Vorbereitende Buchhaltung effizient und digital abwickeln

In den meisten Unternehmen muss jeden Monat die Buchhaltung erledigt werden, um diese beim zuständigen Finanzamt vorzulegen. Zu den Buchhaltungsaufgaben zählen unter anderem das Kontieren von Ein- und Ausgaben, Umsatzsteuervoranmeldungen oder die Rechnungslegung. In größeren Unternehmen gibt es oft eigene Buchhaltungsabteilungen, während in kleineren und mittleren Unternehmen die Buchhaltung oft von externen Steuerberater:innen übernommen wird.

Auch im Falle eines Steuerberaters wird die Buchhaltung in der Regel trotzdem vom Unternehmen intern vorbereitet. Die sogenannte vorbereitende Buchhaltung umfasst grundsätzlich sämtliche Tätigkeiten, um alle relevanten Unterlagen für die weitere Verarbeitung aufzubereiten. Auf Basis dieser Unterlagen wird anschließend der Monatsabschluss und ggf. eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) oder Umsatzsteuervoranmeldung erstellt. Mit einer gründlichen Vorbereitung der Buchhaltung erleichtern Sie Ihrem Steuerberater oder Ihren Kollegen in der Buchhaltungsabteilung die Arbeit erheblich und ersparen ihnen zudem eine Menge Zeit.

finway integriert die vorbereitende Buchhaltung nahtlos in ein ganzheitliches Ausgabenmanagement. Eine KI-gestützte OCR-Erkennung liest eingehende Belege automatisch aus, während das System Mitarbeitende selbstständig an fehlende Rechnungen erinnert. Vorkontierung, Kostenstellenzuweisung und die Bezahlung per Sammelüberweisung erledigen Sie medienbruchfrei direkt auf der Plattform. Am Monatsende werden alle fehlerfreien Buchungssätze GoBD-konform über Schnittstellen wie DATEV Unternehmen Online an Ihr Steuerbüro übergeben, was den administrativen Aufwand um bis zu 60 % senkt.
Sie durchlaufen damit alle notwendigen Prozessschritte der Kreditorenbuchhaltung in einem durchgängigen Tool und gelangen ohne Medienbrüche zu mehr Klarheit und Effizienz in Ihrer vorbereitenden Buchhaltung.

Mit einer Software wie finway können Sie die Buchhaltung effizient und einfach für Ihren Steuerberater oder die Buchhaltungsabteilung vorbereiten, ohne am Ende des Monats Aktenordner oder Papiermappen zu übergeben. Bereiten Sie Ihre Buchhaltung digital und fehlerfrei vor, sparen Sie Kosten, Zeit und Ressourcen, die Sie für wichtigere Aufgaben verwenden können. Mit einer digitalen Lösung und automatisierten Workflows verbessern und vereinfachen Sie zusätzlich die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater und der Buchhaltung.

Durch finway wird es also gar nicht erst passieren, dass zum Monatsende mit der vorbereitenden Buchhaltung der große Stress kommt – denn alle dafür notwendigen Schritte wie das Hochladen und Bezahlen von Eingangsrechnungen erledigen Sie im Arbeitsalltag nebenher, den Rest, wie das Matching von Rechnung und Ausgaben und den DATEV-Export übernimmt die Software für Sie. Einfacher geht es fast nicht. Automatisieren Sie Ihre Buchhaltung mit finway.

Die vorbereitende Buchhaltung darf grundsätzlich von jedem Unternehmen selbst durchgeführt werden – hierfür sind keine steuerberaterlichen Qualifikationen gesetzlich vorgeschrieben. In der Praxis übernehmen meist interne Mitarbeitende aus dem Finanzbereich, dem Office-Management oder auch die Geschäftsführung selbst das Sammeln, Sortieren und Vorkontieren der Belege. Da diese Zuarbeit das Fundament für die finale Steuererklärung oder den Monatsabschluss bildet, nutzen moderne Betriebe automatisierte Software-Lösungen, um Fehler zu minimieren, bevor die Daten digital an externe Steuerberater übergeben werden.

Die digital vorbereitende Buchhaltung optimiert den Datenaustausch mit Ihrem Steuerbüro radikal und ersetzt den klassischen Pendelordner durch digitale und automatisierte Prozesse. finway übergibt alle Belege inklusive Vorkontierung und Kostenstellenzuordnung fehlerfrei über die DATEV-Schnittstelle. Da alle Rechnungsdaten bereits intern von den Genehmiger:innen geprüft und digital mit den Banktransaktionen verknüpft wurden, entfallen zeitintensive Rückfragen zu offenen Posten vollständig. Das spart Ihrem Steuerberater wertvolle Buchungszeit und senkt Ihre laufenden Kanzleigebühren spürbar.