Diese Chancen bietet Ihnen die digitale Rechnungsprüfung

Eva Harmeling
09.09.22
10 Minuten Lesedauer

Hand auf’s Herz: Wie früh oder spät kann die Buchhaltung Ihres Unternehmens den Monatsabschluss einfahren? Könnte durchaus ein paar Tage früher sein, oder? Ein rechtzeitiger Monatsabschluss ist nur ein guter Grund, wieso Sie über eine digitale Rechnungsprüfung nachdenken sollten. Solch ein pünktlicher Monatsabschluss macht im Handumdrehen alle Beteiligten – von Buchhaltung über CFO bis zum Steuerbüro – glücklich.

Das Wieso-weshalb-warum der Rechnungsprüfung von Eingangsrechnungen finden Sie im Folgenden. Außerdem möchten wir Ihnen aufschlüsseln, welche Chancen eine digitale Rechnungsprüfung für die Kreditorenbuchhaltung bietet, damit Ihr Finanzteam unbeschwert den Weg in die Moderne, pardon, Digitalisierung mit all ihren Vorteilen gehen kann.

Sie möchten am liebsten sofort wissen, welche 5 Chancen Ihnen die digitale Rechnungsprüfung bietet? Hier entlang:

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

Ohne geht’s nicht: die Rechnungsprüfung

Wer die Buchhaltung wie die rechte Westentasche kennt, der weiß: Einfach einen Blick auf Rechnungsbetrag und Lieferzeitraum werfen, reicht für eine gute Rechnungsprüfung nicht. Denn selbst, wenn man als Empfänger:in einer Rechnung erst einmal nichts mit der korrekten Erstellung am Hut hat, muss die Eingangsrechnung alle formalen und sachlichen Kriterien erfüllen. Spätestens, wenn es um den Vorsteuerabzug geht, kann eine fehlerhafte Dokumentation auch dem:der Empfänger:in einen Strich durch die buchstäbliche Rechnung machen.

Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig sind, haben grundsätzlich Anspruch auf einen Vorsteuerabzug. Das bedeutet, dass sie bei Einkäufen die gezahlte Mehrwertsteuer mit der von ihnen auf Dienstleistungen angesetzten Umsatzsteuer verrechnen können. Für viele Unternehmen bedeutet die Möglichkeit auf Rückerstattung der Vorsteuer eine finanzielle „Entlastung“. Klar, dass die niemand verschenken möchte. Umso wichtiger sind korrekte Rechnungen – sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen.

Wann darf keine Vorsteuer abgezogen werden?

In der Regel darf die Vorsteuer nur von sogenannten abzugsfähigen Betriebsabgaben abgezogen werden. Dies gilt auch für die Umsatzsteuer. Als nicht vorsteuerabzugsberechtigt gelten daher beispielsweise folgende Ausgaben:

Lebensführung und Haushalt
Geschenke
Einkommenssteuern und Personensteuern

Die drei Schritte der Rechnungsprüfung

Inhaltlich ist die Rechnungsprüfung nicht allzu schwierig – in drei Schritten werden Kreditorenrechnungen auf Pflichtangaben und korrekt gelistete Leistungen geprüft. Der Teufel steckt aber im Detail und das frisst Zeit. Vielleicht wird sie deshalb gerne als lästig empfunden (mehr Geschwindigkeit ermöglicht eine digitale Rechnungsprüfung, lesen Sie dazu später mehr).

Formale Rechnungsprüfung
Sachliche Rechnungsprüfung
Rechnungsfreigabe

Bei der formalen Rechnungsprüfung gilt es zu kontrollieren, ob die Eingangsrechnung die Anforderungen nach §14 UStG erfüllt. Nur formal korrekte Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug.

Innerhalb der sachlichen Rechnungsprüfung wird die Kreditorenrechnung mit der ursprünglichen Bestellung abgeglichen – daher liegt dieser Teil der Prüfung meist bei der Person, die den Einkauf getätigt hat. Dabei kommt es darauf an, zu kontrollieren, ob die Rechnung gerechtfertigt ist, die Leistungen erbracht wurden und auf welche Kostenstellen die Ausgaben laufen.

Ist die Rechnung sowohl in formaler als auch in sachlicher Hinsicht geprüft worden, kann sie zur Zahlung freigegeben werden. Normalerweise läuft die Rechnungsfreigabe nicht über dieselbe Person, die auch die sachliche Prüfung vorgenommen hat. Die Freigabe sollte immer nach dem Vier-Augen-Prinzip erfolgen. Je nach Firmenstruktur mit Einkaufsregelungen und Budgetverantwortlichen müssen Vorgesetzte die Rechnung ggf. ebenfalls vorgelegt bekommen.

Das Ziel der Rechnungsprüfung?

