• Celia Schweyer Finway SEO Manager Celia Schweyer
  • 14.12.21
  • 11 Minuten Lesedauer

5+1 Gründe, warum Sie in Ihrem Unternehmen mit Einkaufsanträgen arbeiten sollten

Vorteile von Einkaufsanträgen

Einen festgelegten Begriff für die Beantragung eines betrieblichen Einkaufs gibt es überraschenderweise nicht, aber egal ob wir nun Einkaufsantrag, Kaufantrag, Kaufanfrage, Bestellanfrage oder das Englische “purchase request” verwenden, Sie wissen vermutlich in etwa, um was es sich dabei handelt.

Vielleicht ist die nicht endgültig geklärte Begriffsfrage darin begründet, dass Kaufanträge (noch) keine beliebte Methode in der Arbeitswelt sind um Ausgaben in Unternehmen zu managen? Dabei hat der Status Quo hier großen Optimierungsbedarf!

Ein Blick auf Ihren Status Quo

Wie wird in Ihrem Unternehmen zur Zeit eingekauft? Mit Einkäufen ist hier zunächst einfach alles gemeint, bei dem Geld aus dem Unternehmen herausfließt, zum Beispiel:

  • Alles fürs Büro und für den täglichen Arbeitsablauf (z.B. Möbel, IT-Hardware und -Software, Abos, Büromaterial, Verpflegung)
  • Externes Personal (Freelancer, Beratungsverträge usw.)
  • Reisekosten und Auslagen der Mitarbeiter
  • Material/Logistik für die Herstellung
  • Ausgaben für Marketing/Werbung/PR (z.B. Google Ads)
  • Notar-, Anwalts- oder Steuerberaterkosten
  • Versicherungen
  • uvm.

Vielleicht läuft es bei Ihnen wie sehr vielen anderen kleinen und mittleren (oder großen) Unternehmen auch: Für diese einzelnen Vorgänge haben Sie keine klar definierten Prozesse. Genehmigungen für Einkäufe erfolgen wenn dann nach persönlicher Absprache, ggf. auch per Mail oder Telefon.

Was passiert als nächstes, wenn ein Kauf bevorsteht?

  • Gleichen Sie bei Bedarf verschiedene Angebote miteinander ab?
  • Gibt es eine:n (Kostenstellen-)Verantwortliche:n, der:die die geplante Summe irgendwo für die Budget-/Liquiditätsplanung vermerkt?
  • Kann er:sie denn auch anhand des aktuell verfügbaren Budgets die Entscheidung treffen, ob der Kauf aktuell möglich oder sinnvoll ist?
  • Holt sich der:diejenige, der:die den Kauf tätigt, die Firmenkreditkarte oder kauft auf Rechnung? Wer bezahlt, und wann?
  • Wer prüft Rechnungen und gibt diese frei?
  • Wie gelangt die Rechnung mit allen notwendigen Informationen (z.B. Kostenstelle, Sachkonto, Kostenträger) anschließend in die Buchhaltung oder zur:m Steuerberater:in?

Nur wenige Unternehmen haben für den kompletten Prozess von der ersten Idee des Kaufs bis hin zur finalen Buchung in der Buchhaltung festgelegte Workflows, die alle Eventualitäten abdecken. Das macht das komplette Beschaffungsmanagement gerne und schnell kompliziert und vor allem intransparent. Da liegt es doch auf der Hand, dass etwas geändert werden muss, oder?

Doch die Umstellung von Prozessen stellt immer eine gewisse Herausforderung dar, vor der sich viele drücken. Aber steckt da wirklich eine unüberwindbare Mammutaufgabe dahinter? Leider entscheiden sich immer noch viele Unternehmen vorschnell für das Altbewährte, weil die Vorteile einer Optimierung nicht klar genug werden. Und ja, es gibt auch Betriebe, die mit ihren vorhandenen Einkaufs-Strukturen auch die nächsten Jahre noch gut fahren werden können.

Daher gilt: Sie sollten wissen, wie Ihr Unternehmen tickt, was Ihre (einkaufenden, genehmigenden) Mitarbeiter:innen und Ihre Finanzabteilung brauchen um effizient arbeiten zu können. Dann wird klar, ob Ihre internen Einkaufs-Prozesse mal ein Update, z.B. auf Einkaufsanträge vertragen könnten. Denn die sind einfacher als gedacht und kommen mit mindestens einer Hand voll Vorteilen daher.

