Beschaffungsprozesse

Agil und kontrolliert: So strukturieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse erfolgreich

Norman Rohr, CEO finway
  • Norman Rohr
  • 29.01.26
  • 6 Minuten Lesedauer

Die Balance zwischen notwendiger Kontrolle und operativer Geschwindigkeit ist für den deutschen Mittelstand eine der größten Herausforderungen im Finanzmanagement. Zu viel Bürokratie lähmt die Handlungsfähigkeit der Fachabteilungen; zu wenig Kontrolle gefährdet die Liquidität und Compliance.

Gerade in Zeiten wirtschaftlicher Anspannung gilt mehr denn je: Jeder Euro zählt. Doch Sparen bedeutet nicht, Prozesse durch komplexe Antragsformulare zu verlangsamen. Es bedeutet, intelligente Strukturen zu schaffen, die Agilität zu lassen, wo sie nötig ist, und Kontrolle greifen zu lassen, wo sie kritisch ist.

Als Anbieter einer All-in-One-Software für das Ausgabenmanagement sehen wir uns bei finway nicht nur als Technologielieferant, sondern als Partner auf Augenhöhe. Mehr noch: Wir sind unser eigener „Super User“. Wir nutzen unsere Software täglich selbst, um unsere eigenen Prozesse zu skalieren. In diesem Artikel teilen wir unsere internen Best Practices und zeigen Ihnen, wie eine moderne Beschaffungsstruktur in der Praxis aussieht – fernab von theoretischen Modellen.

Das „Dog Food“-Prinzip: Wie wir bei finway unsere Ausgaben steuern

Wir glauben fest daran, dass man nur empfehlen kann, was man selbst erfolgreich nutzt („Eating our own dog food“). Unsere internen Finanzprozesse sind so aufgesetzt, dass sie maximal effizient sind, ohne dass unsere Buchhaltung die Kontrolle verliert.

Wir unterscheiden dabei strikt nach der Art der Ausgabe. Für jeden Ausgabentyp haben wir einen spezifischen Workflow definiert, der genau das richtige Maß an Freiheit und Überwachung bietet.

1. Kleinbeträge und der tägliche Bedarf

Niemand möchte wegen einer Packung Kaffee oder frischem Obst für das Büro einen dreiseitigen Antrag ausfüllen. Das frustriert Mitarbeiter und bindet teure Arbeitszeit im Finanzteam.

Unser Vorgehen:

Unsere Abteilungsleiter und das Office Management verfügen über physische oder virtuelle Firmenkarten mit einem bewusst niedrigen monatlichen Limit (z. B. 250 – 500 EUR). Innerhalb dieses Limits können sie autonom agieren.

  • Der Prozess: Der Kauf wird getätigt, der Beleg per Mobile App hochgeladen – fertig.
  • Die Kontrolle: Dank unserer Workflow-Engine haben wir einen „Auto-Approver“ für Kleinstbeträge eingerichtet. Erst wenn ein Betrag z. B. 100 EUR übersteigt, greift der Genehmigungsworkflow und der Vorgesetzte muss digital freigeben. Das schafft Vertrauen und Geschwindigkeit bei minimalem Risiko.

2. Mittelgroße Einmalanschaffungen

Eine typische Frage aus unseren Customer Onboarding-Calls: „Aber was, wenn eine unserer Standorte plötzlich einen neuen Kühlschrank benötigt?“

Unser Vorgehen:

Hier empfehlen wir keine pauschalen Limits, sondern zweckgebundene Einmal-Karten.

  • Das Praxisbeispiel: Kostet der Kühlschrank 800 EUR, erstellt der Mitarbeiter einen Bestellantrag (Purchase Request) über diesen Betrag.
  • Die Lösung: Nach der digitalen Freigabe wird eine virtuelle Karte generiert, die exakt über ein Limit von 800 EUR verfügt und nur für diesen Zweck gültig ist. Nach der Transaktion kann die Karte geschlossen werden. Es gibt keinen Papierkram, keine private Auslage durch Mitarbeiter und volle Transparenz darüber, wofür das Budget genutzt wurde.

3. Große Investitionen und strategischer Einkauf

Wenn es um neue Rahmenverträge mit Dienstleistern, die Buchung eines Messeauftrittes oder den Einkauf von Rohmaterialien geht, ändern sich die Anforderungen. Hier stehen Compliance und Budgettreue im Vordergrund.

Unser Vorgehen:

Für diese Posten nutzen wir unsere „Purchase Order“-Lösung (Bestellanforderung). Dies erlaubt der Finanzabteilung, noch vor der Bestellung einzugreifen.

