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Cash-Management in Start-Ups & KMUs: Aufgaben & Strategien um Krisen sicher zu überwinden

Freitag der 10. März 2023 – Ein Datum, das in die globale Wirtschaftsgeschichte eingehen dürfte. Ein unwirklicher Tag und eine große Überraschung für die meisten beteiligten Akteure:

Die bekannte und besonders von jungen Unternehmen, also Startups, frequentierte Silicon Valley Bank bricht zusammen und versetzt Start-Ups wie Investoren weltweit in Panik.

Die schicksalshaften Tage rund um den Crash erneut aufzubereiten und auf die Hintergründe zu blicken, die zum mittlerweile nur noch drittgrößten Banken-Crash der Geschichte der USA geführt haben (größentechnisch getoppt wurde das Ereignis schon im April/Mai 2023 durch die First Republic Bank aus San Francisco), soll aber nicht Inhalt dieses Artikels sein.

Wir sprachen im April im Rahmen unserer Webinar-Reihe „Zeit ist Geld“ mit Michael Kuntz, Angel Investor und Mentor für das Thema Finanzen und Business-Strategie in Start-Ups und derzeit CFO bei Pitch, darüber, wie Unternehmen und insbesondere Start-Ups sich frühzeitig auf derartige Krisen vorbereiten können und ihre Finanzstrategie mit wirksamem, strategischem Cash Management in geregelte Bahnen lenken können.

Vielleicht starten wir aber doch mit der Frage: Was sind zunächst die wichtigsten Take-Aways die Start-Ups aus dem SVB-Crash für sich mitnehmen können?

Ein starkes Netzwerk aus Partnern ist Gold wert! 

„Ich persönlich fand es beeindruckend wie gerade in meinem Dunstkreis die CFO-Community in dieser Zeit zusammengearbeitet und zusammengehalten hat. Alle waren rund um die Uhr auf unterschiedlichen Kanälen und Netzwerken aktiv und haben stetig Neuigkeiten rund um das Thema veröffentlicht.“, berichtet Michael im Webinar. Ein großes Netzwerk aus Gleichgesinnten, aber auch Steuerberater:innen, Risiko- und Fremdkapitalgebern aufzubauen und die Beziehungen darin auch zu pflegen sollte für jeden CFO oder Finanzmanager zum Berufsalltag gehören. Denn dann kann man im Notfall auf dieses Netzwerk zurückgreifen und womöglich das Schlimmste abwehren.

Auf Diversifizierung bei der Wahl der Unternehmenskonten setzen

Der Mix macht’s! Alles auf ein einziges Unternehmenskonto zu setzen, kommt zum Glück bei den wenigsten (jungen) Unternehmen vor, das zeigte auch unsere Live-Umfrage im Rahmen des Webinars. Worauf aber sollten Start-Ups bei der Wahl der Banken achten? Michael empfiehlt, sich breit aufzustellen und nicht nur auf etablierte, internationale Banken zu setzen, sondern beispielsweise auch eine Neo-Bank mit einzubeziehen. Warum? Bei diesen sind die Risiken eines großflächigen Bankenausfalls, der die Einlagen der Kunden in Mitleidenschaft zieht, weitaus geringer

Früh an eine Cash Management Policy denken

Wer sich bislang noch wenig mit dem Thema Cash Management befasst hat, sollte am besten damit beginnen, sich intensiv mit den Themen zu befassen, die hier hineinfallen, und das idealerweise in enger Abstimmung mit der Unternehmensführung. Hierzu gehört zum Beispiel die Ausarbeitung einer Ausgabenrichtlinie, auch bekannt als Spend- oder Cash Management Policy. Wo liegen die größten Herausforderungen? Wo gibt es zum Beispiel die größten Risiken und somit den größten Handlungsbedarf? Der erste Schritt ist daher: Alle Informationen sammeln, niederschreiben und in Abstimmung mit dem C-Level eine Richtlinie ausarbeiten

Da stellt sich zuvor jedoch noch die Frage: 

Cash Management – Was ist das eigentlich und was zählt hier dazu?

Im Gespräch fasste Michael das breite Feld des Cash Managements auf fünf Themenbereiche zusammen:

1.  Liquiditätsplanung 

Im Kern geht es hier darum, den im Unternehmen benötigten Cashflow genau im Blick zu haben. Das Finanzteam muss Veränderungen antizipieren und sicherstellen, dass genügend Geld vorhanden ist, um laufende (Betriebs-)Kosten und Investitionen zu stemmen. Budgets pro Abteilung erstellen, abstimmen, verteilen und im Auge behalten gehört natürlich auch dazu.

