Genervt von mühsamer Belegsuche und manueller Belegerfassung? Mit automatischer Belegerkennung und digitaler Belegerfassung sparen Sie Zeit, Aufwand und Nerven bei der vorbereitenden Buchhaltung.
Belegerfassung oder Belegerkennung bedeutet, dass Belege aller Art mittels Texterkennungs-Software, auch genannt OCR („Optical Character Recognition) digital ausgelesen werden. Dabei werden alle buchhalterisch relevanten Informationen (Betrag, Rechnungsnummer, Datum usw. ) automatisch extrahiert und gespeichert. Belegerfassung via OCR-Texterkennung dauert nur wenige Sekunden und ist sehr zuverlässig. Das manuelle und zeitaufwändige Abtippen von Beleg-Informationen gehört damit der Vergangenheit an.
Fotografieren Sie Ihre Belege von unterwegs aus mit dem Smartphone und laden Sie diese mit der finway-App in die Software. Papierbasierte Eingangsrechnungen können Sie einfach scannen und direkt im Tool automatisiert weiterverarbeiten.
Die finway-Texterkennung liest alle relevanten Beleginformationen automatisch und in Windeseile von Ihren Dokumenten aus und überträgt sie ins System. Durch diese intelligente Lösung beschleunigen Sie den Prozess der Belegverwaltung und machen ihn zudem weniger fehleranfällig.
Quittungen, Kassenbelege, Handwerkerrechnungen – Mit finway digitalisieren Sie alle Belegtypen und können Sie direkt für die Buchhaltung mit Informationen wie Kostenstellen versehen, Freigabeworkflows definieren und die entstandenen Ausgaben in Echtzeit ihren Budgets spiegeln
Egal ob ihre Belege und Rechnungen bereits digital als PDF vorliegen oder ob Sie gerade einen Kassenzettel aus einem Fachgeschäft mit der finway-App abfotografieren: Jeder Beleg, der in finway verarbeitet wird, wird mittels Optical Character Recognition ausgelesen, und die wichtigsten Informationen werden im Rechnungs- oder Rückererstattungs-Antrag in den entsprechenden Feldern gespeichert. Nerviges händisches Übertragen von Rechnungsdaten ist damit endlich passé!
Belege fallen in vielen Bereichen an. Mit finway haben alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, unkompliziert Belege einzureichen, ohne vertieftes Wissen über Rechnungsverarbeitung oder Finanzprozesse zu benötigen. finway funktioniert intuitiv und einfach für jeden in der Firma: Bei fehlenden Belegen können einfach Erinnerungen im Tool versandt werden. Setzen Sie außerdem intelligente Workflows auf, damit jeder Beleg und jeder Antrag automatisch der zuständigen nächsten Person, z.B. zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet wird. So weiß jeder stets was zu tun ist.
Die App gibt es sowohl für Apple- als auch für Android-Nutzer und kann kostenlos aus den jeweiligen App-Stores geladen werden. Und dann: Einloggen und Belege jederzeit von unterwegs aus fotografieren und hochladen. Besonders praktisch bei Reisekosten: Die automatische Belegerkennung funktioniert auch von unterwegs, sodass die Belege direkt weiterverarbeitet werden können. Kassenbelege & Co. müssen Sie danach auch nicht mehr im Portemonnaie mit sich herumtragen – was für eine Erleichterung!
Noch besser: Genehmiger:innen können Beleg- und Einkaufsfreigaben auch vom Smartphone aus erledigen, so laufen die Prozesse noch schneller und runder.
Definieren Sie intuitive Workflows, die Belege zur Prüfung und Freigabe vor der Übergabe in die Buchhaltung durchlaufen. Alle relevanten Personen werden so effizient in den Prozess integriert. Bei der Autmatisierung sind Ihnen kaum Grenzen gesetzt: Ob Sie nun einzelnen Mitarbeitende einer Standard-Kostenstelle zuordnen wollen, Genehmigungsprozesse nach Höhe der Kaufbeträge mehrstufig gestalten wollen oder Regeln basierend auf Lieferanten einsetzen wollen: Unser Tool passt sich Ihren Bedürfnissen an.
Schicken Sie Belege via Schnittstelle nach DATEV Unternehmen online (DUO) und bereiten Sie Ihren Monatsabschluss schneller und ohne Fehler vor. Mittels individualisierbaren CSV-Exporten können Sie alle Belegdaten auch in andere Buchhaltungs-Softwares übertragen.
Die Erfassung und Verarbeitung von Belegen fällt in jedem Unternehmen an. Mit einer automatischen Belegerfassung können bisher manuelle Arbeitsschritte automatisiert werden, was den Mitarbeitenden und dem Unternehmen Zeit spart, die für wichtigere Themen verwendet werden kann. Die Belegverarbeitung umfasst dabei den Eingang über die Erfassung bis hin zur Prüfung und Freigabe und der Übergabe in die Buchhaltung.
