Einkaufskosten senken: Der Hebel liegt im Prozess

Viele mittelständische Unternehmen fokussieren sich auf Preisverhandlungen, um ihre Einkaufskosten zu senken. Es wird verhandelt, nachverhandelt und wieder nachverhandelt – oft für wenige Prozentpunkte Preisnachlass. Doch das größte Einsparpotenzial liegt häufig nicht im Preis, sondern im Prozess selbst. Ineffiziente Bestellprozesse verursachen immense versteckte Kosten, die Ihre Marge schmälern und wertvolle Ressourcen binden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, warum eine durchdachte Prozessoptimierung der Schlüssel zur Kostensenkung ist und wie Sie mit digitalen Lösungen wie finway nicht nur Geld sparen, sondern auch Ihre Mitarbeiter und Lieferanten zufriedener machen.

Das versteckte Kostenpotenzial im Einkauf

Jede einzelne Bestellung in Ihrem Unternehmen durchläuft einen Prozess: von der Anforderung über die Genehmigung bis zur Rechnungsprüfung und Bezahlung. Besonders bei einer hohen Anzahl an Kleinbestellungen, dem sogenannten „Longtail“, summieren sich die Prozesskosten schnell.

Stellen Sie sich ein typisches Szenario vor: Ein Kunde hat tausende Bestellungen pro Jahr mit einem durchschnittlichen Bestellwert von 1.337 €. Wenn man von konservativ geschätzten Prozesskosten von 150 € pro Bestellung ausgeht, wird schnell klar, wo das Geld versickert. Diese Kosten entstehen durch manuelle Tätigkeiten, Medienbrüche, fehlende Transparenz und den damit verbundenen Zeitaufwand für Ihre Mitarbeiter. Jede kleine Bestellung kostet Zeit und Aufmerksamkeit, ohne einen direkten Mehrwert zu schaffen.

Prozessoptimierung als Schlüssel zum Erfolg

Die gute Nachricht ist: Diese Kosten sind vermeidbar. Durch die Optimierung und Automatisierung Ihrer Bestellprozesse können Sie erhebliche Einsparungen realisieren, ohne auch nur einen Cent am Einkaufspreis zu verhandeln.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten ein Drittel Ihrer Bestellungen vermeiden und bei den restlichen den Aufwand um ein Drittel reduzieren. Bei 3.000 Bestellungen im Jahr könnten so schnell Einsparungen von bis zu 250.000 € realisiert werden. Das ist Marge, die aktuell einfach auf der Strecke bleibt.

Der Weg zur Effizienz: Der Purchase-to-Pay-Prozess mit finway

Genau hier setzt finway an. Als KI-gestützte Purchase-to-Pay (P2P)-Lösung für den deutschen Mittelstand helfen wir Ihnen, Ihre Einkaufs- und Zahlungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Mit finway steuern Sie alle Ausgaben zentral in einem System und gewinnen die volle Kontrolle zurück.

So funktioniert der automatisierte Prozess mit finway:

• Bestellung: Erfassen Sie Bestellanträge direkt in finway oder laden Sie extern erstellte Bestellungen (POs) hoch. Alle relevanten Daten werden KI-gestützt bis auf Positionsebene ausgelesen. Automatisierte, mehrstufige Freigabeprozesse stellen sicher, dass Budgets eingehalten und Maverick Buying verhindert wird.
• Lieferung: Lieferscheine werden einfach per App gescannt oder hochgeladen. finway liest die Daten automatisch aus und gleicht sie mit der passenden Bestellung ab. Sie sehen in Echtzeit, welche Mengen bereits geliefert wurden und was noch offen ist.
• Rechnung: Eingehende Rechnungen werden automatisch mit Bestellung und Lieferung abgeglichen (3-Wege-Abgleich). Das System prüft auf Duplikate und fordert fehlende Freigaben selbstständig an.
• Buchhaltung & Zahlung: Nach der buchhalterischen Prüfung zahlen Sie Rechnungen direkt aus finway und nutzen Skontovorteile optimal. Dank vordefinierter Regeln und der direkten DATEV-Anbindung wird die vorbereitende Buchhaltung zum Kinderspiel.
• Berichte & Analysen: Sie erhalten jederzeit Echtzeit-Berichte zu Ihren Ausgaben und (geplanten) Budgets. Sie sehen auf einen Blick, was ausgegeben wird, wofür und an wen. Bestellungen und Ausgaben sind schon vor ihrer Freigabe transparent, sodass Sie unnötige Kosten vermeiden und die volle Kontrolle behalten.

Durch diesen durchgängig digitalen Prozess entlasten Sie Ihre Teams, senken die Kosten für Ihre Buchhaltung und das Steuerbüro und verhindern unnötige Ausgaben, bevor sie entstehen.

Ihr Gewinn: Mehr als nur Kosteneinsparungen

Die Einführung einer P2P-Lösung wie finway zahlt sich schnell aus. Unsere Kunden erreichen bis zu 6 % direkte Kosteneinsparung im Einkauf und reduzieren Maverick Buying um bis zu 77 %. Der Aufwand für das Steuerbüro kann um bis zu 40 % gesenkt werden.