Im Rahmen unserer Webinar-Reihe “Zeit ist Geld” sprachen wir mit Nathalie Wiegand, Senior Consultant bei Coco Finance zunächst über gängige Zeitfresser, mit denen sich CFO, Finance Manager, Buchhalter:innen & Co. in ihrem Arbeitsalltag herumschlagen müssen. Das Webinar können Sie sich hier on-demand ohne Anmeldung anschauen.
Was zunächst (noch) harmlos klingt, wird jedoch ganz schnell zum regelrechten “Corporate Thriller”!
Titel und Plot könnten lauten:
„Tapfere Finanzteams kämpfen gegen Liquiditätsengpässe und Budgetüberschreitungen, die durch fehlende Rechnungen oder Freigaben und Unstimmigkeiten in den Daten verursacht werden. In einem Rennen gegen die Zeit dem Finanzamt stets im Nacken, müssen sie das Unternehmen aus dem Papier- und Excel-Chaos vor drohenden Betriebsprüfungen und finanziellen Kollaps bewahren, während sie mit Unverständnis und mangelnder Unterstützung konfrontiert sind.“
Klingt überspitzt? Dramatisch? Es ist jedoch im Gegensatz zu so manchem Blockbuster kein gänzlich an den Haaren herbeigezogenes Script, sondern eine alltägliche Realität für unzählige Betriebe. Der Frage, wie Unternehmen unbehelligt in ein solches Szenario hineingeraten könnten, wollen wir in diesem Artikel auf den Grund gehen.
Jedes Unternehmen hat Ausgaben – und zu all diesen Ausgaben verlangt eine ordentliche Buchführung die dazugehörigen Belege, denn Sie wissen “Keine Buchung ohne Beleg”. Das klingt so einleuchtend wie logisch – doch bereits hier befinden wir uns an dem Punkt, an dem das “Drama” seinen Anfang nimmt, auch wenn Sie es vielleicht noch gar nicht sehen können.
In Unternehmen, in denen es (noch) kein hohes Belegaufkommen gibt, lässt sich das Ausgabenmanagement im Regelfall auch noch ohne Stress und aufwändige Prozesse bewältigen. Doch, eigentlich jedes Unternehmen bekommt es irgendwann mit diesen Problemen zu tun:
Bevor wir aber auf die möglichen Folgen schauen, sollten Sie die Ursachen kennen, die zu diesen Problemen führen können. Nathalie Wiegand nannte uns im Rahmen des Webinars die gängigsten davon. Starten wir an der „Oberfläche“.
Der Eingang von Belegen ist nicht zentral organisiert oder die Strukturen dafür sind nicht vorhanden. Belege kommen auf vielen Wegen ins Unternehmen und in die Buchhaltung oder zur Steuerberatung – oder kommen eben nicht dort an.
Die benötigten Prozesse und Strukturen werden nicht (rechtzeitig) implementiert. Dazu zählen auch Freigabeprozesse, also dass es für alle Ausgaben die entsprechenden Genehmigungen gibt. Auch der Zugang zu Zahlungsmitteln für Mitarbeitende passt hier rein. Als ganz junges Unternehmen mit nur einer handvoll Mitarbeitenden braucht es noch keine rigorosen Prozesse. Viele Unternehmen zögern jedoch den Zeitpunkt für die Implementierung von Lösungen hinaus.
Passt eigentlich auch noch zum vorherigen Punkt, aber ist so wichtig, dass es einen eigenen Punkt wert ist: fehlende Automatisierung! Je manueller die Handhabung von Finanzprozessen ist, desto fehleranfälliger ist sie auch. Einfaches Vergessen, Schreibfehler beim Abtippen, Übersehen von falschen Angaben auf der Rechnung und so weiter. Sicher fallen Ihnen noch mehr Dinge ein, die hier schiefgehen könnten.
Verantwortungsbewusstsein und Wissen fehlen! Ein großes Problem der Finanzfunktion ist, dass sie sich oft in einer undankbaren und ungeliebten Position befindet: Warum (korrekte!) Rechnungen nun eigentlich so wichtig sind, das ist den meisten Mitarbeitenden nicht vollumfänglich bekannt. Warum also “nervt” der Finance-Manager schon wieder wegen der Tankquittung von vor drei Wochen?
