Freigabekultur: Zusammenarbeit Finanzmanager:innen und Fachabteilung

Freigabekultur: So können Finanzmanager:innen die Zusammenarbeit mit Fachabteilungen verbessern

Eva Harmeling Content Creator
  • Eva Harmeling
  • 09.02.22
  • 9 Minuten Lesedauer

Stellen Sie sich folgendes vor: Sie lieben Ihre Arbeit. Der Job in der Finanzabteilung ist herausfordernd, erfüllend, spannend. Oder vielmehr: Das ist er, so lange Planspiele und Strategie-Meetings nicht einer beinahe schon sportlichen Tätigkeit weichen. Immer wieder rennen Sie Rechnungen hinterher, per Mail oder über die Flure. Während die einzelnen Fachabteilungen schon längst nicht mehr wissen, wer wann welchen Einkauf getätigt hat und erst recht nicht, wo die passende Rechnung dazu abliegt, wird der Stau in der Buchhaltung immer länger. Wie auch auf der Autobahn, sinkt die Stimmung auf einen Tiefpunkt – bei allen Beteiligten.

Man kann die Kolleg:innen noch so sehr mögen, zwischen Finanzmanager:innen und Fachabteilungen können sich schneller Gräben auftun, als allen lieb ist: weil die einen die anderen ständig an diverse Rechnungen erinnern müssen, bis beide Parteien maximal von der jeweils anderen genervt sind. Daher gilt es, die derzeit herrschende Freigabekultur – und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams – im Unternehmen einmal kritisch zu hinterfragen. Schließlich geht es nicht nur um Harmonie unter den Kolleg:innen, sondern vor allem um Effizienz, Transparenz und somit auch ein stabiles Unternehmen.

Freigabekultur: Was genau soll das eigentlich bedeuten?

Mit „Freigabekultur“ werfen wir hier einen eher unbekannten Begriff in den Raum – aber einen sehr schönen, wie wir finden. Denn das Wie der Freigaben kann sehr viel über die Arbeitsabläufe in einem Unternehmen verraten. Wir möchten, um das Stichwort weiter zu erklären, Freigaben also als Bestandteil der Unternehmenskultur begreifen (= Freigabekultur). Freigaben finden schließlich über alle Teams hinweg statt: nicht nur klassischerweise im Accounting bei Rechnungsfreigabe oder der Freigabe von Budgets, sondern auch im Marketing (z.B. bei Pressemitteilungen), im IT-Team (für neue Software oder Hardware) oder im Bereich Human Resources (für die Stellenausschreibung). Die Art und Weise, wie Freigaben erteilt werden, kann dabei viel über die Unternehmenskultur aussagen.

Hand aufs Herz:

  • Muss die Geschäftsführung jede kleine Rechnung über wenige Euro freigeben? Oder fühlt sich im Gegenteil vielleicht niemand für irgendetwas zuständig?
  • Darf das Marketing eigene Kampagnen starten oder muss jeder Inhalt vorher eine Ebene höher abgestimmt und zur Veröffentlichung freigegeben werden?
  • Haben die Mitarbeitenden im Unternehmen Freiräume, gibt es eine „Trial & Error“-Kultur innerhalb der Teams oder ist Ihre Freigabekultur eine auf Hierarchie aufbauende, innerhalb derer sowohl große Projekte als auch kleinere Handlungen von oben entschieden werden müssen?

Wenn sich Ihre Workflows so gestalten, dass alle Abläufe im Unternehmen erst über diverse Tische gehen, dann ist natürlich alles doppelt und dreifach abgesichert. Gleichzeitig frisst eine solche Freigabekultur viel Zeit, gerne auch Geld und könnte langfristig Mitarbeitenden das Gefühl mangelnden Vertrauens vonseiten der Führungsebene vermitteln. Das kann ein Motivationskiller sein und die Unternehmenskultur langfristig vergiften.

Wie gut ist Ihre Freigabekultur? Hinterfragen Sie Ihren Status Quo

Die Lösung für eine gesunde Freigabekultur? Workflows, die auf sinnvollen Prozessen und vertrauensvoller Zusammenarbeit nicht nur innerhalb von Teams, sondern über Fachabteilungen hinweg aufbauen.

Ja, Mitglieder innerhalb einzelner Teams sind im Idealfall super eingespielt. Projekte werden angeschoben, ambitionierte Deadlines anvisiert. Es gibt ein Budget, klare KPIs und Businessziele. Um die zu erreichen, arbeiten die Kolleg:innen Hand in Hand. Anders sieht es gerne aus, wenn abteilungsübergreifend gearbeitet werden muss. Dann fehlt schnell das Verständnis für die Anforderungen und Dynamiken in den anderen Teams.