2. Zahlungsverkehr/Zahlungsabwicklung

Hier steuert das Finanzteam sämtliche Zahlungen und sorgt dafür, dass sie korrekt und pünktlich ablaufen. Niemand will Ärger mit Lieferanten oder Kunden, oder? Zudem liegt der Fokus darauf, Zahlungen so kosteneffizient wie möglich zu gestalten. Das bedeutet: eigene Tools einsetzen, Währungen klug nutzen und hohe Transaktionskosten vermeiden. Auch das geschickte Ausnutzen von Zahlungszielen und Skonti ist hier entscheidend. Des Weiteren gehört hier die regelmäßige Überwachung von Zahlungsflüssen und die Kontenabstimmung im Rahmen des Monatsabschlusses mit hinein.

3. Reporting

In diesem Bereich geht es um Transparenz. Das Finanzteam muss die Cash-Positionen und Zahlungsströme regelmäßig aufbereiten und diese Informationen mit der Geschäftsführung oder den Investoren teilen. Außerdem geht es um Analysen: Wo kommen Engpässe her und wie können wir die Liquidität verbessern? Und dann natürlich um das Ergreifen von Maßnahmen, um die Liquidität gegebenenfalls zu verbessern.

4. Liquiditätsmanagement

Das Finanzteam muss stets sicherstellen, dass genügend Liquidität vorhanden ist, um kurzfristige Verpflichtungen wie Gehälter, Lieferantenrechnungen und Steuerzahlungen abzudecken. Und falls das Geld knapp wird? Dann geht es darum, zusätzliches Kapital zu beschaffen, etwa durch Kredite, weitere Finanzierungsrunden oder alternative Finanzierungsmöglichkeiten wie beispielsweise Revenue Based Financing.

5. Risikomanagement

Im Fokus steht hier die Identifizierung und Reduktion von Risiken, die das Unternehmen und speziell das Cash Management betreffen. Ein besonderes Augenmerk liegt auf dem Währungsmanagement, insbesondere wenn in verschiedenen Währungszonen operiert wird. Darüber hinaus ist es wichtig, die Gelder strategisch auf stabile Partner und verschiedene Banken zu verteilen, um Risiken weiter zu minimieren.

Cash Management: Zeitaufwand und dedizierte Mitarbeiter:innen?

Michael Kuntz, CFO bei Pitch

 

 

“Cash Management gehört aus meiner Sicht als CFO zu den wichtigsten Aufgaben insgesamt und sollte von Tag 1 an ein integraler Bestandteil der Finanzstrategie sein.”

 

 

Der tatsächliche Zeitaufwand, den Unternehmen in ihr Cash Management investieren sollten, hängt vom Geschäftsmodell und der Unternehmensgröße ab. Bei neu gegründeten Start-Ups, bei denen noch keine Umsätze vorhanden sind, da zunächst ein Produkt zum Product Market Fit gebracht werden muss, sollte das Liquiditätsmanagement und insbesondere die Kapitalbeschaffung im Kern der Aktivitäten stehen.

Kapitalintensive Unternehmen, wie beispielsweise im produzierenden Gewerbe, haben einen deutlich höheren Kapitalbedarf und müssen sehr häufig Finanzierungen aufnehmen. Unternehmen mit internationalem Setup und mehreren Legal Entities haben einen größeren Bedarf und Aufwand in der Verwaltung von mehreren Bankkonten und im Management von Fremdwährungen. In diesen Fällen sind wahrscheinlich früher mehr (personelle) Ressourcen erforderlich.

Allerdings: Viele Unternehmen können oft lange ohne eine dedizierte Cash Management- oder Treasury-Funktion auskommen, solange es ein Finanz-Team gibt, also zum Beispiel eine:n Head of Finance, Strategic Finance Manager oder Personen im operativen Bereich wie Buchhaltung oder FP&A. Selbst Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitenden haben oft noch keine Mitarbeitenden, die speziell oder ausschließlich in dieser Funktion im Finanzteam arbeiten.

Tipp von Michael Kuntz:

„Denken Sie weniger über das Thema dedizierte (personelle) Ressource nach, sondern definieren Sie, was Cash Management für Ihr Unternehmen bedeutet, richten Sie Ihre Finanzstrategie daran aus und achten Sie besonders auf klar verteilte Verantwortlichkeiten.“

Wichtiges Thema Runway: Wie viel Runway sollte immer vorhanden sein?

