Belege den Zahlungen zuzuordnen. Wie und wo Belege gesammelt werden kann stark variieren.

Während viele Einzelpersonen und Unternehmen Belege noch manuell in physischen Boxen oder zahlreichen digitalen Ordner hinterlegen, können Sie diese mithilfe intelligenter Buchhaltungsprogramme inzwischen zentral speichern. Dies ist für Sie von Vorteil, denn wie in unserem Blogpost “Top 10 der manuellen Arbeitsschritte und wie sie vermieden können werden” aufgeführt wird, erhöht sich durch das manuelle Sortieren die Wahrscheinlichkeit, dass Ihnen Fehler unterlaufen oder Sie Belege verlieren.

Sollten Sie Belege physisch erhalten, achten Sie darauf diese deutlich zu scannen, sodass sie später erfolgreich weiterverarbeitet werden können. Denn mit ungeraden, unleserlich eingescannten Dokumenten können weder Sie noch ihr:e Steuerberater:in etwas anfangen!

Vorkontierung

Der nächste Schritt ist die Zuordnung der Rechnungen zu den zugehörigen Kostenstellen und Buchungskonten. Für Buchungskonten können Sie einen vordefinierten Kontenrahmen wie beispielsweise den SKR03 oder SKR04 nutzen, welche bereits das Konto und die zugehörige Nummer vorgeben. Des Weiteren können Sie auch individuelle Konten mit Nummern anlegen. Kostenstellen helfen Ihnen Ein- und Ausgaben jeweiligen Abteilungen in Ihrem Unternehmen zuzuordnen, um einen besseren Überblick zu erhalten. Diese können komplett individuell definiert werden. Da Sie Ihr operatives Geschäft besser kennen als Ihr:e Steuerberater:in, empfehlen wir Ihnen, das Zuordnen der Konten und Kostenstellen selbst in die Hand zu nehmen.

Die Vorkontierung wird hierzulande häufig noch traditionell mittels eines Kontierungsstempels durchgeführt. Alternativ gibt es auch für diese Aufgabe inzwischen die Möglichkeit, die Zuordnung ohne Aufwand mit einer Softwarelösung digital vornehmen. Erfolgt keine ordentliche Vorkontierung, erhöht sich das Risiko für falsche Buchungen seitens des:der Steuerberater:in. Dadurch erwarten Sie wiederum erhöhte Kosten, da diese Unsicherheiten einen Mehraufwand und erhöhte Arbeitszeiten für den:die Steuerberater:in bedeuten. Führen Sie diesen Schritt daher lieber mit zu viel als mit zu wenig Sorgfalt durch.

Erfassung der Steuersätze (optional)

Obschon die Identifizierung der passenden Steuersätze häufig von Steuerberatern durchgeführt wird, können Sie auch diesen Schritt selbst durchführen. Beispielsweise können digitale Softwarelösungen dank automatischer Texterkennung, auch als OCR bekannt, den Steuersatz für Sie automatisch aus Rechnungen ablesen und erfassen.

Übergabe an Steuerberatung

Im letzten Schritt müssen Ihre Buchungsdaten an den:die Steuerberater:in übergeben werden. Abhängig von Ihren steuerlichen Anforderungen muss dies monatlich, pro Quartal oder jährlich erfolgen. Je nach Grad der Digitalisierung, können die Buchungsdaten von einem Vorsystem direkt in DATEV Unternehmen Online (DUO) importiert werden. Sollten Sie mit intelligenten Softwarelösungen wie finway arbeiten, werden bei der Übertragung in DATEV alle zuvor erfassten Daten übergeben, mit unter Rechnungsnummer, Betrag, Mehrwertsteuer, Zahlungsdatum, Kostenstelle und dem angesprochenen Sachkonto.

Natürlich umfasst vorbereitende Buchhaltung eine Reihe weiterer Aufgaben. Beispielsweise müssen Ausgangsrechnungen verschickt und überwacht werden, Reisekosten abgerechnet und erstattet sowie Rechnungen bezahlt werden. Jedoch sind diese Schritte vor die Vorbereitung auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater weniger relevant und wurden daher vernachlässigt.

Was sollten Sie zusätzlich beachten?

Nun kennen Sie die groben Schritte, die von Ihnen erledigt werden sollten, um auf die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung optimal vorbereitet zu sein. Wie Sie gesehen haben ist dies kein Hexenwerk und lässt sich relativ leicht eigenständig durchführen, insbesondere wenn Sie eine Finanzsoftware nutzen. Denn laut einer Studie von PCW hilft der Einsatz von Finanztechnologie deutlich bei der Prozessverbesserung. Damit kann auch begründet werden, weshalb der KI-Einsatz beispielsweise beim automatischen Auslesen von Belegen zur Weiterverarbeitung im Rechnungswesen im Jahr 2020 bereits bei 67 % lag. Wir hoffen, dass Sie zu dieser Mehrheit gehören.

Damit die Zusammenarbeit einwandfrei verlaufen kann, möchten wir Ihnen zum Abschluss noch einige wertvolle Tipps mit auf den Weg geben.

