Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen – das sollten Sie wissen

Ein Kaffee mit Kund:innen. Das Hotelzimmer für die Geschäftsreise buchen. Büro-Equipment besorgen. Ganz schön viele Ausgaben, die so im Daily Business anfallen können. Wer möchte da schon für die Firma in Vorleistung gehen? Schließlich sind das alles Dinge, bei denen Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen den Prozess erleichtern – für Angestellte als auch Vorgesetzte. So können Ihre Mitarbeitenden einfach und schnell selbst Käufe tätigen, ohne dass sie auf ihr hart erarbeitetes Geld zurückgreifen und anschließend auf die Rückerstattung warten müssen. Auch auf Firmenseite sorgen Geschäftskreditkarten somit für einen geringeren Administrationsaufwand. Denn alle Transaktionen laufen über das Firmenkonto und können dort direkt eingesehen werden und von der Buchhaltung verarbeitet werden. Wir fragen uns: Wieso sollte es überhaupt jemand anders machen wollen?

Was sind die Vorteile von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen?

Die Vorteile einer Firmenkreditkarte für Ihre Mitarbeitenden liegen ganz klar in der Abwicklung. Wenn Sie bislang anders gearbeitet haben, kann es sich erst einmal komisch anfühlen – so als würden Sie damit buchstäblich die finanzielle Verantwortung in Form einer Kreditkarte in die Hände Ihrer Angestellten legen. Stattdessen sollten Sie diese Maßnahme als Schritt in die Zukunft und eine moderne Vertrauenskultur innerhalb Ihres Unternehmens sehen. Auch Ihre Buchhaltung und andere Abteilungen werden dadurch eindeutig windschnittiger. Denn mit Firmenkarten für Mitarbeiter:innen können Einkäufe und Buchungen schnell getätigt werden. Statt langwieriger Abstimmungsprozesse und Rückfragen können Transaktionen schnell getätigt werden. Ein Kartenlimit hilft, dass festgelegte Budgets dabei nicht überschritten werden. Wer möchte da noch an der einzelnen Firmenkreditkarte festhalten, die auf den:die Geschäftsführer:in läuft und in irgendeiner verschlossenen Schublade liegt?

3 eindeutige Vorteile von Firmenkreditkarten:

1. Sie vereinfachen Ihr Ausgabenmanagement

Auslagen und Rückerstattung mit aufwendigen Formularen und Anträgen gehören mit einer Firmenkreditkarte der Vergangenheit an. Sie ersparen somit Angestellten sowie der Buchhaltung viel Frust und Zeit. Auch Spesen lassen sich über ein Geschäftskonto mit Karten für die Mitarbeitenden problemlos bezahlen. So können sich Ihre Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen auf das Wesentliche konzentrieren – die Kosten für das Abendessen, Bargeldauslagen oder die Kosten für das Hotelzimmer werden ihnen sicherlich nicht mehr auf die Stimmung schlagen.

2. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch Vertrauen

Apropos Stimmung: Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden eine Geschäftskreditkarte an die Hand geben, ist das gleichzeitig ein Vertrauensbeweis. Schließlich könnte man mit einem solchen Bezahlmittel allerlei Schindluder treiben. Statt des Risikos durch Kreditkartenbetrug überwiegt jedoch das Vertrauen in Ihre Mitarbeitenden, die sich dadurch sicherlich wertgeschätzt fühlen. Sie unterstreichen damit die Eigenverantwortung Ihrer Angestellten und schaffen sich selbst zudem eine gewisse Flexibilität, denn Sie müssen nicht immer für jeden noch so kleinen Bezahlvorgang zur Stelle sein oder bei jeder Gehaltsabrechnung die getätigten Auslagen berücksichtigen.

3. Sie sparen Zeit

Das Tätigen von Transaktionen ist eine Sache – die nachfolgende Buchhaltung eine andere. Sparen Sie in beiden Bereichen Zeit (und somit Geld), indem Sie Ihre Mitarbeitenden mit einer Firmenkreditkarte betrauen. So werden alle Transaktionen gesammelt, sind übersichtlich und transparent. Wer seine Firmenkarten zusätzlich mit einer Software koppelt, kann das Karten- und Belegmanagement vollständig digitalisieren und somit noch schneller agieren. Davon profitieren alle an den Zahlungen beteiligten Stakeholder von Markus aus dem Marketing bis hin Beth aus der Buchhaltung.

