Digitaler Rechnungsabgleich: Was ist das 3-Wege-Matching?

Eva Harmeling
08.07.22
5 Minuten Lesedauer

Es gehört zum täglich Brot in der Kreditorenbuchhaltung: der Rechnungsabgleich. Dadurch werden Zahlungen, bevor sie geleistet werden, geprüft und autorisiert. Dieser Vorgang soll gewährleisten, dass Rechnungen die Bestellung richtig abbilden.

To-do in der Buchhaltung: der Rechnungsabgleich

Für die Buchhaltung ist es unerlässlich, Rechnungen vor der Freigabe zu prüfen. Schließlich muss alles mit rechten Dingen zugehen. Nicht nur, damit Firmen ihre Ausgaben im Blick behalten und Rechnungen sowohl zügig als auch korrekt begleichen, sondern auch um für den Falle einer Betriebsprüfung gut gewappnet zu sein.

Der Rechnungsabgleich (im Englischen „Invoice matching“) ist daher ein üblicher Prozess in der Kreditorenbuchhaltung, bei dem die Informationen einer Bestellung (Englisch „Purchase Order“) mit der Rechnung des Lieferanten und dem Wareneingangszettel verglichen und überprüft werden.

Wenn im Unternehmen also Waren benötigt werden (z.B. Laptops für neue Mitarbeitende oder ein neues Software-Abo), wird eine Bestellung mit dem detaillierten Auftrag aufgegeben. Dort sind essentielle Informationen vermerkt, von dem genauen Produkt über die Anzahl bis hin zur Liefer- und Rechnungsadresse. Nach Eingang der Bestellbestätigung und ggf. schon vor dem Versand der Ware, erhält das Unternehmen eine Rechnung vom Lieferanten, die dann mit ebendieser Purchase Order abgeglichen wird.

So stellt die Buchhaltung sicher, dass sich auf der Rechnung keine Fehler oder Abweichungen von der Bestellung eingeschlichen haben. Auf diesem Wege wird eine falsche Bezahlung oder im Extremfall Lieferantenbetrug ausgeschlossen.

Abweichungen beim Rechnungsabgleich

Alle Daten auf der Rechnung müssen korrekt vermerkt sein, damit sie von der Buchhaltung freigegeben wird: Bestellnummer, Bestelldatum, Rechnungsnummer, Rechnungsadresse und Empfänger sind nur einige Selbstverständlichkeiten, die auf ihre Korrektheit überprüft werden müssen. Nur so können die Rechnungen richtig verbucht werden. Sollten sich hier Fehler einschleichen, müssen Rechnungen vom Lieferanten korrigiert werden.

Die wichtigsten Abweichungen, die beim Rechnungsabgleich ausgeschlossen werden müssen, sind die von Preis und Quantität:

Ist ebenso viel Ware in Rechnung gestellt worden, wie bestellt wurde?
Stimmen der angegebene Preis in der Bestellung und der Wert auf der Rechnung überein?

Allerdings: Unternehmen haben meist gewisse Toleranzwerte, die akzeptiert werden, zum Beispiel wenn in einer Fremdwährung eingekauft wird und der Kurs in der Zeit zwischen Auftrag und Rechnung schwankt. Sobald diese Werte überschritten werden, ist der Bezahlprozess on hold und die Kreditorenbuchhaltung muss die Rechnung zur Korrektur zurückspielen.

Darum ist der Rechnungsabgleich essentiell

Ein Rechnungsabgleich stellt also sicher, dass keine falschen Beträge an Lieferanten bezahlt werden. Doch das Invoice Matching sorgt insgesamt dafür, dass die Kreditorenbuchhaltung flüssig abläuft:

Zahlungen können schneller freigegeben werden
Transparenz der Aufträge vermeidet Fehler und Doppelzahlungen
Überblick über die Zahlung an mehrere Lieferanten
Bessere Vorbereitung auf Betriebsprüfung

Was ist das 3-Wege-Matching?

