Spesenabrechnung Artikel

Spesenabrechnung 2022/2023 – Definition, Beispiele, Tipps

Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung oder auch Reisekostenabrechnung erstellen Arbeitnehmer:innen im Zuge von Geschäftsreisen (v.a. im öffentlichen Dienst auch Dienstreisen genannt). Spesenabrechnungen enthalten dabei die Kosten, für die Arbeitnehmer:innen mit eigenen Mitteln in Vorleistung gegangen sind.

Spesenabrechnungen sind notwendig, um Kosten für Geschäftsreisen korrekt zu verbuchen und steuerlich geltend zu machen. Unternehmen können diese Aufwendungen als Betriebsausgaben verbuchen, wodurch sich die Steuerlast senkt. Damit Spesen vom Finanzamt als solche anerkannt werden, muss die Spesenabrechnung zahlreiche Regularien erfüllen.

Erstattet ein Unternehmen seinen Mitarbeiter:innen die Spesen nicht oder nur in Teilen, können diese ihre Aufwendungen über ihre eigene Steuererklärung als Werbungskosten absetzen. Gleiches gilt für Freiberufler:innen und Selbstständige.

Was sind Spesen?

Wortwörtlich kommen “Spesen” (von ital. spese, Plural von “spesa”, zu dt. Ausgabe) in deutschen Gesetzestexten nicht vor – weshalb der Begriff nicht exakt definiert ist u.a. folgende Bedeutungen haben kann:

  • Alle Kosten, die auf beruflichen Reisen entstehen
  • Alle Auslagen, die Arbeitnehmer:innen auf beruflichen Reisen tätigen
  • Die Kosten für die Verpflegung (e.g. die Pauschalbeträge), die auf beruflichen Reisen entstehen.

Am gängigsten ist die zweite Interpretation. Auf eine Spesenabrechnung, die Arbeitnehmer:innen ihrem Arbeitgeber erstellen, gehören folgerichtig ausschließlich Ausgaben, die sie mit eigenen Mitteln ausgelegt haben.

Welche Ausgaben gehören in die Spesenabrechnung?

  • Verpflegungskosten
  • Übernachtungskosten
  • Fahrtkosten
  • Reisenebenkosten

Selbstständige, sowie Arbeitnehmer:innen, denen der Arbeitgeber keine Spesen erstattet (selten, aber nicht gesetzwidrig), können Spesen über ihre Einkommensteuererklärung absetzen. Unternehmen rechnen entstandene Spesen als Betriebsausgaben ab. Was in welcher Höhe erstattungsfähig ist, ist durch das Einkommensteuergesetz (EStG, §9, “Werbungskosten”) geregelt.

Verpflegungskosten

Auf Geschäftsreisen oder Dienstreisen entstehen Kosten für Speisen und Getränke, die zuhause oder am regulären Arbeitsplatz nicht entstehen. Deswegen spricht man vom Verpflegungsmehraufwand.

Diesen regelt der Gesetzgeber über Pauschbeträge, welche vom Bundesfinanzministerium  jährlich neu herausgegeben werden. Geschäftsreisende rechnen also i.d.R. nicht die tatsächlichen Kosten ab (z.B. Kassenbelege). Dazu müssen Arbeitgeber wissen, dass die Kosten nur bis zur Höhe der Pauschbeträge steuerfrei als Betriebsausgaben abgesetzt werden können. Über die private Steuererklärung können ausschließlich Verpflegungspauschalen abgerechnet werden.

Für 2022 gelten für Reisen innerhalb Deutschlands folgende Spesenpauschalen:

Kleine Tagespauschale / 8-24 Stunden oder am An- und Abreisetag: 14,00€

Große Tagespauschale oder Ganztagespauschale: 28,00€

ACHTUNG: Abwesenheiten unter 8 Stunden zählen nicht als Dienstreisen!

Bei Geschäftsreisen ins Ausland gelten andere Tagessätze, hier legt das BMF für jedes Land sowie mitunter sogar für einzelne Städte eigene Pauschalen fest. In unserem Artikel zum Verpflegungsmehraufwand informieren wir im Detail über alle Spesensätze sowie weitere Regelungen.

Kürzung der Verpflegungspauschale:

Wann immer während einer Geschäftsreise eine Mahlzeit gestellt wird – z.B. über das Frühstück im Hotel, muss die Spesenpauschale gekürzt werden.

  • Frühstück: Immer 20% der Ganztagespauschale, in Deutschland aktuell 5,20€
  • Mittag & Abendessen: Immer 40% der Ganztagespauschale, in Deutschland aktuell 11,20€

Beispiel: Für eine eintägige Tagung ohne Übernachtung wird die Halbtagspauschale (14,00€) in der Spesenabrechnung angesetzt. Wird hier jedoch ein Lunch gereicht, werden davon 11,20€ abgezogen.

