Ablauf der digitalen Rechnungsverarbeitung
Die Eingangsrechnungsverarbeitung folgt in der Regel einem strukturierten Prozess, sodass alle eingehenden Rechnungen im Unternehmen denselben Ablauf durchlaufen.
- Rechnungseingang: Rechnungen gehen beim Unternehmen ein, müssen anschließend, sofern Papierrechnungen, gescannt oder mithilfe eines digitalen Rechnungseingangs automatisch in ein entsprechendes Tool hochgeladen werden.
- Rechnungserfassung: In einem nächsten Schritt werden alle relevanten Rechnungsdaten erfasst. Mithilfe einer automatisierten Rechnungserkennung mittels KI-gestütztem OCR werden die Daten wie z.B. Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum automatisch zur direkten Weiterverarbeitung extrahiert und bspw. dem entsprechenden Lieferanten zugeordnet.
- Rechnungsfreigabe: Sämtliche Rechnungsdokumente werden auf sachliche Richtigkeit geprüft und zur Weiterverarbeitung freigegeben. In einem Tool wie finway erfolgt dies anhand regelbasierter Workflows, um die entsprechenden Freigaben effizient einzuholen. Für verschiedene Rechnungsbeiträge, Teams und Mitarbeiter können Sie unterschiedliche Genehmiger festlegen.
- Rechnungsprüfung: Darüber hinaus erfolgt eine Überprüfung der Rechnungen auf formale Richtigkeit. Nach erfolgreicher Freigabe und Prüfung können die Rechnungen bezahlt und in die Buchhaltung übergeben werden.
- Bezahlen der Rechnung: Offene Rechnungsbeträge müssen nun innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt werden. In einem Tool wie finway wird Ihnen das Fälligkeitsdatum direkt angezeigt. Offene Beträge können Sie direkt aus dem Tool heraus bezahlen, indem Sie Ihr Bankkonto an finway anbinden.
- Übergabe in die Buchhaltung und Archivierung: Alle Rechnungen müssen in einem nächsten Schritt in Ihr Buchhaltungsprogramm übergeben werden, um anschließend rechtssicher archiviert zu werden.
Ihre Rechnungsbearbeitung kostet zu viel Zeit und Nerven?
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