Virtuelle Kreditkarten Blogartikel

Virtuelle Kreditkarten

Celia Schweyer Finway SEO Manager
  • Celia Schweyer
  • 27.09.21
  • 10 Minuten Lesedauer

Was ist eine virtuelle Kreditkarte?

Der Begriff “virtuelle Kreditkarte” ist im Grunde genommen mehrfach irreführend. Denn mit einer echten Kreditkarte hat dieses moderne, digitale Produkt meistens nicht gerade viel gemeinsam. Allen voran das namensgebende Element, den Kredit. Eine Kreditkarte gewährt ihren Nutzern einen kurzzeitigen Kredit, bzw. streckt Geldmittel vor, bis die – üblicherweise – monatliche Abrechnung über ein verknüpftes Konto erfolgt oder der:die Inhaber:in den fälligen Betrag an die Bank überweist. Hierfür hat jede Kreditkarte einen so genannten Verfügungsrahmen, der sich je nach Kartenbetreiber oder Kartenart (z.B. Gold, Platin, Business) unterscheidet.

Etwas anders sieht es sehr oft bei der virtuellen Kreditkarte aus. Hier gibt es in der Regel keinen Verfügungsrahmen oder Vorschuss der Bank. Der:die Karteninhaber:in muss die Karte mit Guthaben aufladen und auch nur dieses ist dann z.B. für Online-Einkäufe verfügbar. Alternativ wird wie bei einer Debitkarte ein verbundenes Konto umgehend belastet – auch dieses Modell gibt es auf dem Markt.

So sieht es zumindest bei zahlreichen Anbietern aus, obwohl diese mit dem Begriff „Kreditkarte“ werben. Nichtsdestotrotz gibt es auch tatsächliche Kreditkarten auf virtueller Basis. Diese haben dann auch, wie von der bekannten Plastik-Kreditkarte gewohnt einen von der Bank festgelegten Verfügungsrahmen. Diese Option findet sich vor allem im Business-Umfeld, bei den meisten Angeboten für Privatkunden handelt es sich jedoch um Prepaid- oder Debitkarten.

Weiterhin kann auch der Begriff “Karte” zunächst verwirren. Denn eine virtuellen Kreditkarte kommt nicht in Plastikform daher. Der:die  “Karten”-Inhaber:in erhält nur die relevanten Daten, die sich sonst auf den bekannten Plastikkarten befinden:

  • Name des:der Inhaber:in
  • Kartennummer
  • Ablaufdatum
  • CCV (Prüfnummer)

Das reicht für den schnellen Einkauf im Internet. Bezahlen im Geschäft oder Geldabheben am Automaten gehen damit nicht. Auch bei Hotelbuchungen oder Mietwagen könnten Sie in Schwierigkeiten kommen, da vor Ort meist eine echte physische Karte verlangt wird, selbst wenn Sie online buchen. Lesen Sie weitere Vor- und Nachteile hier.

Bei virtuellen Online-Kreditkarten handelt es sich also korrekterweise meistens um digitale Debitkarten bzw. Prepaid-Kreditkarten. Dass sich die Bezeichnung “Kreditkarte” hier dennoch durchgesetzt zu haben scheint, kann unter anderem daran liegen, dass dieser Begriff im Gegensatz zu “Debitkarte” im deutschen Alltagssprachgebrauch weitaus bekannter ist. Lesen Sie sich also genau beim jeweiligen Anbieter durch, was dieser anbietet, damit es nicht zu Missverständnissen kommt.

Welche Arten von virtuellen Kreditkarten gibt es?

Unterscheidung nach Typ

Versuchen wir hier einmal, mögliche Verwirrung ein für allemal zu beseitigen und alle bekannten Kartentypen auf virtueller Basis kurz zusammenzufassen.