Was ist ein Kaufantrag & wie wird er gehandhabt?

Dies wollen wir anhand eines praktischen Beispiels mal durchexerzieren: Veronika S., Marketing-Managerin, benötigt für ihr Homeoffice einen 17-Zoll-Monitor um produktiver arbeiten zu können. Ein möglicher Ablauf der Antragstellung sähe in diesem Fall in etwa so aus, wenn hierbei eine intelligente Business-Softwarelösung zum Einsatz kommt:

  1. Veronika sucht online nach Angeboten und wählt ein oder mehrere Angebote aus, um sie dem Kaufantrag anzuhängen. So kann ein:e Genehmiger:in (Veronikas Vorgesetzte:r zum Beispiel) aus diesen auswählen. Das sollte aber eher optional sein. Vielleicht hat Veronika ja schon das perfekte Angebot gefunden?
  2. Sie reicht den Antrag ein und wählt hierbei schon die korrekte Kostenstelle aus (im Regelfall die der Abteilung, in der ein:e Antragsteller:in arbeitet). Das erleichtert hintenraus der Buchhaltung die Arbeit!
  3. Außerdem wählt sie aus, ob der Kaufbetrag per Banküberweisung oder über eine virtuelle Karte beglichen werden soll, welche nach Genehmigung des Antrags auf ihren Namen ausgestellt wird. Veronika wählt diese Option, da der Online-Shop nur Käufe per Karte anbietet.
  4. Je nach Höhe des Kaufbetrags ist ein:e anderer Genehmiger:in für die Kauffreigabe verantwortlich. Zum Beispiel ein “Auto-Approver” für kleine Beträge bis 100€, ein:e Vorgesetzte:r bis 1000€ und der:die Geschäftsführer:in für alles darüber. Diese Festlegung geschah bereits vorab, als Veronikas Account in der Software angelegt wurde.
  5. Veronikas Monitor kostet 750€ – also muss Marketingleiterin Annette P. den Kauf freigeben. Nachdem Veronika den Eintrag eingereicht hat, erhält Annette sofort eine Benachrichtigung den Antrag zu prüfen und dann freizugeben, abzulehnen oder zunächst mit einer Rückfrage zu reagieren.
  6. Annette gibt dein Antrag frei, die virtuelle Karte für Veronika wird automatisch erstellt und ist umgehend in ihrem Account aufrufbar.
  7. Veronika besucht erneut den Online-Shop, in dem sie das Angebot für den Monitor entdeckt hat. Sie kauft ihn mit ihrer speziell für diesen Kauf ausgestellten virtuellen Karte, indem sie deren Daten (Name, Nummer, End-Datum, CCV) eingibt wie bei einem ganz normalen Online-Karteneinkauf.
  8. Schließlich reicht Veronika die Rechnung des Monitorkaufs in der intelligenten Business-Software ein.

Klingt aufwändig? Nein, ganz im Gegenteil – ein “TL;DR” (Internet-Jargon, stehend für “too long, didn’t read”), würde so aussehen:

Antrag für Kauf eines neuen Monitors einreichen
Vorgesetzte:r gibt diesen frei
Antragsteller:in kauft ein
Antragsteller:in reicht Rechnung ein

Welche Vorteile ergeben sich jedoch aus dieser Vorgehensweise für Angestellte, Vorgesetzte und Finanzteams?

Vorteil 1: Geplante Einkäufe werden in Echtzeit im Budget gespiegelt

Vielleicht haben Sie sich im letzten Absatz gefragt, wieso Annette als Vorgesetzte den Kauf von sinnvollen Arbeitsgeräten für ihre Mitarbeiter:innen ablehnen sollte? Ein sehr guter Grund wäre: Das gibt das Budget in diesem Monat nicht mehr her!

In einem ganzheitlich denkenden Finanzbetriebsystem können Unternehmen für all ihre Abteilungen Budgets pro Monat individuell festlegen – und jeder Einkauf, ob geplant oder bereits getätigt wird in dieser Budget-Übersicht dargestellt.

