5+1 Gründe, warum Sie in Ihrem Unternehmen mit Einkaufsanträgen arbeiten sollten

Nur wenige Unternehmen haben für den kompletten Prozess von der ersten Idee des Kaufs bis hin zur finalen Buchung in der Buchhaltung festgelegte Workflows, die alle Eventualitäten abdecken. Das macht das komplette Beschaffungsmanagement gerne und schnell kompliziert und vor allem intransparent. Da liegt es doch auf der Hand, dass etwas geändert werden muss, oder?

Doch die Umstellung von Prozessen stellt immer eine gewisse Herausforderung dar, vor der sich viele drücken. Aber steckt da wirklich eine unüberwindbare Mammutaufgabe dahinter? Leider entscheiden sich immer noch viele Unternehmen vorschnell für das Altbewährte, weil die Vorteile einer Optimierung nicht klar genug werden. Und ja, es gibt auch Betriebe, die mit ihren vorhandenen Einkaufs-Strukturen auch die nächsten Jahre noch gut fahren werden können.

Daher gilt: Sie sollten wissen, wie Ihr Unternehmen tickt, was Ihre (einkaufenden, genehmigenden) Mitarbeiter:innen und Ihre Finanzabteilung brauchen um effizient arbeiten zu können. Dann wird klar, ob Ihre internen Einkaufs-Prozesse mal ein Update, z.B. auf Einkaufsanträge vertragen könnten. Denn die sind einfacher als gedacht und kommen mit mindestens einer Hand voll Vorteilen daher.

Was ist ein Kaufantrag & wie wird er gehandhabt?

Dies wollen wir anhand eines praktischen Beispiels mal durchexerzieren: Veronika S., Marketing-Managerin, benötigt für ihr Homeoffice einen 17-Zoll-Monitor um produktiver arbeiten zu können. Ein möglicher Ablauf der Antragstellung sähe in diesem Fall in etwa so aus, wenn hierbei eine intelligente Business-Softwarelösung zum Einsatz kommt:

Klingt aufwändig? Nein, ganz im Gegenteil – ein “TL;DR” (Internet-Jargon, stehend für “too long, didn’t read”), würde so aussehen:

Antrag für Kauf eines neuen Monitors einreichen
Vorgesetzte:r gibt diesen frei
Antragsteller:in kauft ein
Antragsteller:in reicht Rechnung ein

Welche Vorteile ergeben sich jedoch aus dieser Vorgehensweise für Angestellte, Vorgesetzte und Finanzteams?

Vorteil 1: Geplante Einkäufe werden in Echtzeit im Budget gespiegelt

Vielleicht haben Sie sich im letzten Absatz gefragt, wieso Annette als Vorgesetzte den Kauf von sinnvollen Arbeitsgeräten für ihre Mitarbeiter:innen ablehnen sollte? Ein sehr guter Grund wäre: Das gibt das Budget in diesem Monat nicht mehr her!

In einem ganzheitlich denkenden Finanzbetriebsystem können Unternehmen für all ihre Abteilungen Budgets pro Monat individuell festlegen – und jeder Einkauf, ob geplant oder bereits getätigt wird in dieser Budget-Übersicht dargestellt.

Kommt ein neuer Kaufantrag rein, sehen Budgetverantwortliche (wie Annette, sie leitet in diesem Beispiel die Marketing-Abteilung) umgehend, wie sich der Kauf auf ihr Budget auswirken wird und können informierte Entscheidungen treffen.

Der letzte Punkt war auch für uns ein sehr überraschender:

Bonus-Vorteil 6: Weniger, aber sinnvoller einkaufen?

Es klang auch für uns überraschend, aber wir hören aus manchen Finanzabteilungen, dass Sie durch die Nutzung einer Finanz-Software auch dadurch Geld sparen, dass weniger eingekauft wird als zuvor.
Und das nicht etwa, weil der Einkaufsprozess komplizierter geworden wäre, sondern weil die Handhabung mit einer Software wohl zu mehr finanziellem Verantwortungsbewusstsein führt, als die kurze Email/das kurze Gespräch im Meeting (“Soll ich das kaufen?” – “Ja, kauf mal!”).

Oftmals wurde vor der Einführung des Tools also viel zu viel und viel zu leichtfertig Sachen bestellt, die entweder gar nicht wirklich gebraucht wurden, nicht freigegeben waren oder wo ein Einkauf im nächsten Quartal sinnvoller gewesen wäre  (Stichwort: Maverick Buying) – aber keiner die für diese Entscheidung notwendigen Echtzeit-Daten über Budgets vorliegen hatte. So wurden hier Einsparungen von bis zu 10% erzielt, ohne dass es jedoch irgendeiner:m Mitarbeiter:in an irgendetwas gemangelt hätte.

Fazit: Ungeahnte positive Aspekte ergeben sich also manchmal auch erst aus der Nutzung eines Tools! Um mit Internet-Jargon zu schließen: Einkaufsanträge FTW! (=“for the win“)