Reibungslose Auslagenerstattung

Nicht alle von Mitarbeiter:innen für das Unternehmen getätigte Ausgaben gelten rechtlich auch als Auslage. Um nach § 3 Nr. 50 EStG steuer- und beitragsfrei vom Unternehmen erstattet werden zu können, müssen die Ausgaben maßgeblich durch das Unternehmen bedingt bzw. betrieblich veranlasst worden sein und die Mitarbeiter:innen dürfen kein persönliches Interesse am Kauf haben. Außerdem müssen die Beträge stets im Einzelnen abgerechnet werden. Auslagen stellen dabei keinen Arbeitslohn dar und werden Mitarbeiter:innen zusätzlich zum Lohn gezahlt. Wenn Mitarbeiter:innen z.B. auf Dienstreisen in Vorleistung gehen (z.B. Hotelkosten erstmal selbst zahlen), handelt es sich um Auslagen, die sie über eine Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber zurückfordern können.

Bei der Auslagenerstattung oder dem Auslagenersatz handelt es sich um Geldbeträge, die ein:e Arbeitnehmer:in nach der Aufwendung erhält, also nachdem er:sie etwas für das Unternehmen ausgegeben hat.

Bei durchlaufenden Geldern handelt es sich wiederum um Geldbeträge, die Arbeitnehmer:innen vor der eigentlichen Aufwendung erhalten, um sie für das Unternehmen auszugeben. Dies kann bspw. Geld für den wöchentlichen Obstkauf oder den regelmäßigen Kauf von Druckerpapier sein.

Bei geringen Beträgen bis zu 250 Euro brutto, sogenannten Kleinbetragsrechnungen, reicht ein Kassenbeleg oder eine Quittung als Nachweis. Um als Unternehmen den Vorsteuerabzug unter Berücksichtigung der Auslagen geltend zu machen, wird eine Rechnung gemäß den rechtlichen Anforderungen benötigt.
Mit finway kann der Beleg oder die Rechnung auch von unterwegs direkt in das Tool hochgeladen und automatisch via OCR ausgelesen werden.

Bei einem Einzelnachweis ist die Auslagenerstattung steuerfrei und wird zusätzlich zum Lohn gezahlt. In besonderen Fällen kann aber auch einer pauschaler Auslagenersatz regelmäßig als steuerfreier Lohn gezahlt werden. Die Auslage muss dabei laufend wiederkehren. Mitarbeiter:innen sind dazu verpflichtet, die pauschal gezahlten Auslagen für eine repräsentative Periode von drei Monaten einzeln nachzuweisen. Der pauschale Auslagenersatz bleibt im Allgemeinen so lange steuerfrei und kann ohne Nachweis regelmäßig gezahlt werden, bis wesentliche Änderungen im Aufwand eintreten. Grundsätzlich darf der gezahlte pauschale Auslagenersatz nicht maßgeblich vom eigentlichen Aufwand abweichen.

Mit finway fällt das Ausfüllen einer Excel- oder PDF-Vorlage oder einer anderen Dokumentation weg. Die Software nimmt Ihnen alle relevanten Schritte ab, und zeigt Ihnen genau an, welche Informationen abgesehen von der Rechnung bzw. dem Beleg, den Sie hochladen, noch benötigt werden. Z.b. kann das die Beschreibung der Ausgabe sein.

Ohne eine Software wie finway und wenn Mitarbeitende viele Auslagen tätigen, sind Unternehmen gut damit beraten, zumindest eine einheitliche Auslagenerstattungs-Vorlage verfügbar zu haben, die der Buchhaltung die Arbeit vereinfacht. Hierbei handelt es sich im Prinzip aber rein um eine einfaches Dokument, das Namen + Kontoverbindung des Mitarbeitenden enthält und alle zur Erstattung angeforderten Ausgaben mit Beschreibung, Betrag und Datum in tabellarischer Form enthält. Die dazugehörigen Belege dürfen natürlich nicht fehlen. Ob diese dann digital oder in Papierform in der Finanzabteilung landen, und wie Vorlage und Belege „aneinander geheftet“ werden (z.B. alles in eienr ZIP-Datei?), ist dann Vorgabe des Unternehmens. Einleuchtend sollte an dieser Stelle sein, dass das Procedere mit einem modernen Tool für solche Prozesse wesentlich vereinfacht und beschleunigt wird.