Im Spotlight: Wieso Firmenkreditkarten als Teil eines OS gegenüber externen Kreditkarten gewinnen

Mal ehrlich: Hängen Sie an Ihren „regulären“ Firmenkreditkarten? Wieso Sie diesen Ansatz für die Zukunft überdenken sollten, erklären wir Ihnen im Folgenden. Denn auch wenn Vorteile, Meilen und Payback so ihren Reiz haben – neue, smarte Firmenkarten als Teil eines Finanzbetriebssystems können Ihren Mitarbeitenden und vor allem Ihrer Buchhaltung an vielen Stellen Arbeit und Ärger ersparen und so Ihre Finanzprozesse windschnittiger machen.

Firmenkreditkarten: der bisherige Use Case

Zugegeben, der Schritt von der Portokasse zur Firmenkreditkarte war bereits ein großer Befreiungsschlag für Angestellte und Buchhaltung. Schließlich hat die Kartenzahlung bereits einen sehr viel besseren Überblick über Ausgaben gegeben, als der Klingelbeutel es je konnte. Auch die Option, dass Mitarbeitende in Vorkasse gehen und ihre Auslagen anschließend (mal mehr und mal weniger zeitig) vom Unternehmen erstattet bekommen, wurde durch eine Firmenkreditkarte immer seltener. Die traditionelle Lastschrift? Auch vergleichsweise aufwendig. Die Firmenkreditkarte hat also durchaus die ein oder andere Errungenschaft zu verbuchen. Warum wir dennoch der Meinung sind, dass es noch eine bessere Lösung gibt, als eine firmenweite Kreditkarte?

Zählen Sie mal nach: Wie viele Kreditkarten hat Ihre Firma? Gibt es eine für alle, oder bekommt jede Abteilung eine eigene Firmenkarte? Vielleicht bekommt auch jede:r Mitarbeiter:in bei Bedarf eine eigene Kreditkarte, weil sie im Bündel günstiger zu erwerben sind?

Wenn es nur eine Kreditkarte gibt, dürfte sich schon der Einkaufsprozess schwierig gestalten: Die durch die 3D-Secure Pflicht verschickte SMS landet wahrscheinlich nicht direkt bei dem Mitarbeitenden, der mit der konzernweiten Kreditkarte zahlen möchte. Gleiches gilt für Karten, die je Abteilung ausgegeben werden. Bis die benötigte Karte erst einmal aufgetrieben ist und dann der:die Vorgesetzte den Code für die Zwei-Faktor-Authentifizierung übermittelt hat, ist dieser bestenfalls abgelaufen. Schnelle Einkäufe? Fehlanzeige. Eine genaue Übersicht auf der monatlichen Abrechnung, wer wann welche Transaktion ausgelöst hat? Nicht vorhanden. Auch Sicherheitslücken durch das Herumreichen einer Karte sind nicht zu unterschätzen.

Der viel bessere Use Case für die Firmenkreditkarte

Wenn Sie bei all diesen Bezahlmitteln und Ausgaben am Ende des Monats noch den Überblick haben, wer was bezahlt und vor allem im Vorfeld genehmigt hat: Hut ab! Wenn die Buchhaltung aufgrund vieler Transaktionen über Firmenkreditkarten nach mehr Infos fragen muss, bevor Rechnungen zugeordnet und vorkontiert werden können, ist dieser Use Case womöglich nicht der idealste für Ihre Workflows.

Integrieren Sie Ihre Firmenkreditkarten doch in ein automatisiertes Finanzbetriebssystem. So erlangen Sie: 

• einen besseren Überblick über Ihre Ausgaben
• mehr Kontrolle über Transaktionen bei gleichzeitig mehr Flexibilität für diejenigen, die Zahlungen anstoßen
• weniger manuelle Arbeit in der Buchhaltung und somit
• effizientere Finanzprozesse

Ja, Veränderung fällt schwer. Schließlich sind Menschen Gewohnheitstiere, das reicht sogar bis hin zum Inhalt des Geldbeutels und dem bekannten Farbschema der Checkkarten-Sammlung. Um Sie zu überzeugen, sich von den Kreditkarten Ihrer Bank (zumindest für Ihr Business) zu verabschieden, haben wir eine produktive Diskussion mit Ihnen antizipiert. Lesen Sie hier unser gedankliches Streitgespräch.

