TL;DR: Viele mittelständische Unternehmen investieren zu viel Zeit in operative Einkaufsverhandlungen und zu wenig in die Digitalisierung ihrer Finanzprozesse. Dabei liegen die größten Hebel für bessere Margen und Liquidität nicht im Verhandlungsergebnis, sondern in der Prozessqualität dahinter. Digitale Ausgabenmanagement-Lösungen wie finway helfen KMU, dieses Potenzial systematisch zu heben.
Digitalisierung im Einkauf: Wie KMU Margen und Liquidität verbessern
- Norman Rohr
- 28.07.26
- 8 Minuten Lesedauer
Ein typischer Praxisfall, der uns und unseren Partnern bei WeConsult Procurement tagtäglich begegnet:
Ein Einkäufer sitzt zwei Stunden am Telefon. Er verhandelt hart, bleibt dran, gibt nicht nach. Am Ende erkämpft er einen Rabatt von 5 % auf eine Bestellung im Wert von 2.500 Euro. Ergebnis: 125 € gespart.
Doch rechnet man die Prozesskosten gegen, schwindet dieser Vorteil schnell: Zwei Stunden Arbeitszeit, interne Abstimmungen sowie die manuelle Erfassung, Freigabe und Buchung sorgen dafür, dass der reale Gegenwert dieser Verhandlung in der Realität potentiell negativ ausfällt.
Dieses Muster wiederholt sich in vielen traditionellen KMU und verdeutlicht ein strukturelles Problem: Ressourcen werden bevorzugt dort eingesetzt, wo ein Hebel direkt sichtbar ist, während die unsichtbaren Prozesskosten im Hintergrund systematisch unterschätzt werden.
Wer Margen verbessern und Liquidität stabilisieren will, muss den Blick weiten. Weg vom Einkauf hin zu der Frage, wie Einkaufsprozesse heute wirklich organisiert sind, was sie kosten und wo die eigentlichen Stellschrauben liegen.
Das Paradoxon im Mittelstand: Verhandeln, wo es wehtut
Mittelständische Unternehmen sind stolz auf ihre Verhandlungsstärke. Das ist berechtigt. Persönliche Lieferantenbeziehungen, langjährige Rahmenverträge, der direkte Draht zum Außendienst sind echte Vorteile.
Das Problem entsteht nicht beim Verhandeln selbst. Es entsteht davor und danach.
- Vor der Verhandlung: Ohne strukturierte Bedarfsplanung wird reaktiv bestellt. Dringende Einzelbestellungen entstehen außerhalb jedes Rahmenprozesses. Das ist teuer, unkontrolliert und kaum steuerbar.
- Nach der Verhandlung: Die Bestellung wird manuell erfasst, per E-Mail weitergeleitet, irgendwo abgeheftet oder in eine Excel-Tabelle eingetragen. Die Rechnung kommt Wochen später. Der Abgleich mit dem Lieferschein passiert meistens eher manuell. Der Monatsabschluss wird zur Suchaufgabe, eine Betriebsprüfung zum Damoklesschwert.
Die eigentlichen Kosten im Einkauf entstehen also nicht im Verhandlungsraum, sondern im Prozess drumherum.
Key Takeaway 1: Ausgabenkontrolle und Agilität schließen sich nicht aus
Ein häufiges Argument gegen strukturierte Einkaufsprozesse im Mittelstand lautet: „Wir brauchen Flexibilität. Unnötige Bürokratie bremst uns nur aus.“
Dabei ist das Gegenteil richtig, wenn Regeln und Prozesse richtig, und digital, aufgesetzt sind.
Digitales Ausgabenmanagement bedeutet nicht, bürokratische Hürden aufzubauen. Es bedeutet, klare, schlanke Prozesse zu etablieren, die im Alltag kaum spürbar sind — aber im Hintergrund für Kontrolle und Transparenz sorgen.
finway setzt genau hier an.
Unternehmen können:
- Budgets auf Kostenstellenebene festlegen
- Freigabeprozesse mehrstufig und flexibel konfigurieren
- Bestellanträge direkt digital einreichen
- Mitarbeitende beantragen, Verantwortliche genehmigen – mit einem Klick, mobil, ohne Papier.
Das Ergebnis: Kein Kontrollverlust mehr, aber auch kein Flaschenhals. Agilität und Struktur schließen sich nicht aus. Sie bedingen und ergänzen einander. Laut finway reduzieren Unternehmen durch diese Art der Prozessautomatisierung den Buchhaltungsaufwand um bis zu 60 %.
Key Takeaway 2: Kleine Bestellungen, große Prozesskosten
Der häufigste blinde Fleck im Mittelstands-Einkauf: Niedrigpreisige Artikel werden nicht als strategisches Problem wahrgenommen.
