Peparing accounting

Vorbereitende Buchhaltung schnell und einfach durchführen

Mit finway gelangen Sie stressfrei und ohne Fehler zum Monatsabschluss und erleichtern Steuerberater:innen sowie Buchhaltung die Arbeit.

Restrictions 1

Schluss mit unnötiger Belegsuche

Mit finway müssen Sie nie wieder fehlenden Rechnungen oder Belegen hinterherrennen.

Connections

Integriert in ein holistisches Tool

Automatisierte Belegzuordnung, einfache Rückerstattungen und schnelle Vorkontierung – alles in einer Software.

People 3

Stressfrei ins Monatsende

Dank automatisierter Workflows erreichen Sie schnell Klarheit über alle Belege und Transaktionen.

Transaktionen werden automatisch den Belegen zugeordnet

Automatisierte Zuordnung von Beleg und Transaktion

Über die Bankschnittstelle oder per CSV importieren Sie alle Transaktionen in Ihren Account. finway gleicht die Transaktionen automatisch mit den passenden Belegen und Eingangsrechnungen ab und weist Sie auf fehlende Belege hin. Bei fehlenden Rechnungen erhalten die zuständigen Mitarbeiter:innen automatisiert einen Hinweis zum Upload des entsprechenden Dokuments. Somit erledigen Sie das Vorkontieren Ihrer Belege schnell und einfach, ohne etwas zu übersehen.

Offene Rechnungen direkt bezahlen

Direkte Online-Überweisung offener Rechnungen

Binden Sie Ihr bestehendes Bankkonto an finway an und bezahlen Sie offene Beträge über Ihr Bankkonto direkt aus unserem Tool. Sie müssen weder die Software verlassen, noch sich in Ihr Online-Banking einloggen. finway unterstützt dabei die Anbindung von über 2.700 Banken. Offene Rechnungen werden Ihnen in finway stets inklusive des entsprechenden Fälligkeitsdatums angezeigt.

Einfache Rückerstattung von offenen Auslagen

Einfache Kostenrückerstattung von Barausgaben oder Reisekosten

Egal ober Reisekostenrückerstattungen oder die Rückzahlung von Barauslagen – mit finway stellen Ihre Mitarbeiter:innen Rückerstattungsanträge mit den entsprechenden Belegen schnell und einfach. So verwalten Sie alle Auslagen in einem Tool und können diese Ihren Mitarbeitern direkt rückerstatten.

Kostenstellen und Sachkonten einfach zuordnen

Schnelle Vorkontierung von Kostenstellen und Sachkonten

Ordnen Sie alle Ausgaben den entsprechenden Sachkonten und Kostenstellen zu und hinterlassen Sie zusätzliche Notizen, falls nötig. Dadurch ermöglichen Sie Ihren Steuerberater:innen oder der Buchhaltungsabteilung anschließend die korrekte Kontierung und Verbuchung der Geschäftsvorfälle.

1-Klick Export zu DATEV Unternehmen Online

1-Klick Export zu DATEV Unternehmen Online

Mit einem Klick exportieren Sie alle Belegbilder und Buchungsinformationen für den Upload zu DATEV Unternehmen Online. Der DATEV Export enthält für die Buchhaltung in DATEV relevanten Rechnungsdaten, wie bspw. Zahldatum, Betrag, MwSt-Rate, Rechnungsnummer, Kostenstelle oder vorkontiertes Sachkonto.

Alle Rechnungen unbegrenzt speichern

GoBD-konforme Prozesse und Dokumentenspeicherung

finway erfüllt die Kriterien der GoBD-konformen Buchhaltung, Dokumentenspeicherung und Archivierung. So kommen Sie gesetzlichen Aufbewahrungsfristen jederzeit nach und haben bei möglichen Unternehmensprüfungen die benötigten Dokumente zur Hand.

Welche Aufgaben hat die vorbereitende Buchhaltung?

Das Ziel der vorbereitenden Buchhaltung besteht darin, alle für Steuererklärungen und Monatsabschlüsse benötigten Unterlagen wie Belege und Rechnungen vollständig, übersichtlich und strukturiert zu sammeln, sortieren und dem Steuerberater oder der internen Buchhaltungsabteilung zur weiteren Verarbeitung zu übergeben.

Erfassung und Vorkontieren von Belegen und Eingangsrechnungen

Für jeden Zahlungsvorgang gibt es im Unternehmen auch einen entsprechenden Beleg. Dies bedeutet, dass in einem ersten Schritt alle Belege und Rechnungen im Unternehmen zentral gesammelt werden müssen. Um dem Steuerberater die Arbeit zu erleichtern, ist es hilfreich, Belege und Rechnungen bereits im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung den passenden Transaktionen zuzuordnen. In finway importieren Sie hierzu Ihre Transaktionen in die Software und das Tool gleicht Ihre Belege automatisch mit den entsprechenden Zahlungsvorgängen ab.