Die Berechnung der Runway für Start-Ups lässt sich nicht auf eine exakte Formel reduzieren, da sie stark vom individuellen Liquiditätsbedarf, der aktuellen Finanzierungssituation und dem Reifegrad des Unternehmens abhängt. Eine sorgfältige Liquiditätsplanung ist daher entscheidend, um den zukünftigen Bedarf zu ermitteln und sicherzustellen, dass stets genügend Mittel für die laufenden Betriebskosten zur Verfügung stehen.

Angesichts der aktuellen Kapitalmarktsituation sollten Start-Ups eine Runway einkalkulieren, die ausreicht, um eine Finanzierungsrunde erfolgreich abschließen zu können. Hierbei wäre als Faustregel eine Spanne von mindestens 9, besser 12 bis 15 Monaten, anzusetzen, je nachdem wie viel Vorarbeit bereits geleistet wurde.

Für einen solchen Zeitraum sollte auf jeden Fall ausreichend Kapital im Unternehmen vorhanden und auch idealerweise stets kurzfristig verfügbar sein, um Kosten wie Gehälter oder Lieferantenrechnungen jederzeit begleichen zu können.

Cash-Management-Richtlinie oder “Spend Policy” – Wie sollten Unternehmen dieses Geld nun ausgeben?

Auch hier gilt zunächst: Die konkrete Handhabung von Ausgaben hängt stark von der spezifischen Unternehmensstrategie ab. Der Fokus liegt hier also eher auf dem Prozess oder den Methoden. Oberste Priorität hat es, immer den Überblick über geplante und tatsächliche Ausgaben zu haben. Denn: Effektives Cash-Management setzt eine solide Finanz- und Liquiditätsplanung voraus, idealerweise ergänzt durch ein sauberes Bestellwesen und eine saubere Kreditorenbuchführung.

Besonders bei Start-ups können sich Annahmen und Bedürfnisse im Laufe der Zeit ändern – und das passiert ziemlich häufig. Daher ist es entscheidend, dass die Planung einerseits detailliert, aber andererseits auch flexibel genug ist, um auf kurzfristige Änderungen in Anforderungen und Annahmen reagieren zu können.

Beim Bestellwesen und der Kreditorenbuchführung sollten geeignete Prozesse und Tools implementiert und der Prozess so weit wie möglich digitalisiert werden. Dies ermöglicht eine Nachverfolgung aller wesentlichen Informationsflüsse. Hier kommt wieder die Ausgabenrichtlinie oder Spend Policy ins Spiel: Diese sollte wenig Raum für Fehler oder Betrug zulassen und gleichzeitig den Umfang und die Komplexität des Unternehmens berücksichtigen.

Hier wird unter anderem festgehalten, wer Bestellungen oder Ausgaben tätigen darf. Dies könnte beispielsweise auf bestimmte Bereichsleiter oder Personen mit Budgetverantwortung beschränkt sein. Weiterhin sollte geregelt werden, ab welcher Größenordnung Freigaben durch Vorgesetzte, den CFO oder den Geschäftsführer notwendig sind.

Freier oder unkontrollierter Zugriff auf Bargeldkassen oder allgemein zugängliche Kreditkarten sollten vermieden werden. Denn dies führt oft zu zahlreichen nicht nachvollziehbaren Ausgaben und hohen Kosten für zusätzlichen Aufwand im Finanzbereich.

Zuletzt sollte, wenn möglich, eine Banking-Software (oder Vergleichbares) eingesetzt werden, die Freigabemechanismen ermöglicht. So kann nachvollzogen werden, wer welche Zahlungen durchgeführt und freigegeben hat. Bei Zahlungsläufen sollte stets das Vier-Augen-Prinzip angewandt werden, um sicherzustellen, dass keine unbefugten Zahlungen getätigt werden, die nicht vorher abgestimmt und geplant wurden.

Mehr Geld als Ausgaben – Was können Unternehmen mit freiem Kapital anstellen?

Falls ein Startup oder Unternehmen in der privilegierten Lage ist, bereits ausreichend Kapital gesammelt zu haben und eine „Runway“ von mehr als 9 bis 12 Monaten vorweisen kann, ergeben sich verschiedene Möglichkeiten, die zusätzlich verfügbaren Mittel strategisch sinnvoll für sich arbeiten zu lassen – also, zu investieren.

Michael Kuntz rät jedoch dazu, die Anlagestruktur so einfach wie möglich zu halten. Denn: Investoren geben Unternehmen kein Geld, damit es dann in riskante Anlagen (wie z. B. Bitcoins oder Rohstoffe) gesteckt wird.