Oft stellt schon der erste Schritt eine Herausforderung dar, wenn Belege von Mitarbeitenden nicht eingereicht werden und mühsam von der Finanzabteilung eingetrieben werden müssen. Mit einer Software wie finway erhalten alle Mitarbeitenden des Unternehmens Zugang und können so selbstständig Belege hochladen, dank der Apps auch unterwegs oder auf Geschäftsreisen. Die Erkennung via OCR erfasst alle relevanten Belegdaten. Dies reduziert nicht nur den Aufwand pro verarbeitetem Beleg, sondern minimiert manuelle Fehler und vermeidet so spätere Korrekturen. Mit finway erhalten Sie eine holistische Lösung, mit welcher nicht nur Belege eingereicht, sondern ebenso geprüft, freigegeben und anschließend z.B. mit der DATEV-Schnittstelle direkt zu DATEV Unternehmen online geschickt werden können.
Was versteht man unter Belegerfassung?
Die Belegerfassung beschreibt die Erfassung alle relevanten Daten von Belegen zur Weiterverarbeitung. Mit der automatischen Belegerfassung erkennt eine Software wie finway die Daten und nimmt Ihnen so die ehemals zeitraubende Arbeit ab.
Was ist ein Beleg?
Ein Beleg beschreibt grundsätzlich ein bestimmtes Ereignis im Unternehmen und ist ein Dokument, welches Daten über einen Geschäftsvorfall beinhaltet. Er belegt bspw. eine Einnahme oder Ausgabe und ist ein Oberbegriff für Rechnungen, Quittungen oder Kassenbons. Belege können in Papierform, aber auch in elektronischer Form, z.B. als PDF-Datei vorliegen. Unterschieden wird grundsätzlichen zwischen externen bzw. Fremdbelegen (z.B. Eingangsrechnung) und internen bzw. Eigenbelegen.
Warum sind Belege wichtig?
In der Buchhaltung gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Das heißt, ohne entsprechende Buchhaltungsbelege darf keine Buchung vorgenommen werden. Ein Beleg dokumentiert den jeweiligen Geschäftsvorfall und dient als dessen Nachweis.
Belege, Kassenbons, Quittungen, Rechnungen - was ist eigentlich der Unterschied?
Belege ist ein Sammelbegriff. Rechnungen stellen eine Forderung, beinhalten die Abrechnung über eine Lieferung oder Dienstleistung und teilen demnach das aufgrund des Kaufvertrags fällige Entgelt mit. Quittungen bestätigen den Erhalt einer Leistung, Zahlung oder Lieferung. In der Praxis sind Quittungen insbesondere bei Barzahlungen relevant, die nicht mit Kontoauszügen belegt werden können. Die Anforderungen für die verpflichtenden Angaben auf Rechnungen und Quittungen variieren, wobei auf Quittungen weniger Angaben gemach werden müssen als auf Rechnungen. Kassenbelege und Kassenbons dienen als Nachweis für den Kauf und die Bezahlung gekaufter Waren oder Dienstleistungen an der Kasse, welche in der Regel automatisch von elektronischen Kassensystemen erzeugt werden. Kassenbelege erfüllen oftmals nicht die buchhalterischen Anforderungen an eine Rechnung.
Was ist mit Belegverwaltung gemeint?
Belegverwaltung bezieht sich auf die gezielte Organisation von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Quittungen und Belegen. Dies umfasst die Zuordnung der Belege zu entsprechenden Transaktionen, das Einscannen und Speichern der Belege sowie die Umsetzung weiterer Schritte, wie zum Beispiel das Ablegen von Belegen nach Ablauf bestimmter Fristen. Die Vorteile der Belegverwaltung liegen in der Zeit- und Ressourceneffizienz sowie in der Möglichkeit, den Überblick über geschäftliche Vorgänge zu behalten.
Was versteht man unter Belegprüfung?
Die Belegprüfung ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung und bezieht sich auf die Überprüfung von Geschäftsbelegen, z.B. Barbelegen. Dabei werden die Belege zeitnah erfasst, kategorisiert und auf ihre Vollständigkeit und Konformität geprüft. Anschließend werden sie zur Ablage oder Archivierung weitergegeben. Wichtig bei der Belegprüfung ist auch die ordnungsgemäße Zuordnung der Belegdokumente zu entsprechenden Buchungsvorgängen, um eine korrekte Buchhaltung zu gewährleisten. Die Belegprüfung stellt sicher, dass alle Vorgänge im Einklang mit gesetzlichen Anforderungen und den internen Vorgaben des Unternehmens gebucht werden.
