Reibungslose Auslagenerstattungen mit finway

Reibungslose Auslagenerstattung

Ein Geschäftsessen, eine Tankfüllung oder eine Zugfahrkarte – In den meisten Unternehmen fallen fast täglich Kosten an, die von Mitarbeiter:innen als Auslagen vorgestreckt werden. Mit finway können alle Belege und Quittungen mühelos digital per App oder Desktop-Anwendung eingereicht, verwaltet und zügig erstattet werden

Unternehmen aus allen Branchen vertrauen finway

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Fotografieren, hochladen, erstatten - fertig

Alle Mitarbeiter:innen können schnell und einfach Belege hochladen und erhalten im Handumdrehen ihr Geld zurück.

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Noch mehr Flexibilität mit den finway-Karten

Mit den finway-Karten reduzieren Sie den Aufwand für Auslagenerstattungen von vornherein.

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Endlich Schluss mit Papierflut und Excel

Intuitive Workflows sorgen für bequeme Rückerstattungen. Ohne Papierkram, ohne komplizierte Vorlagen, ohne Stress.

Belege für Auslagen bequem von unterwegs hochladen

Bequem unterwegs via App Belege hochladen

Egal ob auf Reisen, im Büro oder im Supermarkt: Belege sind schnell und einfach in finway hochgeladen und werden automatisch via OCR ausgelesen.

Auslagen mühelos Mitarbeiter:innen zurückerstatten

Auslagenerstattung im Handumdrehen erledigt

Auslagen können Sie direkt im Tool auf das hinterlegte Bankkonto Ihrer Mitarbeiter:innen rückerstatten.

Auslagen mit finway-Karten verwalten

Automatisierte Auslagenverwaltung mit den finway-Karten

Statten Sie Ihre Mitarbeiter:innen einfach mit den finway-Karten aus. So können diese flexibel Ausgaben für Ihr Unternehmen tätigen, ohne eigenes Geld vorzustrecken. Alle Ausgaben sehen Sie in Echtzeit und müssen später keine Rückerstattungen mehr vornehmen.

Smarte Workflows für Auslagenerstattungen

Smarte Workflows

Intuitive Workflows sorgen für einen reibungslosen Prozess. Belege sind schnell hochgeladen, Genehmiger:innen werden je nach Betrag und Einstellung automatisch ausgewählt und benachrichtigt.

Transparente Übersicht über alle Auslagenerstattungen

Übersicht und Kontrolle

Sie haben stets eine ganzheitliche Übersicht über alle Erstattungsanträge und bereits erledigte Auslagenerstattungen. Außerdem können Sie für jede:n Mitarbeiter:in Karten beantragen und Limits vergeben.

Auslagenerstattungen und Karten gehen bei finway Hand in Hand

Mit den finway-Karten geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Mittel an die Hand, die sie verdienen. Egal ob für Einkäufe im Supermarkt, Reisekosten, Büromaterial oder eine Software – mit den physischen und virtuellen Karten kauft Ihr Team flexibel offline und online ein. Sie können für jede:n Mitarbeiter:in beliebig viele Karten beantragen, individuelle Limits einstellen und haben so stets alle Karten und die dazugehörigen Transaktionen unter Kontrolle. Mit den finway-Karten können Sie den Aufwand für Auslagenerstattungen reduzieren.

Barauslagen? Auch kein Problem!

Da nicht jede Transaktion über eine finway-Karte getätigt wird, können Barauslagen trotzdem vorkommen. Spontane Einkäufe, die Mitarbeiter:innen vorstrecken, sind mit finway ebenfalls kein Problem. Dank automatisierter Belegerfassung und unkomplizierter Auslagenerstattung können Mitarbeiter:innen Quittungen bequem hochladen und bekommen die entsprechenden Beträge schnell rückerstattet.

FAQs zur Auslagenerstattung

Was sind Auslagen?

Nicht alle von Mitarbeiter:innen für das Unternehmen getätigte Ausgaben gelten rechtlich auch als Auslage. Um nach § 3 Nr. 50 EStG steuer- und beitragsfrei vom Unternehmen erstattet werden zu können, müssen die Ausgaben maßgeblich durch das Unternehmen bedingt bzw. betrieblich veranlasst worden sein und die Mitarbeiter:innen dürfen kein persönliches Interesse am Kauf haben. Außerdem müssen die Beträge stets im Einzelnen abgerechnet werden. Auslagen stellen dabei keinen Arbeitslohn dar und werden Mitarbeiter:innen zusätzlich zum Lohn gezahlt. Wenn Mitarbeiter:innen z.B. auf Dienstreisen in Vorleistung gehen (z.B. Hotelkosten erstmal selbst zahlen), handelt es sich um Auslagen, die sie über eine Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber zurückfordern können.