Virtuelle Kreditkarten: Zahlungsmittel mit Verfügungsrahmen. Wie bei der klassischen Kreditkarte haben Sie hier ein Zahlungsmittel, bei welchem Ihnen Ihre Bank einen kurzzeitigen Kredit gewährt. Alle Ausgaben, die Sie ihm Laufe meist eines Monats tätigen, werden jeweils zu einem Stichdatum gesammelt von dem mit der Karte verknüpften Konto abgebucht.

Virtuelle Prepaid-Karte: Zahlungsmittel, welches Sie vor dem Einsatz mit einem von Ihnen festgelegten Guthaben ausstatten

Virtuelle Debit-Karte: Zahlungsmittel, welches mit Ihrem Konto verknüpft ist. Alle Ausgaben, die Sie damit tätigen werden umgehend von Ihrem Konto abgebucht.

Unterscheidung nach Nutzung

Virtuelle Kreditkarten kann man in allererster Linie in zwei Nutzungs-Typen aufteilen:

Virtuelle Kreditkarten für die einmalige Nutzung und
Virtuelle Kreditkarten für die mehrfache Nutzung

Nur, warum sollte man eine Karte nur einmal nutzen? Die Antwort ist so simpel wie einleuchtend: Um die größtmögliche Sicherheit zu garantieren. Bei einer einmaligen Karten-Nutzung “zerstört” sich die Karte im Anschluss an die Nutzung selbst. Der Einkauf wurde erfolgreich getätigt und die Kartendaten sind hinterher ungültig und können nicht missbraucht werden. Diese Art der Nutzung von virtuellen Kreditkarten bzw. virtuellen Debitkarten ist vor allem beim Einsatz in Unternehmen eine immer beliebter werdende Methode für Online-Einkäufe.

Virtuelle Kreditkarten für die mehrmalige Nutzung lassen fortwährend zum Online-Shopping nutzen. Eine weitere Nutzungsmöglichkeit ist die Abwicklung von Abonnements oder Daueraufträgen über eine solche Karte. Firmen können ihre Software-Subscriptions oder Online-Tool-Abos über eine solche Karte abwickeln und so die Kosten sofort eindeutig für die vorbereitende Buchhaltung vorkontieren und zuordnen.

Die Kartendaten bleiben hierbei wie bei einer klassischen Kredit- oder Debitkarte immer die gleichen, deswegen ist es ratsam sie ebenso sensibel zu behandeln wie die Daten einer “echten” Karte.

Wie beantragt man virtuelle Kreditkarten?

Privatkunden

Für Privatkunden gibt es zahlreiche Anbieter für virtuelle Kredit- und Debitkarten, wie z.B. Netbank, welche virtuelle Visa- oder Mastercards ausgeben.

Nachdem Sie einen für Sie passenden Anbieter gewählt haben, müssen Sie sich zunächst registrieren und identifizieren, z.B. über Ihren Personalausweis mit dem ID-Ident-Verfahren. In den nächsten Schritten müssen Sie ihre neue Karte via PIN freischalten und sie anschließend mit Guthaben aufladen. Dies geht je nach Anbieter zügig vonstatten. Und dann können Sie auch bereits auf Shopping-Tour gehen.

Business-Kunden

Ein wenig anders sieht es mit dem sofortigen Einsatz im Business-Umfeld aus. Damit virtuelle oder physische Firmenkarten an Mitarbeiter:innen ausgestellt werden können (egal ob Kredit, Debit oder Prepaid), muss das Unternehmen den sogenannten “Know Your Business”-Prozess (kurz KYB) durchlaufen. Hier muss ein Verantwortlicher eine Reihe an Fragen über das eigene Business beantworten und sich so verifizieren. Unter anderen werden wird nach der Art des Businesses, der Branche, den Gesellschaftern und den wichtigsten Finanzkennziffern gefragt. Einen ähnlichen Prozess durchläuft man auch als Privatkunde, z.B. bei der Eröffnung eines neuen Bank-Kontos.

Der KYB-Prozess ist eine gesetzlich vorgeschriebene Maßnahme, um Geldwäsche und Betrug zu unterbinden.

