Cash-Management-Richtlinie oder “Spend Policy” – Wie sollten Unternehmen dieses Geld nun ausgeben?
Auch hier gilt zunächst: Die konkrete Handhabung von Ausgaben hängt stark von der spezifischen Unternehmensstrategie ab. Der Fokus liegt hier also eher auf dem Prozess oder den Methoden. Oberste Priorität hat es, immer den Überblick über geplante und tatsächliche Ausgaben zu haben. Denn: Effektives Cash-Management setzt eine solide Finanz- und Liquiditätsplanung voraus, idealerweise ergänzt durch ein sauberes Bestellwesen und eine saubere Kreditorenbuchführung.
Besonders bei Start-ups können sich Annahmen und Bedürfnisse im Laufe der Zeit ändern – und das passiert ziemlich häufig. Daher ist es entscheidend, dass die Planung einerseits detailliert, aber andererseits auch flexibel genug ist, um auf kurzfristige Änderungen in Anforderungen und Annahmen reagieren zu können.
Beim Bestellwesen und der Kreditorenbuchführung sollten geeignete Prozesse und Tools implementiert und der Prozess so weit wie möglich digitalisiert werden. Dies ermöglicht eine Nachverfolgung aller wesentlichen Informationsflüsse. Hier kommt wieder die Ausgabenrichtlinie oder Spend Policy ins Spiel: Diese sollte wenig Raum für Fehler oder Betrug zulassen und gleichzeitig den Umfang und die Komplexität des Unternehmens berücksichtigen.
Hier wird unter anderem festgehalten, wer Bestellungen oder Ausgaben tätigen darf. Dies könnte beispielsweise auf bestimmte Bereichsleiter oder Personen mit Budgetverantwortung beschränkt sein. Weiterhin sollte geregelt werden, ab welcher Größenordnung Freigaben durch Vorgesetzte, den CFO oder den Geschäftsführer notwendig sind.
Freier oder unkontrollierter Zugriff auf Bargeldkassen oder allgemein zugängliche Kreditkarten sollten vermieden werden. Denn dies führt oft zu zahlreichen nicht nachvollziehbaren Ausgaben und hohen Kosten für zusätzlichen Aufwand im Finanzbereich.
Zuletzt sollte, wenn möglich, eine Banking-Software (oder Vergleichbares) eingesetzt werden, die Freigabemechanismen ermöglicht. So kann nachvollzogen werden, wer welche Zahlungen durchgeführt und freigegeben hat. Bei Zahlungsläufen sollte stets das Vier-Augen-Prinzip angewandt werden, um sicherzustellen, dass keine unbefugten Zahlungen getätigt werden, die nicht vorher abgestimmt und geplant wurden.
Mehr Geld als Ausgaben – Was können Unternehmen mit freiem Kapital anstellen?
Falls ein Startup oder Unternehmen in der privilegierten Lage ist, bereits ausreichend Kapital gesammelt zu haben und eine „Runway“ von mehr als 9 bis 12 Monaten vorweisen kann, ergeben sich verschiedene Möglichkeiten, die zusätzlich verfügbaren Mittel strategisch sinnvoll für sich arbeiten zu lassen – also, zu investieren.
Michael Kuntz rät jedoch dazu, die Anlagestruktur so einfach wie möglich zu halten. Denn: Investoren geben Unternehmen kein Geld, damit es dann in riskante Anlagen (wie z. B. Bitcoins oder Rohstoffe) gesteckt wird.