Viele Firmen sind vorsteuerabzugsberechtigt. Als Unternehmer:in sollten Sie die steuerlichen Vorschriften, die das Umsatzsteuergesetz dazu vorgibt, gut kennen. Denn die Vorsteuerabzugsberechtigung schafft Ihnen finanzielle Vorteile – umso genauer schauen Prüfer:innen beim Finanzamt aber auf die Richtigkeit aller Angaben. Fehler beim Vorsteuerabzug können Sie den Anspruch auf umsatzsteuerfreies Wirtschaften kosten, von hohen Nachzahlungen ganz zu schweigen. Wir haben hier die wichtigsten Infos für Sie zusammengefasst.
Vorsteuerabzugsberechtigt? Das müssen Sie als Unternehmer:in wissen
- Eva Harmeling
- 31.10.22
- 10 Minuten Lesedauer
Was bedeutet vorsteuerabzugsberechtigt?
- Der Begriff vorsteuerabzugsberechtigt stammt aus dem Umsatzsteuerrecht und betitelt die Möglichkeit für Unternehmen, umsatzsteuerfrei zu wirtschaften.
- Um vorsteuerabzugsberechtigt zu sein, müssen Unternehmen auf ihren Ausgangsrechnungen die Umsatzsteuer ausweisen.
- Auch Eingangsrechnungen müssen bestimmte Anforderungen erfüllen, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen.
- Die erwirtschaftete Umsatzsteuer aus Zahlungen der Kundschaft wird mit der gezahlten Umsatzsteuer der eigenen Verbindlichkeiten (= die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen) gegengerechnet. Buchhalterisch ist die Umsatzsteuer somit ein reiner Durchlaufposten.
- Laut Umsatzsteuergesetz (UStG) §§ 15 und 15 a ist der Vorsteuerabzug das Recht des:der Unternehmers:Unternehmerin, von der eigenen Umsatzsteuerschuld die an Vorunternehmen entrichtete Umsatzsteuer – die Vorsteuer – abzuziehen.
Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt?
Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt? Die Frage lässt sich erst einmal ganz einfach beantworten: Sind Sie umsatzsteuerpflichtig und weisen daher auf Ihren ausgehenden Rechnungen die Umsatzsteuer aus? Dann sind Sie bzw. Ihre Firma in der Regel auch zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Wer ist umsatzsteuerpflichtig?
Erst einmal ist jede:r Selbstständige und Unternehmer:in umsatzsteuerpflichtig und unterliegt der Regelbesteuerung, so lange keine Befreiung vorliegt. §1 Umsatzsteuergesetz (UStG) besteht die Umsatzsteuerpflicht für alle Unternehmer:innen, die im Sinne von § 2 UStG Lieferungen und andere Leistungen im Inland gegen Entgelt im Rahmen des eigenen Unternehmens ausführen.
§ 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt, wer von der Umsatzsteuerpflicht befreit ist – etwa Ärzte und Ärztinnen sowie Versicherungsvertreter:innen.
Auch Kleinunternehmer:innen sind unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuerpflicht befreit, so lange der „Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird“ (§ 19 Absatz 1 UStG). Für Kleinunternehmer:innen kann es unter Umständen aber sinnvoll sein, Umsatzsteuer auszuweisen.
Wann macht es für Kleinunternehmer:innen Sinn, Umsatzsteuer zu zahlen?
Gemäß § 9 UStG können Unternehmer:innen einen steuerfreien Umsatz als steuerpflichtig behandeln, „wenn der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird.“ Damit nehmen Kleinunternehmer:innen alle Rechten und Pflichten in Anspruch, die umsatzsteuerpflichtige Unternehmen haben. Das bedeutet, sie müssen die Umsatzsteuer auf ihren Ausgangsrechnungen ausweisen, werden dadurch im Umkehrschluss aber ebenfalls vorsteuerabzugsberechtigt.
Dies kann besonders dann sinnvoll sein, wenn höhere Investitionen getätigt werden, bei denen die Umsatzsteuer eine beträchtliche Summe ausmacht. Wer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, kann die bezahlte Umsatzsteuer als Betriebsausgabe erfassen und somit die Einkommenssteuerlast verringern.
Vorsteuerabzug: Wann kann die Vorsteuer geltend gemacht werden?