Übernachtungskosten

Hier gibt es zwei Abrechnungsmöglichkeiten:

  • Abrechnung über die tatsächlichen Kosten. Hierfür muss ein Originalbeleg vorliegen, der auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.
  • Abrechnung über die Übernachtungspauschale. Diese beträgt in Deutschland jedoch lediglich 20,00€.

Ob, in welcher Form und in welcher Höhe Übernachtungskosten vom Arbeitgeber erstattet werden, sollte von diesem z.B. über eine Reisekostenrichtlinie klar an Angestellte kommuniziert werden. In einer solchen kann z.B. auch geregelt werden, welche Hotelkategorien gebucht werden dürfen. Das Finanzamt kann teure Hotelrechnungen (z.B. 5-Sterne-Hotels) als unangemessen ablehnen.

Merkliste:

  • Erstattet der Arbeitgeber: Die Hotelrechnung muss als Rechnungsanschrift die korrekte, vollständige Geschäftsadresse des Arbeitgebers enthalten
  • Erstattet der Arbeitgeber nur die Übernachtungspauschale, kann der Arbeitnehmer den Differenzbetrag über seine Steuererklärung absetzen. In diesem Fall muss die Rechnung auf den Arbeitnehmer ausgestellt sein.
  • Übernachtungskosten (mit Rechnung) sind vorsteuerabzugsfähig, Übernachtungspauschalen nicht.
  • Übernachtung und Verpflegung (Frühstück, Halbpension) innerhalb Deutschlands müssen als separate Posten mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen auf der Rechnung ausgewiesen sein. Reine Übernachtungskosten werden mit 7% besteuert, andere Leistungen wie die Verpflegung mit 19%.
  • Ist Verpflegung komplett oder in Teilen im Hotelpreis enthalten, muss die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt werden

Fahrtkosten

Wenn Arbeitnehmer eigene Mittel für Beförderungskosten, z.B. Zug- oder Flugbuchungen oder für einen Mietwagen vorstrecken, so sind die Kosten dafür vollständig erstattungsfähig, doch sollte dies mit dem Arbeitgeber genau abgesprochen sein. Wird ohne Rücksprache ein Business-Class-Flug gebucht oder ein Oberklassewagen gemietet, kann der Arbeitgeber sich weigern, die vollen Kosten zu tragen und nur die entsprechenden Kosten für eine auf gleicher Strecke günstigere Option erstatten. Ein solches Verhalten kann darüber hinaus weitreichende Konsequenzen für Arbeitnehmer haben.

Bei Nutzung des privaten Kfz auf Geschäftsreisen

Hier haben Arbeitnehmer:innen im Grunde zwei Möglichkeiten, die entstandenen Fahrtkosten abzurechnen.

Erstens: Über die Kilometerpauschale (nicht zu verwechseln mit der “Entfernungspauschale” für den Arbeitsweg!) Diese berechnet sich aktuell (Stand 2022) wie folgt:

Eigener PKW30 Cent / km
Eigenes Motorrad20 Cent / km

Zweitens: Über den individuellen Kilometersatz

Bei hochwertigen Privatfahrzeugen lohnt sich unter Umständen die aufwändige Berechnung eines individuellen Kilometersatzes – hier werden alle Kosten, die das Fahrzeug im Laufe eines Jahres verursacht (inkl. Abschreibung, Versicherung…) allen gefahrenen Kilometern gegenübergestellt und es sind genaue Nachweise (z.B. über ein Fahrtenbuch) notwendig. Die Anwendung dieses Kilometersatzes lohnt sich also vor allem dann, wenn dadurch wesentlich höhere erstattungsfähige Fahrtkostenbeträge zustande kommen.

Ausführlichere Informationen zu Fahrtkostenpauschalen und Alternativen finden Sie in unserem Artikel „Kilometerpauschale – Endlich durchblicken

Reisenebenkosten

Auf den meisten Geschäftsreisen entstehen neben den genannten Posten auch weitere Ausgaben. Welche über die Spesenabrechnung erstattbar sind, ist genau geregelt. Private Ausgaben wie z.B. ein Kino-Besuch oder die Minibar zählen nicht dazu.

Zu den erstattungsfähigen Nebenkosten einer Geschäftsreise zählen z.B.:

  • Parkgebühren, Mautgebühren oder zusätzliche Fahrtkosten (Taxi, ÖPNV)
  • Trinkgelder
  • Telefon & Porto
  • Gepäck-Kosten
  • Schadensersatz bei Verkehrsunfällen
  • Taxifahrten
  • U.a.

Diese Nebenkosten müssen Angestellte ebenfalls über Belege (Quittungen) nachweisen, um Anspruch auf Erstattung zu haben. Im Falle von Trinkgeldern sind das meist Eigenbelege, es sei denn, es liegt ein korrekt ausgestellter Bewirtungsbeleg vor, dieses ausweist. Für diese Art von Beleg gibt es zudem eine ganze Reihe weiterer Anforderungen, über die wir im Artikel über Bewirtungsbelege informieren.