Kommt ein neuer Kaufantrag rein, sehen Budgetverantwortliche (wie Annette, sie leitet in diesem Beispiel die Marketing-Abteilung) umgehend, wie sich der Kauf auf ihr Budget auswirken wird und können informierte Entscheidungen treffen.

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Vorteil 2: Smarte Freigabeworkflows für Kaufanträge

Ein großer Einwand gegen die Nutzung von Kaufanträgen ist häufig die Befürchtung, jeder noch so kleine Einkauf müsste dadurch erst ein kompliziertes Genehmigungsverfahren durchlaufen.
Ergo: Der Prozess würde “verschlimmbessert” werden und für mehr Frust und Aufwand sorgen. Das ist natürlich nicht Sinn der Sache. Und als Finanzabteilung machen Sie sich keine Freunde im Unternehmen, wenn durch möglicherweise unnötig Freigabehürden die Arbeit verlangsamt werden würde!

Mit intelligenten Freigabeworkflows decken Sie hingegen, einmal aufgesetzt, alle möglichen Szenarien ab – und das individuell und flexibel. Nach Abteilung, Lieferanten und individuell pro Mitarbeiter:in.

Automatisierte Freigaben für kleinere Beträge oder regelmäßige notwendige Ausgaben

Mit automatisierten Freigaben werden Anträge umgehend freigegeben, wenn sich der Kaufbetrag unter einem zuvor festgelegten Limit befindet. In unserem Beispiel benötigt Veronika für Einkäufe unter 100€ keine zusätzliche Genehmigung. Bei regelmäßigen Ausgaben machen unnötige Freigabehürden auch keinen Sinn – z.B. der immer gleiche monatliche Nachschub an Büromaterial.

Genehmiger:in nach Höhe des Kaufbetrags festlegen

Ein neues Kopiergerät für 20.000€? Das wiederum soll vielleicht nicht ohne weitere Abstimmung bestellt werden können. Für solche Fälle können Sie festlegen, wessen Okay für welche Beträge eingeholt werden muss.

Mehrstufige Freigabeprozesse

Ebenso kann es von Vorteil sein, wenn ein Kauf von mehr als einer Person freigegeben werden muss. Viele Unternehmen haben entsprechende Anforderungen für ihre Ausgaben. Auch hierfür bieten intelligente Softwarelösungen die Möglichkeit, entsprechende Workflows zu definieren.

Spezielle Regeln nach Kostenstelle/Kostenträger oder je Lieferant

Soll jeder Kauf im Marketing von einer Person freigegeben werden oder ist ein:e Manager:in Haupt-Ansprechpartner:in für einen Lieferanten? Freigabe-Regeln lassen sich beliebig individualisieren, ganz nach Ihren Bedürfnissen. Je nach Einkaufsvolumen der Abteilungen oder Lieferantenstruktur legen Sie flexibel fest, welche Einkäufe in welcher Höhe durch wen vorab genehmigt werden müssen.

Einkaufsanträge mit finway

Vorteil 3: Schnellere Freigaben von Rechnungen

Zeitraubende Rechnungsfreigaben gehören zu den größten und meist genannten “Pain Points” in Unternehmen. Man mag es kaum glauben, aber der Verarbeitungsprozess einer einzigen Rechnung kann sich über Wochen hinziehen. Schuld daran sind fehlende oder nicht optimierte Prozesse – und der “Faktor Mensch” wirkt auch mit rein. (Wie gerne vergisst man zum Beispiel mal, auf eine E-Mail zu antworten?)

Durch Kaufanträge ist jedoch ein Großteil des Freigabe-Prozesses bereits abgedeckt. wenn sich der erfolgte Kauf im Rahmen des Kaufantrags gehalten hat – das tatsächlich ausgegebene Budget sich also im Rahmen des im Antrag angegebenen bewegt. Zu kleineren Abweichungen kann es schließlich immer kommen. Nachdem der bereits freigegebene Kauf getätigt wurde, muss also nur noch die Rechnung eingereicht werden, und diese dann die übliche formale Prüfung durchlaufen.

