Reimbursement of expenses

Reibungslose Auslagenerstattung

Ein Geschäftsessen, eine Tankfüllung oder eine Zugfahrkarte – In den meisten Unternehmen fallen fast täglich Kosten an, die von Mitarbeiter:innen als Auslagen vorgestreckt werden. Mit finway können alle Belege und Quittungen mühelos digital eingereicht, verwaltet und zügig erstattet werden

Phone 1

Einfach für jede:n

Alle Mitarbeiter:innen können schnell und einfach Belege hochladen und Erstattungen anfragen.

Cards 2

Flexibel mit den finway-Karten

Mit den finway-Karten reduzieren Sie den Aufwand für Auslagenerstattungen von vornherein.

People 3

Zufrieden statt gestresst

Intuitive Workflows sorgen für bequeme Rückerstattungen. Ohne Papierkram, ohne Stress.

Belege für Auslagen bequem von unterwegs hochladen

Bequem Belege hochladen

Egal ob auf Reisen, im Büro oder im Supermarkt: Belege sind schnell und einfach in finway hochgeladen und werden automatisch via OCR ausgelesen.

Auslagen mühelos Mitarbeiter:innen zurückerstatten

Auslagenerstattung im Handumdrehen erledigt

Auslagen können Sie direkt im Tool auf das hinterlegte Bankkonto Ihrer Mitarbeiter:innen rückerstatten.

Auslagen mit finway-Karten verwalten

Automatisierte Auslagenverwaltung mit den finway-Karten

Statten Sie Ihre Mitarbeiter:innen einfach mit den finway-Karten aus. So können diese flexibel Ausgaben für Ihr Unternehmen tätigen, ohne eigenes Geld vorzustrecken. Alle Ausgaben sehen Sie in Echtzeit und müssen später keine Rückerstattungen mehr vornehmen.

Smarte Workflows für Auslagenerstattungen

Smarte Workflows

Intuitive Workflows sorgen für einen reibungslosen Prozess. Belege sind schnell hochgeladen, Genehmiger:innen werden je nach Betrag und Einstellung automatisch ausgewählt und benachrichtigt.

Transparente Übersicht über alle Auslagenerstattungen

Übersicht und Kontrolle

Sie haben stets eine ganzheitliche Übersicht über alle Erstattungsanträge und bereits erledigte Auslagenerstattungen. Außerdem können Sie für jede:n Mitarbeiter:in Karten beantragen und Limits vergeben.

Auslagenerstattungen und Karten gehen bei finway Hand in Hand

Mit den finway-Karten geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Mittel an die Hand, die sie verdienen. Egal ob für Einkäufe im Supermarkt, Reisekosten, Büromaterial oder eine Software – mit den physischen und virtuellen Karten kauft Ihr Team flexibel offline und online ein. Sie können für jede:n Mitarbeiter:in beliebig viele Karten beantragen, individuelle Limits einstellen und haben so stets alle Karten und die dazugehörigen Transaktionen unter Kontrolle. Mit den finway-Karten können Sie den Aufwand für Auslagenerstattungen reduzieren.

Da nicht jede Transaktion über eine finway-Karte getätigt wird, können Barauslagen trotzdem vorkommen. Spontane Einkäufe, die Mitarbeiter:innen vorstrecken, sind mit finway ebenfalls kein Problem. Dank automatisierter Belegerfassung und unkomplizierter Auslagenerstattung können Mitarbeiter:innen Quittungen bequem hochladen und bekommen die entsprechenden Beträge schnell rückerstattet.

FAQs zur Auslagenerstattung

Was sind Auslagen?

Nicht alle von Mitarbeiter:innen für das Unternehmen getätigte Ausgaben gelten rechtlich auch als Auslage. Um nach § 3 Nr. 50 EStG steuer- und beitragsfrei vom Unternehmen erstattet werden zu können, müssen die Ausgaben maßgeblich durch das Unternehmen bedingt bzw. betrieblich veranlasst worden sein und die Mitarbeiter:innen dürfen kein persönliches Interesse am Kauf haben. Außerdem müssen die Beträge stets im Einzelnen abgerechnet werden. Auslagen stellen dabei keinen Arbeitslohn dar und werden Mitarbeiter:innen zusätzlich zum Lohn gezahlt.

Was ist eine Auslagenerstattung?

Bei der Auslagenerstattung oder dem Auslagenersatz handelt es sich um Geldbeträge, die ein:e Arbeitnehmer:in nach der Aufwendung erhält, also nachdem er:sie etwas für das Unternehmen ausgegeben hat.

Was sind durchlaufende Gelder?

Bei durchlaufenden Geldern handelt es sich wiederum um Geldbeträge, die Arbeitnehmer:innen vor der eigentlichen Aufwendung erhalten, um sie für das Unternehmen auszugeben. Dies kann bspw. Geld für den wöchentlichen Obstkauf oder den regelmäßigen Kauf von Druckerpapier sein.

Unter welchen Voraussetzungen kann ein Unternehmen Auslagen richtig verbuchen?

Bei geringen Beträgen bis zu 250 Euro brutto, sogenannten Kleinbetragsrechnungen, reicht ein Kassenbeleg oder eine Quittung als Nachweis. Um als Unternehmen den Vorsteuerabzug unter Berücksichtigung der Auslagen geltend zu machen, wird eine Rechnung gemäß den rechtlichen Anforderungen benötigt.
Mit finway kann der Beleg oder die Rechnung auch von unterwegs direkt in das Tool hochgeladen und automatisch via OCR ausgelesen werden.

Was ist ein pauschaler Auslagenersatz?

Bei einem Einzelnachweis ist die Auslagenerstattung steuerfrei und wird zusätzlich zum Lohn gezahlt. In besonderen Fällen kann aber auch einer pauschaler Auslagenersatz regelmäßig als steuerfreier Lohn gezahlt werden. Die Auslage muss dabei laufend wiederkehren. Mitarbeiter:innen sind dazu verpflichtet, die pauschal gezahlten Auslagen für eine repräsentative Periode von drei Monaten einzeln nachzuweisen. Der pauschale Auslagenersatz bleibt im Allgemeinen so lange steuerfrei und kann ohne Nachweis regelmäßig gezahlt werden, bis wesentliche Änderungen im Aufwand eintreten. Grundsätzlich darf der gezahlte pauschale Auslagenersatz nicht maßgeblich vom eigentlichen Aufwand abweichen.

Lernen Sie finway kennen

Unsere Expert:innen führen Sie in ca. 30 Minuten unverbindlich durch das Tool und arbeiten gemeinsam mit Ihnen Potenziale für Ihr Unternehmen heraus.

  • Einblick in die Produktfunktionen
  • Antworten auf Ihre Fragen
  • Individuelle Beratung für Sie und Ihr Team

 

  • Tanja Reinhardt, Finanz-Feelgood-Beauftragte bei finway
  • Alexander Plath finway Sales Consultant
  • Philipp Wendeln Finanz-Feel-Good Beauftragter

Kostenlose Webdemo buchen