Komplexe Geschäftsmodelle: Das Navigieren durch Themen wie die Umsatzsteuer und der Rechnungslegung kann für Unternehmen eine knifflige Aufgabe sein. Besonders bei Startups mit komplexen Geschäftsmodellen besteht schnell das Risiko, Transaktionen nicht korrekt umsatzsteuerlich zu bewerten. Die Umsatzsteuerproblematik wird zusätzlich dadurch erschwert, dass die Bestimmung der Umsatzsteuer von einer Vielzahl von Faktoren abhängt, wie dem Ort der Warenlieferung oder Dienstleistung und dem Sitz des einkaufenden Unternehmens.
Grundproblem Aufmerksamkeit: Wir kommen auf dem “Grund” aller Ursachen an. Also auf dem Fundament, auf dem die zuvor genannten Probleme erst wachsen konnten. Nämlich: Die Finanzfunktion im Unternehmen erhält fast nie die Aufmerksamkeit, die sie verdient, vielleicht weil sie ironischerweise so schwer in Zahlen greifbar ist. Den Erfolg im Vertriebsteam kann man leicht messen, aber an welchen KPIs messen Sie Ihre Buchhaltung? (Tipp: Diesen Artikel lesen)
“Häufig werden Finanzteams zu spät in Themen eingebunden, es wird nicht in Tools investiert oder ihre Anliegen werden von anderen Mitarbeitern als nachrangig behandelt. Das ist bemerkenswert, besonders wenn man bedenkt, dass Fundraising, spätestens ab der Series A, immer wichtiger wird und eine qualitativ hochwertige Finanzabteilung erfordert.” – Nathalie Wiegand
Am Anfang stand der fehlende Beleg – ein nerviges Unterfangen, ständig hinterher rennen zu müssen, zu erinnern und sich dadurch aufhalten zu lassen. Aber wenn es „nur“ das wäre – dass Finanzverantwortliche einige solcher leidigen Aufgaben auf ihrer Agenda haben, das Problem wäre überschaubar. Leider geht es hier jedoch um weitaus mehr. Unnötige finanzielle Verluste und handfeste Gefahren für die Gesundheit des gesamten Unternehmens genau genommen. Hier einige potenzielle Konsequenzen einer unsauberen Handhabe von Finanzprozessen wie der Rechnungsverarbeitung:
Fehler bei der Umsatzsteuer können zu fehlerhaften Umsatzsteuervoranmeldungen führen und in einigen Fällen zu hohen Strafzahlungen oder Betriebsprüfungen.
Fehler in der Rechnungsverarbeitung können dazu führen, dass die Vorsteuer nicht mehr geltend gemacht werden kann. Insbesondere bei der Nutzung manueller Prozesse wie Excel besteht das Risiko, dass Rechnungen nicht auf ihre Richtigkeit überprüft werden. Dadurch entsteht ein hoher Aufwand für spätere Korrekturen, falls Unstimmigkeiten festgestellt werden. Wenn die Rechnungen bereits bezahlt sind, fehlt oft der Druck beim Rechnungssteller, diese anzupassen. Die Vorsteuer geht dann verloren und wird brutto in den Aufwand gebucht.
Diese Fehler können erhebliche Auswirkungen auf die finanzielle Situation eines Unternehmens haben, insbesondere bei Startups mit begrenzten finanziellen Ressourcen.
Die Budgetüberwachung und Cashflow-Planung sind zentrale Aspekte jeder Finanzabteilung und erfordern den Zusammenfluss von Informationen aus dem gesamten Unternehmen. Eine Schlüsselherausforderung hierbei, wie Nathalie betont, ist die Komplexität der Datenspeicherung: „Die Komplexität besteht oft darin, dass diese Daten an unterschiedlichen Orten in verschiedenen Formaten gespeichert werden, was das Zusammenführen zu einer Herausforderung macht.“
Diese Hürde kann die (Daten-)Qualität der Finanzplanung maßgeblich beeinflussen. Wenn wichtige Daten im Forecast fehlen, kann dies erhebliche Auswirkungen auf die Liquiditätsplanung haben, insbesondere wenn es sich um eine größere Rechnung handelt.
