Es gehört zum täglich Brot in der Kreditorenbuchhaltung: der Rechnungsabgleich. Dadurch werden Zahlungen, bevor sie geleistet werden, geprüft und autorisiert. Dieser Vorgang soll gewährleisten, dass Rechnungen die Bestellung richtig abbilden.
To-do in der Buchhaltung: der Rechnungsabgleich
Für die Buchhaltung ist es unerlässlich, Rechnungen vor der Freigabe zu prüfen. Schließlich muss alles mit rechten Dingen zugehen. Nicht nur, damit Firmen ihre Ausgaben im Blick behalten und Rechnungen sowohl zügig als auch korrekt begleichen, sondern auch um für den Falle einer Betriebsprüfung gut gewappnet zu sein.
Der Rechnungsabgleich (im Englischen „Invoice matching“) ist daher ein üblicher Prozess in der Kreditorenbuchhaltung, bei dem die Informationen einer Bestellung (Englisch „Purchase Order“) mit der Rechnung des Lieferanten und dem Wareneingangszettel verglichen und überprüft werden.
Wenn im Unternehmen also Waren benötigt werden (z.B. Laptops für neue Mitarbeitende oder ein neues Software-Abo), wird eine Bestellung mit dem detaillierten Auftrag aufgegeben. Dort sind essentielle Informationen vermerkt, von dem genauen Produkt über die Anzahl bis hin zur Liefer- und Rechnungsadresse. Nach Eingang der Bestellbestätigung und ggf. schon vor dem Versand der Ware, erhält das Unternehmen eine Rechnung vom Lieferanten, die dann mit ebendieser Purchase Order abgeglichen wird.
So stellt die Buchhaltung sicher, dass sich auf der Rechnung keine Fehler oder Abweichungen von der Bestellung eingeschlichen haben. Auf diesem Wege wird eine falsche Bezahlung oder im Extremfall Lieferantenbetrug ausgeschlossen.
