Maverick Buying: So können Sie problematische Ausgaben besser kontrollieren

Der Name klingt ein wenig wie der ultimative Bösewicht aus dem Marvel-Universum (aus aktuellem Anlass könnte Ihnen aber auch „Top Gun“ in den Kopf kommen).Tatsächlich handelt es sich bei Maverick Buying aber um etwas, das Procurement und Finanzbuchhaltung schnell in den Wahnsinn treibt. Warum? Maverick Buying (auch „Maverick Spend“ genannt) bezeichnet, wortwörtlich übersetzt, das Kaufverhalten eines Abtrünnigen. Also Ausgaben, die nicht entlang offizieller Richtlinien oder über den Einkauf abgewickelt werden und deswegen Gefahr laufen, mit der Firmen-Compliance zu kollidieren und/oder für unvorhergesehene Kosten zu sorgen.

Was ist Maverick Buying?

Maverick Buying hat verschiedene Facetten und Ausprägungen, beschreibt grundsätzlich aber den Fall, dass Mitarbeitende Einkäufe ohne Abstimmung mit Vorgesetzten, dem Management oder dem Procurement (also der Einkaufsabteilung) tätigen. Meist handelt es sich dabei um Käufe mit kleinen Beträgen, bei denen es einfacher und schneller erscheint, sie eigenmächtig zu kaufen statt den Weg über das Procurement zu gehen. Oft ist dieses Verhalten also keine böse Absicht, sondern Unwissenheit über etablierte Einkaufsprozesse und Absprachen mit Lieferanten. Maverick Buying führt allerdings dazu, dass Budgets überschritten werden, (Mengen-)Rabatte ungenutzt liegen bleiben oder falsche Lieferanten ausgewählt werden – all das sorgt im Nachgang für Probleme.

Zu problematischen Ausgaben aka Maverick Buying zählen:

• unautorisierte Bestellungen über den Einkauf hinweg
• Einkäufe bei unzuverlässigen / nicht freigegebenen Händlern
• Einkäufe außerhalb von bestehenden Rahmenverträgen
• Einkäufe ohne die Freigabe von Budget

Gründe für Maverick Buying:

• Es gibt keinen zentralen Einkauf
• Einkäufe werden gar nicht oder mangelhaft kontrolliert
• Einkaufsanträge sind nicht etabliert oder zu langwierig
• Beträge des Einkaufs werden als zu klein und unwichtig empfunden, um das Procurement damit zu behelligen – auf Management-Seite werden ebenfalls nur Einkäufe mit großen Beträgen kontrolliert

Unautorisierte Ausgaben: Darum ist Maverick Buying so problematisch

Auch, wenn es sich bei den wilden Ausgaben meist um vermeintliche Kleckerbeträge handelt: Maverick Buying ist, vor allem langfristig, mehr als ein Kavaliersdelikt. Nicht nur summieren sich diese Mini-Einkäufe schnell, wenn es mehrere „Budget-Banditen“ im Unternehmen gibt. Solche Käufe sind im Nachgang sehr viel teurer, als es vorerst scheint.

Denn: Wer abtrünnig einkauft, zahlt meist drauf (bzw. das Unternehmen zahlt drauf). Durch fehlenden Preisvergleich, eine zu kleine Stückzahl und somit höhere Preise, keine Preisverhandlung mit Lieferanten oder fehlende Vorteile bestehender Rahmenverträge reißt die gekaufte Kleinigkeit schnell ein deutliches Loch ins Budget. Daher sollten Mitarbeitende immer über den offiziellen Weg (= das Procurement) einkaufen oder zumindest den internen Richtlinien folgen.

Auch der Zeitaufwand bei den nachgeschalteten Prozessen wie der Finanzbuchhaltung ist im Falle von Maverick Buying riesig. Unautorisierte Einkäufe sind schwieriger zu verbuchen. Zu Beispiel, weil die Rechnung des Lieferanten nicht dem Standard entspricht und wichtige Informationen fehlen, die nach deutschem Steuerrecht erforderlich sind (das kann besonders bei internationalen Lieferanten vorkommen). Gegebenenfalls können Kostenstelle oder Kostenträger nicht eindeutig zugewiesen werden oder es gibt plötzlich viele Einzelaufträge beim gleichen Vendor. All das verlangsamt die Buchhaltung in ihrem Workflow und kann einen rechtzeitigen Monatsabschluss verhindern. Blockierte Kapazitäten und Ressourcen sowohl im Accounting als auch im Procurement – für das Ordnen unautorisierter Käufe, zu vieler Transaktionen und zu vieler verschiedener Verträge – kosten die Firma ebenfalls Geld.

Bei überschrittenen oder nicht freigegebenen Budgets müssen CFOs also nicht nur erheblich umdisponieren, an anderer Stelle Kosten einsparen, Forecast und Finanzplanung anpassen – vor allem sollten die jeweiligen Vorgesetzten an diesem Punkt ins Gespräch mit ihren Mitarbeitenden gehen und der Ursache für Maverick Buying in den einzelnen Bereichen auf den Grund gehen.

