Das Ausgabenmanagement (Spend Management) umfasst die strategische Planung, Überwachung und Abwicklung aller abfließenden Finanzmittel eines Unternehmens. finway bündelt isolierte Datenströme wie Rechnungen, Firmenkarten und Auslagen in Echtzeit auf einer zentralen Plattform. So behalten Genehmiger:innen die volle Budgetkontrolle noch vor dem Kauf, während automatisierte Buchhaltungsprozesse den administrativen Aufwand für Mitarbeitende drastisch senken.

Ein holistisches (ganzheitliches) Ausgabenmanagement führt Bestellungen, Firmenkarten, Rechnungen und Spesen auf einer einzigen Plattform zusammen, statt sie in isolierten Einzellösungen zu verwalten. Diese End-to-End-Prozessoptimierung bietet dem Mittelstand eine lückenlose 360°-Budgettransparenz in Echtzeit. Während Mitarbeitende operativ flexibel agieren, behalten Genehmiger:innen durch automatisierte Workflows und Bank- sowie DATEV-Schnittstellen jederzeit die volle kaufmännische Kontrolle über alle Unternehmensausgaben. Zudem sorgt die durchgehende digitale Erfassung für eine fehlerfreie Buchhaltung und ermöglicht über native Schnittstellen eine nahtlose, GoBD-konforme Belegübergabe an den Steuerberater.

Während Abteilungen wie Marketing oder HR längst digital arbeiten, stecken Finanzprozesse im Mittelstand oft noch in manuellen Papier-Workflows fest. Eine spezialisierte Software für das Ausgabenmanagement automatisiert diese Abläufe medienbruchfrei an einem Ort. Dadurch behält Ihr Unternehmen die volle Echtzeit-Kontrolle über alle Abteilungsbudgets, Verträge und Firmenkarten, während der administrative Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung für alle Mitarbeitenden und Genehmiger:innen drastisch sinkt.

Eine digitale Ausgabenverwaltung optimiert die Zusammenarbeit zwischen allen Teams und schafft durchgängig automatisierte Workflows:

• Für Finanzabteilungen: Enorme Entlastung in der vorbereitenden Buchhaltung durch den Wegfall manueller Dateneingaben, automatische KI-Vorkontierung und fehlerfreie DATEV-Exporte.
• Für Geschäftsführung & CFOs: Volle Transparenz und Budgetkontrolle in Echtzeit. Ausgaben werden vor dem Kauf freigegeben, was Liquidität sichert und Maverick Buying unterbindet.
• Für Abteilungsleiter: Schnelle, medienbruchfreie Budgetplanung sowie flexible Freigabeprozesse für Anträge und Rechnungen – direkt via App, auch von unterwegs.
• Für Mitarbeitende: Einfaches Beantragen von Bestellungen, schnelle Spesen- und Reisekostenabrechnung per Smartphone-Foto sowie sofort einsatzbereite virtuelle Firmenkarten.

finway transformiert das traditionell fragmentierte und manuelle Kreditorenmanagement in einen durchgängig digitalisierten, hocheffizienten Prozess. Die Software setzt direkt an den größten Schmerzpunkten des Mittelstands an – unübersichtliche Freigaben, Medienbrüche und fehlende Budgetkontrolle – und verbessert Ihre Abläufe in drei Kernbereichen:

• Prozess-Sicherheit durch den 3-Wege-Abgleich: Das System verknüpft Bestellanträge, eingehende Lieferscheine und Rechnungen vollautomatisch bis auf Positionsebene. Abweichungen bei Mengen oder Preisen werden sofort erkannt. So bezahlen Sie im Einkauf garantiert nur das, was tatsächlich bestellt und geliefert wurde.
• Automatisierung statt Routinearbeit: Durch die KI-gestützte OCR-Belegerkennung und die automatisierte Vorkontierung schlägt finway passende Sachkonten und Kostenstellen für jede Rechnungsposition selbstständig vor. Das reduziert den manuellen Aufwand im Rechnungswesen und der vorbereitenden Buchhaltung um bis zu 60%.
• Kaufmännische Kontrolle vor dem Kauf: Anstatt Ausgaben erst im Nachhinein bei Rechnungseingang zu erfassen, etabliert finway flexible, rollenbasierte Freigabe-Workflows für Bestellungen. Jeder Antrag wird in Echtzeit gegen das Abteilungsbudget geprüft. Das verhindert unkontrollierte Einkäufe (Maverick Buying) effektiv und sichert die Liquidität.