War die Zusammenarbeit vorher schon herausfordernd, ist eine reibungslose Abstimmung zwischen Fachabteilungen durch Remote Work und auf Homeoffice und Büro verteilten Teams nicht gerade einfacher geworden. Umso wichtiger ist eine klare Kommunikation und einfache Strukturen, die jede:r Mitarbeitende nachvollziehen kann. Dann baut auch die Freigabekultur auf einem stabilen Fundament auf.

Gehen wir noch einmal zurück zum beschriebenen Szenario am Anfang dieses Artikels. Für Sie als Finanzmanager:in zeigt sich die An- oder Abwesenheit einer guten Freigabekultur schnell im zeitaufwendigen Suchen, Finden und Freigeben von Rechnungen. Bei Kolleg:innen stoßen sie im Rahmen dieses Prozesses gerne auf taube Ohren. Dabei sollten Sie doch alle an einem Strang ziehen. Wie lässt sich diese Situation also langfristig zum Positiven wenden?

So verbessern Sie als Finanzmanager:in die Zusammenarbeit mit Fachabteilungen

Das Problem liegt meist gar nicht in einem Silodenken à la „Damit habe ich nichts am Hut“. Es fehlt schlicht am Verständnis für die Notwendigkeiten dieser Art „Papierkram“ aus der Buchhaltung. Nachsicht mit den lieben Kolleg:innen ist ein erster schneller Schritt, der die Nerven schonen kann. Langfristig sollten Sie gemeinsam mit anderen Fachabteilungen schauen, wie Sie die Zusammenarbeit über die Teams hinweg verbessern können. Denn, und das sollte allen im Prozess bewusst werden: Eine gut funktionierende Buchhaltung mit pünktlichen Monats- und Jahresabschlüssen und einer lückenlosen Cashflow-Prognose ist essentiell für die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens und betrifft somit auch die Mitarbeitenden in anderen Fachabteilungen. Als Finanzmanager:in sitzen Sie am Hebel für eine gute Freigabekultur. So können Sie die Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen verbessern:

Klare Aufgabenstellung, Workflows und Verantwortlichkeiten

Um effektiv zusammenzuarbeiten, sollte idealerweise allen Fachabteilungen bewusst sein, dass jedes Teamziel Teil eines großen Ziels ist. Allen Mitarbeitenden (mindestens aber den jeweiligen Abteilungsleitungen) sollte daher klar sein, was die Ziele sind und welche Maßnahmen dafür notwendig sind, diese Ziele auch zu erreichen. Eine klare Aufgabenstellung für die jeweiligen Teams und Transparenz bei Verantwortlichkeiten können die Zusammenarbeit über Departments hinweg erleichtern.

Überlegen Sie, wie Ihre Abläufe derzeit sind, welche Workflows bereits sinnvoll sind und wo optimiert werden könnte. Wo kann man Abstimmungswege verkürzen, wo lässt sich digitalisieren, was kann man vielleicht sogar automatisieren? Davon profitiert nicht nur Ihre Buchhaltung, sondern auch die Kolleg:innen, schließlich können so Fragen nach Zuständigkeiten durch vordefinierte Workflows vermieden und letztlich viel Zeit gespart werden.

So implementieren Sie neue Workflows: 

  • Identifizieren Sie Ihre bisherigen Ressourcen und Prozesse (was passiert noch auf Papier? Was ist schon digitalisiert? Welche Freigabeprozesse greifen jeweils wo?)
  • Listen Sie die einzelnen Aufgaben auf, die erledigt werden müssen – priorisieren Sie Projekte nach Wichtigkeit
  • Ermitteln Sie, wer für die einzelnen Schritte innerhalb der Projekte verantwortlich ist und weisen Sie dementsprechend Rollen zu
  • Erstellen Sie ggf. Workflow-Diagramme, um den Prozess zu visualisieren
  • Schulen Sie Ihr Team für den neuen Arbeitsablauf und fordern Sie offen Feedback ein, um ggf. nachjustieren zu können
  • Testen Sie den von Ihnen erstellten Workflow über eine ausreichend lange Zeitspanne (für das Testen einer schlüssigen Rechnungsfreigabe etwa empfiehlt sich eine Buchungsperiode, z.B. einen Monat einschließlich des Monatsabschlusses)
  • Setzen Sie den neuen Workflow ein und überprüfen Sie diesen regelmäßig auf neue Gegebenheiten (müssen neu geschaffene Stellen anders berücksichtigt werden? Ist die Anschaffung eines Tools zur Automatisierung in bestimmten Bereichen sinnvoll, um die Effizienz der Workflows weiter zu steigern?)