Ein weiteres Problem besteht darin, dass die Budgetplanung sehr zeitaufwendig sein kann. Der Grad der Komplexität kann je nach Geschäftsmodell und Anzahl der rechtlichen Identitäten erheblich variieren. Trotz der Herausforderungen betont Nathalie die Wichtigkeit eines gut strukturierten Businessplans: „Generell war der Businessplan immer ein zentraler Faktor für oder gegen eine Investitionsentscheidung. Ich denke, es ist gerechtfertigt, hier Zeit und Kapazitäten zu investieren.“
Eine der größten Herausforderungen, denen sich Finanzteams in der Zukunft stellen müssen, ist die fehlende Wertschätzung, die dem Finanzbereich oft zuteil wird. Dies ist bedeutsam, insbesondere vor dem Hintergrund, dass Fundraising immer entscheidender wird und eine qualitativ hochwertige Finanzabteilung erfordert. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, ist eine frühzeitige und umfassende Einbindung des Finanzteams in alle Unternehmensbereiche von großer Bedeutung.
Im heutigen Umfeld steigen die Anforderungen im Fundraising deutlich an. Die Due Diligence erhält neue Schwerpunkte, während aggressives Wachstum an Bedeutung verliert und Effizienz, Schnelligkeit und Qualität verstärkt betont werden. Um sich im Wettbewerb abzuheben und Mittel zu erhalten, ist es von Vorteil, qualitativ hochwertige und schnelle Arbeit zu leisten sowie Leistungskennzahlen effektiv zu verfolgen und zu steuern. Ein verstärkter Fokus liegt zudem darauf, dass Start-ups ihr vorhandenes Kapital konservativer nutzen und effizienter agieren. Und dazu müssen sie vor allem wissen, wie das Kapital eingesetzt wird – sprich, dass die Daten stimmen und korrekt reportet werden können. Sei es nun an Investoren oder im Rahmen der Buchhaltung für einen rechtzeitigen Monatsabschluss und weitere Finanz-Statements.
Diese Entwicklungen haben Auswirkungen auf die Finanzfunktion und das Unternehmen insgesamt, da ein qualitativ hochwertiges Finanzteam und eine effiziente Finanzabteilung entscheidend sind, um zukünftige Finanzierungen zu sichern und den Unternehmenserfolg zu gewährleisten.
….nachdem Sie bis hierhin gelesen haben, stellen Sie sich mal vor, Sie sind mit der Suche nach Tankbelegen beschäftigt, aber müssten eigentlich längst an Strategien im Cash-Management arbeiten oder Ihren Investoren das anstehende Reporting schicken!
Let’s talk about solutions!
Spätestens jetzt sind Sie sich der potenziellen Komplexität des Dilemmas bewusst, in dem sich viele Finanzabteilungen befinden. Und dabei könnte doch so vieles so klar sein – wenn, oh wenn doch nur zunächst alle Daten und Rechnungen in korrekter Form und Ausführung zur richtigen Zeit auf dem richtigen Tisch landen würden. Wo also anfangen? Ganz richtig, am zuvor erwähnten “Fundament” aller Ursachen und Probleme: Beim Bewusstsein.
Führungskräfte und Abteilungsleiter sollten ihre Mitarbeitenden über die Rolle der Finanzabteilung nachdrücklich unterrichten. Auch über die eigene Rolle, die besonders diejenigen Mitarbeitenden innehaben, die selbst Ausgaben und damit Rechnungen verursachen. Ebenso sollte das C-Leven und Entscheidungsträger bei Veränderungen oder Anpassungen stets berücksichtigen, welche Auswirkungen dies auf den Finanzbereich haben könnte.
Es ist von großer Bedeutung, das Finanzteam frühzeitig in Entscheidungsprozesse einzubeziehen und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen rechtzeitig geteilt werden – um dadurch wiederum feststellen zu können, ob z.B. eine größere Investition mit der aktuellen Liquidität vereinbar ist.. Durch einen proaktiven Wissenstransfer wird eine bessere Zusammenarbeit und ein umfassendes Verständnis für finanzielle Aspekte im gesamten Unternehmen gefördert, was zu effektiveren Lösungen und einem reibungslosen Finanzmanagement führen wird.
Auf dem aktuellen (Wissens-)Stand der gesetzlichen Anforderungen zu bleiben, ist eine gewaltige Herausforderung, insbesondere für „normale“ Mitarbeitende, die einfach ihre Rechnungen einreichen möchten. Doch auch für Finanzteams gestaltet sich die Navigation durch den Paragraphendschungel nicht immer leicht. Um diese Hürden erfolgreich zu überwinden, können folgende strategische Lösungsansätze helfen:
Schulung der Mitarbeitenden: Es ist wichtig, die Mitarbeitenden zu schulen und ihnen zu vermitteln, worauf sie bei der Rechnungslegung und Umsatzsteuer achten sollten. Durch gezielte Schulungen können sie sensibilisiert werden und eine bessere Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen gewährleisten.