Lösungsansätze für Maverick Buying: Wie können Sie problematische Ausgaben besser kontrollieren?

Als CFO müssen Sie auf diese unkontrollierten, durchaus problematischen Ausgaben reagieren. Denn Maverick Buying ist nicht einfach ein statistischer, zu vernachlässigender Prozentsatz in der Einkaufsstatistik, sondern Teil einer Einkaufskultur, die ohne gewisse Richtlinien zu immer höheren Ausgaben führen kann – schon beim Kauf selbst, vor allem aber nachgelagert.

Viele Firmen tendieren dazu, auf außerplanmäßig hohe Ausgaben schlicht zu reagieren, etwa auf harte Tour mit einem Einstellungsstopp, statt proaktiv vorher anzusetzen. „Sparmaßnahmen“ ist nicht umsonst ein unbeliebtes Wort und sendet schnell falsche Signale an die Mitarbeitenden. Stattdessen sollten Sie als CFO, gemeinsam mit dem Procurement zum Kern des Problems vorstoßen, um Maverick Buying künftig besser kontrollieren zu können. Dazu sollten Sie eine gesunde und vor allem eindeutige Ausgabenkultur im Unternehmen etablieren.

Sobald Sie wissen, welche Bereiche bereits funktionieren (sollten) und wo es Verbesserungsbedarf gibt, können Sie eine entsprechende Einkaufskultur im Unternehmen etablieren. Sicherlich möchten Sie als CFO nicht jeden Tag jedem einzelnen Ihrer Mitarbeitenden auf die Finger schauen, richtig?

Prägen Sie eine Kultur der Verantwortlichkeit, statt der Kontrolle – das Einhalten von Budgets liegt künftig nicht mehr allein im Einkauf (oder, sollte Ihre Firma kein Procurement haben, im Finanzteam), sondern in jeder einzelnen Abteilung. Beziehen Sie das gesamte Management-Team ein, besprechen Sie gemeinsam benötigte Budgets für die einzelnen Teams und übergeben Sie die Budget-Verantwortung anschließend an Teamleads oder das jeweilige C-Level. Innerhalb der Abteilungen können so alle Käufe besser nachvollzogen und Ungereimtheiten geklärt werden.

Im Idealfall hat Ihre Procurement-Abteilung viele Best Practices und bereits sinnvolle Workflows etabliert – diese müssen nun tiefer ins Unternehmen getragen werden, damit allen Mitarbeitenden die Vorgänge und To-dos klar sind. Es hilft, zu verdeutlichen, dass Maverick Buying (das ja oft mit der Intention geschieht, dem Einkauf Arbeit zu ersparen) das Procurement wesentlich mehr Zeit kostet, als autorisierte Einkäufe anzustoßen.

Sollte Ihre Firma als KMU kein dezidiertes Procurement haben, können Sie Ihre Einkaufsabläufe natürlich trotzdem optimieren. Um Maverick Buying schon an der Wurzel zu unterbinden, können Ihnen Tools wie finway helfen, mit denen Einkaufsprozesse sinnvoll und effizient abgewickelt werden können – so wird nicht nur strukturiert eingekauft, auch Ihre Buchhaltung kann im Anschluss alle Rechnungen direkt über das Tool weiterverarbeiten.

Ändern Sie den Ablauf Ihrer Einkäufe

Der Vorteil für den:die Mitarbeiter:in? Durch die im Tool hinterlegen Workflows ist zu jedem Zeitpunkt klar, an wen die Anfrage gestellt werden muss. Der Status über die Freigabe ist für alle Beteiligten einsehbar und der:die Vorgesetzte kann einfach per Knopfdruck daran erinnert werden, sollte eine manuelle Freigabe nötig sein und der Einkauf pressieren. So können Einkäufe flüssiger abgewickelt werden und nehmen insgesamt weniger Zeit in Anspruch.

Der Vorteil für das Management? Vorgesetzte wissen genau, welche Ausgaben geplant sind und für was. Durch den Kaufantrag sehen sie im Vorfeld, was bei welchen Lieferanten geordert werden soll. Ein Katalog an bestehenden Lieferanten gibt eine Übersicht darüber, welche autorisiert sind und welche auf einer Blacklist stehen. So entstehen auf beiden Seiten einfache, transparente und (durch eine schreibgeschützte Historie) nachvollziehbare Einkaufsprozesse.

In einem Rechnungsmanagement-Tool wie finway können Sie zudem alle Verträge zu bereits getätigten Einkäufen abbilden. Besonders bei Abonnements oder regelmäßigen Einkäufen bei einem Lieferanten können alle Beteiligten so nachvollziehen, was bereits vereinbart ist. Das schützt vor höheren Kosten durch zu geringe Mengenabnahmen, vor Überschneidungen von zwei Verträgen mit dem gleichen Lieferanten (wie es beim Maverick Buying schnell passiert), der Vertragsbrechung (etwa, wenn Material bei anderen Lieferanten bestellt wird und dadurch der vereinbarte Umsatz nicht erfüllt wird) und allgemeinen Compliance-Problemen, die auf beiden Seiten imageschädigend sein können.

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