finway digitalisiert das Kreditorenmanagement im Mittelstand, indem es alle Ausgabenkanäle – von alltäglichen Rechnungen über laufende SaaS-Abonnements bis hin zu Spesen und Firmenkarten – auf einer zentralen Plattform bündelt. Das System entlastet Mitarbeitende durch eine KI-gestützte OCR-Erkennung und automatisierte Vorkontierung um bis zu 60 % in der vorbereitenden Buchhaltung. Gleichzeitig sichert es Projekt- und Budgetverantwortlichen die volle kaufmännische Kontrolle: Durch flexible Freigabe-Workflows und einen wird jede Ausgabe in Echtzeit gegen das Budget geprüft, noch bevor Kosten entstehen.

finway wurde gezielt für den deutschen Mittelstand entwickelt. Die Software ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet, die folgendes Profil erfüllen:

• Hohes Belegvolumen: Sie verarbeiten monatlich mehr als 100 Eingangsrechnungen und wollen den manuellen Aufwand drastisch senken.
• Strukturierte Abläufe: Sie möchten mehrstufige, digitale Freigabeprozesse und klare Workflows für Ihre Teams abbilden.
• Nahtlose Buchhaltung: Sie benötigen eine direkte DATEV-Integration (z. B. DATEV Unternehmen Online) sowie eine sichere, automatisierte Bankanbindung.

Egal ob im produzierenden Gewerbe, Handel oder Tech-Bereich – finway lohnt sich für jedes wachsende Unternehmen, das Zettelwirtschaft und Excel-Chaos hinter sich lassen will.

P2P (Purchase-to-Pay) bildet den gesamten Einkaufs- und Zahlungsprozess von der Bedarfsanforderung bis zur Zahlung ab. finway digitalisiert diesen Ablauf im Mittelstand über einen automatisierten 3-Wege-Abgleich, der Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen auf Positionsebene abgleicht. Das verhindert unkontrollierte Ausgaben (Maverick Buying) effektiv und entlastet Mitarbeitende mit digitalen Prozessen und einer automatisierten Vorkontierung im Einkauf.

Ja, finway erfüllt die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht sowie die GoBD-Vorgaben für den Mittelstand zu 100%. Die Software ist nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 offiziell zertifiziert und garantiert eine revisionssichere Belegarchivierung inklusive lückenlosem Audit-Trail.

Strukturierte E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung werden von der KI automatisiert ausgelesen und nach der internen Freigabe volldigital über die DATEV-Schnittstelle direkt an den Steuerberater oder die Finanzbuchhaltung übergeben. Das eliminiert Medienbrüche und manuelle Fehler beim Monatsabschluss komplett.

finway erzielt bereits im ersten Quartal eine positive Rendite. Durch direkte Kosteneinsparungen im Einkauf von bis zu 6%, reduzierte Steuerberaterkosten (bis zu 40% weniger Aufwand) und Entlastung der Buchhaltung (bis zu 60%) amortisieren sich Einführungs- und Betriebskosten sehr schnell.

Ja, Sie können finway 14 Tage lang komplett kostenlos und unverbindlich testen. Die Testversion beinhaltet den vollen Zugriff auf den gesamten Funktionsumfang – inklusive aller Professional-Features und des Purchase-to-Pay-Moduls. Laden Sie unbegrenzt Teammitglieder ein, um die automatisierte Rechnungserfassung, Freigabe-Workflows und Firmenkarten direkt praxisnah in Ihrem Unternehmen auszuprobieren. Die Testversion ist mit Demo-Daten bestückt. Ihren Test-Account können Sie direkt hier anfragen.

Die technische Einführung von finway dauert in der Regel 2 bis 6 Wochen. finway begleitet diesen Prozess mit persönlicher Betreuung und individuellen Trainings – auch ohne technisches Vorwissen im Unternehmen.