Dieser von Henry Gantt etablierte Dreiklang kann Ihnen beim Aufsetzen von neuen Workflows helfen:

  1. Welcher Job muss erledigt werden?
  2. Wer ist für was verantwortlich?
  3. Wie viel Zeit nimmt der Job in Anspruch?

Im Bereich der Finanzbuchhaltung kann ein Workflow etwa wie folgt aussehen: 

Ein:e Mitarbeiter:in benötigt neue Hardware, etwa einen externen Bildschirm. (1) Der Job, der zu erledigen ist? Die Rechnung zu einem bestimmten Kostenpunkt muss freigegeben und nach dem Kauf korrekt verbucht werden. (2) Wer ist verantwortlich? Ihr Workflow könnte so aussehen, dass der Einkaufsantrag aufgrund der relativ geringen Höhe von unter 500 Euro nur an den:die direkte:n Vorgesetzte:n geht, läge der Betrag darüber, müsste nach dem:der Vorgesetzten zusätzlich noch die Geschäftsführung den Antrag freigeben.

(3) Und wie lange dauert das? Ein optimierter Workflow, bei dem jede:r Mitarbeitende die Zuständigkeiten kennt, dürfte solch eine Rechnungsfreigabe nicht länger als einen Tag dauern. Wenn Sie Ihre Buchhaltung mit einer Software wie finway digitalisieren, müssen sich die Mitarbeitenden noch nicht einmal merken, wer zuständig ist – die Rollen sind im System in den Workflows hinterlegt. Generell können Sie Ihre Freigabekultur durch Automatisierung noch effizienter gestalten: Geplante und getätigte Ausgaben sind auf einen Blick erkennbar, durch Kostenstellen-Zuweisung können Sie genau sehen, welche Fachabteilung ihr Budget wie nutzt und Mitarbeitende können Rechnungen und Belege ganz einfach digital einreichen. Wenn Sie Ihre Workflows in das Tool übertragen, landet alles direkt an der richtigen Stelle – Schluss mit Suchen von Verantwortlichen! Genauso einfach können diese dann im Finanzbetriebssystem geprüft und freigegeben werden. So ist doch schon mal ein riesiger Schritt zu einem reibungslosen Ablauf geschafft und ein Ende der Belegsuche in Sicht, oder?

Flexible Workflows

Weitere Ideen für ein Gemeinschaftsgefühl und starke Unternehmenskultur

Führen Sie ein „Buddy-System“ ein

Die rechte Hand weiß nicht, was die linke tut? Die Abläufe im Vertrieb sind böhmische Dörfer für die Kolleg:innen aus der Produktion und das Marketing-team weiß nicht, worauf es bei Ihnen in der Buchhaltung ankommt? Schaffen Sie innerhalb Ihres Unternehmens zumindest ein Grundverständnis für die Bedürfnisse der jeweiligen Fachabteilungen, indem Sie z.B. ein „Buddy-System“ einführen. Jede:r Mitarbeitende bekommt eine:n feste:n Ansprechpartner:in in einer anderen Fachabteilung. Regelmäßige, gemeinsame Kaffeepausen können den Austausch fördern und geben die Möglichkeit, dass jede:r aus dem Arbeitsalltag und derzeitigen Herausforderungen berichten kann. Auch interne Praktika nach einem rotierenden System können helfen, das Verständnis für die Arbeitsabläufe und Needs der einzelnen Abteilungen zu schärfen – so werden unter anderem Ihnen als Finanzmanager:in in Zukunft auch seltener verständnislose Blicke zugeworfen, wenn es wieder einmal darum geht, einen Beleg ausfindig zu machen.

Feiern Sie Meilensteine im gesamten Team

Klar, Feste wollen gefeiert werden – aber bitte nicht in kleinen Teams sondern im gesamten Unternehmen. Schließlich leistet jede:r Mitarbeiter:in einen Beitrag zum Erfolg und sollte daran auch beteiligt werden. Feiert das Sales-Team einen Erfolg nach dem anderen, während Marketing und das Produkt-Team online nur auf die Fotos der rauschenden Party stoßen, sorgt das selbstverständlich für Gräben. Und die möchten Sie ja langfristig überwinden. Sie können im Unternehmen ein Gemeinschaftsgefühl schaffen, indem Sie alle Teams mit einbeziehen und den gesamten Erfolg für die einzelnen Fachabteilungen aufschlüsseln. Schließlich könnte der Vertrieb ohne ein gutes Produkt und sinnstiftendes Marketing nicht so gut laufen, oder?

All diese Ideen sind Richtlinien, mit denen Sie in Ihrem Unternehmen die Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen verbessern können. Sicherlich müssen hier und da Prozesse nach einiger Laufzeit überprüft und gegebenenfalls nachjustiert werden. Doch mit klarer Kommunikation, Transparenz und dem Gedanken „Jede:r einzelne zählt!“ stärken Sie Ihre Teams und das Unternehmen nachhaltig. Eine gute Freigabekultur mit zeitsparenden Workflows und Automatisierung kann ihren Teil dazu beitragen.