So bereiten Sie Ihr Team auf automatisierte Workflows vor

So bereiten CFOs ihr Team auf die Umstellung auf automatisierte Workflows vor

Eva Harmeling Content Creator
  • Eva Harmeling
  • 31.05.22
  • 9 Minuten Lesedauer

Wir wissen längst: Mit automatisierten Workflows und Tools zur Digitalisierung arbeitet die Finanzabteilung am Zahn der Zeit. Ciao, Spreadsheets, tschüss, Excel! Doch nur, weil etwas für CFOs vielversprechend und naheliegend ist, heißt das nicht, dass die jeweiligen Teams gleich mitziehen. Wir verraten Ihnen, wie Sie die Umstellung alter Arbeitsabläufe auf ein neues Setup anleiten und mit internem Widerstand umgehen können.

Sicherlich müssen Sie bei vielen Abläufen im Finanzteam weiterhin einen prüfenden Blick auf die Dinge haben. FP&A und Controlling lassen sich noch nicht ohne weiteres automatisieren – doch dort, wo es möglich ist, ziehen CFOs einen großen Nutzen aus der Einführung von Finanztechnologien. Durch eine Automatisierung und Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung etwa verbessern Sie den gesamten Finanz-Workflow. Der Abgleich von Transaktionen und Konten, die Rechnungsprüfung und das Erfassen von Zahlen und Budget sowie die Erstellung eines Reportings kann durch kluge Workflows innerhalb eines Finanztools wie finway automatisiert werden. Die Verringerung von manuellen Aufgaben bedeutet nicht nur eine Verringerung des Zeitaufwands, sondern bietet auch eine solide Grundlage, geschäftskritische Entscheidungen auf Basis datengestützter Analysen zu treffen.

Einführung neuer Workflows: So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Automatisierung im Finanzbereich vor

Neue Arbeitsweisen beschwören gerne erst einmal Bauchgrummeln hervor. Immerhin haben Teams ihre Arbeitsabläufe meist gut verinnerlicht – egal, wie schleppend die sind. Eine Umstellung erfordert geistige Flexibilität, Offenheit und Umgewöhnung. Damit Sie Ihr Team ebenso wie den Rest des Unternehmens auf neue Workflows und ein Automatisierungstool vorbereiten können, haben wir hier drei mögliche Szenarien entworfen, die Ihnen entgegenschlagen können – und wie Sie mit ihnen umgehen.

Szenario 1: Ihre Mitarbeitenden haben Sorge um ihre Jobs

In Science-Fiction-Filmen sind künstliche Intelligenz und Roboter gerne gleichbedeutend mit der Abschaffung der Menschheit. Kein Wunder also, dass ein kleines bisschen dieser Angst sich in Mitarbeitenden rühren kann, wenn das Stichwort „Automatisierung“ fällt. Schließlich bedeutet dies, dass künftig von alleine läuft, was sonst ein:e Mitarbeiter:in ausführen musste. Auch liegt es in der Natur des Menschen, dass Veränderungen erst einmal argwöhnisch betrachtet werden. Wenn ein neues Tool oder ein Workflow zur Effizienzsteigerung eingeführt werden sollen, dürfen Sie als CFO also ein gewisses Gespür, vor allem aber ein offenes Ohr für die Bedenken Ihres Finanzteams mitbringen.

Im Idealfall kommen Sie Ihren Mitarbeitenden in der Buchhaltung mit der Sorge zuvor, sie könnten bald nicht mehr gebraucht werden. Stellen Sie Ihrem Team vor, wie die durch Automatisierung gewonnene Arbeitszeit künftig genutzt werden kann. Bestimmt haben Sie als CFO zig Projekte im Backlog, für die die Zeit Ihrer qualifizierten Finanz-Mitarbeitenden besser genutzt, ist als für das Abtippen von Belegen oder manuellen Abgleichen, stimmt’s? Automatisierung bedeutet also nicht Personalabbau, sondern vielmehr Wertschätzung Ihrer Kolleg:innen und Fokus auf strategischere Aufgaben.

Alle Firmenkarten zentral in finway verwalten

Szenario 2: Der Rest des Management-Teams kooperiert (noch) nicht

Sie haben sich für ein neues Finanztool entschieden, doch zwischen der Management-Zustimmung für die künftigen Kosten und der tatsächlichen Akzeptanz und Implementierung des Tools liegen Welten?

Wenn Sie sich für ein Ausgabenmanagement-Tool wie finway entschieden haben, betreffen die dadurch aufgesetzten Workflows und Automatisierungen nicht nur Ihr Finanzteam, sondern auch andere Abteilungen. Daher gilt es, das Management und alle Kolleg:innen des Unternehmens mit Ihrer Entscheidung abzuholen und gesammelt in das Tool einzuführen.

