Digitale Rechnungsworkflows

Digitale
Rechnungsworkflows

Mit den Rechnungsworkflows von finway bilden Sie Ihre Prozesse exakt ab, beschleunigen Freigaben und sparen dank Automatisierung Zeit und Nerven.

  • Effiziente Rechnungsfreigabeprozesse aufsetzen
  • Maximale Flexibilität für jeden Use Case
  • Skalierbare Finanzprozesse schaffen

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Unternehmen aus allen Branchen vertrauen bei Rechnungsworkflows auf finway

Auslöser frei definieren

Wählen Sie zwischen verschiedenen Auslösern für Freigabeprozesse

Entscheiden Sie frei, welche Kriterien Ihre Rechnungsworkflows auslösen sollen: Dabei haben Sie die Wahl zwischen Kostenträgern, Kostenstellen, Antragssteller:in oder Lieferanten. Zudem können Sie Ihre Workflows basierend auf bestimmten Beträgen auslösen.

Mehrstufige Freigabeworkflows festsetzen

Mehrstufige Freigabeprozesse? Kein Problem!

Definieren Sie die Anzahl und Reihenfolge der involvierten Personen beliebig und behalten Sie stets den Überblick über Ihre Prozesse.

Regeln für spezifische Use Cases festlegen

finway passt sich an Ihren Use Case an

Mit einfach zu definierenden Und-/Oder-Verknüpfungen und Wenn-Betrag-XY-Regeln passen Sie finway an wirklich jeden Ihrer Use Cases flexibel an und bilden bereits bestehende Prozesse in Ihrem Unternehmen digital ab. So schaffen Sie im Handumdrehen leistungsstarke Automatisierungen und behalten jederzeit die Kontrolle.

Mehr Effizienz mit Platzhaltern

Effizient arbeiten durch regelbasierte Workflows

Kleine Beiträge automatisch freigeben lassen oder bei großen Beträgen immer den:die Geschäftsführer:in oder CFO miteinbeziehen? Mit Platzhaltern können Sie generische Workflows definieren und gleichzeitig die Anzahl der Workflows reduzieren – für mehr Übersicht und Effizienz.

Workflows für Freigaben, Einkaufsanträge oder Rückerstattungen

Alle relevanten Prozesse transparent in einer Software

Mit finway bilden Sie nicht nur Rechnungsfreigabeworkflows ab, sondern können die volle Flexibilität der Workflows ebenso für die Automatisierung Ihrer Einkaufsfreigaben und Auslagenerstattungen nutzen – und das alles zentral in einem Tool, auf das alle Mitarbeiter:innen Zugriff haben.

Wie arbeitet Florian von MILES mit Workflows?

Florian, der an seinem Schreibtisch sitzt und das finway Dashboard auf seinem Bildschirm geöffnet hat
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Ich stelle als Auslösekriterium beispielsweise Kreditoren ein. Wenn OCR den Kreditor richtig ausliest, dann werden sofort alle weiteren Informationen automatisch ausgefüllt und im besten Fall landet der Antrag direkt bei der Person, die ihn freigeben muss. Bei 100 Rechnungen von VW eine echte Zeitersparnis, die immer gleichen Informationen nicht alle einzeln eintragen zu müssen.

Florian Schindler, Senior Finance Manager bei MILES Mobility GmbH

Elektronische Rechnungsworkflows bei jeder Unternehmensgröße optimal aufsetzen

Je nach Branche, Unternehmensgröße und Phase haben Unternehmen unterschiedliche Anforderungen an die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Mit Rechnungsworkflows können Sie Regeln für Ihr Rechnungsmanagement definieren, anhand welcher in Ihrem Unternehmen Eingangsrechnungen verarbeitet, freigegeben und geprüft werden sollen. Bei digitalen Rechnungsworkflows triggern Auslöser wie bspw. Kostenstelle, Betrag oder Lieferant die Workflows, welche beliebig viele Personen effizient und in der richtigen Reihenfolge in den Prozess miteinbindet. In einem Tool wie finway können Sie sowohl generische als auch spezifische Workflows definieren und in eine gewünschte Hierarchie bringen. Damit haben Sie ein Werkzeug an der Hand, um skalierbare Prozesse zu schaffen und diese bei steigender Unternehmensgröße flexibel anzupassen. Wie Sie smarte Rechnungsworkflows für Ihr Unternehmen festlegen können, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag.

