Dank regelbasierter Rechnungsworkflows nehmen Sie das Ruder in die Hand, beschleunigen die Freigabe Ihrer Rechnungen und integrieren effektiv alle Schlüsselpersonen in den Ablauf.
Mit finway prüfen und geben Sie Eingangsrechnungen bequem frei – egal ob im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs. Im Dashboard haben Sie alle Rechnungen und den jeweiligen Status stets im Blick.
Legen Sie individuelle Limits und dazugehörige Genehmiger:innen pro Mitarbeiter:in fest. Bei kleinen Beträgen können Sie Rechnungen dank Auto-Approvements automatisch freigeben lassen.
Je nach Rechnungsbetrag, Abteilung, Lieferant und Mitarbeiter:in können Sie verschiedene Genehmiger:innen in finway hinterlegen, welche die Rechnungen freigeben. Auf Basis der hinterlegten Regeln wird der entsprechende Freigabeprozess in einem nächsten Schritt automatisch ausgelöst. Egal wie komplex Ihre Genehmigungsprozesse sind, mit finway können Sie auch mehrstufige Freigabeprozesse mit Rechnungsworkflows abbilden und sparen bis zu 85% bei der Rechnungsverarbeitung.
Dank des intuitiven Workflows und automatischer Aufgabenzuweisungen binden Sie alle relevanten Personen nahtlos in den Rechnungsprozess mit ein. Aber nur dann, wenn diese auch benötigt werden. Fehlenden Rechnungen und Belegen müssen Sie dank finway nicht mehr hinterherrennen. Mitarbeiter:innen werden automatisch an den Upload von Rechnungen und Belegen erinnert.
Anhand der von Ihnen festgelegten Regeln werden die passende Kostenstelle, der Kostenträger sowie das Sachkonto für bestimmte Lieferanten bereits vorausgewählt. Dadurch minimieren Sie menschliche Fehler, reduzieren den Arbeitsaufwand pro Rechnung und geben diese noch schneller frei. Außerdem minimieren Sie das Risiko späterer Korrekturen bei der Rechnungsprüfung.
Haben Sie alle Abonnements an einem Ort und verlieren Sie nie wieder den Überblick über wiederkehrende Zahlungen. Verknüpfen Sie virtuelle Karten mit Ihren Subscriptions und erhalten Sie so noch mehr Überblick über laufende Abonnements.
Dank integrierter Lieferantendatenbank ordnen Sie Rechnungen schnell den entsprechenden Lieferanten zu. Fügen Sie außerdem Lieferantenverträge hinzu und gleichen Sie Vertragskonditionen und -laufzeiten direkt mit eingehenden Rechnungen ab.
Stellen Sie Rückfragen oder Anmerkungen zu Rechnungsanträgen oder Belegen direkt im Vorgang. So verhindern Sie Medienbrüche und liefern den notwendigen Kontext.
„Der Prozess für die Rechnungsfreigaben wurde mit finway total einfach. Freigaben werden nicht mehr an falsche Personen gegeben, sind schneller und vor allem auch fehlerfrei geworden. Während wir vorher eine Woche für eine Rechnungsfreigabe gebraucht haben, geht es jetzt innerhalb einer Stunde und bezahlt ist die Rechnung auch spätestens nach 2 Tagen.“
Die Freigabe von Eingangsrechnungen gehören zum Alltag eines jeden Unternehmens. Fast alle Mitarbeiter:innen müssen regelmäßig Rechnungen freigeben lassen oder Rechnungen selbst prüfen und freigeben. Ohne ein digitales Tool kommt es zu erheblichem Aufwand, wenn fehlende Rechnungen und Belege erst einmal mühsam eingesammelt werden müssen, um sie anschließend bspw. auszudrucken, zu unterschreiben und wieder einzuscannen. Mit einer Software wie finway bilden Sie den Rechnungsprozess ganzheitlich auf einer Plattform ab und verabschieden sich endgültig von Unterschriftenmappen. Sie können dabei Regeln für Betragsgrenzen und Genehmigungen hinterlegen und so den Rechnungsworkflow flexibel auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
Neben der elektronischen Rechnungsfreigabe bilden die Workflows die Prüfung, Bezahlung und Export der Rechnungen in die Buchhaltung ab, z.B. zu DATEV Unternehmen online. Mit einer automatisierten Rechnungsverarbeitung reduzieren Sie außerdem Fehler im Prozess, können alle verantwortlichen Mitarbeiter:innen einfach integrieren und verbessern Ihre Freigabekultur. Mitarbeiter:innen sehen dabei im System immer nur die für sie wichtigen Aufgaben und Rechnungen und können sich damit auf das Essentielle fokussieren. Admins haben in ihrem Dashboard wiederum alle Rechnungen und den jeweiligen Status stets im Blick. Nutzen Sie eine ganzheitliche Software-Lösung für alle Unternehmensausgaben mit integriertem Rechnungsmanagement, wie finway sie anbietet – für eine effiziente und automatisierte Rechnungsverarbeitung.
