Best Practices: Cashflow berechnen und optimieren

3 Best Practices, wie Sie Ihren Cashflow optimieren

Wir machen es kurz und schmerzlos: Der Gewinn in einem Unternehmen ist nichts wert, solang nicht auch der Cashflow stimmt. Auch, wenn der Gewinn im Unternehmen natürlich eine nicht unwichtige Rolle spielt – in vielen Firmen steht der Profit sehr stark im Fokus, während das Cashflow Management vernachlässigt wird. Das kann gut gehen, solang die Zahlen zufälligerweise stimmen. Doch genau diese Zahlen (Was kommt rein? Was geht raus?) sollte man eben zu jeder Zeit kennen. Nur Unternehmen, die einen positiven Cashflow haben, sind auch wirklich profitabel.

Denn: Der Cashflow ist eine der elementaren Größen in jedem Unternehmen. Mit dem Cashflow berechnen Sie, wie viel Geld tatsächlich fließt, also im Business zur freien Verfügung steht. Man versteht ihn daher als Selbstfinanzierungskraft und somit als Fähigkeit eines Unternehmens, sich ganz ohne Schulden selbst zu finanzieren.

Ein Großteil eines positiven Cashflow-Ergebnisses rührt daher, die Kennzahl zu verstehen, sie im Detail zu kennen und dann richtig zu verwalten (da wären wir wieder beim Cashflow Management). Im Folgenden möchten wir Ihnen daher Best Practices vorstellen, wie Sie Ihren Cashflow mit wenigen Kniffen optimieren können.

Kurze Wiederholung: Cashflow berechnen

Sie wissen es sicher: Der Cashflow baut im Grunde auf dem Jahresüberschuss auf. Allerdings müssen Sie, wenn Sie den Cashflow berechnen, immer die Abschreibungen und Rückstellungen gesondert betrachten. Beides geschieht aus Mitteln, die dem Unternehmen eigentlich zur freien Verfügung stehen. Wenn allerdings Rückstellungen aus Vorjahren aufgelöst oder Zuschreibungen getätigt werden, erhöht das den Jahresüberschuss des aktuellen Jahres, ohne dass dabei tatsächlich Geld fließt. Den Gewinn kann man also nicht immer mit dem Cashflow gleichsetzen.

Die Formel, um den Cashflow zu berechnen, lautet:

Jahresüberschuss
+ Abschreibungen
– Zuschreibungen
+ Erhöhung von Rückstellungen
– Auflösung von Rückstellungen
= Cashflow

Er kann aber natürlich auch berechnet werden, indem alle zahlungswirksamen Aufwendungen von den zahlungswirksamen Erträgen abgezogen werden. Das Ergebnis ist dasselbe. Je höher der Cashflow ist, desto kreditwürdiger ist ein Unternehmen. Im Rahmen der Kapitalflussrechnung, die den Zahlungsmittelstrom im Unternehmen noch transparenter aufschlüsselt, werden weitere Cashflow-Unterarten berechnet:

  • Cashflow aus betrieblicher Tätigkeit („operative cash flow“)
  • Cashflow aus Investitionstätigkeit („investive cash flow“)
  • Cashflow aus Finanzierungstätigkeit („finance cash flow“)

Und die Liquidität? Ist eng mit dem Cashflow verwandt und gibt als Kennzahl ähnliche Aufschlüsse über die Wirtschaftlichkeit und Entwicklung eines Unternehmens. Beides bezeichnet schließlich einen Zu- und Abfluss an liquiden Mitteln. Die Liquidität bildet allerdings einen bestimmten Zeitpunkt ab, während der Cashflow die Bewegung des Kapitalflusses als Veränderung über einen bestimmten Zeitraum hinweg zeigt.

3 Best Practices für effektives Cashflow Management

Man kann also sagen, dass der Gewinn, den ein Unternehmen macht, als Kennzahl nicht viel mehr wert ist, als das Papier, auf dem er steht. Der Cashflow ist die Größe, die aussagekräftig die Wirtschaftlichkeit einer Firma aufzeigt. Umso wichtiger ist es, ihn richtig zu verstehen und ihn gut zu managen.

Cashflow Management umfasst demnach das Verwalten, Steuern und Kontrollieren aller liquiden Mittel im Unternehmen.

Diese Best Practices sollen Ihnen dabei helfen, in Sachen Geldfluss alles zu jeder Zeit im Griff zu haben:

1. Software-Lösungen für Ihre Zahlungszyklen

Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sind beides Stellschrauben, an denen Sie durch Digitalisierung und Automatisierung den Cashflow zu Ihren Gunsten drehen können. Mit den richtigen Tools können Sie Ihren Cash Conversion Cycle („CCC“, zu Deutsch etwas weniger klangvoll Geldumschlagsdauer) verkürzen und so sowohl Rechnungen zeitnah stellen als auch zügig, weil automatisiert, bezahlen. Tools wie finway liefern durch ein übersichtliches Reporting und angeschlossene Liquiditätsplanung zudem gleich einen Echtzeit-Überblick über die Entwicklung des Cashflows.