  • Der Prozess: Bevor eine rechtliche Verpflichtung eingegangen wird, durchläuft die Anforderung einen mehrstufigen Genehmigungsprozess. Hier prüfen wir Budgets und Konditionen.
  • Die Sicherheit: Erst nach Freigabe wird die Bestellung ausgelöst. Das verhindert das sogenannte „Maverick Buying“ – den unkontrollierten Einkauf an der Einkaufsabteilung vorbei – effektiv.

4. Wiederkehrende Kosten (Abo-Management)

SaaS-Tools und Abonnements sind Kostentreiber, die oft unbemerkt weiterlaufen, obwohl sie nicht mehr genutzt werden.

Unser Vorgehen:

Wir verwalten alle wiederkehrenden Zahlungen über unser Subscription Management. Jeder Software-Lizenz ist ein Verantwortlicher („Owner“) zugeordnet. Wird ein Mitarbeiter offboarded oder ein Tool nicht mehr benötigt, hat man die Kündigung oder Neuzuweisung sofort auf dem Radar.

Der Workflow im Hintergrund: Freigabe, Prüfung und Zahlung

Eine intelligente Strukturierung der Ausgabentypen ist nur der erste Schritt. Die Effizienz entsteht durch die Automatisierung der nachgelagerten Schritte. Bei finway folgen Rechnungen und Bestellungen einem klaren Pfad, der Fehlerquellen eliminiert.

Automatisierte Genehmigung (Approval)

Unsere Workflows sind granular anpassbar. Eine Regel bei uns lautet beispielsweise: „Alle Rechnungen von Lieferant X werden automatisch freigegeben, es sei denn, der Nettobetrag übersteigt 500 EUR. In diesem Fall muss Person Y genehmigen.“ Dies reduziert die Anzahl der Klicks für das Management drastisch, da nur Ausnahmen manuelle Aufmerksamkeit erfordern.

Fachliche und buchhalterische Prüfung (Review)

Nach der Freigabe landet der Vorgang nicht im Ordner, sondern im Status „Review„. Hier prüft unser Finanzteam den Beleg rein buchhalterisch: Stimmt der Steuersatz? Ist die USt-IdNr. korrekt? Ist die Kostenstelle richtig vorkontiert? Erst nach diesem qualitativen Check geht es weiter.

Nahtlose Zahlung und Verbuchung

Hier schließt sich der Kreis zur Liquidität.

  1. Matching: Ist die Rechnung bereits einer Kartenzahlung zugeordnet, wird sie automatisch als „Exportbereit“ markiert.
  2. Zahlung: Muss per Überweisung bezahlt werden, geschieht dies direkt aus finway heraus. Durch unsere Bankintegration synchronisieren wir Transaktionen in Echtzeit. Eine SEPA-Zahlung wird direkt mit der Bankbewegung gematcht.
  3. Tags: Wir nutzen benutzerdefinierte Tags wie „Auslandszahlung“, um später in den Analysen maximale Transparenz zu haben.

Der Impact: Warum sich die Umstellung lohnt

Viele Geschäftsführer scheuen die Einführung neuer Software, weil sie den Implementierungsaufwand fürchten. Unsere Erfahrung und die Daten unserer Kunden zeigen jedoch, dass die Opportunitätskosten des „Weiter so“ deutlich höher sind.

Wer seine Prozesse mit finway digitalisiert und strukturiert, realisiert messbare Wettbewerbsvorteile:

  • 6% direkte Kosteneinsparung im Einkauf: Durch die Vermeidung von Doppelzahlungen, die Nutzung von Skonti und die Verhinderung unnötiger Ausgaben durch Vorab-Genehmigungen.
  • 50% Einsparung der Prozesskosten: Die Zeit, die Ihr Team mit dem Suchen von Belegen, dem manuellen Abtippen von IBANs und dem Nachlaufen von Freigaben verbringt, wird halbiert.
  • 60% Entlastung der Buchhaltung: Durch die Vorkontierung und den direkten DATEV-Export entfallen manuelle Buchungsstapel. Ihre Buchhaltung wird vom Datenerfasser zum Controller.

Fazit: Bleiben Sie „in Control“

Eine moderne Finanzabteilung muss kein Flaschenhals sein. Mit der richtigen Differenzierung zwischen Kleinausgaben und strategischen Investitionen sowie einer Software, die diese Regeln automatisiert durchsetzt, schaffen Sie eine Kultur der Verantwortung.

Sie geben Ihren Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand, um schnell und agil zu arbeiten, ohne dabei jemals die Kontrolle über die Liquidität abzugeben. Genau das ist unser Anspruch bei finway: Smartes Spend Management, das sich den Realitäten des deutschen Mittelstands anpasst.

Lassen Sie uns gemeinsam dafür sorgen, dass jeder Euro in Ihrem Unternehmen effizient eingesetzt wird.