Zusammenarbeit mit Steuerberatungen: Eine enge Zusammenarbeit mit einer Steuerberatung oder geeigneten Beratenden ermöglicht es, den Sachverhalt gründlich zu besprechen und das Geschäftsmodell steuerrechtlich korrekt zu erfassen. Durch den fachkundigen Rat können Fehler vermieden und die rechtliche Compliance sichergestellt werden.
Überprüfung von Verträgen: Es ist ratsam, die bestehenden Verträge mit Kundinnen oder Partnern daraufhin zu überprüfen, ob sie das Geschäftsmodell korrekt widerspiegeln. Falls nötig, sollten Anpassungen vorgenommen werden, um potenzielle Umsatzsteuerprobleme zu vermeiden.
Eine funktionierende Finanzabteilung braucht funktionierende Prozesse – ganz klar. Doch wenn zu Anfangszeiten des Unternehmens der “Prozess” lautete, Rechnungen schnell per E-Mail weiterzuleiten oder gesammelte Quittungen im Papierumschlag persönlich vorbeizubringen, weil das Belegvolumen es insgesamt noch zuließ, manuell zu arbeiten – so ist diese Vorgehensweise bei steigender Mitarbeitenden-Anzahl und komplexeren Unternehmensstrukturen leider ins Reich der Erinnerungen zu verschieben.
Nathalie stellt fest:
“Prozesse, die mit zehn Mitarbeitern gut funktionieren, funktionieren in der Regel mit fünfzig Mitarbeitern nicht mehr und erst recht nicht mit 150 Mitarbeitern. Daher ist es wichtig, am Ball zu bleiben, mit dem Wachstum Schritt zu halten und neue Entwicklungen zu implementieren, wie es in anderen Bereichen häufig der Fall ist.”
Der Schlüssel zur Lösung? Automatisierung! Wenn händische Prozesse durchdacht in automatisierte Abläufe übertragen werden, entstehen Ihnen ausschließlich Vorteile. Endlos lange Bearbeitungszeiten gehören dann schnell der Vergangenheit an. Durch Automatisierung von Routineaufgaben können monotone, zeitraubende und fehleranfällige manuelle Arbeitsschritte vermieden werden. Stattdessen können (Finanz-)mitarbeiter ihre wertvolle Zeit und Energie auf strategischere und wertschöpfendere Tätigkeiten lenken.
Die Einführung automatisierter Prozesse ermöglicht es Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu reduzieren und die Qualität ihrer Ergebnisse zu verbessern.
Das ultimative Fazit dieses Artikels soll nicht in jedem Fall sein, dass Sie umgehend mit der Implementierung von einem oder mehreren Tools loslegen sollten. Um einer Entscheidung darüber, was Sie brauchen näher zu kommen, müssen Sie die (idealen) Prozesse Ihres Unternehmens durch und durch verstehen – und damit sind nun nicht nur die Prozesse gemeint, die nur die Finanzfunktion betreffen – los geht es schon dabei, wie und durch wen Ausgaben und dazugehörige Freigaben optimal getätigt werden sollten. Also, ein Deep-Dive in ihr Set-Up:
Gibt es Abläufe, die optimiert werden können? Wie sieht es aus mit Prozessen, die noch gar nicht existieren, aber das Potenzial haben, Ihr Unternehmen voranzubringen?
Erstens: Kontext klären: Denken Sie daran, wo Ihr Unternehmen gerade steht. Ein Start-up im Anfangsstadium mit einer Handvoll Mitarbeitern muss nicht auf Anhieb ein Netzwerk komplexer Prozesse einrichten. Das wird im Zweifelsfall eher blockieren als beschleunigen und somit auch nicht die Akzeptanz schaffen, die Prozesse (egal in welcher Form oder Komplexität) benötigen, um reibungslos zu funktionieren.