  • Kommunizieren Sie Ihre Beweggründe für die Einführung des Tools. Warum besteht der Bedarf für Automatisierung? Ist der Monatsabschluss nie pünktlich, weil Rechnungen fehlen und die gesamte Verarbeitung zu lange dauert? Schleichen sich immer wieder Fehler ein, weil Daten in der Excel-Tabelle überschrieben werden? Möchten Sie keine Kreditkartendaten mehr rumreichen? Wenn Sie eine klare Antwort auf die Frage der Notwendigkeit haben, holen Sie Ihr Finanzteam sicherlich schneller an Bord, als wenn Sie Ihnen das Finanztool unbegründet vorsetzen.
  • Legen Sie einen konkreten Zeitrahmen für die Implementierung des Tools fest und geben Sie sich einen klaren Testzeitraum, um die Automatisierung auf Herz und Nieren zu testen. Das hilft Ihren Management-Kolleg:innen, die Automatisierung in den anderen Teams zu verargumentieren. Zudem bekommen alle Mitarbeitenden bereits einen Ausblick auf die Dauer der „vermeintlich unliebsamen Umstellung“ und machen es absehbar – wir vermuten, im Anschluss wird niemand mehr etwas gegen die neue Arbeitsweise haben.
  • Automatisierung funktioniert nur mit sinnvollen Workflows. Beziehen Sie dazu nicht nur Ihr Finanzteam, sondern auch das Management und ggf. andere Abteilungen mit ein. Gemeinsam können Sie evaluieren und testen, welche Abläufe Sinn ergeben, welche Fälle häufig vorkommen und wo es konkrete Genehmiger:innen benötigt und wo es ein Auto-Approver auch tut (etwa bei Rechnungsbeträgen bis zu einer bestimmten Höhe).

So setzen Sie neue (automatische) Workflows auf: 

  1. Identifizieren Sie Ihre bisherigen Prozesse
  2. Beurteilen Sie Ihr jetziges Setup: was läuft bereits gut? Wo wird Zeit verschwendet? Welche Schritte können zusammengefasst oder optimiert werden?
  3. Ernennen Sie Stakeholder für die automatisierten Prozesse: Diese sind verantwortlich für das Umsetzen des Projektes – idealerweise wählen Sie Mitarbeitende aus verschiedenen Teams, damit die Automatisierung von mehreren Seiten auf Herz und Nieren geprüft wird
  4. Setzen Sie die für Sie sinnvollen Workflows auf: In einem Finanztool wie finway können Sie Workflows z.B. für Freigabeprozesse und Urlaubsvertretung einfach aufsetzen und dokumentieren. So wissen zu jedem Zeitpunkt alle Beteiligten, wer für was zuständig ist

Russell Colbourne, CFO beim CFO Centre Australia, fasst die Notwendigkeit alle an Bord zu holen, in „Automating Finance“ gut zusammen:

„Wenn die Finanzabteilung ein neues System einführen will, kann es zu Widerständen kommen, wenn das gesamte Unternehmen denkt: Warum sollte ich Zeit damit verbringen, etwas Neues zu lernen, um dieselbe Aufgabe zu erledigen? Denn das ist es, was wir von ihnen verlangen. Im Hintergrund ist die Verwaltung viel rationeller, aber das ist nicht ihr Problem. Daher ist es für die Finanzabteilung von entscheidender Bedeutung, Wege zu finden, wie die Finanzautomatisierung allen Beteiligten helfen kann, und dies auch wirklich in das Unternehmen zu tragen.“

Szenario 3: Die Umstellung läuft nur schleppend an

Menschen sind Gewohnheitstiere. Da kann man noch so genau wissen, was eigentlich die smarte Lösung wäre – sich voll und ganz darauf einzulassen, braucht Disziplin und vor allem Routine. Bis also die Nutzung des automatisierenden Finanztools zur neuen Gewohnheit wird, müssen Sie Ihre Mitarbeitenden immer wieder auf den richtigen Weg bringen.

Sie könnten z.B. eine „Challenge“ im Unternehmen ausrufen: Wenn der Monatsabschluss bis zum 10. (und dann irgendwann bis zum 5.) erledigt ist, gibt es eine Belohnung. Schließlich müssen so alle Mitarbeiter:innen gemeinsam daran arbeiten, ihre Rechnungen und Belege zeitnah einzureichen.

Auch eine monatliche Review über die durchschnittliche Dauer der Rechnungsverarbeitung kann helfen, festzustellen, wo und warum es noch hakt – und zeigt gleichzeitig den Fortschritt an, den die Mitarbeitenden in der Benutzung des Tools machen.