Rechnungsworkflow Software oder holistische Ausgabenmanagementlösung?

Mit der Einführung eines Finanzbetriebssystems wie finway erhalten Sie ein umfassendes Tool, welches die Eingangsrechnungsverarbeitung und Rechnungsworkflows mit Zahlungen via Karte oder Bankanbindung, mobiler App, vorbereitender Buchhaltung, Budgetkontrolle und Liquiditätsplanung in einer Ausgabenmanagement-Plattform miteinander vereint. Dabei fügen sich die Workflows perfekt in das System ein, sodass Sie die Abläufe Rechnungsbearbeitung in Ihrem Unternehmen automatisieren können, ohne eine weitere Software einsetzen zu müssen. Die digitalen Rechnungsworkflows von finway passen sich komplett Ihren Unternehmensprozessen an, nicht umgekehrt.

Darüber hinaus gibt es Lösungen, welche nur auf Rechnungsworkflows spezialisiert sind. Dies bedeutet erst einmal eine zusätzliche Software und in der Regel auch zusätzliche Arbeit für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen. Außerdem besteht die Gefahr eines Medienbruchs in Verbindung mit Fehlern und Informationsverlust – insbesondere dann, wenn sich die Rechnungsworkflow Software nicht nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt.

Verarbeiten Sie Rechnungen mit finway schneller end-to-end anhand regelbasierter Workflows und profitieren Sie von effizienten und skalierbaren Finanzprozessen – aus einer Hand und zentral in einer Software.

FAQs zu Rechnungsworkflows

Was ist ein digitaler Rechnungsworkflow?

Ein Rechnungsworkflow beschreibt grundsätzlich einen Ablauf, welcher die Verarbeitung von Rechnungen vom Eingang, über die Freigabe bis hin zur Prüfung und Archivierung umfasst. Mit digitalen Rechnungsworkflows können Sie Regeln definieren, um alle relevanten Personen in Ihren Prozess mit einzubinden und die damit verbundenen Aufgaben zu automatisieren.

Warum sollten Unternehmen Workflows für Ihre Rechnungsprozesse definieren?

Mit digitalen Rechnungsworkflows stellen Sie sicher, dass Rechnungen nach dem Rechnungseingang wie gewünscht verarbeitet und freigegeben werden. Dadurch legen Sie bspw. die Basis für eine fristgerechte Bezahlung, eine saubere Dokumentation und einen entspannten Monatsabschluss. Durch die Digitalisierung und Automatisierung sparen Sie Zeit bei der Verarbeitung und Rechnungsprüfung, reduzieren Fehler und können auch komplexe Unternehmensstrukturen mit vielen Mitarbeiter:innen abbilden. Dabei haben Sie stets die volle Transparenz über die einzelnen Schritte des Workflows.

Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl an Workflows in finway?

Nein, Sie können grundsätzlich so viele Rechnungsworkflows in finway anlegen, wie Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Preispaket Ihr Unternehmen sich befindet. Außerdem können Sie stets beliebig viele Mitarbeiter:innen zu finway einladen und in die Workflows integrieren.

Wie werden unterschiedliche Use Cases mit elektronischen Rechnungsworkflows abgebildet?

Bei mehreren Workflows in finway bestimmen Sie selbst die Reihenfolge, anhand welcher Auslösekriterien geprüft und die Workflows ausgelöst werden. Dabei empfiehlt es sich, mit spezifischen Workflows zu beginnen und anschließend generischer zu werden. finway prüft in diesem Fall zunächst die Triggerkriterien der spezifischen Workflows, sodass sichergestellt wird, dass der von Ihnen gewünschte Prozess ausgelöst wird. Unser Customer Success Team unterstützt Sie gerne mit Best Practices beim Aufsetzen und Erstellen sowie der Verwaltung Ihrer Workflows.

Lernen Sie finway kennen

Unsere Expert:innen führen Sie in 30-45 Minuten unverbindlich durch das Tool und arbeiten gemeinsam mit Ihnen Potenziale für Ihr Unternehmen heraus.

  • Einblick in die Produktfunktionen
  • Antworten auf Ihre Fragen
  • Individuelle Beratung für Sie und Ihr Team
  • Tanja Reinhardt, Account Executive bei finway
  • Selina Fendt, Account Executive bei finway
  • Daniel Tichy, Account Executive bei finway