Je nach Unternehmen bieten sich verschiedene Arten des Rechnungsabgleichs an. Am häufigsten wird auf die Praxis des 3-Wege-Matchings zurückgegriffen. Wie der Name bereits andeutet, werden Rechnungen hier gegen zwei weitere Dokumente geprüft. Innerhalb des Workflows wird also nicht nur der Auftrag (also die Bestellung bzw. Purchase Order oder auch der Einkaufsantrag) mit der Rechnung verglichen, sondern auch der Wareneingang bzw. Lieferschein. Matchen alle drei Dokumente inhaltlich, kann die Zahlung freigegeben werden. So wird sichergestellt, dass auch nur die Ware bezahlt wird, die unbeschadet und vollzählig im Unternehmen eintrifft – wie etwa Laptops.

Die Vorteile eines digitalen Rechnungsabgleichs

Der manuelle Abgleich von Rechnungen mit Aufträgen ist sehr mühsam und kleinteilig. Besonders, wenn Bestellungen und Rechnungen nicht an ein und derselben Stelle landen, kostet der gesamte Freigabeprozess die Buchhaltung sehr viel Zeit. Nicht nur ist währenddessen viel Papier im Spiel, anschließend muss auch alles geordnet verwahrt werden.

Den Rechnungsabgleich zu digitalisieren, bietet viele Vorteile. Komplizierte Zettelwirtschaft und langwierige manuelle, fehleranfällige Arbeit werden idealerweise an ein Tool übergeben, das durch künstliche Intelligenz wie etwa ein OCR (Optical Character Recognition) Rechnungen automatisch ausliest und mit einer vorherigen Bestellung matcht. So muss nur noch in Einzelfällen manuell nachjustiert werden.

Sparen Sie Zeit: Der Rechnungsabgleich ist aufwendig, ob man das 2-Wege- oder 3-Wege-Matching bevorzugt. Läuft der Prozess digital und automatisiert ab, schafft das Ressourcen in der Buchhaltung.
Vermeiden Sie Fehler: Wenn Sie die Kreditorenbuchhaltung automatisieren, laufen viele Workflows nach gewissen Kriterien durch. So werden auch im Rechnungsabgleich Fehler und Abweichungen erkannt. Erst, wenn diese Diskrepanzen behoben sind, geht die Rechnung in die Freigabe. Das verhindert auch doppelte Bezahlung oder die Verbuchung fehlerhafter Rechnungen.
Verbessern Sie die Beziehung zu Lieferanten: Wenn Rechnungen schneller mit Aufträgen gematcht werden, sichert das auch eine schnellere Bezahlung. So können Sie die Beziehung zu Ihren Lieferanten pflegen – und haben eine bessere Verhandlungsposition für Verträge und Skonto.
Effiziente Kostenanalyse: Ist die Kreditorenbuchhaltung digitalisiert, ist meist auch ein Reporting angeschlossen. Das hilft Ihnen langfristig, bevorzugte Lieferanten festzulegen und zu klassifizieren und bietet einen guten Überblick über die Kosten, die in einzelnen Abteilungen anfallen.
Betriebsprüfungs-Bonus: Für die Betriebsprüfung werden neben Rechnungen auch weitere Dokumente wie Aufträge, Lieferscheine und Prüfbescheinigungen fällig. Sind diese digital und zentral an einem Ort verwaltet, fällt die Vorbereitung auf die nächste Betriebsprüfung wesentlich leichter.

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Eva Harmeling

Eva schreibt als Content Creator über alles, was Expert:innen und Professionelle im Bereich Finanzen über intelligentes Ausgabenmanagement wissen müssen. Die Zielgruppe von finway – kleine und mittlere Unternehmen – versorgt sie auf kreativem und nachhaltigem Weg mit dem aktuellsten und wichtigsten Input.