Das sind die 5 größten Vorteile von automatisierten Workflows

1. Kosten & Zeit sparen

Wir haben es oben bereits angeführt: Durch Automatisierung von Workflows reduzieren Sie den manuellen Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeitenden. Dadurch, dass notwendige, aber „kopflose“ Routineaufgaben weniger Zeit blockieren, werden mehr Kapazitäten frei für strategische Aufgaben und Projekte, die den Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen entsprechen. So können Sie das Potenzial, das in den verschiedenen Teams schlummert, voll ausschöpfen. Und das in dem vollen Wissen, dass trotzdem alles nach Plan läuft – schließlich können Sie Ihren Finanzstatus jederzeit in Echtzeit abrufen, Budgets kontrollieren und Prognosen erstellen. So treffen Sie auch in Zukunft die richtigen Entscheidungen.

2. Fehler vermeiden

Excel hat sich lange als Buchhaltungs-Tool bewährt. Doch so günstig und genügsam diese Lösung auch ist, so fehleranfällig ist sie auch. Denn nicht nur müssen Daten händisch eingegeben werden. Excel erfordert für jede Eingabe auch eine Formel – und die müssen Mitarbeitende nicht nur kennen, sondern auch korrekt eintippen. So gewissenhaft dies auch geschieht, Fehler sind menschlich. Und den Zahlendreher oder eine falsch eingegebene Formel innerhalb des Spreadsheets zu finden ist mühsam. Durch Automatisierung und das richtige Tool werden solche Fehler ausgemerzt und Daten für die Prognosen von Cashflow, die Planung von Skalierung und strategischem Fokus und das Reporting an Investor:innen verlässlicher.

Auch doppelt, zu spät oder gar nicht gezahlte Rechnungen, verlorene Belege, Budgetüberschreitungen oder der Verlust der Firmenkreditkarte gehören durch ein ganzheitliches Finanztool mit intelligenten Workflows und virtuellen Firmenkarten der Vergangenheit an.

3. Skalierbarkeit

Die Datenmengen, mit denen Unternehmen arbeiten, werden von Tag zu Tag mehr. Diese richtig zu interpretieren und für die eigene Abteilung zu nutzen, erfordert den nötigen Überblick. Besonders für Start-ups und junge, agile Firmen ist es sinnvoll, wichtige Daten und Zahlen sofort und zentral abrufen zu können. Ein Tool wie finway konsolidiert Ihre Finanzzahlen und gibt Ihnen so einen Echtzeit-Überblick über die Entwicklung von Cashflow, Liquidität und Co. So können Sie als CFO zu jeder Zeit informierte Entscheidungen treffen, ohne erst verschiedene Excel-Sheets konsultieren und Infos bei Mitarbeitenden anfragen zu müssen.

CTA Liquiditätsplanung Tool V2

4. Transparenz

Hand in Hand mit der Skalierbarkeit geht auch der Vorteil von Transparenz. Führungskräfte und Stakeholder müssen gleichermaßen über finanzielle Prozesse und Status informiert sein. Neben Ihnen als CFO müssen Geschäftsführung, Management ebenso wie Investor:innen, aber auch budgetverantwortliche Mitarbeitende zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über die Finanzen haben. Mit der richtigen Software-Lösung können alle berechtigten Nutzer:innen einsehen, wie es um die Liquidität bestellt ist und wo eine Rechnungsfreigabe vielleicht gerade hakt. So werden auch die nächsten To-dos sowie strategische Schritte sofort ersichtlich. Zudem fällt es Ihnen leichter, die Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen vorgenommen werden können.

5. Höhere Zufriedenheit bei Mitarbeiter:innen

Last but not least: Durch Automatisierung und die Einführung von Workflows erhöhen Sie mit Sicherheit auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden. Sobald die erste Skepsis überwunden ist, kann sich das Finanzteam, anstatt viele Stunden auf unliebsame Aufgaben wie Rechnungsfreigabe und Belegabgleichen zu verwenden, ihre Zeit auf spannendere Projekte fokussieren. Und natürlich gilt dieser Vorteil auch für andere Teams unternehmensweit, denn auch in Marketing, HR und Co. fällt durch die Automatisierung der Buchhaltung ein gewisser manueller Arbeitsaufwand weg. Mit den freigewordenen Ressourcen können alle Mitarbeitenden die Entwicklung des Unternehmens durch Problemlösungen, New-Business-Projekte und strategische Fokustage besinnen und treiben so nicht nur die Firma voran. Durch die Zeit für wertschöpfende Arbeit erleben Mitarbeiter:innen auch eine ganz neue Zufriedenheit in ihrem Job.