Vorteile von integrierten Firmenkreditkarten gegenüber externen Karten

Was bringt es mir denn, wenn ich die Firmenkreditkarten nicht mehr von der Bank beziehe, bei der auch mein Firmenkonto liegt?

Wie ist Ihre Buchhaltung derzeit aufgestellt – sicherlich zumindest schon ein bisschen digitalisiert, oder? Vielleicht nutzen Sie ja bereits ein Finanzbetriebssystem wie finway. Schließlich können Sie so neben der Vermeidung zahlreicher Papierberge, buchstäblich herumfliegender Rechnungen und Excel-Zahlenfummelei Ihre Finanzen übersichtlicher und automatisierter gestalten (hier erzählen wir Ihnen gerne mehr dazu).

Ein holistisches Finanzbetriebssystem erleichtert Ihnen die Buchhaltung und räumt nicht nur dem Accounting, sondern auch Mitarbeitenden aus anderen Abteilungen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge ein. Virtuelle Kreditkarten oder auch physische, die an das Finanzbetriebssystem gekoppelt sind, sind da der nächste logische Schritt, um das Potenzial voll auszuschöpfen, das in Ihren Finanzprozessen steckt.

Ein Beispiel: Für Einkaufsanträge (für ein Headset, fortbildende Literatur oder Seminare, den neuen Laptop) kann direkt eine virtuelle Karte erstellt werden. Anders als mit einer „Wanderkarte“ müssen Ihre Mitarbeitenden nicht erst nach der verantwortlichen Führungskraft suchen und anschließend stille Post mit den Kreditkartendaten spielen. Das ist nicht nur sicherer, sondern spart auch Zeit und Nerven aller Beteiligten.

Noch einfacher ist es mit dem Frühstück am Bahnhof zu Beginn einer Dienstreise: Der muss von Mitarbeiter:innen nicht mehr vorgestreckt und nachgefordert (oder wohlwollend auf eigene Kappe genommen) werden. Im Idealfall können Kaffee und belegtes Brötchen über eine auf den Mitarbeitenden ausgestellte Karte direkt bezahlt werden. Über die Verknüpfung zum OS bekommt er:sie dann sofort eine Erinnerung, die Rechnung zur Transaktion hochzuladen. Der:die Kaffeetrinker:in kann den Beleg unmittelbar mit dem Handy fotografieren und über die App hochladen. So spart sich auch die Buchhaltung im Nachgang die mühselige Arbeit der Zuordnung.

Sie möchten Ihre Mitarbeitenden nicht mit jeweils eigenen Karten ausstatten? Über finway können Sie sowohl Prepaid- als auch Debitkarten ausstellen: So haben Sie volle Sicherheit über Zahlungsmöglichkeiten, während Sie Ihren Mitarbeitenden gleichzeitig wertschätzendes Vertrauen in Form einer eigenen Firmenkarte entgegenbringen.

Aber Debitkarten sind doch keine Kreditkarten?

Da haben Sie Recht, der Begriff der Firmenkreditkarte hat sich stellvertretend für alle Art Firmenkarten etabliert. Anders als American Express und Co. räumen unsere smarten finway Firmenkarten Ihnen keinen Kreditrahmen ein. Die Karten werden über das Wallet im Finanzbetriebssystem gespeist, das Sie über Ihr Business-Konto aufladen müssen. Das nimmt Ihnen sicherlich einen gewissen Spielraum, wenn es um Zahlungen geht, da Transaktionen sofort beglichen werden. Wir finden, Sie gewinnen dadurch Sicherheit. Nämlich die, zu jedem Zeitpunkt zu wissen, wie es um Ihre Liquidität und den Cashflow bestellt ist. Debitkarten geben Ihnen ein hohes Maß an Kontrolle, da Sie Ausgaben in Echtzeit verfolgen können. Statt zeitverzögerten Abrechnungen und einer langen Liste an schwer nachvollziehbaren Transaktionen, wissen Sie mit Zahlungen über finway Debitkarten tagesaktuell, welche Abteilung wie viel und wofür ausgibt. Auch ein Betrugsversuch fliegt so schneller auf als mit Kreditkarten. Zudem können Sie Karten im Rahmen eines Finanzbetriebssystems wie finway mit wenigen Klicks deaktivieren – oder Sie stellen Mitarbeitenden für bestimmte Ausgaben eine einmalige virtuelle Karte zur Verfügung, die nach der Bezahlung verfällt.