Eine Büromaterialbestellung über 80 €? Kein Thema. Schnell bestellt, schnell erledigt. Aber was kostet dieser Vorgang wirklich?
- Mitarbeiter recherchiert und bestellt: 15 Minuten
- Bestellung muss intern kommuniziert werden: 10 Minuten
- Rechnung kommt, wird manuell zugeordnet: 10 Minuten
- Kontierung und Freigabe: 15 Minuten
- Archivierung und Buchung: 10 Minuten
Zusammen: rund 60 Minuten Prozessaufwand für eine 80-€-Bestellung. Bei einem internen Stundensatz von 50 € hat dieser Vorgang mehr gekostet, als er Wert war.
Multipliziert man das auf Hunderte solcher Bestellungen pro Monat, entsteht ein erheblicher, aber unsichtbarer Kostenberg. Der Weg aus diesem Dilemma führt über Automatisierung. Wenn Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen digital und automatisiert abgeglichen werden, sinkt der Aufwand pro Vorgang drastisch. finway ermöglicht genau das über seinen automatisierten 3-Wege-Abgleich, der Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen auf Positionsebene miteinander abgleicht – ohne manuelle Eingriffe.
Key Takeaway 3: Zahlungsfristen und Rabatte sind der unterschätzte Liquiditätshebel
Im Einkauf gibt es zwei Größen, die direkt auf Liquidität und Marge einzahlen: Zahlungsfristen und Skontokonditionen. Beide werden im Mittelstand häufig unterschätzt oder schlicht vergessen.
Das Skontoparadoxon: Ein Lieferant bietet 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, sonst 30 Tage netto. Wer rechnet, erkennt: 2 % in 20 Tagen entsprechen einem effektiven Jahreszins von über 36 %. Kein Kontokorrentkredit der Welt ist so teuer. Skonto ziehen lohnt sich fast immer.
Genau hier liegt jedoch das eigentliche Problem: In Unternehmen ohne digitalisierte Rechnungsverarbeitung kommen Rechnungen zu spät im System an, Freigaben dauern zu lange, und Zahlungsfristen werden verpasst. Einfach weil der manuelle Prozess es nicht anders zulässt.
finway beschleunigt die Rechnungsverarbeitung um bis zu 85 %. Rechnungen werden automatisiert erfasst, digital geprüft und freigegeben. Das schafft die Prozessgeschwindigkeit, die nötig ist, um Skontofristen konsequent zu nutzen – und damit bares Geld zu sparen.
Auf der anderen Seite: Wer seine eigene Liquidität schonen will, kann Zahlungsziele aktiv ausreizen. Auch das setzt voraus, dass man jederzeit genau weiß, welche Rechnungen wann fällig werden. Mit finway behalten Finanzverantwortliche alle offenen Verbindlichkeiten in Echtzeit im Blick und können Zahlungen gezielt steuern.
Die richtigen Hebel im Einkauf: Taktiken jenseits des Preises
Preisverhandlungen sind nur ein Werkzeug im Einkauf. Wer nachhaltig bessere Konditionen erzielen will, braucht ein breiteres Repertoire.
Was ist De-Contenting – und warum lohnt es sich?
De-Contenting beschreibt die Methode, den Leistungsumfang einer Beschaffung auf das tatsächlich Notwendige zu reduzieren, bevor über den Preis verhandelt wird.
Ein einfaches Beispiel: Ein Unternehmen bestellt regelmäßig Reinigungsmittel in Industriequalität für Büroräume. Die Qualität ist gut – aber überdimensioniert. De-Contenting bedeutet: erst den Bedarf präzisieren, dann verhandeln. Das Ergebnis ist oft eine höhere Ersparnis, als jede Preisverhandlung erzielt hätte.
De-Contenting erfordert kein großes Analyse-Programm. Es beginnt mit einer strukturierten Übersicht aller wiederkehrenden Ausgaben und liefert damit genau die Transparenz, die ein digitales Ausgabenmanagement wie finway liefert.
Weitere Hebel, die im Mittelstand wirken
- Bündelung von Bedarfen: Wer dezentral bestellt, verliert Mengenvorteile. Wer Bedarfe abteilungsübergreifend konsolidiert, verhandelt aus einer stärkeren Position.
- Rahmenverträge mit Abruf: Feste Preise für definierte Zeiträume schaffen Planungssicherheit und reduzieren den Aufwand für Einzelverhandlungen.
- Maverick Buying vermeiden: Unkontrollierte Käufe außerhalb etablierter Prozesse kosten nicht nur Geld, sondern untergraben die gesamte Einkaufsstrategie. finway verhindert Maverick Buying durch digitale Bestellprozesse und klar definierte Freigabewege.
Ausgabenmanagement als strategischer Erfolgsfaktor für KMU
Einkauf war lange eine operative Funktion. Bestellung raus, Rechnung prüfen, zahlen. Das reicht heute nicht mehr.
