Endlich alle Abonnements, ob Software, Zeitschrift oder Auto im Blick behalten! Mit finway managen Sie alle Subscriptions im Unternehmen über eine Plattform und verlieren nie wieder die Übersicht über Laufzeiten, Verantwortlichkeiten und dazugehörige Kosten.
Abo-Verwaltung mit finway bedeutet: Sie behalten stets im Blick, welche Kosten durch Software-Subscriptions & Co. durch wen verursacht werden – übersichtlich an einem Ort.
Verknüpfen Sie alle wiederkehrenden Ausgaben mit einer virtuellen Karte und ordnen Sie diese direkt einer:m verantwortlichen Mitarbeiter:in und Abteilung zu.
In unserer Software sehen Sie zielgenau, wann ein Abo ausläuft und können je nach Bedarf entscheiden, ob Sie verlängern oder kündigen wollen.
In finway haben Sie alle Ihre Abos und Subscriptions immer im Blick, wissen genau, welche wiederkehrenden Zahlungen wann fällig sind und können unnötige Tools & Services schnell identifizieren und kündigen.
Für die maximale Automatisierung von allen wiederkehrenden Ausgaben und die eindeutige Zuordnung zu einer Person und Abteilung verbinden Sie einfach jedes Abo mit einer eigenen virtuellen Karte. Sie geben an, ob es sich z.B. um ein monatliches Abo handelt, die Karte lädt sich automatisch auf und erstellt einen Antrag im System, zu welchem nur noch die jeweilige Rechnung hinzugefügt werden muss.
In finway ist jedes Abonnement bereits mit den relevanten Angaben für die Buchhaltung verknüpft: Sie können Kostenstelle(n), Sachkonto und Kostenträger auswählen. Lieferantenverträge lassen sich ebenso direkt in finway abspeichern. Außerdem behalten Sie stets Ihre Budgets im Blick, denn alle anstehenden Abo-Gebühren werden in Echtzeit in Ihrer Budgetübersicht gespiegelt.
Verpasste Kündigungsfristen und überraschende Abbuchungen gehören in die Vergangenheit. finway erinnert Sie an bevorstehende Abo-Verlängerungen, so dass Sie bei Bedarf fristgerecht kündigen können. Evaluieren Sie endlich rechtzeitig, ob Sie eine Subscription noch benötigen und sparen Sie Ihrem Unternehmen viel Geld, das an anderer Stelle besser eingesetzt ist.
Kolleg:innen kommen und gehen, deswegen ändern sich z.B. die wiederkehrenden Kosten für Ihre Team-Software-Subscriptions wie z.B. Slack? Die Person, auf die ein ein Abo läuft, verlässt die Firma? Oder die Preise für ein Abonnement werden vom Anbieter geändert? In finway können Sie im Handumdrehen Ihre Abos nach Bedarf anpassen, Abrechnungsperioden zu ändern oder das hinterlegte Zahlungsmittel (z.B. die virtuelle Karte) zu aktualisieren.
Die Beliebtheit von Abonnements hat in den letzten Jahren rasant zugenommen – was unter anderem daran liegt, dass zahlreiche Softwareangebote vom klassischen „Einmal-kaufen-und-für-immer-nutzen“-Modell auf Lizenzmodelle oder SaaS-Angebote umgestellt haben. SaaS steht für „Software as a Service“ und bedeutet: Software als eine Form der Dienstleistung. Die Nutzung von SaaS wird dann nach Zeitraum oder Nutzungsumfang abgerechnet. Das führt zu neuen bzw. verstärkten Herausforderungen in den Finanzabteilungen:
Wiederkehrende Zahlungen gab es zwar schon immer, aber wenn plötzlich über ein Dutzend – und oftmals noch viel mehr – Software-Abos im Unternehmen genutzt werden, ist der Überblick über Kosten, Budgets, Leistungszeiträume etc. schnell dahin. Die Arbeit wird nicht nur dadurch erschwert, dass mit diesen Abos mehr Rechnungen in den Finanzabteilungen landen, es besteht darüber hinaus auch das Risiko dass durch ungenutzte Subscriptions Kosten in ungeahnter Höhe entstehen, die leicht übersehen werden. Es wird also höchste Zeit für Sie zu handeln!
Wir nutzen kaum Abonnements im Unternehmen, warum sollten wir hier eine Lösung benötigen?