„Der Hauptfokus sollte idealerweise auf Investitionen ins Kerngeschäft liegen“ – Michael Kuntz

Kapital doch anlegen: Wie sollten Startups vorgehen?

Die Situation um die Zinslage hat sich glücklicherweise wieder etwas zum Guten verändert: Die meisten traditionellen Banken bieten wieder positive Zinsen an, auch für Festgelder mit verschiedenen Laufzeiten von 1 bis 12 Monaten. Lange Zeit ging es hier vor allem darum, Negativzinsen von der EZB und der Fed zu vermeiden oder keine Verwahrentgelte bei Banken zu erhalten.

Aber Vorsicht: Es ist wichtig, eine gute Vorhersagbarkeit zu haben, wie viel Geld man zu welchen Zeitpunkten braucht. Man sollte nicht das gesamte Geld in 12-monatige Festgelder „parken“ und dann feststellen, dass man kein Geld für Investitionen hat. Was investierende Unternehmen brauchen, ist ein ausgewogener Mix. Nicht alles auf eine Karte setzen, sondern in verschiedene Banken und Produkte investieren.

Zum Beispiel: Statt Festgeldern gibt es auch sog. Kündigungsgelder, bei denen man zwar mit etwas niedrigeren Zinsen rechnen muss, aber die Möglichkeit hat, jederzeit innerhalb von z. B. 30 Tagen an das Geld zu kommen. Darüber hinaus gibt es Geldmarktfonds oder gut bewertete Staatsanleihen mit kurzen Laufzeiten. Hier muss man zwar Kredit- und Zinsrisiken beachten, und sie können Schwankungen unterliegen, bieten aber auch die Möglichkeit, einen kleinen Gewinn zu erzielen und ein gewisses Risikomanagement zu betreiben.

Anlagestrategie unbedingt abstimmen

All dies sollte eng mit der eigenen Liquiditätsplanung und einer eigenen Anlagestrategie abgestimmt werden, und idealerweise sollte das Führungsteam früh mit an Bord geholt werden!

Häufig ist ohnehin in der Satzung oder Geschäftsordnung geregelt, was ohne Zustimmung des Vorstands oder der Gesellschafter überhaupt getan werden darf. Es ist wichtig, die Entscheidungsträger, besonders angesichts von aktuellen Entwicklungen wie dem Crash der Silicon Valley Bank, mit ins Boot zu holen, mit ihnen abzustimmen und auch die Verantwortung zu übernehmen, Entscheidungen zu treffen, hinter denen letztendlich alle Entscheidungsträger stehen können.

Regelmäßige Überwachung im Cash Management: Tools und Strategien

Das Management der Unternehmensfinanzen, aber auch die Komplexität der einzelnen Prozesse hängt individuell von zahlreichen Faktoren ab, u.a.

  • Art des Unternehmens
  • Anzahl der Bankkonten
  • Verwendete Zahlungsmethoden

Dabei stellt sich auch die Frage: Wie aktuell müssen die Finanzdaten tatsächlich sein? In frühen Unternehmensphasen könnte es ausreichen, regelmäßig die Bankkonten zu überprüfen und sicherzustellen, dass keine ungewöhnlich hohen Summen abgezogen wurden, was auf eine mangelnde Liquidität hindeuten könnte. Dieses Monitoring sollte regelmäßig erfolgen, während eine Abstimmung (Reconciliation) mindestens einmal im Monat stattfinden sollte.

Tools, tools, tools..?

Anfangs kann dies sogar noch mit einfachen Tools wie Excel oder Google Sheets erledigt werden. Softwares wie finway ermöglichen eine Anbindung an Banken, wie die Deutsche Bank oder Unicredit, und erleichtern somit die Überwachung von Transaktionen und die Zuordnung von Belegen. Dies bietet eine sehr gute Möglichkeit, die Veränderungen der Liquidität im Laufe des Monats zu verfolgen und sich einen Überblick über das Budget zu verschaffen.

Für komplexere Setups bietet der Software-Markt mittlerweile auch größere Cash-Management-Tools oder auch Treasury-Intelligence-Lösungen. Diese Tools kosten natürlich Geld und müssen in das bestehende System bzw. Unternehmen integriert werden. Und das ist nicht immer ganz leicht: Nicht alle Banken haben beispielsweise eine benutzerfreundliche und offene API, die eine einfache Integration der Konten in eine Software ermöglicht.