Wer regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen machen muss, liefert in diesem Zuge auch die nötigen Angaben für den Vorsteuerabzug. Je nach Höhe der Umsätze des Vorjahres verlangt das Finanzamt diese Voranmeldungen der Umsatzsteuer entweder monatlich oder pro Quartal. Falls Sie nur eine jährliche Umsatzsteuererklärung einreichen, wird der Vorsteuerabzug erst darin vorgenommen.
Grundsätzlich ist für die Anmeldung der Vorsteuer das Leistungsdatum, nicht das tatsächliche Zahlungsdatum ausschlaggebend. Für Anzahlungen oder Vorauszahlungen besteht jedoch eine Ausnahme: Diese Beträge werden erst mit dem Zahlungstermin vorsteuerabzugsfähig.
Übrigens: Im Gegensatz zu Ihren Umsätzen, die das Finanzamt als Nettobeträge ohne Umsatzsteuer haben möchte, müssen Sie bei den Vorsteuerbeträgen nur die Summe der eingenommenen Steuerbeträge angeben.
Die Umsatzsteuer ist, so heißt es im Steuergesetz, eine Allphasen-Netto-Umsatzsteuer mit Vorsteuerabzug. Sie ist deswegen eine Nettosteuer, weil die Umsatzsteuer auf unterschiedlichen Stufen erhoben wird und die gezahlte Umsatzsteuer (= Vorsteuer) mit der geschuldeten Umsatzsteuer gegengerechnet werden kann. Buchhalterisch wird die Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer so zu einem reinen Durchlaufposten.
Ohne diese Regelung müssten Sie jeden Monat die volle Umsatzsteuer an das Finanzamt entrichten und könnten sich die von Ihnen gezahlte Vorsteuer erst im Rahmen des Jahresabschlusses zurückholen. Der Vorsteuerabzug, der pro Monat oder Quartal erfolgt, kann also eine erhebliche finanzielle Entlastung für das Unternehmen darstellen.
Was ist wichtig für den Vorsteuerabzug? Diese Voraussetzungen müssen erfüllt sein
Das Umsatzsteuergesetz regelt die rechtliche Grundlage für den Vorsteuerabzug in § 15 UStG. Damit das Finanzamt also Ihren Antrag akzeptiert, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Ihr Unternehmen nutzt nicht die Kleinunternehmerregelung und ist somit umsatzsteuerpflichtig (s.o.).
- Produkt oder Dienstleistung sind Betriebsausgaben und keine außerbetrieblichen Anschaffungen als Privatperson.
- Produkt oder Dienstleistung enthält Umsatzsteuer.
- Produkt oder Dienstleistung ist keine nicht abzugsfähige Betriebsausgabe (z.B. Geschenke oder Firmenfeier*).
- Die Vorsteuer ergibt sich aus den entsprechenden Eingangsrechnungen und/oder ausgestellten Gutschriften.
- Die originalen Rechnungsbeleg werden von Ihnen ordnungsgemäß und fristgerecht aufbewahrt und können auf Nachfrage des Finanzamts ausgehändigt werden.
- Die betreffenden Rechnungen sind ordnungsgemäß ausgestellt und erfüllen die gesetzlichen Mindestanforderungen – in der Buchhaltung sollte also eine regelmäßige Rechnungsprüfung stattfinden:
- Pflichtangaben einer Rechnung ab einem Betrag von 250,01 Euro (§ 14 USt)
- Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung bis zu einem Betrag von 250 Euro (§ 33 UStDV)
*Firmenfeiern wie z.B. Weihnachtsfeiern sind zwei Mal im Jahr bis zu Kosten von 110 Euro pro teilnehmendem Mitarbeitenden abzugsfähig – bleiben die Kosten innerhalb dieses Rahmens, können die Weihnachtsfeier-Rechnungen von Gaststätte, Busunternehmen und DJ beim Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.
Berechnung des Vorsteuerabzugs
Summe der Umsatzsteuer-Einnahmen aus Ausgangsrechnungen
– Summe der Vorsteuerzahlungen aus eigenen Verbindlichkeiten (Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen)
= Verbleibende Umsatzsteuerschuld nach Vorsteuerabzug oder Überschuss an abgeführter Vorsteuer
Ist die Summe dieser Gleichung positiv, wird dies im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung angegeben und Sie müssen diesen Betrag ans Finanzamt abführen. Ist die Summe negativ, bekommen Sie die Vorsteuer (meist unmittelbar) vom Finanzamt zurückerstattet.