Sind Sie sich sicher? Lassen Sie sich von Ihren Mitarbeitenden alle Infos geben & stellen Sie eine Liste zusammen, die alles berücksichtigt: Software, Zeitschriften, Autos, regelmäßige gleichbleibende Lieferungen, usw. Und prüfen Sie selbst: Welche wiederkehrenden Zahlungen werden von Ihrer aktuellen Firmenkreditkarte abgebucht? Welche wiederkehrenden Zahlungen laufen über Ihr Geschäftskonto? Auch hier können Sie zumindest in manchen Fällen von Bankeinzug auf Kartenabbuchung umstellen und so Ihre Ausgaben besser organisieren und strukturieren. Dadurch erfahren Sie viel detaillierter, wohin Ihr Geld wirklich fließt – und entdecken womöglich Abos, die Sie gar nicht mehr aktiv nutzen.
Wie stelle ich unsere Business-Abonnements auf die virtuellen finway-Karten um?
Gehen wir dies beispielhaft anhand eines Projektmanagement-Tools durch, welches Ihre IT-Abteilung nutzt. Bisher ist es vermutlich so, dass die monatlichen oder jährlichen Kosten dafür über eine Firmenkreditkarte (die auf den Namen des:der Geschäftsführer:in läuft) abgebucht werden. Dazugehörige Rechnungen erhält ihre Finanzbuchhaltung oder Ihr Steuerberater von Ihnen per E-Mail. Mit finway legen Sie eine:n Verantwortlichen für das Tool fest. Diese:r beantragt über unsere Software eine Karte, in welcher er:sie Kosten, Abrechnungsperiode, Leistungszeitraum, Kostenstelle (und ggf. bereits das Sachkonto) angibt. Sobald diese Karte vom System erstellt ist, stehen die Kartendaten (Name, Nummer, Ablaufdatum, CCV) bereit und die Karte kann als neues Zahlungsmittel in der Software hinterlegt werden. Ab jetzt läuft dann alles weitere automatisch.
Was passiert mit den Rechnungen, die wir zu den Abonnements bekommen?
Pro Abrechnungsperiode erhalten Sie von Anbietern, bei denen Sie einen Service oder eine Software abonniert haben, jeweils eine Rechnung, die natürlich in der Buchhaltung landen muss. finway stellt hier für Sie sicher, dass hier nichts untergeht. Jedes Mal wenn die Kosten für ein Abonnement von der dazugehörigen Karte abgebucht werden, erstellt unser System automatisch einen Rechnungsantrag. Der:die Inhaber:in der Karte erhält dann eine Benachrichtigung, die Rechnung direkt in finway einzureichen. Und von dort aus kann auch der:die verantwortliche Finanzangestellte darauf zur weiteren Verarbeitung zugreifen.
Unsere Abo-Verwaltung läuft über eine Excel-Tabelle und die Firmenkreditkarte, warum ist das schlecht?
Es ist schonmal gut, wenn Sie überhaupt ein System haben, mit dem Sie Ihre Abos überwachen. Damit sind Sie anderen Unternehmen schonmal einen Schritt voraus! Aber auch Ihre Methode kostet viel mehr Zeit als es eigentlich bräuchte. Legen Sie Ihren Fokus auf Automatisierung! Denn: Wenn alle Kosten von der gleichen Karte abgebucht werden, benötigt Ihre Buchhaltung mehr Zeit für die korrekte Zuordnung zu Kostenstellen etc. Budgets müssen Sie auch manuell pflegen und kommen so kaum zu Echtzeit-Einblicken. Und nicht zuletzt müssen Sie sich darauf verlassen, dass die für die Abos verantwortlichen Mitarbeiter:innen die eintreffenden Rechnungen weiterleiten. Diese müssen dann noch in der Buchhaltung händisch zugeordnet werden.
Wie viel Zeit sollen wir in die Abo-Verwaltung investieren?
Das kommt natürlich darauf an, wie viele Abos und Subscriptions aktuell in ihrem Unternehmen laufen. Diese sollten Sie zusammentragen und in den jeweiligen Abteilungen eine Evaluierung anstoßen: Wird das Abo noch benötigt, oder kann es gekündigt werden. Hinterfragen Sie auch geringe Kosten – Kleinvieh macht schließlich auch Mist! Ist dies einmal erledigt (Setzen Sie Deadlines!), können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen sich an die Umstellung der Abos auf unser System machen. Hierbei handelt es sich um einen einmaligen Aufwand. Ist alles einmal sauber aufgesetzt, haben Sie kaum noch Zeitaufwand, denn finway nimmt Ihnen die Arbeit ab und sorgt zeitgleich für die lang ersehnten Echtzeit-Einblicke ins Budget. Wenn sich ein Abo verlängert, erstellt finway automatisch einen Rechnungsantrag, dem die neue Rechnung des jeweiligen Tools angehängt wird. Der zuständige Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung, dies zu tun. Fertig.
Unsere Expert:innen führen Sie in 30-45 Minuten unverbindlich durch das Tool und arbeiten gemeinsam mit Ihnen Potenziale für Ihr Unternehmen heraus.