Sowohl Formfehler als auch Inhaltsfehler zu vermeiden. Daher ist es wichtig, nach Erhalt der Rechnung zeitnah sowohl die Pflichtangaben zu prüfen, als auch die Leistungsübersicht mit dem Lieferschein abzugleichen (vgl. 3-Wege-Matching) und alle Beträge auf ihre Korrektheit zu prüfen.

Es kann natürlich immer mal passieren, dass sich ein Fehler auf einer Rechnung einschleicht. Dann müssen die betroffenen Angaben vom Rechnungssteller korrigiert werden. Die Rechnungskorrektur erfolgt dann durch ein weiteres Dokument, das sich eindeutig (z.B. durch Rechnungsnummer oder Ausstellungsdatum) auf die fehlerhafte Rechnung beziehen muss.

Wenn der Fehler nicht behoben wird, führt das zu Problemen beim Steuerabzug sowie zu einer höheren Umsatzsteuer. Auch Fehler wie ein falscher Name oder eine falsche Firmenbezeichnung führen dazu, dass sich die Eingangsrechnung steuerlich nicht dem richtigen Empfänger zuordnen lässt. Daher sollten Sie unbedingt die Umsatzsteuer-ID (USt-ID) prüfen, die Ihr:e Geschäftspartner:in auf der Rechnung vermerkt hat. Je später solche Fehler auffallen, desto umständlicher ist die Fehlerbehebung.

Der Paragraph §14 UStG – ein Exkurs

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt die Umsatzsteuerpflicht: Nach §1 UStG werden alle Lieferungen, die Unternehmen im Inland gegen Entgelt mit dem Unternehmen erbringen, besteuert. Gleiches gilt für die Einfuhr und einen innergemeinschaftlichen Erwerb. Nach §2 UStG gilt als Unternehmer, wer gewerblichen oder beruflichen Tätigkeiten selbstständig nachgeht. Dabei kommt es nicht darauf an, ob das Unternehmen Gewinne erzielt. §12 UStG gibt vor, dass der Regelsteuersatz bei 19 Prozent liegt – das Entgelt ist dabei die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer (§10 UStG).

Aus dem Umsatzsteuergesetz ergeben sich also verschiedene Pflichten für Unternehmer. So müssen sie nach §14 UStG für jede Ware eine Rechnung und eine Kopie ausstellen und aufbewahren. Die Pflichtangaben für solche Rechnungen listet Absatz 4 des Paragraphen auf, den wir hier zitieren möchten.

§ 14 (4) UStG Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird
die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt
das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
in den Fällen des §14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen liegt bei 10 Jahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument ausgestellt wurde. Im gesamten Zeitraum muss die Rechnung „unversehrt sein“ und den übrigen Ansprüchen aus §14 UStG entsprechen.

5 gute Gründe für eine digitale Rechnungsprüfung

Eine sorgsame Rechnungsprüfung ist also nicht nur gesetzlich erforderlich – es ist essentiell, dass Sie in Ihrem Unternehmen alle Eingangsrechnungen (aber natürlich auch die Ausgangsrechnungen) auf ihre Richtigkeit prüfen, denn ein Fehler kann Ihre Firma viel Geld kosten.

Wir möchten an diesem Punkt nun gerne auf die Vorteile einer digitalen Rechnungsprüfung im Rahmen einer Software zurückkommen. Denn so lange Sie die Prüfung der Rechnungen noch analog, händisch, auf einem Blatt Papier machen, läuft zwar inhaltlich alles richtig. Es kann aber insgesamt noch sehr viel besser (= schneller, fehlerfreier, automatisierter) laufen. Schauen Sie mal, hier sind fünf gute Gründe für eine digitale Rechnungsprüfung:

1. Sie sparen Zeit

Rechnungen analog sichten und prüfen kostet schlicht und ergreifend Zeit. Das liegt unter anderem daran, dass die Arbeitswege einfach weit sind. Papier von A nach B und zurück zu tragen, ist zwar gut für den täglichen Schrittzähler, aber nicht sonderlich effizient. Damit dieser analoge Arbeitsweg funktioniert, darf kein:e Beteiligte:r aus dem Rahmen fallen.

Ein Beispiel: Für die sachliche Rechnungsprüfung ist bekanntlich der Mitarbeitende zuständig, der auch die Bestellung getätigt hat. Wenn besagte:r Angestellte:r nun aber unterwegs auf Dienstreise ist oder einfach zu viel zu tun hat, bleibt der Workflow an diesem Punkt gerne stecken. Und natürlich kann auch immer mal eine Rechnung liegen bleiben oder in Vergessenheit geraten.

Mit einem digitalen Tool für Rechnungsverarbeitung gehört dieses Szenario der Vergangenheit an – und der pünktliche(re) Monatsabschluss rückt in greifbare Nähe. Rückfragen zur Rechnung können in vielen Fällen über eine Kommentarfunktion gestellt werden. Bei finway besteht zudem die Möglichkeit, der betreffenden Person eine Erinnerung über eine Freigabe oder Prüfung zu schicken.