Besprechen Sie sich mit dem:der Steuerberater:in

Bevor die Vorarbeit überhaupt beginnt, sollte Sie bestenfalls bereits Kontakt mit Ihrem/Ihrer Steuerberater:in aufgenommen haben. Wir empfehlen Ihnen, im Austausch detailliert auf Ihre Wünsche und Anforderungen einzugehen. Nur so können Sie gemeinsam mit dem:der Steuerberater:in einen Weg zu finden, um diese abzudecken. Dabei gilt es, im ersten Schritt Ihre individuellen steuerlichen Anforderungen zu spezifizieren, um darauf basierend die nächsten Schritte, wie das Bereitstellen notwendiger Dokumente, einzuleiten.

Zudem sollten Sie Ihre internen Finanzprozesse umfassend und vollständig offenlegen (Stichwort: Verfahrensdokumentation). Ihr:e Steuerberater:in sollte beispielsweise problemlos nachvollziehen können, wie Sie Ihre Ausgangsrechnungen schreiben, diese versenden oder in welcher Menge Sie wo Eingangsrechnungen aufbewahren. Zudem sollte beschrieben werden, welche Banken und Softwarelösungen Sie im Einsatz haben. Nur wenn der:die Steuerberater:in Ihre genauen Prozesse kennt, kann er:sie individuelle Tipps geben, um Fehler zu vermeiden und die Vorarbeit optimal und und effizient zu gestalten.

Sollten Sich also Dinge in Ihrer Finanzabteilung ändern, zum Beispiel durch die Einführung einer Rechnungsverarbeitungssoftware, informieren Sie bestenfalls sofort ihre Steuerberater darüber.

Beginnen Sie frühzeitig

Wann war nochmal die Frist zum Einreichen der Lohnsteuererklärung? Am zehnten Tag nach Ablauf eines Lohnsteuer-Anmeldezeitraums. Und wann ist denn eigentlich die Umsatzsteuervoranmeldung fällig? Das hängt ab dem zweiten Jahr nach der Unternehmensgründung von der Höhe der Umsatzsteuer ab.

Wussten Sie es? Bestenfalls schon, denn nur so kann das Verpassen von Fristen vermieden werden. Setzen Sie sich also lieber zu früh als zu spät mit den anstehenden Themen auseinander und warten Sie nicht darauf, dass ihre Steuerberater:innen Sie daran erinnern. Es können immer unerwartete Probleme aufkommen, beispielsweise fehlerhafte Rechnungen oder nicht nachvollziehbare Zahlungsvorgänge. Und vergessen Sie nicht, dass Mitarbeiter gerne mal vergessen, ihre Belege einzureichen. Planen Sie dafür ausreichend Zeit ein, um nicht hinten hinaus unter Druck arbeiten zu müssen.

Überprüfen Sie die Belege

Stellen Sie vor dem Sortieren der Belege sicher, dass diese fehlerfrei sind und den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Stimmen beispielsweise auf den Rechnungen Datum, Anschrift, Menge und Preis der aufgeführten Leistungen oder die berechnete Mehrwertsteuer? Anbei finden Sie eine kleine Checkliste, was in einer Rechnung enthalten sein soll.

Überprüfen Sie die notwendigen Angaben bestenfalls gleich bei Erhalt bzw. Ausgang der Rechnung. So besteht nicht die Gefahr, dass Sie mit fehlerbehafteten Belegen die weiteren Schritte der vorbereitenden Buchhaltung einleiten und im Nachhinein Belege korrigiert werden müssen und die gesamte Arbeit von vorne beginnt.

Suchen Sie sich den:die für Sie passende:n Steuerberater:in

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit einer intelligenten Finanzsoftware, welche Ihnen die vorbereitende Buchhaltung erleichtert. Die Software stellt Ihnen alle Ihre Unterlagen für den Export in DATEV Unternehmen Online bereit. Nun ist Ihr Steuerberater anders als Sie bei der Digitalisierung noch weniger weit fortgeschritten. Weder arbeitet er mit DATEV Unternehmen Online, noch kann er mit Ihren digital aufbereiteten Daten etwas anfangen. Folglich braucht er eine Weile um die von Ihnen sorgfältig vorbereiteten Daten nachvollziehen zu können und meldet sich häufig, da Rückfragen aufkommen.

Was bedeutet das für Sie? Erhöhte Kosten und Mehraufwand, obschon Sie dies doch eigentlich durch digitale Prozesse verhindern wollten.

Eine solche Situation würden nicht aufkommen, wenn Sie den/die für Sie passenden Steuerberater/in gefunden haben. Barrieren, zum Beispiel auf Grund abweichender digitaler Kenntnisse, der Nutzung unterschiedlicher Software oder mangelndem Spezialwissens sollten in jedem Fall vermieden werden. Zudem sollte eine gesunde Vertrauensbasis angestrebt werden, denn so können Probleme besser und mit mehr Leichtigkeit angegangen, und gemeinsame Lösungen geschaffen werden.

Wie Sie den passenden Steuerberater finden? Selbstverständlich können Empfehlungen aus dem Bekanntenkreis hilfreich sein. Ansonsten bietet DATEV einen Steuerberater-Suchdienst, wo Sie z. B. nach Arbeitsgebieten, Branchenkenntnissen oder auch Fremdsprachen filtern können.

Auf eine gute Zusammenarbeit mit Ihrer:m Steuerberater:in!