Beispiel für den Vorsteuerabzug
Ein Unternehmen hat im vergangenen Quartal Rechnungen über 20.000 Euro zugl. 3.800 Euro Umsatzsteuer an seine Kund:innen ausgestellt. In der Umsatzsteuervoranmeldung werden diese 3.800 Euro erfasst.
Im gleichen Quartal hat das Unternehmen jedoch auch Kreditorenrechnungen in Höhe von 7.000 Euro zzgl. 1.300 Euro Umsatzsteuer erhalten.
Von der ursprünglichen Zahllast über 3.800 Euro werden also 1.330 Euro gezahlte Vorsteuer abgezogen. Das Unternehmen muss dementsprechend nur noch die Differenz von 2.470 Euro ans Finanzamt weiterleiten.
Hätte das Unternehmen im vergangenen Quartal größere Anschaffungen über 26.000 Euro getätigt, wäre in diesem Beispiel die gezahlte Vorsteuer höher als die eingenommene Umsatzsteuer:
Einnahmen: 20.000 Euro zzgl. 3.800 Euro USt.
Ausgaben: 26.000 Euro zzgl. 4.940 Euro Ust.
Zahllast des Unternehmens: 3.800 – 4.940 = -1.140
Das Finanzamt erstattet in diesem Fall 1.140 Euro an das Unternehmen zurück.
Welche Voraussetzungen müssen Rechnungen erfüllen, damit der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann?
| Pos. | Checkliste für Rechnungen über 250 Euro brutto (§ 14 Absatz 4 UStG) | Checkliste für Rechnungen bis 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV) |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name u. Anschrift des Leistenden | Vollständiger Name u. Anschrift des Leistenden |
| 2 | Vollständiger Name u. Anschrift des Leistungsempfangenden | Ausstellungsdatum der Rechnung |
| 3 | USt-Identifikationsnummer und/oder Steuernummer vom Rechnungssteller | Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung |
| 4 | Ausstellungsdatum der Rechnung | Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe = Bruttobetrag |
| 5 | Fortlaufende Rechnungsnummer | Anzuwendender Steuersatz |
| 6 | Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung | Oder falls zutreffend: statt Position 5 ein Hinweis auf Steuerbefreiung |
| 7 | Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung, auch wenn mit Ausstellungsdatum identisch | |
| 8 | Entgelt, ggf. Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselt | |
| 9 | Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts, soweit nicht im Preis berücksichtigt (z.B. Skonti, Boni, Rabatte) | |
| 10 | Anzuwendender Steuersatz | |
| 11 | Auf Entgelt entfallender Steuerbetrag | |
| 12 | Wenn zutreffend: Hinweis auf Steuerbefreiung (statt Position 10+11) | |
| 13 | Bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfangenden im Weg der Gutschrift die Angabe „Gutschrift“ |
Welche Beträge sind vorsteuerabzugsberechtigt?
Laut § 15 UStG sind folgende Vorsteuerbeträge des Unternehmens zum Abzug berechtigt:
- Steuern für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt worden sind und für die eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
- Einfuhrumsatzsteuern für Gegenstände, die für den Betrieb des Unternehmens aus Drittländern eingeführt worden sind
- Steuern für den innergemeinschaftlichen Erwerb von Gegenständen, die für die betriebliche Nutzung angeschafft wurden
- Steuern, die das Unternehmen im Zuge des Reverse-Charge-Verfahrens gezahlt hat
- Umsatzsteuer bei Auslagerung einer Ware aus einem Umsatzsteuerlager
7 häufige Fehler beim Vorsteuerabzug
Damit das Finanzamt bei Ihrem Vorsteuerabzug nichts beanstanden kann, sollten Sie besonderes Augenmerk auf diese Fehlerquellen legen:
1. Fehler: Rechnungen genügen den gesetzlichen Voraussetzungen nicht
Wie eben aufgeführt, müssen Eingangsrechnungen bestimmte Anforderungen erfüllen, um beim Vorsteuerabzug berücksichtigt zu werden. Gerade bei Lieferungen aus dem Ausland, Quittungen, Flug- und Zugtickets oder Software-Abos und Lizenzen sind die Belege gerne ungenügend. In diesen Fällen können Sie eine ordnungsgemäße Rechnung über die Ausgaben anfordern.