Diese Tools ermöglichen es jedoch, nahezu in Echtzeit eine Vielzahl von Zahlungsströmen und Bankkonten zu überwachen und so Transparenz zu gewährleisten. Spätestens zum Monatsabschluss und zum Reporting sollte man sich Zeit nehmen, alle Transaktionen zuzuordnen und einen Überblick über die Entwicklung des Geldbestandes zu geben.

Praxistipp: Trennung von Konten nach Verwendungszweck

Eine hilfreiche Methode zur einfacheren Handhabung der Finanzen ist die strikte Trennung von Konten nach ihrem Verwendungszweck. Beispielsweise könnte man ein spezielles Konto für alle Umsätze und ein separates Konto für alle eingehenden Zahlungen einrichten. Ebenso kann es sinnvoll sein, separate Konten für Fremdwährungen oder sogar ein spezielles Konto nur für die Gehaltsabrechnung zu haben, je nach den Bedürfnissen des Unternehmens. Dies kann zu mehr Verwaltungsaufwand führen, wenn man sicherstellen muss, dass alle Konten ausreichend Liquidität haben, aber es ist eine gängige Methode, um das Reporting zu vereinfachen und eine saubere Aufteilung der Zahlungsströme zu ermöglichen.

Lightbulb

Komplex, komplexer, Cash Management? Vielleicht spüren Sie nach dem Lesen dieses Artikels, dass Sie noch in einigen Punkten Nachholbedarf haben? Hier kann Ihnen nicht nur das Webinar mit Michael Kuntz, das Sie hier nun on-demand abrufen können, helfen – er hat auch ein sehr hilfreiches und individuell anpassbares Template für Spend Policies verfasst und auf medium.com veröffentlicht. Lesen lohnt sich!

Hier können Sie sich das Webinar mit Michael Kuntz On-Demand ohne Registrierung ansehen:

Und jetzt wollen wir Ihnen noch den einen oder anderen Gang zu Google ersparen: Die möglicherweise unbekannteren Fachbegriffe aus diesem Artikel als Mini-Glossar:

Artikel-Glossar

Fed: Die Fed, oder Federal Reserve, ist das Zentralbankensystem der Vereinigten Staaten. Sie überwacht und reguliert die Geld- und Währungspolitik der USA, um die wirtschaftliche Stabilität und Integrität des US-Finanzsystems zu gewährleisten.

FP&A: FP&A steht für „Financial Planning and Analysis“ und ist ein wichtiger Bereich im Finanzmanagement eines Unternehmens. Es beinhaltet die Prognose zukünftiger Geschäftsperformance, die Erstellung von Budgets und die Durchführung von Finanzanalysen, um die Geschäftsstrategie und Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Kündigungsgeld: Kündigungsgeld ist eine Termingeldanlage ohne feste Laufzeit, bei der lediglich eine Kündigungsfrist zwischen 5 und 366 Tagen vertraglich festgelegt wird. Nach Ablauf der Kündigungsfrist wird der Anlagebetrag plus Zinsen an den Anleger ausgezahlt und kann dann für neue Geldanlagen verwendet werden.

Revenue Based Financing (RBF): Eine flexible Finanzierungsform, bei der Unternehmen einen bestimmten Prozentsatz ihrer zukünftigen Umsätze an einen Investor zurückzahlen. Dies bietet den Vorteil, dass die Rückzahlungen proportional zur tatsächlichen finanziellen Leistung des Unternehmens erfolgen, was das Risiko für die Unternehmen reduziert und die Liquiditätsplanung erleichtert.

Treasury: Im Grunde genommen ist dieser Begriff gleichbedeutend mit „Cash Management“. Im Unternehmenskontext bezeichnet das Treasury die Abteilung oder Funktion, die die Verwaltung und Optimierung von finanziellen Ressourcen eines Unternehmens übernimmt. Ihre Aufgaben umfassen z. B. Risikomanagement, Kapitalbeschaffung, Investitionen und die Beziehungen zu Finanzinstitutionen. Sie ist somit zentral für die Finanzstabilität und Liquidität des Unternehmens.

Verwahrentgelt: Verwahrentgelte, oft auch als Negativzinsen oder Strafzinsen bezeichnet, sind Gebühren, die Banken ihren Kunden für die Einlagerung von Geldern, insbesondere bei hohen Einlagen, berechnen. Sie entstehen, wenn die Zinsen sehr niedrig oder negativ sind und Banken Kosten für die Einlagerung von Geldern bei der Zentralbank entstehen.