Zweitens: Teamwork: Und wer sind die Leute, die Ihnen dabei helfen können, das alles herauszufinden? Ganz klar: Ihr Team. Ein Brainstorming mit Abteilungsleitern, Finanzteam und C-Level kann wahre Wunder bewirken. Diskutieren Sie, wie Abläufe aktuell gestaltet sind, was verbessert werden muss und wie Sie die Veränderungen effektiv und zügig umsetzen können. Und das Beste daran? Sie brauchen dafür keine komplizierten Systeme.
Drittens: Rinse and Repeat: Dieser Prozess sollte kein einmaliges Ereignis sein. Besonders in Start-ups, wo das Wachstum hoffentlich rasant ist, kann sich die Unternehmenslandschaft schnell verändern. Stellen Sie sicher, dass Sie Schritt halten können, indem Sie ständig auf dem Laufenden bleiben und sich bereit zeigen, Neues zu integrieren. So wie Sie es bereits in anderen Unternehmensbereichen tun.
Lesen Sie hierzu auch unser aktuelles Whitepaper, „Finanzprozesse digital auf Kurs bringen“
“Automatisierung klingt kompliziert, nehmen wir doch ein Tool dafür?” – Leider müssen wir hier in aller Ehrlichkeit diesen Zahn gleich zum Einstieg in diesen Absatz ziehen. Um es mit Nathalies Erfahrungen zu beschreiben:
“Es muss gesagt werden, dass der Mehrwert eines solchen Tools stark davon abhängt, wie gut es implementiert und genutzt wird. Ich habe auch schon gesehen, dass solche Tools zu noch größerem Chaos führen” – Nathalie Wiegand
Es muss auch nicht immer kompliziert sein. Schon einfache Lösungen, wie eine Sammel-E-Mail-Adresse, an die alle eingehenden Rechnungen und Belege geschickt werden, können einen großen Unterschied machen. Das ist im Grunde schon ein “Tool”, das ihnen längst zur freien Verfügung steht – ihr IT-Admin richtet ein solches zentrales Postfach, auf das jede:r in der Finanzfunktion Zugriff hat, sicher gerne ein.
Doch Sie wollen vielleicht schon einen (großen) Schritt weiter denken und wünschen sich womöglich das eine Tool, das alle Ihre Anforderungen abbilden kann. Auch hier möchten wir kurz warnen: Eine Lösung, die wirklich jeden Rechnungs-Handgriff in jedem Szenario perfekt abbilden kann, ist auch bei der Vielzahl der am Markt existierenden Anbieter für Finanzsoftware kaum verfügbar. Aber, was können solche Tools nun? Die Implementierung effizienter Strukturen, Prozesse und Tools ermöglicht es dem Finanzteam, mehr mit weniger Ressourcen zu erreichen und erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen.
Hier eine Reihe von Vorteilen, die Ihnen zugutekommen werden, wenn Sie ein Tool, wie z.B. finway, einsetzen:
Ein Tool also, dass Ihnen das Hinterherrennen bei fehlenden Belegen ein für alle Mal abnimmt? Es soll sie geben, die Kolleg:innen die sich von Tools nichts sagen lassen wollen und immer noch unzuverlässig sind, wenn es um das Einreichen ihrer Rechnungen geht. Daran ist leider nichts zu rütteln – doch auch hier haben wir noch einen letzten Tipp für Sie: Versuchen Sie’s mit Humor. Bei einem früheren Arbeitgeber von Nathalie wurde stets der “Esel der Woche” gekürt – damals ging es um die korrekte Pflege von CRM-Daten.
Wir haben da auch so eine Idee: Verteilen Sie lustige Knöllchen!! Unsere “Strafzettel” senden wir Ihnen gerne per Post zu – als praktischen Klebezettel-Block. Schreiben Sie uns einfach eine kurze E-Mail mit Ihrer Anschrift über den Button unten.
Die Knöllchen sorgen garantiert für Lacher – und führen hoffentlich auch zum Umdenken bei denjenigen, denen Sie eins verpassen – dank „Strafen“ wie Kuchen backen oder Macarena tanzen für vergessene Rechnungen & Co.
Celia Schweyer ist bei finway die Content-Expertin für Finanzthemen. Sie schreibt über die Themen, die die Zielgruppe von finway – kleine und mittlere Unternehmen und deren Mitarbeite:innen in Europa – wirklich interessieren. Mit Rat und Tat steht sie zur Seite und klärt auf, wie wichtig und mehrwert-stiftend die Digitalisierung im Unternehmensumfeld für alle Akteuere ist.