2. Fehler: Steuernummer und Umsatzsteuer-ID fehlt
Auch Steuernummer und USt-Identifikationsnummer sind wichtige Bestandteile einer Rechnung. Für Rechnungen über 250 Euro muss in jedem Fall die Steuernummer, meistens aber auch die Umsatzsteuer-ID des Unternehmens ausgewiesen sein. Wenn das liefernde Unternehmen im Ausland sitzt, ist die USt-ID zwingend erforderlich, damit sich die Rechnung zum Vorsteuerabzug eignet. Prüfen Sie daher alle eingehenden Rechnungen sorgfältig und fordern Sie im Zweifelsfall eine Korrektur beim Lieferanten an.
3. Fehler: Rechnungsempfänger:in falsch
Gerade, wenn das Unternehmen noch jung ist, ist dies ein häufiger Fehler: Verträge, die vor Gründung der Firma im Namen der Geschäftsführung geschlossen wurden, sollten auf das Unternehmen umgeschrieben werden. Sonst suggeriert der:die auf der Rechnung ausgewiesene Empfänger:in, dass es sich um private Ausgaben handelt, die wiederum nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind.
4. Fehler: Lesbarkeit eingeschränkt
Rechnungen, gerade im Einzelhandel oder in Gaststätten (Stichwort: Bewirtungsbeleg), sind meist auf Thermopapier ausgestellt. Diese sind entweder von vornherein schlecht lesbar oder können über die Zeit verblassen. Daher sollten Sie solche Belege immer direkt einscannen und digital ablegen, um die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Rechnung über die gesetzlichen zehn Jahre zu garantieren.
5. Fehler: Leistungsbeschreibung unklar
Schwammige Leistungsbeschreibungen auf Ihren Ausgangsrechnungen können das Finanzamt dazu veranlassen, den Vorsteuerabzug abzulehnen. Alle Artikelbezeichnungen und Leistungserbringungen sollten daher klar und unmissverständlich formuliert sein.
6. Büromiete ist nicht absetzbar
Auch wenn beim Vorsteuerabzug gewinnmindernde Betriebsausgaben berücksichtigt werden: Der eigentliche Mietvertrag für Ihre Büro- oder Ladenflächen ist keine Rechnung, die Mietausgaben sind daher nicht vorsteuerabzugsberechtigt.
Tipp: Sie können sich von dem:der Vermieter:in eine Mietdauerrechnung ausstellen lassen – achten Sie hierbei ebenfalls auf alle Pflichtangaben für Rechnungen über 250 Euro.
7. Vorsteuer falsch gebucht
Damit Ihre Vorsteueranmeldung reibungslos funktioniert, sollten Sie jegliche Geschäftsvorfälle und Betriebsausgaben zeitnah und korrekt buchen. Für die Buchung von Eingangsrechnungen sollten Sie immer das Vorsteuer-Konnto (Forderungskonto), aber nicht das Umsatzsteuer-Konto (Verbindlichkeitskonto) nutzen.
Was ist der Unterschied zwischen Vorsteuer, Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer?
Die drei Begriffe Vorsteuer, Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer bezeichnen ein und dasselbe – lediglich die Perspektive ändert sich.
Die Mehrwertsteuer ist der umgangssprachlicher Begriff für Umsatzsteuer, der aber mittlerweile Einzug in den Alltag erhalten hat und auf Rechnungen, ob im Supermarkt oder im Restaurant als MwSt. ausgewiesen wird. Die Mehrwertsteuer liegt in Deutschland bei entweder 7 oder 19 Prozent, in Ausnahmefällen sogar bei 0 Prozent, etwa wenn die Kleinunternehmerregelung greift. Auf Rechnungen werden Nettobetrag, Steuersatz und Bruttobetrag getrennt ausgewiesen.
Die Umsatzsteuer bezieht sich auf ebendiese Regelbesteuerung von 19 oder 7 Prozent zum Nettobetrag und wird vor allem im B2B-Kontext benutzt. Wer Rechnungen an Privatpersonen stellt, weist daher die Mehrwertsteuer aus, bei Rechnungen an gewerbliche Kund:innen die Umsatzsteuer (USt.).
Die Vorsteuer bezeichnet wiederum die Umsatzsteuer aus Sicht eines Unternehmens, das vorsteuerabzugsberechtigt ist. Wenn dieses eine Eingangsrechnung begleicht, zahlt es den Bruttobetrag – also Nettobetrag plus Umsatzsteuer – an den:die Dienstleistende:n. Im Zuge des Umsatzsteuergesetzs kann das Unternehmen diese gezahlte Vorsteuer anmelden, um die eigene Umsatzsteuerschuld zu mindern.
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Stand: 28.10.2022. Alle Angaben ohne Gewähr.
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