„Wir fühlen uns bei finway rundherum gut betreut. Der Support ist stark und schnell für Rückfragen verfügbar und auch über Updates im Tool werden wir regelmäßig informiert. Dadurch wissen wir zu jeder Zeit, welche Funktionen neu verfügbar sind und können finway so vollumfänglich nutzen. Besonders die Export-Funktion ist bei mehreren 100 Belegen im Monat eine Erleichterung, sowohl für uns als auch für das Steuerbüro.“
„Bei bex technologies decken wir etwa 90-95 Prozent der Ausgaben über finway-Karten ab. Auch die Abwicklung von Reisekosten über das Tool bietet für unsere Mitarbeitenden einen riesigen Mehrwert, da sie ihre Auslagen und Spesen jetzt innerhalb weniger Tage erstattet bekommen. Früher war es viel Aufwand, das Geld zu erstatten, meist am Ende des Monats.“
„Dank finway ist unsere Buchhaltung wieder up-to-date. Früher haben wir nach jedem Monat über 100 Rechnungen gesucht, jetzt läuft alles wie von selbst.“
„Ich bin absolut begeistert von dem Programm. Finway ist ein Ausgabemanagement-Tool, das alles wahnsinnig leicht macht und dabei super dynamisch und flexibel ist. Alle Ausgaben werden an einem Ort verwaltet, was hilft, die Übersicht nicht zu verlieren. Zudem ist ein echt gutes Reporting dort angeschlossen. Finway kann ich nur jedem empfehlen, der Probleme oder Kopfschmerzen mit dem Rechnungs- und Ausgabenmanagement hat.“
„Der Prozess für die Rechnungsfreigaben ist mit finway total einfach geworden. Wir sind begeistert, wie gut das funktioniert und wie man einstellen kann, wer wann was freigeben kann. Freigaben sind schneller und v.a. auch fehlerfrei geworden. Freigaben werden auch nicht mehr an falsche Personen gegeben. Während wir also vorher eine Woche für eine Rechnungsfreigabe gebraucht haben, geht es jetzt innerhalb einer Stunde und bezahlt ist die Rechnung auch spätestens nach zwei Tagen.“
„Mit finway erzielen wir nicht nur Prozessbeschleunigungen, sondern auch Einsparungen von mind. 10 %. Vor der Einführung von finway waren die Bestellprozesse weniger transparent. Wenn ein Mitarbeiter einen Kaufantrag im Tool stellt, hinterfragt dieser dann auch direkt selbst die Wertigkeit und den Nutzen der Bestellung.“
„Die neue Kartenfunktion nutzen wir sehr häufig. Wir können Ausgaben besser steuern und online leicht mit Karte bezahlen. Wir behalten zentral immer die Hoheit über Budgets und können einfach regulieren. Mitarbeiter laden dann die Rechnungen einfach hoch und wir können es schnell und direkt an den Steuerberater weitergeben.“
„finway ist ein hochkarätiges FinTech-Startup aus München, das eine bahnbrechende SaaS-Lösung anbietet, mit der kleine und mittlere Unternehmen Zeit und Geld sparen können, indem sie den gesamten internen Finanzprozess von der Kaufanfrage bis zur Zahlung in einem Tool automatisieren.“
„Als digitale Kanzlei empfehlen wir unseren Mandanten gerne eine Software wie finway, um so administrativen Aufwand auf Seiten unserer Mandanten und für uns in der Buchhaltung zu reduzieren. Mit finway werden Daten und Belege ohne Medienbrüche vorbereitet und gesammelt. Dadurch erhält sowohl das Unternehmen als auch der Steuerberater den Überblick über sämtliche Ausgaben.“
„Ein effizientes Ausgabenmanagement ist essentiell für jedes Unternehmen und sein Wachstum. Mit finway können z.B. Startups das einfach, schnell und frühzeitig umsetzen. So legen die Unternehmen die Basis für ihre Skalierung und vermeiden spätere Umstellungskosten und Aufwand.“
„Das Finway-Team hat durch die Integration der wichtigsten Einkaufskontrollen und KPIs großartige Arbeit geleistet! Diese Plattform ist effizient und bringt die richtigen Einkaufs- und Budgetprozesse in KMUs!“
„Die Finanzfunktion kann von der Technologie von finway erheblich profitieren. Sie erhöht die Datenqualität, liefert Echtzeit Einblicke in die Ausgaben des Unternehmens und verhindert häufige Buchhaltungsfehler wie verlorene Rechnungen oder doppelte Zahlungen.“
„Mit finway können klein- und mittelständische Unternehmen die Buchhaltung optimal und gründlich vorbereiten. Dank der Vorkontierung für Kostenstellen und Sachkonten und dem bereits durchgeführten Abgleich zwischen Banktransaktionen und Belegen reduziert sich der Aufwand von Seiten des Steuerberaters erheblich. So werden Fehler vermieden und die Buchhaltung läuft effizienter.“
Unsere Expert:innen führen Sie in 30-45 Minuten unverbindlich durch das Tool und arbeiten gemeinsam mit Ihnen Potenziale für Ihr Unternehmen heraus.
