Digitale Belegerfassung für Ihr Ausgabenmanagement

Genervt von mühsamer Belegsuche und manueller Belegerfassung? Mit automatischer Belegerkennung und digitaler Belegerfassung sparen Sie Zeit, Aufwand und Nerven bei der vorbereitenden Buchhaltung.

Zeitsparende Belegverarbeitung & Vermeidung von Belegverlusten
Automatisches Auslesen aller Belege mittels OCR-Technologie
Einfaches, sicheres Scannen von Papierbelegen mit Smartphone-App

Capterra Rating

Demo vereinbaren Kostenlos testen

Unternehmen aus allen Brachen digitalisieren Ihre Belege bereits mit finway

Home > Produkt > Digitale Belegerfassung

Was ist digitale Belegerfassung?

Belegerfassung oder Belegerkennung bedeutet, dass Belege aller Art mittels Texterkennungs-Software, auch genannt OCR („Optical Character Recognition) digital ausgelesen werden. Dabei werden alle buchhalterisch relevanten Informationen (Betrag, Rechnungsnummer, Datum usw. ) automatisch extrahiert und gespeichert. Belegerfassung via OCR-Texterkennung dauert nur wenige Sekunden und ist sehr zuverlässig. Das manuelle und zeitaufwändige Abtippen von Beleg-Informationen gehört damit der Vergangenheit an.

Nie wieder Belege verlieren oder verlegen

Fotografieren Sie Ihre Belege von unterwegs aus mit dem Smartphone und laden Sie diese mit der finway-App in die Software. Papierbasierte Eingangsrechnungen können Sie einfach scannen und direkt im Tool automatisiert weiterverarbeiten.

Fehler vermeiden und Zeit sparen mit smarter OCR-Belegerkennung

Die finway-Texterkennung liest alle relevanten Beleginformationen automatisch und in Windeseile von Ihren Dokumenten aus und überträgt sie ins System. Durch diese intelligente Lösung beschleunigen Sie den Prozess der Belegverwaltung und machen ihn zudem weniger fehleranfällig.

Alle Belegarten und Eingangsrechnungen komplett auf einer Plattform verarbeiten

Quittungen, Kassenbelege, Handwerkerrechnungen – Mit finway digitalisieren Sie alle Belegtypen und können Sie direkt für die Buchhaltung mit Informationen wie Kostenstellen versehen, Freigabeworkflows definieren und die entstandenen Ausgaben in Echtzeit ihren Budgets spiegeln

Alle Belege mit finway digital erfassen und verabeiten

Schluss mit manuellem Abtippen dank digitaler OCR Belegerfassung

Egal ob ihre Belege und Rechnungen bereits digital als PDF vorliegen oder ob Sie gerade einen Kassenzettel aus einem Fachgeschäft mit der finway-App abfotografieren: Jeder Beleg, der in finway verarbeitet wird, wird mittels Optical Character Recognition ausgelesen, und die wichtigsten Informationen werden im Rechnungs- oder Rückererstattungs-Antrag in den entsprechenden Feldern gespeichert. Nerviges händisches Übertragen von Rechnungsdaten ist damit endlich passé!

Ein durchgängiger Prozess für die Belegverarbeitung

Einbindung aller Mitarbeiter:innen

Belege fallen in vielen Bereichen an. Mit finway haben alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, unkompliziert Belege einzureichen, ohne vertieftes Wissen über Rechnungsverarbeitung oder Finanzprozesse zu benötigen. finway funktioniert intuitiv und einfach für jeden in der Firma: Bei fehlenden Belegen können einfach Erinnerungen im Tool versandt werden. Setzen Sie außerdem intelligente Workflows auf, damit jeder Beleg und jeder Antrag automatisch der zuständigen nächsten Person, z.B. zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet wird. So weiß jeder stets was zu tun ist.

Belege von unterwegs hochladen und freigeben

Mobil mit den finway-Apps

Die App gibt es sowohl für Apple- als auch für Android-Nutzer und kann kostenlos aus den jeweiligen App-Stores geladen werden. Und dann: Einloggen und Belege jederzeit von unterwegs aus fotografieren und hochladen. Besonders praktisch bei Reisekosten: Die automatische Belegerkennung funktioniert auch von unterwegs, sodass die Belege direkt weiterverarbeitet werden können. Kassenbelege & Co. müssen Sie danach auch nicht mehr im Portemonnaie mit sich herumtragen – was für eine Erleichterung!

Noch besser: Genehmiger:innen können Beleg- und Einkaufsfreigaben auch vom Smartphone aus erledigen, so laufen die Prozesse noch schneller und runder.

Belege einfach online prüfen und freigeben

Schnelle Online-Belegfreigabe

Definieren Sie intuitive Workflows, die Belege zur Prüfung und Freigabe vor der Übergabe in die Buchhaltung durchlaufen. Alle relevanten Personen werden so effizient in den Prozess integriert. Bei der Autmatisierung sind Ihnen kaum Grenzen gesetzt: Ob Sie nun einzelnen Mitarbeitende einer Standard-Kostenstelle zuordnen wollen, Genehmigungsprozesse nach Höhe der Kaufbeträge mehrstufig gestalten wollen oder Regeln basierend auf Lieferanten einsetzen wollen: Unser Tool passt sich Ihren Bedürfnissen an.