Vorkontierung und Ausstattung der Belege mit Zusatzinformationen

Mit der Kontierung wird bei der Buchführung entschieden, auf welchen Konten einzelne Geschäftsvorfälle gebucht werden. Die Vorkontierung geht wiederum der Kontierung voraus und beinhaltet Tätigkeiten, welche die korrekte Verbuchung durch den Steuerberater oder Buchhalter ermöglichen. Anhand der Vorkontierung können diese erkennen, welches Konto für die Buchung angesprochen werden muss. Die Vorkontierung umfasst in der Regel Angaben zu den jeweiligen Kostenstellen, den angesprochenen Sachkonten und den zugehörigen Steuersätzen. Eine ordentliche Vorkontierung reduziert das Risiko für mögliche Fehlbuchungen oder entstehende Kosten durch Rückfragen seitens externer Steuerberater. Während die Vorkontierung in vielen Unternehmen noch mittels eines Kontierungsstempels durchgeführt wird, können Sie dies einem Tool wie finway digital vornehmen.

DATEV Export und Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberater

Die gesammelten, sortierten und vorkontierten Belege übergeben Sie anschließend dem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung. Mithilfe eines DATEV Exports exportieren Sie Buchungsvorgänge, um diese anschließend in DATEV Unternehmen Online mithilfe des Belegtransfers zu importieren. Bei finway enthält der Export alle zuvor erfassten Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Mehrwertsteuer, Zahldatum, Kostenstelle und zugeordnetes Sachkonto, welche für die korrekte Durchführung der Buchhaltung benötigt werden.

FAQs zur vorbereitenden Buchhaltung

Was ist die vorbereitende Buchhaltung?

In den meisten Unternehmen muss jeden Monat die Buchhaltung erledigt werden, um diese beim zuständigen Finanzamt vorzulegen. Zu den Buchhaltungsaufgaben zählen unter anderem das Kontieren von Ein- und Ausgaben, Umsatzsteuervoranmeldungen oder die Rechnungslegung. In größeren Unternehmen gibt es oft eigene Buchhaltungsabteilungen, während in kleineren und mittleren Unternehmen die Buchhaltung oft von externen Steuerberater:innen übernommen wird.

Auch im Falle eines Steuerberaters wird die Buchhaltung in der Regel trotzdem vom Unternehmen intern vorbereitet. Die sogenannte vorbereitende Buchhaltung umfasst grundsätzlich sämtliche Tätigkeiten, um alle relevanten Unterlagen für die weitere Verarbeitung aufzubereiten. Auf Basis dieser Unterlagen wird anschließend der Monatsabschluss und ggf. eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) oder Umsatzsteuervoranmeldung erstellt. Mit einer gründlichen Vorbereitung der Buchhaltung erleichtern Sie Ihrem Steuerberater oder Ihren Kollegen in der Buchhaltungsabteilung die Arbeit erheblich und ersparen ihnen zudem eine Menge Zeit.

Wie können Sie mit finway die Buchhaltung vorbereiten?

Bei finway ist die vorbereitende Buchhaltung in eine holistische Lösung integriert, die Ihr vollständiges Ausgabenmanagement umfasst. Dank der digitalen Rechnungsverarbeitung erfassen und verarbeiten Sie alle eingehenden Rechnungen zentral in finway. Unsere Software liest alle relevanten Daten automatisch mittels OCR aus, sodass Sie die Rechnungsdaten nicht manuell abtippen müssen. Da Sie alle benötigten Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess mit einbinden, müssen Sie am Ende des Monats keinen fehlenden Rechnungen und Belegen hinterherrennen. Ihr Team wird automatisch an den Upload fehlender Dokumente erinnert. Die Bezahlung offener Beträge und die Vorkontierung sowie Anreicherung Ihrer Buchungsvorgänge erledigen Sie ebenfalls direkt in finway, um anschließend mit dem Export der Belege den Monat zu schließen.

Sie durchlaufen damit alle notwendigen Prozessschritte in einem durchgängigen Tool und gelangen ohne Medienbrüche zu mehr Klarheit und Effizienz in Ihrer vorbereitenden Buchhaltung.

Welche Vorteile bietet ein digitales Tool bei der vorbereitenden Buchhaltung?

Mit einer Software wie finway können Sie die Buchhaltung effizient und einfach für Ihren Steuerberater oder die Buchhaltungsabteilung vorbereiten, ohne am Ende des Monats Aktenordner oder Papiermappen zu übergeben. Bereiten Sie Ihre Buchhaltung digital und fehlerfrei vor, sparen Sie Kosten, Zeit und Ressourcen, die Sie für wichtigere Aufgaben verwenden können. Mit einer digitalen Lösung und automatisierten Workflows verbessern und vereinfachen Sie zusätzlich die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater und der Buchhaltung.

Durch finway wird es also gar nicht erst passieren, dass zum Monatsende mit der vorbereitenden Buchhaltung der große Stress kommt – denn alle dafür notwendigen Schritte wie das Hochladen und Bezahlen von Eingangsrechnungen erledigen Sie im Arbeitsalltag nebenher, den Rest, wie das Matching von Rechnung und Ausgaben und den DATEV-Export übernimmt die Software für Sie. Einfacher geht es fast nicht. Gerne zeigen unsere Experten Ihnen in einer kostenlosen Demo wie leicht und übersichtlich Finanzen sein können!

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