Funktioniert eine virtuelle Karte sofort und ist sie sicher?

Je nach Anbieter und Kartentyp ist eine virtuelle (Debit-)Karte im privaten Bereich sofort einsatzbereit, sobald man sie selbst mit Guthaben vom eigenen Konto aufgeladen hat. Es muss nämlich kein Kreditrahmen beantragt werden. Der Anbieter der Karten muss in diesem Fall nicht mal eine Schufa-Abfrage tätigen, da Guthaben nur von einem gedeckten Konto auf die Karte überwiesen werden kann. Somit entsteht auf Anbieterseite kein Risiko und der Prozess der Kartendaten-Generierung geht zügig vonstatten.  Ebenso wenig muss man auf eine physische Plastikkarte per Postversand warten.

Im Business-Umfeld funktioniert das ganz ähnlich, dennoch ein wenig anders. Auch hier müssen wir nach dem Typ der Karte unterscheiden.

  • Sind virtuelle Prepaid-Karten im Einsatz, muss zunächst Geld in ein so genanntes Wallet geladen werden, auf welches dann wiederum alle virtuellen Firmen-Karten zugreifen.
  • Bei Debitkarten muss ein Firmenkonto verknüpft sein, auf welches die Karte zugreift und in Echtzeit abbucht
  • Bei Kreditkarten muss ebenfalls ein Konto hinterlegt sein, allerdings wird das Geld nicht sofort eingezogen sondern erst zu einem bestimmten Stichtag jeden Monat.

Bei allen Optionen gilt: Der:die Karten-Aussteller:in kann Budget-Limits je Karte und unter Umständen sogar deren Einsatzzweck vergeben. (Z.B. eine Karte mit einem Budget von 250€ für Büromaterial). Dies stellt einige der Gründe dar, warum sich virtuelle Kreditkarten bzw. Debitkarten zu so einem beliebten Online-Zahlungsmittel entwickeln.

Beim Thema Sicherheit haben virtuelle Karten gegenüber Plastikkarten einiges voraus. Denn im Falle eines Missbrauchs kann nur maximal Schaden in Höhe des Guthabens entstehen, welches man auf die Karte geladen hat – das Konto von dem aus man das Guthaben überwiesen hat, kann nicht belastet werden. Und auch beim Verlust des Portemonnaies muss man hier nicht ans Sperren denken – denn eine Plastikkarte gibt es ja gar nicht.

Virtuelle Kreditkarten Klickgrafik

Virtuelle Kreditkarten: Vor- und Nachteile für Unternehmen und Mitarbeiter:innen

Für den Einsatz im Business-Umfeld bieten virtuelle Firmenkarten zahlreiche Vorteile gegenüber der klassischen Firmenkreditkarte. Dass Unternehmen in Europa dies erkannt haben, zeigt sich an Zahlen, die die Londoner Beratungs-Agentur RBR in einem Report zusammengestellt hat: 2019 wurden in Europa bereits rund 43 Milliarden Euro über virtuelle Business-Karten umgesetzt, was einem Anteil von rund 12% aller betrieblichen Karten-Ausgaben entspricht.

Aus diesen und bestimmt weiteren individuellen Gründen sind virtuelle Karten bei Unternehmen so beliebt:

  • Ausgaben können besser nachvollzogen werden, da sie einer bestimmten Karte und somit einem:r Mitarbeiter:in bzw. einer Abteilung direkt zugeordnet werden können.
  • Des weiteren entfällt der lästige Schritt, der den Haupt-Inhaber einer klassischen Firmenkarte involviert: Für die Bestätigung einer Zahlung wird oft eine PIN (per SMS) benötigt, die dem:der Karteninhaber:in zugestellt wird. Ist diese:r gerade nicht erreichbar, verzögert dies den Kaufprozess immens. Mit personalisierten virtuellen oder physischen Karten ist dieser Pain Point endgültig Geschichte.
  • Abteilungsleiter behalten die volle Kontrolle über alle Ausgaben, da sie virtuelle Karten individuell mit Limits und bestimmten Einsatzmöglichkeiten beschränken können
  • Durch Einkaufsanträge über eine virtuelle Karte, wie finway sie anbietet, können sogar Budgets abgeglichen werden, noch bevor der Kauf getätigt wurde
  • Subscription-Management: Dank der Funktion, Abonnements einer bestimmten Karte zuordnen zu können, erhalten Unternehmen einen viel besseren Überblick darüber, welche (Software-)Abos von welchen Abteilungen genutzt werden. Unnötige Abos können so rechtzeitig erkannt und ggf. gekündigt werden, auch erinnert eine Software-Lösung wie finway die Verantwortlichen, wenn ein Abo kurz vor der Erneuerung steht, sodass bei Bedarf fristgerecht gekündigt werden oder der Subscription-Plan angepasst werden kann.
  • Sicherheit: Wenn virtuelle Karten für den einmaligen Gebrauch ausgestellt werden, ist ein Missbrauch der Karteninformationen nahezu ausgeschlossen. Die Daten werden nach dem Kauf, für den die Karte erstellt wurde, vernichtet und somit nutzlos.
  • Bei virtuellen Kreditkarten ist meist keine Jahresgebühr fällig. Das gilt für beliebig viele Karten für den einmaligen oder mehrmaligen Gebrauch.

Wie man sieht, macht dieser Typ Geschäftskreditkarten dem Unternehmen und seinen Mitarbeiter:innen einiges leichter, dennoch darf man nicht vergessen, dass die Zahlungsmöglichkeiten mit virtuellen Karten eingeschränkter sind als mit “echten” Karten fürs Portemonnaie.

  • Geld abheben am Automaten ist nicht möglich
  • Kaufgeschäfte, die das Vorlegen einer echten Karte verlangen könnten (z.B. Mietwagen), können nicht über virtuelle Mitarbeiterkreditkarten abgewiegelt werden, auch wenn der Kauf online stattfindet.

FAQs zu virtuellen Kreditkarten

Was genau sind virtuelle Kreditkarten?

Virtuelle Kreditkarten, besser virtuelle Debit- oder Prepaidkarten sind ein speziell für den Einkauf im Internet entwickeltes Zahlungsmittel, bei welchem lediglich die für einen solchen Shopping-Trip benötigten Daten wie Kartennummer, Ablaufdatum und Kontrollnummer von einem Anbieter zur Verfügung gestellt werden. Virtuelle Kreditkarten benötigen keinen Nachweis der Schufa, da sie rein auf Guthabenbasis funktionieren, welches der:die Besitzer:in z.B. vom Girokonto auflädt.

Wer bietet virtuelle Kreditkarten an?

Zahlreiche (Online-)Banken bieten virtuelle Karten für Privat-Kunden an, aber auch einige Start-Ups haben ihr Geschäftsmodell um dieses Zahlungsmittel aufgebaut. Für Unternehmen sind in den letzten Jahren verschiedene Fintech-Startups in den Markt getreten um Finanzprozesse zu vereinfachen. Eine holistische Lösung, die Ausgabenmanagement und virtuelle Karten auf einer Plattform vereint ist finway. (Klingt gut? Wir erzählen Ihnen gerne mehr. Buchen Sie eine Demo – komplett kostenlos!)

Virtuelle Kreditkarte: Visa oder Mastercard?

Für den Shopping-Trip im Netz spielt es keine Rolle, ob Ihre virtuelle Kreditkarte eine Mastercard oder Visakarte ist. Die meisten Online-Shops akzeptieren beide Kartenarten problemlos. Geringfügige Unterschiede zwischen Mastercard und Visa gibt es jedoch bei den physischen Karten. Visa ist die weltweit größte Kreditkartengesellschaft, Mastercard kommt knapp dahinter. Unterschiede gibt es dann bei den verschiedenen Kartenarten, z.B. Gold oder Platinum.

 

 

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