Was ist eine Rechnungsfreigabe?
Die Rechnungsfreigabe ist Teil der Rechnungsverarbeitung und damit ein Instrument des Rechnungswesens. Die Rechnungsfreigabe erfolgt anhand für die Genehmigung festgelegter Personen. Die Genehmiger:innen werden dabei meist je nach Höhe des Rechnungsbetrags festgelegt. Je nach Komplexität des Rechnungsgegenstands oder Höhe des Betrags werden manche Rechnungen auch von mehreren Genehmiger:innen freigegeben.
Wie fügt sich die Rechnungsfreigabe in den Prozess der Rechnungsverarbeitung ein?
Bevor Rechnungen freigegeben werden können, müssen Sie erst einmal im Unternehmen eingehen und eingesammelt werden. Mithilfe eines zentralen Rechnungseingangs und einer automatischen Rechnungserfassung können eingehende Rechnungen sofort weiterverarbeitet und von den zuständigen Genehmiger:innen freigegeben werden. Nach der Rechnungsfreigabe folgt anschließend die Prüfung, Bezahlung und die Übergabe in die Buchhaltung sowie Archivierung der Rechnungen.
Welche Vorteile bietet digitale Rechnungsfreigabe?
Wenn Sie den Prozess für die Rechnungsfreigabe digital abbilden, geben Sie Rechnungen bis zu 85% schneller frei. Dabei ist es egal, ob Sie im Büro, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise sind, da die Rechnungsfreigabe auf allen Endgeräten funktioniert. Dank automatisierter Workflows können Sie alle Abteilungen und Personen in die Rechnungsfreigabe integrieren und die jeweiligen Aufgaben automatisch zuweisen. Sie haben alle Rechnungen zentral in einer Software gespeichert, die Prozessschritte stets dokumentiert und behalten so die Kontrolle über Ihr Rechnungsmanagement. Dabei wachsen die Prozesse mit Ihrem Unternehmen mit und sind auch bei größeren Unternehmen mit komplexen Strukturen abbildbar.
Wann lohnt sich eine Rechnungsfreigabe-Software?
Ein Tool für die Rechnungsfreigabe lohnt sich für alle Unternehmen. Bei kleineren oder frisch gegründeten Unternehmen lohnt es sich frühzeitig, die Rechnungsfreigabe zu automatisieren und den Grundstein für nachhaltiges Wachstum zu legen. So können die Ressourcen auf die wesentlichen Dinge wie Kundengewinnung oder Produktentwicklung gerichtet werden. Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Personen sind in die Rechnungsverarbeitung involviert und desto fehleranfälliger und ineffizienter wird auch der Prozess. Eine Rechnungsfreigabe-Software kann hier mit automatisierten Workflows für eine transparentere und schnellere Bearbeitung sorgen. Gleichzeitig sinken Personalaufwand und Kosten der Rechnungsbearbeitung.
Wie kann die Rechnungsfreigabe beschleunigt werden?
Eine Software wie finway bietet Ihnen die Flexibilität, Workflows für die Freigabe Ihrer Rechnungen zu definieren – angepasst an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens. So können Sie kleine Beiträge bspw. automatisch freigeben lassen, bei größeren Rechnungsbeträgen mehrere Personen in den Freigabeprozess automatisiert miteinbinden und Rechnungen sowohl mobil via App als auch am Arbeitsplatz mit nur einem Klick freigeben. Ein digitaler Rechnungseingang sowie eine automatisierte Erfassung beschleunigen die digitale Rechnungsfreigabe zusätzlich.
Unsere Expert:innen führen Sie in 30-45 Minuten unverbindlich durch das Tool und arbeiten gemeinsam mit Ihnen Potenziale für Ihr Unternehmen heraus.