Und was ist, wenn eine wichtige Zahlung im System nicht durchgeht?

Damit Ihre Zahlungen immer durchgehen, müssen Sie im System zwei Dinge beachten (ganz einfach!): Zum einen, dass die (virtuellen) Firmenkarten, die Sie erstellen bzw. an Mitarbeitende herausgeben, für die angedachten Zahlungen ausgelegt sind, also einen Verfügungsrahmen haben, der groß genug für die geplanten Transaktionen ist. Zum anderen ist es wichtig, dass im Wallet (also dem „Konto“ im Finanzbetriebssystem) genug Geld hinterlegt ist, um die Zahlung darüber zu tätigen.

Das klingt nach Planungsaufwand im Vergleich zur klassischen Kreditkarte? Jein. Sie sollten lediglich die Summe, mit der Sie für eine Zahlung rechnen, nicht auf die Kommastelle genau an Ihre Karten koppeln. Sie reizen Ihre Konten ja wahrscheinlich auch sonst nicht bis auf den letzten Cent aus, sondern haben immer etwas Geld „auf der hohen Kante“ um Dispo-Kosten zu vermeiden. Faktoren wie Preiserhöhungen durch die Inflation oder auch Kursschwankungen bei verschiedener Währung sollten Sie daher auch bei der finway Kartennutzung mit einrechnen und einen entsprechenden Puffer hinterlegen.

Ein Beispiel: Eine beliebte Nutzung der virtuellen Karten im Finanzbetriebssystem von finway ist das Zahlen von Business-Abonnements. Das garantiert Ihnen maximale Automatisierung bei hoher Kostenkontrolle. Bezahlen Sie für z.B. Ihre Microsoft Office Lizenzen pro User:in und Monat 8,80 €, sollten Sie diesen Betrag mit Spielraum auf der Karte hinterlegen, also stattdessen beispielsweise 10 €. So garantieren Sie, dass Zahlungen, die für Ihr Unternehmen höchst relevant sind, auch durchgehen – haben aber dennoch die volle Kontrolle über diese Transaktion. Die Zahlung würde in diesem Fall nur scheitern, wenn unautorisiert weitere Nutzer abgerechnet würden.

Ich möchte auf die Vorteile meiner bisherigen Kreditkarte nicht verzichten!

Ja, Flugmeilen oder gelegentliche Prämien über gesammelte Punkte sind ein netter Bonus, Geschenke freuen schließlich jede:n von uns. Auch eine Reiseversicherung ist eine schöne Zusatzleistung von vielen Kreditkarten-Anbietern – doch von der profitiert in der Regel nur der:diejenige, dessen:deren Name auch auf der Karte steht. Bucht also Frau Johann mit der abteilungsweiten Kreditkarte eine Flugreise, ist sie im Schadensfall trotzdem nicht abgesichert.

Prämienprogramme sind eine bewährte Methode der Kundenbindung. Mit der Zeit sollte man diese Art der Geschäftsbeziehungen aber auf ihre Aktualität überprüfen. Mit was zahlen Sie für diese Goodies? Wie viel kosten die Kreditkarten Ihrer Bank oder die berühmte American Express monatlich und wie viele Firmenkarten benötigen Sie in Summe? Rentieren sich diese Kosten? Und nutzen Sie auch mit zunehmender Remote Work und Online-Meetings Ihre Flugmeilen noch in dem Maße, dass Sie auf diese nicht zugunsten einer holistischen Lösung mit smarten Firmenkarten und maximaler Planungssicherheit verzichten möchten?

Letztendlich ist es natürlich Ihre Entscheidung, ob Sie an den externen Kreditkarten von der Bank festhalten wollen. Wir sagen nur so viel: Eine All-in-one-Lösung mit Kartennutzung innerhalb eines Finanzbetriebssystems wie finway ist nach erstmaliger Umstellung etwas, das Ihnen, Ihrer Buchhaltung und Ihrem gesamten Unternehmen Sicherheit und Budgetkontrolle sowie Flexibilität für Mitarbeitende schenkt. Das spart Ihnen letztlich Zeit und Geld. Ist sicherlich auch ein Vorteil, oder?