Vorteil 4: Individualisierte (virtuelle) Karten statt Firmenkreditkarte

Im obigen Beispiel kam eine virtuelle Karte zum Einsatz, die eine Finanz-Software umgehend nach Genehmigung des Kaufantrages ausgestellt hat. Vielleicht haben Sie sich gefragt, was hier der Vorteil ist? Warum sollten Sie nicht weiter mit Ihrer gewohnten Firmenkreditkarte einkaufen?

Gegen dieses altbewährte Zahlungsmittel spricht sogar einiges. Eine einzige Firmenkreditkarte stellt nicht nur ein erhöhtes Sicherheitsrisiko dar, sondern kommt auch mit Blockern (bei SMS-Bestätigungen) daher und liefert keine Klarheit darüber, wer Einkäufe getätigt hat. Lesen Sie mehr über die Vorteile speziell von virtuellen Karten in diesem Artikel.

Bleiben wir bei unserem Beispiel mit Veronikas Monitor-Kauf. Die auf Ihren Namen erstellte virtuelle Karte ist mit exakt dem Budget aufgeladen, welches sie für ihren Einkauf benötigt und der Kauf ist eindeutig zuordenbar. Verwechslung ausgeschlossen, Missbrauch ausgeschlossen. Außerdem ergibt sich hieraus für die Buchhaltung gleich noch ein Vorteil, der aber auch gilt, wenn der Kauf per Banküberweisung getätigt wird:

Vorteil 5: Drei-Wege-Matching: Mehr Zeit nach hinten raus

Verbringt Ihre Finanzabteilung, Ihr:e Buchhalter:in oder Steuerberater:in noch Zeit damit, Belege und Transaktionen einander zuzuordnen und (durch Suchen und Rückfragen) herauszufinden, auf welche Kostenstelle oder Sachkonto eine Ausgabe gebucht werden muss?

Dies sind alles Aufgaben der sogenannten vorbereitenden Buchhaltung. Ein intelligentes Finanz-Betriebssystem nimmt Finanzverantwortlichen diese Arbeit nahezu komplett ab, indem Software und Mitarbeiter:innen diese Aufgaben nahtlos integriert im Einkaufsprozess übernehmen. Kostenstelle oder Sachkonto können schon im Antrag angegeben werden oder vom:von der Antrags-Genehmiger:in hinzugefügt werden. Später erkennt das System, welche Rechnung und Transaktion zu welchem Antrag passen und übergibt die Rechnungsdaten an die Buchhaltungssoftware. So geht nichts mehr verloren! Kurzum:

 

Drei-Wege-Matching bedeutet also: Eine Software matcht automatisiert Kaufantrag, Rechnung und Transaktion miteinander. Die angenehmen Folgen: Weniger Zeitaufwand und maximal reduzierte Fehleranfälligkeit.

Der letzte Punkt war auch für uns ein sehr überraschender:

Bonus-Vorteil 6: Weniger, aber sinnvoller einkaufen?

Es klang auch für uns überraschend, aber wir hören aus manchen Finanzabteilungen, dass Sie durch die Nutzung einer Finanz-Software auch dadurch Geld sparen, dass weniger eingekauft wird als zuvor.
Und das nicht etwa, weil der Einkaufsprozess komplizierter geworden wäre, sondern weil die Handhabung mit einer Software wohl zu mehr finanziellem Verantwortungsbewusstsein führt, als die kurze Email/das kurze Gespräch im Meeting (“Soll ich das kaufen?” – “Ja, kauf mal!”).

Oftmals wurde vor der Einführung des Tools also viel zu viel und viel zu leichtfertig Sachen bestellt, die entweder gar nicht wirklich gebraucht wurden oder wo ein Einkauf im nächsten Quartal sinnvoller gewesen wäre – aber keiner die für diese Entscheidung notwendigen Echtzeit-Daten über Budgets vorliegen hatte. So wurden hier Einsparungen von bis zu 10% erzielt, ohne dass es jedoch irgendeiner:m Mitarbeiter:in an irgendetwas gemangelt hätte.

Fazit: Ungeahnte positive Aspekte ergeben sich also manchmal auch erst aus der Nutzung eines Tools! Um mit Internet-Jargon zu schließen: Einkaufsanträge FTW! (=“for the win“)