Haben individuelle Firmenkreditkarten für Mitarbeitende auch Nachteile?

Wir hoffen, wir sind jetzt keine Spielverderber, aber: Es sollte hier gesagt sein, dass Ihnen mit solchen Firmenkarten, die nicht direkt über klassische Anbieter wie Mastercard oder Visa ausgestellt oder an eine Bank gekoppelt sind, keine der klassischen Benefits wie Reiseversicherung oder Meilen geboten werden. Auf unzählige Bonusmeilen, die Angestellte bislang über die „Chef-Kreditkarte“ für – genau! den:die Chefin – gesammelt haben, fallen also weg.

Den wohl größten Benefit individueller Firmenkarten möchten wir an diesem Punkt aber nochmal hervorheben: Sie müssen keine Umsätze auf der Kreditkartenabrechnung wälzen und versuchen, Monate später kryptische Verwendungszwecke nachzuvollziehen und einem Mitarbeitenden zuzuordnen. Sie müssen daraufhin nicht den Finanzplan anpassen, weil das Budget überschritten wurde und der Cashflow ins Negative rutscht. Und mit einem an die Firmenkreditkarten angeschlossenen OS wie finway fällt auch die lästige Belegjagd weg, denn Mitarbeitende werden direkt nach der Transaktion über ihre eigenen Karten an fällige Rechnungen erinnert.

Firmenkreditkarte, Prepaid-Kreditkarte oder Debitkarte?

Während umgangssprachlich gerne von der Firmenkreditkarte gesprochen wird, steckt nicht hinter jedem Kartenmodell auch tatsächlich ein Kredit. Welche Formen der Geschäftskreditkarte gibt es also – und welche ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Die klassische Firmenkreditkarte funktioniert, Sie ahnen es, nach dem Kreditkarten-Prinzip. So können Sie Ausgaben im Rahmen eines festgelegten Limits tätigen, ohne dass das Budget für die jeweiligen Transaktionen zum Zeitpunkt des Einkaufs vorhanden sein muss, denn Anbieter und Bank gewähren einen Kreditrahmen. Das gibt Ihnen Freiheiten und kann sinnvoll sein, um den Cashflow zeitweise zu optimieren. Alle getätigten Ausgaben sollten Sie dennoch gut im Blick behalten, damit mit der Endabrechnung nicht das böse Erwachen auf Sie wartet.

Eine Prepaid-Kreditkarte funktioniert ähnlich wie die gleichnamige Simkarte beim Handy: Sie müssen mit einem bestimmten Betrag aufgeladen werden und können dann innerhalb dieses Geldrahmens genutzt werden. Der Vorteil: Die Karten müssen nicht mit einem bestimmten Konto verbunden sein, oftmals wird das Geld auch in einem E-Wallet aufbewahrt. Der Nachteil: Sollte der Einkauf doch einmal das Budget überschreiten, kann die Transaktion scheitern – und die Karte bzw. der elektronische Geldbeutel muss erst wieder aufgeladen werden.

Eine Debitkarte für Mitarbeitende ist keine echte Kreditkarte im klassischen Sinne, wird aber gerne im Oberbegriff der Firmenkreditkarten als eine mögliche Option mitgemeint. Debitkarten gewähren keinen Kreditrahmen, d.h. für jeweilige Transaktionen muss auf dem verbundenen Konto genug Geld hinterlegt sein. Wird mit der Debitkarte bezahlt, werden die Umsätze zeitnah über das verknüpfte Konto abgerechnet. Das hat den Vorteil, dass Sie zu jeder Zeit einen guten Überblick über Ihre Kosten haben.

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen: physisch oder virtuell?

Individuelle Firmenkreditkarten können sowohl physisch als auch virtuell an Ihre Mitarbeitenden ausgegeben werden. Physische Karten können beim Bezahlen wie gewohnt angewandt werden und sind vor allem bei Geschäftsreisen praktisch, wenn beim Einchecken im Hotel oder der Buchung eines Dienstwagens ein Bezahlmittel hinterlegt werden soll (denn: noch nicht jeder Anbieter ermöglicht die Zahlung über Apple Pay und Google Pay, bei dem virtuelle Karten hinterlegt werden können).