Beispiel einfache Spesenabrechnung (Fahrtkosten + Verpflegungsmehraufwand)

Frau M. reist beruflich von Montag bis Freitag von Nürnberg nach Berlin. Von Dienstag bis Donnerstag ist sie auf einer Tagung. Sie reist mit ihrem privaten Pkw und nutzt diesen auch in Berlin für berufliche Fahrten. Das Hotel wurde inkl. Frühstück im Vorfeld durch ihren Arbeitgeber gebucht, außerdem gibt es auf der Tagung an allen drei Tagen (Dienstag, Mittwoch, Donnerstag) ein Mittagsbuffet, am Donnerstag zusätzlich ein Abendessen. Folgende Reisekosten kann sie angeben:

TagBetragErklärungKosten
Montag VerpflegungsmehraufwandVolle Halbtagespauschale für den Anreisetag14,00€
DienstagVerpflegungsmehraufwandGanztagespauschale minus Frühstück + Mittagessen11,20€
MittwochVerpflegungsmehraufwandGanztagespauschale minus Frühstück + Mittagessen11,20€
DonnerstagVerpflegungsmehraufwandAlle Mahlzeiten gestellt0,00€
DonnerstagParkgebührenParkhaus am Abend in Nähe des Restaurants Zählt zu Reisenebenkosten. Quittung muss mit eingereicht werden4,50€
FreitagVerpflegungsmehraufwandHalbtagespauschale für den Abreisetag minus Frühstück8,40€
Montag-FreitagFahrtkosten 30 Cent/kmInsgesamt 930 gefahrene Kilometer, davon je 450 km für An- und Abreise, zusätzlich je 10km am Di, Mi und Do. 279,00€
Gesamt328,3€

Herausforderungen bei der Spesenabrechnung

Spesenabrechnungen sind den meisten Arbeitnehmer:innenn ein Graus – und viele Finanzabteilungen kennen es nur zu gut, dass sie ihren gereisten Kolleg:innen hier in den Ohren liegen müssen, die Abrechnungen doch bitte zeitnah und vollständig einzureichen.  Was aber führt letztendlich dazu, dass Spesen-Abrechnungen so unbeliebt sind (immerhin gibts doch Geld zurück!)? Möglicherweise liegen diese Gründe vor:

  • Es fehlen klare Richtlinien für Reisen im Unternehmen
  • Den Angestellten wird kein Reisekosten-Tool zur Verfügung gestellt
  • Belege & Quittungen müssen in Papierform eingereicht werden
  • Das Unternehmen stellt keine praktikablen Vorlagen für Reisekostenabrechnungen bereit
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Wenn dies der Fall ist, sollten sich Arbeitgeber:innen in der Pflicht fühlen, bessere Voraussetzungen für flüssigere interne Finanzprozesse zu schaffen. Die Finanzabteilung braucht die korrekten Abrechnungen von Geschäftsreisen nämlich immer zeitnah, um z.B. Monatsabschlüsse sauber über die Bühne zu bringe, oder Umsatzsteuervoranmeldungen rechtzeitig einzureichen. Angestellte bekommen ja außerdem ihr Geld nur dann zurück, wenn die Abrechnungen lupenrein korrekt sind – ohne Hilfestellung (z.B. bei der Berechnung der Verpflegungspauschalen) fast ein Ding der Unmöglichkeit. Was also tun?

Digitale Spesenabrechnung – z.B. mit finway

Ihre Mitarbeiter:innen sind häufig auf Reisen, und immer wieder wird die Abrechnung der Spesen hinterher zum unliebsamen Thema? Haben Sie schon in Erwägung gezogen, diese Prozesse zu digitalisieren und somit zu automatisieren?

Was Ihnen ein Tool für die digitale Spesenabrechnung bietet: 

  • Automatische Berechnung der korrekten Verpflegungspauschalen im In- und Ausland
  • Berechnung der Fahrtkosten anhand von Kilometerpauschalen
  • Einreichen aller zusätzlichen Belege (Zugtickets, Park-Bons, Quittungen…) in digitaler Form
  • Direkte Vorkontierung: Zuordnung der Reise zu einem Projekt/einer Kostenstelle
  • Intuitives User-Interface, das Mitarbeiter:innen die Abrechnung erleichtert und das Fehler-Risiko minimiert.

Klingt interessant? Wir möchten Ihnen zeigen, wie finway Sie bei der Spesenabrechnung und weiteren Kreditorenprozessen im Unternehmen unterstützen kann. So können Reisekosten sogar Spaß machen – und alle freuen sich: Finanzteam & Buchhaltung, Steuerberatung, Mitarbeiter:innen und nicht zuletzt das Finanzamt.

Disclaimer

Dieser Beitrag wurde mit großer Sorgfalt und nach ausführlicher Recherche geschrieben, jedoch stellt er keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar sondern dient lediglich der Information. Wir übernehmen keine Haftung. Für eine sichere Beratung sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung oder ihrem:ihrer Anwält:in.

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