Was ist eine Auslagenerstattung?

Bei der Auslagenerstattung oder dem Auslagenersatz handelt es sich um Geldbeträge, die ein:e Arbeitnehmer:in nach der Aufwendung erhält, also nachdem er:sie etwas für das Unternehmen ausgegeben hat.

Was sind durchlaufende Gelder?

Bei durchlaufenden Geldern handelt es sich wiederum um Geldbeträge, die Arbeitnehmer:innen vor der eigentlichen Aufwendung erhalten, um sie für das Unternehmen auszugeben. Dies kann bspw. Geld für den wöchentlichen Obstkauf oder den regelmäßigen Kauf von Druckerpapier sein.

Unter welchen Voraussetzungen kann ein Unternehmen Auslagen richtig verbuchen?

Bei geringen Beträgen bis zu 250 Euro brutto, sogenannten Kleinbetragsrechnungen, reicht ein Kassenbeleg oder eine Quittung als Nachweis. Um als Unternehmen den Vorsteuerabzug unter Berücksichtigung der Auslagen geltend zu machen, wird eine Rechnung gemäß den rechtlichen Anforderungen benötigt.
Mit finway kann der Beleg oder die Rechnung auch von unterwegs direkt in das Tool hochgeladen und automatisch via OCR ausgelesen werden.

Was ist ein pauschaler Auslagenersatz?

Bei einem Einzelnachweis ist die Auslagenerstattung steuerfrei und wird zusätzlich zum Lohn gezahlt. In besonderen Fällen kann aber auch einer pauschaler Auslagenersatz regelmäßig als steuerfreier Lohn gezahlt werden. Die Auslage muss dabei laufend wiederkehren. Mitarbeiter:innen sind dazu verpflichtet, die pauschal gezahlten Auslagen für eine repräsentative Periode von drei Monaten einzeln nachzuweisen. Der pauschale Auslagenersatz bleibt im Allgemeinen so lange steuerfrei und kann ohne Nachweis regelmäßig gezahlt werden, bis wesentliche Änderungen im Aufwand eintreten. Grundsätzlich darf der gezahlte pauschale Auslagenersatz nicht maßgeblich vom eigentlichen Aufwand abweichen.

Brauche ich eine Vorlage für die Auslagenerstattung?

Mit finway fällt das Ausfüllen einer Excel- oder PDF-Vorlage oder einer anderen Dokumentation weg. Die Software nimmt Ihnen alle relevanten Schritte ab, und zeigt Ihnen genau an, welche Informationen abgesehen von der Rechnung bzw. dem Beleg, den Sie hochladen, noch benötigt werden. Z.b. kann das die Beschreibung der Ausgabe sein.

Ohne eine Software wie finway und wenn Mitarbeitende viele Auslagen tätigen, sind Unternehmen gut damit beraten, zumindest eine einheitliche Auslagenerstattungs-Vorlage verfügbar zu haben, die der Buchhaltung die Arbeit vereinfacht. Hierbei handelt es sich im Prinzip aber rein um eine einfaches Dokument, das Namen + Kontoverbindung des Mitarbeitenden enthält und alle zur Erstattung angeforderten Ausgaben mit Beschreibung, Betrag und Datum in tabellarischer Form enthält. Die dazugehörigen Belege dürfen natürlich nicht fehlen. Ob diese dann digital oder in Papierform in der Finanzabteilung landen, und wie Vorlage und Belege „aneinander geheftet“ werden (z.B. alles in eienr ZIP-Datei?), ist dann Vorgabe des Unternehmens. Einleuchtend sollte an dieser Stelle sein, dass das Procedere mit einem modernen Tool für solche Prozesse wesentlich vereinfacht und beschleunigt wird.

Lernen Sie finway kennen

Unsere Expert:innen führen Sie in ca. 30 Minuten unverbindlich durch das Tool und arbeiten gemeinsam mit Ihnen Potenziale für Ihr Unternehmen heraus.

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  • Tanja Reinhardt
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