Virtuelle Karten bieten sich vor allem für Online-Zahlungen an, wie etwa der Besorgung neuer Hardware im Onlineshop, der Buchung eines Zugtickets oder zur Begleichung eines Software-Abos. Mit wenig Aufwand können Ihre Mitarbeitenden so ein eigenes Zahlungsmittel erhalten, das sie innerhalb weniger Minuten für einen Einkauf einsetzen können – entweder als einmalige Karte, die nach der Transaktion verfällt oder als permanente Karte, die sich innerhalb eines von Ihnen festgelegten Zeitraums wieder mit einem bestimmten Betrag auflädt (perfekt für wiederkehrende Zahlungen wie Abos). Auch im Handel können Ihre Angestellten meist mit der virtuellen Karte bezahlen – vorausgesetzt, sie ist in einer Bezahl-App wie Apple Pay oder Google Pay hinterlegt.

Individuelle Firmenkreditkarten erfüllen übrigens die gleichen Sicherheitsstandards wie „die eine“ Chef-Kreditkarte oder privat genutzte Kreditkarten: Sie haben ebenfalls einen CVC-Code, der meist bei Online-Käufen benötigt wird, sowie eine anschließende Bestätigungsabfrage des Kaufs per Mail oder SMS. Physische Firmenkreditkarten besitzen einen EMV-Chip, der das Kopieren der Karte und Datenklau verhindert.

Worauf sollten Sie bei der Einführung von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen achten?

Grundsätzlich ist die Einführung von individuellen Geschäftskreditkarten für Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sinnvoll, sobald Sie beschließen, Ihre Bezahlprozesse optimieren zu wollen. Dennoch sollten Sie sich vorab ein paar Fragen stellen, um auch die richtigen Kreditkarten für Ihr Unternehmen zu finden.

Dürfen Mitarbeiter:innen die Kreditkarten auch privat nutzen?

Der Name gibt eigentlich schon die Richtung vor, dennoch wird die Frage sicherlich das ein oder andere Mal auftauchen: Dürfen Mitarbeitende die Firmenkreditkarten auch privat nutzen? Hier gilt ein ganz klares Nein. Mit den ihnen zugewiesenen Karten sollten Ihre Angestellten ausschließlich betrieblich angeordnete oder notwendige Ausgaben bezahlen. Schließlich erstellt Ihre Buchhaltung auf Basis dieser Ausgaben die Bilanz und in der haben der morgendliche Kaffee to go oder die Reinigung des Blazers natürlich nichts verloren. Zudem haftet Ihr Unternehmen üblicherweise für jede Transaktion – allein aus betrieblichem Interesse sollten Sie Ihre Mitarbeitenden also nicht nur auf diese Regelung hinweisen, sondern auch keine Zahlung ohne Belegkontrolle akzeptieren.

Auch hierbei kann Ihnen eine Software wieder einiges an Arbeit abnehmen. Wenn Sie ein Tool für Ausgabenmanagement wie finway benutzen, laufen alle über die Firmenkreditkarten getätigten Transaktionen im System ein. Kauft also ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mit einer Karte (virtuell oder physisch) ein, wird anschließend automatisch ein Beleg oder eine Rechnung gefordert. Das schafft nicht nur eine gewisse Verbindlichkeit bei Ihren Angestellten, es hilft auch in der vorbereitenden Buchhaltung, Ausgaben schneller nachzuvollziehen und auf Berechtigung zu prüfen.

Für welche Firmen lohnen sich individuelle Firmenkreditkarten?

Kreditkarten für Mitarbeiter:innen lohnen sich für alle Art Unternehmen. Schließlich profitieren sowohl Start-ups, als auch KMUs und Großunternehmen von Zeitersparnis, Flexibilität, Transparenz und Kostenkontrolle. Mit einer eigenen Firmenkreditkarte können Ihre Angestellten eigenständig benötigtes Arbeitsmaterial und Hardware besorgen, ein Software-Abo bestellen, Marketingausgaben wie Werbeanzeigen planen, Zugtickets für die nächste Geschäftsreise buchen oder ohne Bauchgrummeln das Abendessen mit Kund:innen bezahlen.

Jedes Unternehmen, das sich vereinfachte Bezahlmöglichkeiten für Mitarbeitende auf der einen Seite sowie Steuerung und Transparenz auf Seiten von Budgetverantwortlichen und Buchhaltung wünscht, sollte also über die Einführung von individuellen Firmenkreditkarten für Mitarbeitende (idealerweise in Kombination mit einer Software wie finway) nachdenken. So können Sie durch Digitalisierung und Automatisierung einen reibungslosen Ablauf von Einkäufen, Budgetplanung und vorbereitender Buchhaltung garantieren.

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