Noch einfacher wird es, wenn Sie eine Software nutzen, die zudem individuelle Firmenkreditkarten für Mitarbeitende anbietet. Löst ein:e Mitarbeiter:in eine Bestellung aus, z.B. über eine virtuelle oder physische Firmenkarte, bekommt er oder sie anschließend direkt eine Erinnerung, die Rechnung ins System hochzuladen. Hinterlegte Lieferantenregeln (die z.B. eine Bestellung bei Lieferant X automatisch der Kostenstelle Y zuordnen) sowie digitale und automatisierte Prüf- und Freigabe-Workflows sparen viel Zeit – und Geld (s.u.).

2. Sie sparen Geld

Logisch also: Was Zeit spart, spart Sie gleichzeitig auch Geld. Das fängt schon bei der Administration von Rechnungen an. Angenommen, die Rechnungen werden (wie zu guten, alten Zeiten) noch immer per Post verschickt. Bis diese dann in der Buchhaltung ankommen, sortiert und an die richtigen Kolleg:innen zur sachlichen Prüfung weitergegeben werden, vergeht schon mal gerne eine Woche. Zum physische Rumreichen von Papier gibt es zum Glück mittlerweile eine Alternative: Viele Firmen richten im Zuge der Digitalisierung einen zentralen Rechnungseingang ein, an den Kreditorenrechnungen geschickt werden. Dadurch liegt alles an gleicher Stelle ab und kann von dort aus zügig weiterverarbeitet werden.

Noch flüssiger läuft es, wenn Rechnungen direkt ein eine Buchhaltungssoftware wie finway hochgeladen werden. So können Sie die nötigen Workflows schneller durchlaufen, Rückfragen schneller adressieren und haben gleichzeitig den Vorteil, dass nach Rechnungsprüfung und -freigabe das Dokument automatisch digital im System archiviert ist – so, wie es §14 UStG vorsieht. Wenn Sie so wollen, sparen Sie also neben dem Geldwert der Arbeitszeit Ihrer Angestellten auch Papier, Ordner und die Kosten für Regale und den entsprechenden Platz.

3. Sie vermeiden Fehler

Der Vorteil einer digitalen Rechnungsprüfung liegt vor allem bei smarten Features wie einer automatischen Texterkennung (OCR), die in den meisten Fällen präzise funktionieren. Tools wie finway erkennen die wichtigsten Details einer Rechnung in Foto- oder pdf-Form direkt beim Hochladen und fügen diese in die betreffenden Felder ein. Die Chance, dass Pflichtfelder bei der formalen Prüfung übersehen werden, wird dadurch minimiert. Menschliche Fehler durch Unkonzentriertheit, Arbeitsunterbrechungen oder Ablenkung beim manuellen Auslesen von Papierrechnungen gehören so der Vergangenheit an.

Workflows für Freigaben, Einkaufsanträge oder Rückerstattungen

4. Sie schaffen Transparenz

Welche Rechnung hängt gerade wo fest? Wie ist der Bearbeitungsstand? Welche Rechnungen laufen auf welche Kostenstelle? Mit einer Ausgabenmanagement-Software wie finway haben Sie jederzeit den Status Ihrer Rechnungen im Blick. Administrator:innen können mit wenigen Klicks anfordern, was fehlt. Ihre Mitarbeitenden können selbstständig Rechnungen hochladen und Anmerkungen schreiben. Durch einen gespeicherten Bearbeitungsverlauf und die Kommentarfunktion ist auch rückblickend für jede:n Beteiligten nachzuvollziehen, was mit der Rechnung passiert ist.

5. Sie bleiben flexibel

Das Schöne an einem Tool, über das Sie Rechnungen prüfen und freigeben können? Es bindet Sie nicht an irgendwelche Aktenordner oder den örtlichen Schreibtisch. Die digitale Rechnungsprüfung geht auch von unterwegs – so laufen die Workflows weiter, auch wenn Sie gerade im Zug sitzen oder auf Auswärtsterminen sind.

Der Vorteil: Wenn Sie Rechnungen auch von unterwegs prüfen und freigeben können, laufen Sie oder Ihre Buchhaltung weniger häufig Gefahr, Skonto-Fristen oder Gutschriften verstreichen zu lassen.

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Eva Harmeling

Eva schreibt als Content Creator über alles, was Expert:innen und Professionelle im Bereich Finanzen über intelligentes Ausgabenmanagement wissen müssen. Die Zielgruppe von finway – kleine und mittlere Unternehmen – versorgt sie auf kreativem und nachhaltigem Weg mit dem aktuellsten und wichtigsten Input.