CTA Liquiditätsplanung Tool

2. Optimieren Sie Ihren Finanzbereich

Innerhalb des Finance Departments können Sie Arbeitsabläufe auf den Prüfstand stellen und darüber indirekt auch Ihren Cashflow optimieren. Mit den richtigen Daten und KPIs können Sie dabei jederzeit kontrollieren, ob die Workflows im Finanzbereich auf einen positiven Cashflow einzahlen oder nicht.

Mögliche KPIs im Finanzbereich

Im Bereich der Debitorenrechnungen:

  • Geringe Fehlerquote bei Rechnungen
  • Aufsetzen eines regelmäßigen Zeitplans für die Nachverfolgung von Eintreibungen

Im Bereich der Kreditorenrechnungen:

  • „Cost per Invoice“, also die Summe aller Kosten, die das Verarbeiten einer einzelnen Rechnung verursacht. So können Sie indirekt auch die Effizienz der Buchhaltung messen
  • „Invoice Lead Time“: der Lebenszyklus einer Rechnung von Erhalt bis zur Übergabe an den:die Steuerberater:in
  • „Automatic Distribution Percent“, also der Prozentsatz von Rechnungen, die automatisch dem richtigen Approver zugeordnet werden und so den Prozess der Rechnungsfreigabe verschlanken
  • Ersparnisse durch Mengenrabatte, günstige Konditionen bei Lieferanten, Skonto

3. Cashflow berechnen und sichtbar machen

Machen Sie Ihren Cashflow sichtbar – im Idealfall nicht nur für Ihr Team aus Finanzmanager:innen. Dazu müssen Sie Ihre Zahlungsströme aktiv mitverfolgen und auf Basis dieser dann Prognosen erstellen. Hier finden Gewinnrechnungen und Cashflow-Rechnungen ebenso zusammen wie die Cashflow-Prognosen und die wichtigsten Kennzahlen aus der Bilanz (z.B. „Days Sales Outstanding“, „Days Payables Outstanding“ und  „Days Inventory On-Hand“). Auch Investitionsausgaben, Schuldentilgung und die Cashflows aus betrieblicher Tätigkeit müssen hier berücksichtigt werden.

Leistungsstarke Dashboards – für volle Transparenz über Ihre Liquidität

Allerdings: Diese Sammlung an Zahlen kann fehleranfällig sein. Daher sollte diese weniger in einer Excel-Tabelle als in einem automatisierten Tool stattfinden. Integrieren Sie Ihr Cashflow Management z.B. in ein Tool zur Liquiditätsplanung. So haben Sie nicht nur Ihre genauen Zahlen alle an einem Ort, sondern können auch Ihren aktuellen Forecast mit unterschiedlichen Szenarien abgleichen und so ein schlüssiges Fazit zu Ihrem derzeitigen Cashflow Management und Optimierungspotenzial ziehen. Zudem kann es sich lohnen, die Cashflow-Prognosen in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und die Bilanz zu integrieren, damit Sie die Entwicklung immer unter Berücksichtigung einer Vielzahl an Faktoren festmachen können.

So etablieren Sie das Cashflow Management im Unternehmen

Erfolgreiches Cashflow Management schafft ein unternehmensweites Bewusstsein für die Relevanz dieser Business-Größe. Dafür müssen zunächst innerhalb des Finanzbereichs gute Workflows und Reportings entstehen. Anschließend kann das Thema ins C-Level und in andere Abteilungen getragen werden. Natürlich hilft dabei maßgeblich eine Unternehmenskultur, innerhalb derer der Finanzbereich nahbar und greifbar und kein unerreichbarer Elfenbeinturm ist.

Die Buchhaltung …
sollte Workflows etablieren, die für einen disziplinierten und werteorientierten Umgang mit Finanzen im Unternehmen sorgen – etwa durch digitalisiertes Ausgabenmanagement, das Umlaufzeiten von Rechnungen verringert und Mitarbeitenden aus Buchhaltung ebenso wie aus anderen Abteilungen die Rechnungsverarbeitung erleichtert. Für Accounting und Controlling schafft das gleichzeitig einen guten Überblick über Compliance, Performance und potenzielle Bottlenecks.

Das C-Level … 
sollte nicht einfach die Anweisung geben, dass Cashflow Management künftig in allen Abteilungen Berücksichtigung finden muss, sondern sollte alle Mitarbeitenden anleiten und in eine strategische Betrachtung von positivem Cashflow einführen: Wie hängen Cashflow Management und übergeordnete Business-Ziele wie Wachstum, Innovation und Wettbewerb zusammen? So können Sie als CFO oder CEO alle Mitarbeitenden schnell an Bord holen.

Die restlichen Abteilungen …
können, sofern die Unterstützung für die Finanzabteilung nicht aus erkannter Notwendigkeit und Nächstenliebe für die Kolleg:innen heraus geschieht, durch Incentives zu effizienten Workflows motiviert werden – zum Beispiel durch die Verknüpfung von Cashflow-Zielen mit Budgets oder sogar Gehalts-Boni.

Denn fest steht: Man kann Cashflow Management nicht im luftleeren Raum betreiben. Als CFO benötigen Sie einen holistischen Blick auf all das, was an frei verfügbaren Mitteln im Unternehmen unterwegs ist. Je besser die Teams dabei zusammenarbeiten, umso detaillierter werden Echtzeit-Einblick und Prognosen. Und das wiederum erleichtert das Festlegen von Strategien und Zielen.

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