Unternehmen, die Margen verbessern und Liquidität stabilisieren wollen, müssen Einkauf und Ausgabenmanagement als strategische Disziplin begreifen. Das bedeutet: Prozesse digitalisieren, Transparenz herstellen, Daten nutzen und operative Aufgaben automatisieren, damit Zeit und Energie für die wirklich wertschöpfenden Tätigkeiten bleibt.
finway ist die KI-gestützte Finanzsoftware für den deutschen Mittelstand: vom Bestellantrag über die automatisierte Rechnungsverarbeitung bis zur Zahlung alles in einem System. Laut eigenen Angaben erzielen Unternehmen mit finway bereits im ersten Quartal eine positive Rendite: bis zu 6 % direkte Kosteneinsparung im Einkauf, bis zu 60 % weniger Aufwand in der Buchhaltung, und bis zu 40 % Entlastung für das Steuerbüro.
Der Einstieg ist einfach. Die technische Implementierung dauert in der Regel zwei bis sechs Wochen. Und wer sich erst einmal einen Überblick verschaffen möchte, kann finway 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen: mit vollem Funktionsumfang und hands-on Support.
Wer noch nicht mit der Digitalisierung seiner Finanzprozesse gestartet ist, verliert jeden Tag Marge, die er nicht sehen kann. Das lässt sich ändern.
Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung im Einkauf
Was versteht man unter Ausgabenmanagement im Mittelstand?
Ausgabenmanagement im Mittelstand umfasst alle Prozesse rund um die Steuerung, Genehmigung und Kontrolle von Unternehmensausgaben – von der Bedarfsanforderung über die Bestellung bis zur Bezahlung und Buchung. Digitales Ausgabenmanagement ersetzt manuelle, papierbasierte Abläufe durch automatisierte Workflows und schafft Echtzeit-Transparenz über alle Ausgaben und Budgets.
Wie hilft finway dabei, Skontofristen im Einkauf zu nutzen?
finway beschleunigt die Rechnungsverarbeitung um bis zu 85 %, indem Rechnungen automatisiert erfasst, geprüft und freigegeben werden. Das schafft die nötige Prozessgeschwindigkeit, um Skontofristen konsequent einzuhalten – und macht aus einem häufig ignorierten Konditionsmerkmal einen messbaren Liquiditätsvorteil.
Was ist Maverick Buying und wie lässt es sich im KMU verhindern?
Maverick Buying bezeichnet unkontrollierte Einkäufe, die außerhalb definierter Prozesse und Lieferantenvereinbarungen getätigt werden. Das kostet Mengenvorteile, erzeugt Prozessaufwand und untergräbt die Einkaufsstrategie. finway verhindert Maverick Buying durch digitale Bestellanträge mit mehrstufigen Freigabeprozessen, die sicherstellen, dass alle Ausgaben kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen.
Ab wann rechnet sich ein digitales Ausgabenmanagement-Tool wie finway?
Laut finway erzielen Unternehmen bereits im ersten Quartal nach der Einführung eine positive Rendite. Die Einsparungen entstehen durch direkte Kostensenkung im Einkauf (bis zu 6 %), geringeren Steuerberateraufwand (bis zu 40 %) und erhebliche Entlastung der Buchhaltung (bis zu 60 %). Die Implementierung dauert in der Regel zwei bis sechs Wochen.
Für welche KMU ist finway geeignet?
finway eignet sich besonders für Unternehmen, die monatlich mehr als 100 Eingangsrechnungen verarbeiten, mehrstufige Freigabeprozesse abbilden möchten und eine direkte DATEV-Integration benötigen. Die Software wurde gezielt für den deutschen Mittelstand entwickelt und deckt den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess ab – von der Bestellung bis zur Zahlung.
Was ist De-Contenting im Einkauf?
De-Contenting bezeichnet die gezielte Reduzierung des Leistungs- oder Produktumfangs auf das tatsächlich Notwendige, bevor eine Preisverhandlung geführt wird. Statt über den Preis eines überdimensionierten Produkts zu verhandeln, wird zunächst geprüft, ob eine einfachere oder funktional ausreichende Alternative den Bedarf erfüllt. Diese Methode führt häufig zu größeren Einsparungen als reine Preisverhandlungen.
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Norman Rohr
Norman ist seit 2024 CEO von finway. Er verfügt über einen Master in International Business (ISM) und einen MBA in Finance & Strategy (Melbourne Business School). Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Technologie- und Digitalmedienbranche auf vier Kontinenten ist er ein ausgewiesener Marketing- und Revenue-Experte. Bevor er zu finway kam, hatte er Führungspositionen bei Unternehmen wie Google, SVOX, Pixability, Uberall, Xentral ERP Software und Capmo inne und beriet zahlreiche weitere Firmen.