Rechnungsworkflows mit finway

Belegverarbeitung mit DATEV-Schnittstelle

Schicken Sie Belege via Schnittstelle nach DATEV Unternehmen online (DUO) und bereiten Sie Ihren Monatsabschluss schneller und ohne Fehler vor. Mittels individualisierbaren CSV-Exporten können Sie alle Belegdaten auch in andere Buchhaltungs-Softwares übertragen.

Produktdemo vereinbaren Kostenlos testen

Warum sich die digitale Belegerfassung und -verarbeitung auch für Ihr Unternehmen lohnt

Die Erfassung und Verarbeitung von Belegen fällt in jedem Unternehmen an. Mit einer automatischen Belegerfassung können bisher manuelle Arbeitsschritte automatisiert werden, was den Mitarbeitenden und dem Unternehmen Zeit spart, die für wichtigere Themen verwendet werden kann. Die Belegverarbeitung umfasst dabei den Eingang über die Erfassung bis hin zur Prüfung und Freigabe und der Übergabe in die Buchhaltung.

Oft stellt schon der erste Schritt eine Herausforderung dar, wenn Belege von Mitarbeitenden nicht eingereicht werden und mühsam von der Finanzabteilung eingetrieben werden müssen. Mit einer Software wie finway erhalten alle Mitarbeitenden des Unternehmens Zugang und können so selbstständig Belege hochladen, dank der Apps auch unterwegs oder auf Geschäftsreisen. Die Erkennung via OCR erfasst alle relevanten Belegdaten. Dies reduziert nicht nur den Aufwand pro verarbeitetem Beleg, sondern minimiert manuelle Fehler und vermeidet so spätere Korrekturen. Mit finway erhalten Sie eine holistische Lösung, mit welcher nicht nur Belege eingereicht, sondern ebenso geprüft, freigegeben und anschließend z.B. mit der DATEV-Schnittstelle direkt zu DATEV Unternehmen online geschickt werden können.

FAQs zur Belegerfassung

Was versteht man unter Belegerfassung?

Die Belegerfassung beschreibt die Erfassung alle relevanten Daten von Belegen zur Weiterverarbeitung. Mit der automatischen Belegerfassung erkennt eine Software wie finway die Daten und nimmt Ihnen so die ehemals zeitraubende Arbeit ab.

Was ist ein Beleg?

Ein Beleg beschreibt grundsätzlich ein bestimmtes Ereignis im Unternehmen und ist ein Dokument, welches Daten über einen Geschäftsvorfall beinhaltet. Er belegt bspw. eine Einnahme oder Ausgabe und ist ein Oberbegriff für Rechnungen, Quittungen oder Kassenbons. Belege können in Papierform, aber auch in elektronischer Form, z.B. als PDF-Datei vorliegen. Unterschieden wird grundsätzlichen zwischen externen bzw. Fremdbelegen (z.B. Eingangsrechnung) und internen bzw. Eigenbelegen.

Warum sind Belege wichtig?

In der Buchhaltung gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Das heißt, ohne entsprechende Buchhaltungsbelege darf keine Buchung vorgenommen werden. Ein Beleg dokumentiert den jeweiligen Geschäftsvorfall und dient als dessen Nachweis.

Belege, Kassenbons, Quittungen, Rechnungen - was ist eigentlich der Unterschied?

Belege ist ein Sammelbegriff. Rechnungen stellen eine Forderung, beinhalten die Abrechnung über eine Lieferung oder Dienstleistung und teilen demnach das aufgrund des Kaufvertrags fällige Entgelt mit. Quittungen bestätigen den Erhalt einer Leistung, Zahlung oder Lieferung. In der Praxis sind Quittungen insbesondere bei Barzahlungen relevant, die nicht mit Kontoauszügen belegt werden können. Die Anforderungen für die verpflichtenden Angaben auf Rechnungen und Quittungen variieren, wobei auf Quittungen weniger Angaben gemach werden müssen als auf Rechnungen. Kassenbelege und Kassenbons dienen als Nachweis für den Kauf und die Bezahlung gekaufter Waren oder Dienstleistungen an der Kasse, welche in der Regel automatisch von elektronischen Kassensystemen erzeugt werden. Kassenbelege erfüllen oftmals nicht die buchhalterischen Anforderungen an eine Rechnung.

Was ist mit Belegverwaltung gemeint?

Belegverwaltung bezieht sich auf die gezielte Organisation von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Quittungen und Belegen. Dies umfasst die Zuordnung der Belege zu entsprechenden Transaktionen, das Einscannen und Speichern der Belege sowie die Umsetzung weiterer Schritte, wie zum Beispiel das Ablegen von Belegen nach Ablauf bestimmter Fristen. Die Vorteile der Belegverwaltung liegen in der Zeit- und Ressourceneffizienz sowie in der Möglichkeit, den Überblick über geschäftliche Vorgänge zu behalten.

Was versteht man unter Belegprüfung?

Die Belegprüfung ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung und bezieht sich auf die Überprüfung von Geschäftsbelegen, z.B. Barbelegen. Dabei werden die Belege zeitnah erfasst, kategorisiert und auf ihre Vollständigkeit und Konformität geprüft. Anschließend werden sie zur Ablage oder Archivierung weitergegeben. Wichtig bei der Belegprüfung ist auch die ordnungsgemäße Zuordnung der Belegdokumente zu entsprechenden Buchungsvorgängen, um eine korrekte Buchhaltung zu gewährleisten. Die Belegprüfung stellt sicher, dass alle Vorgänge im Einklang mit gesetzlichen Anforderungen und den internen Vorgaben des Unternehmens gebucht werden.